Các chính sách tại nơi làm việc được xác định rõ ràng là một phần quan trọng của bất kì tổ chức nào. Là một chuyên gia nhân sự (HR), việc hiểu các chính sách nhân sự khác nhau và cách chúng vận hành có thể giúp bạn duy trì kỷ luật và trật tự trong công việc. Chính sách nhân sự hấp dẫn là yếu tố quan trọng giúp thu hút, tuyển dụng nhân tài chất lượng, tăng tỷ lệ giữ chân nhân tài và sự phát triển của doanh nghiệp.
Trong bài viết này, CoffeeHR sẽ xác định các chính sách nhân sự, phác thảo tầm quan trọng của chúng và những chính sách giúp thu hút nhân sự chất lượng.
1. Chính sách nhân sự là gì?
Chính sách nhân sự là hướng dẫn văn bản mô tả các nguyên tắc, quyền và trách nhiệm của quản lý và nhân sự. Bao gồm chính sách tuyển dụng, chính sách đào tạo và phát triển, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, thăng chức và kỷ luật,…. cá nhân hoặc tập thể.
Thông thường, chính sách nhân sự do ban giám đốc quyết định và được kiểm soát bởi bộ phận nhân sự. Chính sách nhân sự là nền tảng của mọi doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tăng tính đoàn kết trong nội bộ, vận hành một cách trơn tru, thu hút ứng viên tiềm năng và bảo đảm nhân sự hoàn thành mọi công việc được giao.
>>> Xem thêm: Định biên nhân sự là gì? Nguyên tắc là cách xây dựng hiệu quả cho doanh nghiệp
2. Tầm quan trọng của chính sách nhân sự tại nơi làm việc
Chính sách nhân sự mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như phát triển quản trị nhân sự toàn diện, cải thiện chất lượng lao động và nâng cao quy trình tuyển dụng. Ngoài ra, chính sách nhân sự còn phản ánh văn hóa và giá trị của doanh ngiệp. Đề cập chi tiết các quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động và người lao động, là phương tiện để đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân sự một cách khách quan.
Cụ thể:
- Chính sách nhân sự bảo đảm mọi nhân sự đều được chăm sóc; nhu cầu của họ được tôn trọng và những lợi ích xứng đáng được cung cấp.
- Chính sách nhân sự giúp giải quyết các khiếu nại, vấn đề và khiếu nại của nhân viên và vạch ra cách giải quyết chúng một cách thích hợp.
- Đào tạo và phát triển những nhân viên có tiềm năng, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
- Đảm bảo nhân viên nhận được thù lao thỏa đáng và công bằng.
- Tạo môi trường làm việc chung và lành mạnh. Duy trì kỷ luật, phác thảo các tiêu chuẩn, hành vi được chấp nhận ở nơi làm việc.
- Cung cấp các kỳ nghỉ và ngày nghỉ có lương cho nhân viên đủ điều kiện.
- Truyền đạt các mục tiêu và giá trị của tổ chức.
- Đưa ra một bức tranh rõ ràng về sự phát triển nghề nghiệp trong tổ chức.
>>> Xem thêm: Tầm quan trọng của chính sách nhân sự trong một tổ chức
3. Các chính sách nhân sự quan trọng
3.1 Chính sách tuyển dụng nhân sự
Chính sách tuyển dụng thường đặt ra các tiêu chí để lựa chọn ứng viên và vạch ra quy trình tiếp nhận nhân viên mới. Bao gồm 3 phần chính: tuyển dụng, đào tạo nhân sự và chính sách nghỉ việc.
Nội dung của chính sách tập trung vào các hoạt động cơ bản của nhân viên từ khi gia nhập công ty đến khi nghỉ việc, cụ thể:
- Chính sách tuyển dụng: Đặt ra các tiêu chí, yêu cầu cho mỗi vị trí cần tuyển. Trong quá trình đăng tin tuyển dụng, nhân sự mô tả rõ yêu cầu và nội dung công việc. Sau đó chọn lọc hồ sơ phù hợp, phỏng vấn, phân tích, đánh giá ứng viên tiềm năng.
- Chính sách định hướng nhân viên mới: Bao gồm các tiêu chí về tư tưởng, văn hóa nội bộ doanh nghiệp từ đó nhân viên nhân thức rõ hơn về vai trò và tầm ảnh hưởng của mình đối với mục tiêu chung của tổ chức.
- Chính sách thử việc: Đây là phần quan trọng trong quá trình tuyển dụng, doanh nghiệp đánh giá nhân sự trong thời gian thử việc để xác định khả năng nhân sự có thể đáp ứng về các tiêu chuẩn và yêu cầu của công ty.
- Chính sách thay thế tạm thời: Đối với trường hợp doanh nghiệp gặp khó khăn về nguồn nhân lực và chưa tìm được người thay thế ngay lập tức, biện pháp doanh nghiệp cần là phân chia công việc cho nhân viên khác để đảm bảo tiến độ công việc.
3.2 Chính sách đào tạo nhân sự
Một số doanh nghiệp bỏ qua việc đầu tư vào chính sách đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên, vì họ cho rằng điều này không cần thiết và tốn kém về cả chi phí và thời gian. Tuy nhiên, trên thực tế đầu tư vào chính sách đào tạo là trọng trách hàng đầu của mỗi doanh nghiệp, doanh nghiệp không trú trọng vào đào tạo sẽ phải đối mặt với sự đình trệ trong phát triển tổ chức, giảm hiệu suất làm việc của nhân viên và khó giữ chân nhân tài.
Để xây dựng chính sách đào tạo và phát triển nhân sự, doanh nghiệp cần trải qua các bước sau:
- Xác định nhu cầu đào tạo của nhân sự
- Lập kế hoạch đào tạo và dự trù kinh phí: Kế hoạch chi tiết bao gồm địa điểm, nội dung, hình thức đào tạo, cũng như yêu cầu đối với nhân sự sau khi hoàn thành khóa đào tạo. Đảm bảo rằng doanh nghiệp có nguồn lực tài chính đủ để hỗ trợ các khóa đào tạo.
- Xây dựng cụ thể nội dung, lịch trình các buổi đào tạo: Cụ thể, rõ ràng, phù hợp với thời gian để mọi người có thể tiếp thu kiến thức một cách hiệu quả nhất.
- Đánh giá chất lượng nhân viên sau đào tạo: So sánh hiệu quả làm việc của nhân viên trước và sau đào tạo để xác định liệu chương trình đào tạo có đáp ứng được các mục tiêu không.
- Đánh giá chương trình đào tạo: Lấy ý kiến về nội dung kiến thức, đánh giá giảng viên, phương pháp đào tạo từ nhân sự tham gia sau mỗi buổi đào tạo và nhu cầu tham gia đào tạo các chương trình khác trong tương lai.
>>> Xem thêm: [7 BƯỚC TỐI ƯU] Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
3.3 Chính sách đãi ngộ và tiền lương
Chính sách đãi ngộ không thể thiếu ở mỗi tổ chức. Chính sách gồm những giao kết giữa nhân viên và người lãnh đạo nhằm bảo đảm mọi mặt quyền lợi cho nhân viên. Đây là hình thức tiền lương, tiền công được trao cho nhân viên để đổi lấy dịch vụ hoặc công việc đã được thực hiện.
Tuy nhiên, tiền tệ không phải là hình thức duy nhất được coi là chính sách đãi ngộ, còn nhiều hình thức phi tiền tệ khác như: đãi ngộ bằng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, trợ cấp, ngày nghỉ phép, các khóa đào tạo, trang thiết bị mới, cổ phiếu,… mọi sự đền bù cho hiệu suất làm việc của nhân viên đều là một phần của tiền công.
Bên cạnh đó, có một số doanh nghiệp không bảo đảm được chính sách đãi ngộ khiến nhân viên cảm thấy bị bóc lột, không được tôn trọng chất xám.
Hợp đồng
Hợp đồng thể hiện sự ràng buộc chính đáng về mặt pháp lý về những thỏa thuận, quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động, nó có ý nghĩa vô cùng quan trọng với doanh nghiệp. Một hợp đồng lao động cần có đủ các thông tin sau:
- Mã hồ sơ (tiện lợi trong lưu trữ).
- Thông tin công ty, nhân sự, tên công việc, quy định của công ty mà nhân viên phải tuân thủ.
- Quyền lợi về BHXH, mức lương, thưởng, chế độ đãi ngộ, loại hình hợp đồng, thời hạn hợp đồng,….
Hợp đồng có hiệu lực pháp lý ngay sau khi ký, nếu vi phạm sẽ xử lý theo quy định của pháp luật. Vì vậy, ứng viên cần đọc và suy nghĩ thật kỹ trước khi ký. Bên cạnh đó, phía công ty cũng cần đảm bảo nội dung bản hợp đồng trước khi đưa ra đề nghị.
Để tối ưu hóa quá trình lưu trữ thông tin về hợp đồng và nhân sự trong tổ chức, các doanh nghiệp có thể sử dụng CoffeeHR – một giải pháp hiệu quả hỗ trợ quản lý tất cả các loại dữ liệu liên quan đến nhân sự. CoffeeHR giúp các doanh nghiệp tránh được các sai sót, nhầm lẫn hoặc việc thiếu sót thông tin quan trọng.
Chính sách Lương & Thưởng
Lương & thưởng luôn là vấn đề nhạy cảm và là mối quan tâm hàng đầu của ứng viên khi đi làm. Chính sách lương, thưởng cần nêu rõ các thông tin sau:
- Thời gian trả lương (theo tuần, theo tháng, theo dự án,…)
- Phúc lợi cho nhân viên như trợ cấp, mức đóng BHXH,…
- Hình thức thanh toán lương (trả qua tài khoản hay tiền mặt)
Ngoài ra, chính sách nên có phần các câu hỏi thường gặp cho nhân viên và thông tin bộ phận, phòng ban sẽ giải đáp thắc mắc về quyền lợi của họ.
Chính sách nghỉ lễ, phép
Ngoài chế độ lương & thưởng, chính sách ngày lễ, phép cũng là yếu tố rất quan trọng. Mỗi công ty sẽ có chính sách khác nhau về ngày nghỉ. Tuy nhiên phần lớn các doanh nghiệp đều áp dụng chung chính sách về ngày nghỉ lễ, phép.
Du lịch và kỳ nghỉ của công ty
Chính sách này không bắt buộc phải có, nhưng lại là một thỏi nam châm thu hút nhân sự trên thị trường lao động cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Dựa trên quan điểm của lãnh đạo, tình hình kinh doanh và văn hóa của doanh nghiệp mà chính sách sẽ được ban hành.
Thường thì các doanh nghiệp nên tổ chức ít nhất một lần/năm đi xả stress, đi team building cho nhân viên, tạo các hoạt động xây dựng đội nhóm để tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên từ đó thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ.
Chính sách nghỉ hưu
Chế độ hưu trí tuân thủ đúng những quy định do pháp luật đặt ra ở Bộ Luật Lao Động. Theo luật pháp Việt Nam từ năm 2021, trong điều kiện bình thường, tuổi nghỉ hưu của lao động nam là 60 tuổi 3 tháng, của nữ là 55 tuổi 4 tháng.
Chính sách hỗ trợ nghỉ hưu khác nhau ở mỗi doanh nghiệp, thường gồm các phần thưởng như bảo hiểm, bằng khen, giấy chứng nhận khoản thưởng hoặc cổ phần nhằm khuyến khích các nhân viên có thêm động lực cống hiến hết mình cho doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Chế độ phúc lợi hấp dẫn cho nhân viên
3.4 Chính sách chăm sóc sức khỏe và an toàn cho nhân sự
Thiết lập các quy định cụ thể về an toàn trong môi trường làm việc và kế hoạch chăm sóc sức khỏe định kì cũng như là quan tâm đến sức khỏe tinh thần của nhân sự.
Bên cạnh đó, cần đưa các quy trình khẩn cấp vào sổ tay nhân viên để ứng phó trong các trường hợp xảy ra tai nạn, thương tích tại nơi làm việc, đảm bảo tất cả các tai nạn liên quan đến công việc được báo cáo và xử lý một cách đầy đủ.
3.5 Chính sách chấm công
Chính sách chấm công nhằm theo dõi chính xác giờ làm việc, sự vắng mặt của nhân sự mà không có thông báo trước. Trong trường hợp vắng mặt vì lí do sức khỏe, nhân viên có thể cung cấp các tài liệu y tế để chứng minh.
Để thuận tiện trong việc theo dõi chấm công và nghỉ phép của nhân sự, các doanh nghiệp có thể tìm hiểu và sử dụng ứng dụng quản lý chấm công của CoffeeHR – tự động tạo báo cáo số ngày nghỉ của nhân sự, giảm thiểu sai sót khi tính toán thủ công.
>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công miễn phí hàng đầu mới nhất 2023
3.6 Chính sách bảo mật
Là chính sách hai chiều nhằm bảo vệ quyền riêng tư của người sử dụng lao động và người lao động. Chính sách bảo mật cần quy định rõ những thông tin nhân viên có trách nhiệm bảo vệ và hậu quả của vi phạm chính sách bảo mật.
3.7 Chính sách đánh giá nhân viên
Chính sách đánh giá nhằm cung cấp các tiêu chí và quy trình đánh giá minh bạch cho toàn thể nhân viên trong công ty. Có 2 mục chính là đánh giá phát triển và đánh giá chất lượng công việc.
Đánh giá phát triển
Xem xét nhân sự có những sự thay đổi tích cực/tiêu cực nào từ khi vào công ty hoặc nhân sự đó có cần cải thiện/nâng cao năng lực không,…. Tất cả những điều này cần được làm rõ trong chính sách đánh giá của công ty.
Khi đưa ra đánh giá cần quan tâm những yếu tố sau:
- Mục tiêu cá nhân phải đúng với định hướng của doanh nghiệp để nhân viên có thể phát huy tối đa năng lực.
- Nội dung chính sách nhân sư cần có cách thức giám sát, tiêu chí đánh giá để nhân viên hiểu và phấn đấu.
Đánh giá chất lượng công việc
Sau bước đánh giá năng lực, công ty cần đánh giá chất lượng công việc của nhân viên. Chính sách đánh giá chất lượng công việc cần nêu rõ các điểm sau:
- Mục tiêu, mục đích của chính sách.
- Các bước đánh giá chất lượng công việc.
- Vai trò của chính sách trong việc quyết định công việc cho từng vị trí.
- Các tiêu chí áp dụng để đánh giá chất lượng công việc.
4. Cách xây dựng chính sách quản lý nhân sự hiệu quả
Mỗi công ty đều có các mẫu chính sách nhân sự riêng nhưng nội dung thường khá giống nhau và bao gồm các yếu tố sau:
- Tên các loại chính sách
- Ngày chính sách có hiệu lực (và ngày sửa đổi hoặc cập nhật)
- Tên của người chịu trách nhiệm cập nhật chính sách và trả lời các câu hỏi về chính sách đó
- Mục đích chính sách
- (Tùy chọn) Định nghĩa thuật ngữ đặc biệt được sử dụng trong chính sách
- Trình bày chính sách chính
- Phạm vi và khả năng áp dụng (bao gồm các trường hợp ngoại lệ)
5. Chính sách giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân tài
Thị trường lao động ngày càng mở rộng, dẫn đến tình trạng nhân sự thường có xu hướng thay đổi công việc nhiều hơn để tìm kiếm môi trường làm việc phù hợp. Do đó, việc thu hút và giữ chân nhân tài đã trở thành một phần không thể thiếu trong chính sách quản lý nhân sự.
Duy trì thông điệp nhất quán để nâng cao thương hiệu
Tạo dựng hình ảnh, thông điệp nhất quán và truyền tải giá trị doanh nghiệp bạn mang lại. Từ đó những ứng viên phù hợp với giá trị và mục tiêu của doanh nghiệp sẽ có nhiều khả năng ứng tuyển.
Tôn trọng nhân viên
Sự tôn trọng lẫn nhau tại nơi làm việc giúp nhân viên cảm thấy họ được lắng nghe, được đánh giá cao về thành tích, năng lực và phẩm chất của mình. Đồng thời thúc đẩy sự khác biệt, tài năng và sở thích của cá nhân họ.
Khi được đánh giá cao và đối xử tôn trọng, văn hóa làm việc sẽ được thúc đẩy một cách tích cực, nhân viên sẽ cảm thấy hài lòng, gắn bó và có động lực để thực hiện tốt nhất khả năng của mình.
Xây dựng chính sách đãi ngộ tốt
Chế độ lương thưởng tốt là yếu tố hấp dẫn hàng đầu đối với các ứng viên. Doanh nghiệp cần có một quy chế lương, thưởng rõ ràng theo năng lực, cấp bậc và thâm niên.
Đối với trường hợp doanh nghiệp không rõ ràng trong chế độ lương thưởng phù hợp với năng lực thì sẽ khó để giữ chân nhân tài và tạo danh tiếng tốt trên thị trường lao động, tuyển dụng. Những nhân viên tài năng sẽ đến và ở lại nơi họ nhận được giá trị xứng đáng với chất xám họ bỏ ra.
6. Kết luận
Tất cả doanh nghiệp đều cần có chính sách nhân sự hiệu quả để thiết lập trật tự chung. Bất kể quy mô, ngành nghề của doanh nghiệp là gì, các vấn đề về nhân sự chắc chắn sẽ phát sinh. Việc xây dựng và áp dụng một bộ chính sách nhân sự có thể giúp vấn đề được giải quyết nhanh gọn hơn, đồng thời việc tạo ra khuôn mẫu các biện pháp kỷ luật và hướng dẫn các hoạt động giúp nhân sự đi đúng hướng.
Để đơn giản hóa quá trình xây dựng và áp dụng chính sách nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp có thể ứng dụng các phần mềm quản lý nhân sự như CoffeeHR. Một trong những nền tẳng quản lý nhân sự chuyên nghiệp, toàn diện nhất trên thị trường với hàng loạt tính năng hiện đại như:
- Xây dựng hệ thống quản lý thông tin nhân sự toàn diện, phù hợp với từng doanh nghiệp
- Lưu trữ hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, giảm thiểu tối đa những sai sót.
- Hỗ trợ các công tác về BHXH, thuế TNCN, tự động khấu trừ các khoản theo quy định Nhà nước, doanh nghiệp không cần đến các cơ quan để nộp giấy tờ.
- Lập kế hoạch tuyển dụng, thu hút ứng viên tiềm năng, tự động đánh giá.
- Hỗ trợ chấm công – tính lương ngay trên phần mềm, phù hợp với cơ chế từng doanh nghiệp.
Hy vọng bài viết của CoffeeHR đã cung cấp cho các bạn kiến thức nền tảng trong lĩnh vực xây dựng chính sách nhân sự.
_____________________
Liên hệ
Với hơn 10 năm kinh nghiệm, đồng hành cùng 300+ doanh nghiệp ở 20+ lĩnh vực, khách hàng sẽ cho bạn biết họ yêu thích sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi. Liên hệ ngay để tối ưu Quản trị nhân sự cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR
