Cách làm bảng chấm công excel chi tiết và mới nhất 2024

Sử dụng bảng chấm công Excel là hình thức đơn giản, miễn phí được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách thiết kế bảng chấm công chuẩn, ít trùng lặp dữ liệu và dễ thao tác nhất dành cho HR. Cùng tham khảo!

Mô hình bảng chấm công tự động

Trước khi tạo bảng chấm công Excel, bạn phải xác định những nội dung cần hệ thống hóa: bảng chấm công Excel sẽ có những hạng mục gì, số lượng sheet cần thiết, danh sách nhân sự tham gia chấm công qua Excel, cách hoạt động của bảng chấm công, sheet có bao nhiêu dòng và bao nhiêu cột …

Ví dụ tổng quan một mô hình bảng chấm công tự động trên Excel:

• Một bảng chấm công có 13 sheet, trong đó, 1 sheet đầu tiên sử dụng để thống kê thông tin nhân sự của toàn bộ tổ chức, 12 sheet tiếp theo là 12 tháng trong năm.
• Thông tin thống kê nhân sự bao gồm tên, ngày sinh, thông tin liên lạc, chức vụ, phòng ban, ngày gia nhập tổ chức,..
• Ngoài ra, mỗi nhân viên gán một mã kí hiệu chấm công nhất định (không trùng với người khác). Ký hiệu này sẽ được sử dụng xuyên suốt và không được thay đổi trong 12 tháng. Bạn có thể đặt mã theo phòng ban, tên viết tắt hoặc số thứ tự. Ví dụ KD01, MKT01, DVT,…
• Bảng chấm công bắt buộc phải có cột thông tin ghi rõ ngày, tháng. Với những ngày cuối tuần, nghỉ lễ không đi làm, bạn nên đánh dấu màu sắc khác để phân biệt với những ngày làm việc thường.
• Hàng ngày công của nhân viên sẽ được ghi nhận trong file Excel. Sau đó nhân sự xây dựng công thức tính tổng số công để tổng hợp ngày công nhân viên.
• Nên liên kết giữa các bảng công tháng để tiện lợi thao tác và giảm sai lệch thông tin. 

Phần mềm quản lý Công Lương tự động CoffeeHR

>>> Tìm hiểu thêm: Top 13 phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay – CoffeeHR

Hướng dẫn tạo bảng chấm công tự động bằng excel chi tiết nhất

Bố cục các sheet chấm công tự động

+ Danh sách nhân viên

Gồm những thông tin cơ bản như họ và tên, chức vụ, bộ phận, thông tin liên lạc, ngày sinh, ngày vào làm,…Bên cạnh đó, tạo một cột dành cho mã nhân viên để tránh trùng lặp và tiện lợi theo dõi.

Dữ liệu này rất quan trọng trong quá trình tạo bảng chấm công Excel. Việc tạo mã cần được thực hiện theo thứ tự đồng nhất. Mã có thể được tạo theo công thức Phòng ban – Số thứ tự; hoặc Phòng ban – Tên viết tắt – Số thứ tự nếu có người trùng tên. Hoặc Tên viết tắt – Số thứ tự.

+ Chấm công

Tạo bảng chấm công Excel cần ghi rõ ngày cụ thể. Bạn cần đánh dấu hoặc tạo màu sắc khác biệt trong những ngày nghỉ lễ hoặc ngày không đi làm. Ngoài ra, cần tạo bổ sung cột mã nhân viên và tên nhân viên để theo dõi chuyên cần của nhân viên thêm minh bạch.

Đây là nơi công làm việc của nhân sự được cập nhật hàng ngày, vì thế hãy xây dựng bảng công chuẩn nhất để tránh tình trạng thay đổi giữa kỳ công. Theo dõi sát sao thời gian làm việc của nhân sự để đảm bảo bạn không bị lỡ ngày công nào, tránh tình trạng sai lệch bảng công hoặc sai lệch thông tin lương của nhân sự. 

Phần mềm chấm công tự động CoffeeHR

>>> Xem thêm: Tổng hợp 6 cách chấm công nhân viên được sử dụng nhiều nhất 

Sheet danh sách nhân viên

Các thông tin trên danh sách nhân viên cần được nhập liệu thủ công. Trước tiên, hãy tạo các cột ngang với nội dung lần lượt:

• STT
• Mã nhân viên
• Họ và tên
• Ngày sinh
• Chức vụ/phòng ban
• Ngày vào làm việc
• Số điện thoại liên lạc
• Ghi chú

Sau đó nhập bổ sung dữ liệu bên dưới.

Với cột ngày sinh và ngày vào làm, bạn cần chỉnh định dạng ngày – tháng tự động. Bằng cách bôi đen hai cột, chọn Format Cell => Number => Custom => dd/mm/yyyy (ngày/tháng/năm). Để tạo liên kết với sheet bảng công tháng, bạn nên để trống (cách) 2-3 dòng ở trên đầu.

Sheet theo tháng

+ Lập khung bảng chấm công

Trên bảng chấm công, nội dung đầu tiên sẽ gồm tiêu đề, thời gian (tháng, năm cụ thể), định mức ngày công trong tháng. Theo đó, cột ngang bên dưới sẽ lần lượt các thông tin như sau:

• STT
• Mã nhân viên
• Họ và tên
• Chức vụ/phòng ban
• Ngày trong tháng
• Tổng hợp số ngày công
• Tổng hợp số ngày nghỉ
• Ghi chú

Để bảng chấm công Excel dễ nhìn hơn, bạn có thể bôi đen các cột ngày. Sau đó chọn Command Columm Width và nhập độ rộng nhỏ hơn. Thao tác này sẽ cân đối các cột và làm gọn bảng chấm công. Giúp bạn dễ dàng theo dõi, thao tác và sử dụng dữ liệu trên bảng chấm công.

+ Tạo ngày tháng cho bảng chấm công

Bước 1:

• Xác định năm sử dụng tại ô D1 bằng hàm =date($D$1;1;1)
• Khuyến khích sử dụng hàm để tăng độ chính xác, tránh trùng ngày.

Bước 2:

Chọn ô B4, chọn Format Cell => Number => Custom => nhập giá trị [“Tháng “mm” và năm “yyyy] vào ô Type bên phải => OK

Bước 3:

• Tại ô E9 (ngày 1), nhập =B4 để xác nhận ngày đầu tiên của tháng
• Tại ô F9, nhập E9+1 để xác định ngày thứ 2 trong tháng
• Sau đó copy công thức từ ô F9 sang các ô bên cạnh cho tới AI9.

Bước 4:

• Bôi đen từ F9 tới AI9
• Chọn Format Cell => Custom => nhập giá trị “dd” => OK.

Bảng chấm công hiện ra số ngày như bảng dưới đây

>>> Đừng bỏ lỡ: Giải pháp chấm công online đem lại những lợi ích tuyệt vời cho doanh nghiệp

+ Các hàm excel sử dụng trong bảng chấm công

Để tổng hợp công của nhân viên trong tháng, tập trung vào các ô AJ, AK, AL, AN, AM.

Bước 1: Tính ngày công thực tế (AJ)

Tại AJ11, nhập hàm: =COUNTIF($E11:$AI11;$G$34)

Lưu ý ô G34 sẽ thay đổi tùy theo vị trí bạn đặt diễn giải ký hiệu ngày công thực tế.

Ý nghĩa: Đếm số lần giá trị ký hiệu công xuất hiện, từ E11 đến AI11. Vùng E11 đến AI11 chính là số ngày công trong tháng của nhân viên đầu tiên (hàng 1). Bạn nên cố định cột E và AI để thao tác copy công thức không tác động tới vùng chấm công.

Bước 2: Tính ngày nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ ốm,…

Tương tự công thức trên, bạn đặt các ô tương ứng:

• Ô AK11 (Nửa ngày công) = countif($E11:$AI11;$G$35)
• Ô AL11 (Nghỉ phép có lương) = countif($E11:$AI11;$G$36)
• Ô AM11 (Nghỉ không lương) = countif($E11:$AI11;$G$37)
• Ô AN11 (Ốm, thai sản, tai nạn) = countif($E11:$AI11;$G$38)

Bước 3: Tính tổng sổ công

Tổng số công được tính dựa theo công thức của doanh nghiệp. Thông thường:

Tổng ngày công = Ngày công thực tế + Nửa ngày công x 0,5 + Nghỉ phép có lương

Tại ô AO11, nhập = AJ11+AK11*0,5+AL11+AN11

+ Hoàn thiện bảng chấm công Excel

Đây là cách làm bảng chấm công Excel dành cho nhân viên A trong một tháng. Để thực hiện các nhân viên khác, bạn chỉ cần copy xuống ô dưới. Có 2 cách sau:

• Cách 1: Bôi đen các dòng bên dưới đến khi hết danh sách nhân sự, bấm tổ hợp phím Ctrl + R
• Cách 2: Click chuột vào ô AO11, giữ chuột tại vị trí dấu chấm đen trong ô. Lúc này, trỏ chuột trở thành dấu +. Bạn chỉ cần kéo chuột tới khi hết danh sách nhân sự, rồi thả ra

Khi đã hoàn thiện bảng công tháng 1, bạn hãy copy sang các tháng tiếp theo. Dữ liệu được đồng bộ và không cần nhập liệu nhiều lần.

+ Một vài ký hiệu thường dùng trong bảng chấm công

Ký hiệu chấm công giúp bạn dễ dàng nắm bắt tình trạng chuyên cần của nhân viên tổ chức trong tháng. Bạn có thể tham khảo những ký hiệu thường dùng sau:

• Ngày công thực tế: X
• Ngày nửa công: V
• Nghỉ phép: P
• Nghỉ không lương: K
• Nghỉ ốm, thai sản, tai nạn: O

Bạn có thể tự tạo thêm những ký hiệu khác bổ sung. Quy tắc chung khi xây dựng ký hiệu là cần dễ nhớ, dễ hình dung. Không nên đặt ký hiệu quá dài và cũng không nên tạo quá nhiều ký hiệu.

Bạn nên liệt kê các ký hiệu này ngay dưới bảng chấm công tự động. Trong ví dụ dưới đây, phần diễn giải bắt đầu tại ô G34. Trong thực tế, phần diễn giải có thể ở vị trí khác tùy bạn chọn. Với trường hợp đó các công thức sẽ thay đổi, như đã phân tích ở trên.

Hướng dẫn cách tạo bảng chấm công bằng Excel

Tải mẫu bảng chấm công Excel miễn phí 2023

Để hỗ trợ doanh nghiệp trong quy trình thiết kế bảng chấm công tự động excel, CoffeeHR gửi tặng mẫu bảng miễn phí, mới nhất 2023 tại đây.

Tải về: Download bảng theo dõi chấm công bằng excel

Chấm công – Tính lương đơn giản hơn nhờ phần mềm CoffeeHR

Sử dụng bảng chấm công bằng excel là phương thức đơn giản, tiết kiệm chi phí. Nhưng hình thức này vốn phù hợp với doanh nghiệp ít nhân sự. Bởi nó yêu cầu nhiều thời gian thiết lập và việc chấm công mang tính thủ công, không chính xác giờ đi muộn về sớm, ngoài ra, hình thức này cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro về sai lêhcj, thiếu sót thông tin công của nhân sự.

Vì thế, Phần mềm Chấm công Hiện đại CoffeeHR chiếm ưu thế hơn cả. Không chỉ đảm bảo bảo mật, độ chính xác đến từng phút mà còn tự động chuẩn hóa dữ liệu công. HR không mất thời gian tổng hợp và kiểm đếm.

CoffeeHR hỗ trợ đa hình thức chấm công. Từ máy chấm công, thẻ từ, FaceID, excel export cho tới GPS tiện lợi. Các dữ liệu cập nhật và xuất báo cáo theo thời gian thật. Vì thế nhà quản trị có thể chủ động theo dõi, không cần dò hỏi nhiều lần.

CoffeeHR sẽ tự động phân mã công và các ca làm việc. Đồng thời, hệ thống cảnh báo và yêu cầu giải trình ngay những sai lệch về công. Ví dụ như quên chấm công hay đi muộn về sớm. Là giải pháp Chấm công Hiện đại được hơn 200 doanh nghiệp và 160.000 cá nhân tin dùng, CoffeeHR không chỉ là lựa chọn thay thế cho thao tác nhập liệu thủ công của excel mà còn tối ưu hóa quản lý thời gian làm việc của nhân viên.

Với kinh nghiệm triển khai, tư vấn giải pháp Quản trị Nhân sự cho các doanh nghiệp, CoffeeHR tự tin hỗ trợ bộ phận HR gỡ rối nhanh chóng các bài toán công lương phức tạp nhất trên thị trường:

✔️ Linh động thay đổi công thức lương phù hợp theo sự biến chuyển của hoạt động kinh doanh

✔️ Tự động tổng hợp dữ liệu công một cách chính xác, nhanh chóng như: ngày/giờ chấm công, nghỉ phép, đi muộn về sớm

✔️ API mở hai chiều kết nối với nhiều hệ thống khác hỗ trợ tính lương như: CRM, ERP, thuế bảo hiểm xã hội online, hỗ trợ công tác tính thuế, bảo hiểm

✔️ Cho phép tạo báo cáo chuyên sâu từ dữ liệu hệ thống giúp nhà quản trị dễ dàng quản lý biến động lương của tổ chức và đưa ra những quyết định chính xác

✔️ Xuất phiếu lương chi tiết tới nhân viên

>>> Xem thêm:

• 5 Cách quản lý chấm công nhân viên phổ biến nhất hiện nay – CoffeeHR
• 6 Cách chấm công nhân viên phổ biến nhất 2023

TẠM KẾT

Với hướng dẫn chi tiết trên, doanh nghiệp có thể dễ dàng xây dựng và theo dõi bảng chấm công tự động tiện lợi trên excel. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm chấm công với chi phí phù hợp và độ rộng về tính năng nhiều hơn excel. Vì vậy, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng. Bởi phần lớn thao tác trên excel vẫn nhập liệu thủ công, mất thời gian và có thể sai lệch.

CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để nhận tư vấn Phần mềm Chấm Công cho Doanh nghiệp của bạn.

Hotline: (+84) 97 306 0459

Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự