Thiết kế bảng chấm công tự động bằng excel như thế nào?

Sử dụng excel để tạo bảng chấm công tự động là hình thức đơn giản, miễn phí được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách thiết kế bảng chấm công chuẩn, ít trùng lặp dữ liệu và dễ thao tác nhất dành cho HR. Cùng tham khảo!

Mô hình bảng chấm công tự động

Trước khi tạo bảng chấm công trong excel, bạn phải xác định những nội dung cần hệ thống hóa. Ngoài ra gồm có số lượng sheet cần thiết, danh sách nhân sự tham gia chấm công qua Excel, cách hoạt động của bảng chấm công, …

Ví dụ tổng quan một mô hình bảng chấm công tự động:

• Tổng cộng 13 sheet. Đặt tên theo 12 tháng và một sheet là thống kê nhân sự
• Thống kê nhân sự sẽ gồm tên, ngày sinh, thông tin liên lạc, ngày gia nhập tổ chức,..
• Ngoài ra, mỗi nhân viên được gán mã ký hiệu chấm công khác nhau. Ký hiệu không được thay đổi trong 12 tháng. Bạn có thể đặt mã theo phòng ban, tên viết tắt hoặc số thứ tự. Ví dụ KD01, KDLTV
• Bảng chấm công bắt buộc phải ghi rõ ngày, tháng. Với ngày lễ, cuối tuần không đi làm, bạn nên đánh dấu màu khác biệt
• Hàng ngày nhân viên sẽ chấm công theo file Excel. Sau đó nhân sự xây dựng công thức tính tổng số công để tổng hợp ngày công nhân viên.
• Nên liên kết giữa các bảng công tháng để tiện lợi thao tác và giảm sai lệch

Phần mềm quản lý tổ chức nhân sự Coffeehr

>>> Tìm hiểu thêm: Top 13 phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay – CoffeeHR

Hướng dẫn tạo bảng chấm công tự động bằng excel chi tiết nhất

Bố cục các sheet chấm công tự động

+ Danh sách nhân viên

Gồm những thông tin cơ bản như họ và tên, thông tin liên lạc, ngày sinh, ngày vào làm,…Bên cạnh đó, tạo một cột dành cho mã nhân viên để tránh trùng lặp và tiện lợi theo dõi.

Dữ liệu này rất quan trọng trong quá trình tạo bảng chấm công tự động. Lưu ý việc tạo mã cần theo trình tự đồng nhất. Có thể là Phòng ban – Số thứ tự. Hoặc Phòng ban – Tên viết tắt – Số thứ tự nếu có người trùng tên. Hoặc Tên viết tắt – Số thứ tự.

+ Chấm công

Cách tạo bảng chấm công trong excel cần ghi rõ ngày cụ thể. Bạn nên đánh dấu ngày không đi làm và nghỉ lễ để bảng công khoa học và dễ nhìn hơn. Ngoài ra, tạo bổ sung cột mã nhân viên và tên để theo dõi tính chuyên cần của nhân viên.

Đây là nơi nhân sự thực hiện công tác cập nhật hàng ngày. Vì thế hãy xây dựng bảng công chuẩn nhất để tránh tình trạng thay đổi giữa kỳ công. Theo dõi sát sao thời gian làm việc của nhân sự để đảm bảo bạn không bị lỡ ngày công nào.

Phần mềm chấm công tự động Coffeehr

>>> Xem thêm: Tổng hợp 6 cách chấm công nhân viên được sử dụng nhiều nhất 

Sheet danh sách nhân viên

Các thông tin trên danh sách nhân viên cần nhập liệu thủ công. Trước tiên, hãy tạo các cột ngang với nội dung lần lượt:

• STT
• Mã nhân viên
• Họ và tên
• Ngày sinh
• Ngày vào làm việc
• Số điện thoại liên lạc
• Ghi chú

Sau đó nhập bổ sung dữ liệu bên dưới.

Với cột ngày sinh và ngày vào làm, bạn cần chỉnh định dạng ngày – tháng tự động. Bằng cách bôi đen hai cột, chọn Format Cell => Number => Custom => dd/mm/yyyy (ngày/tháng/năm). Để tạo liên kết với sheet bảng công tháng, bạn nên cách 2-3 dòng ở trên đầu.

Sheet theo tháng

+ Lập khung bảng chấm công

Trên bảng chấm công tự động, nội dung đầu tiên sẽ gồm tiêu đề, thời gian (tháng, năm nào), định mức ngày công trong tháng. Theo đó, cột ngang bên dưới sẽ lần lượt các thông tin như sau:

• STT
• Mã nhân viên
• Họ và tên
• Ngày trong tháng
• Tổng hợp số ngày công
• Tổng hợp số ngày nghỉ
• Ghi chú

Để bảng chấm công Excel dễ nhìn hơn, bạn có thể bôi đen các cột ngày. Sau đó chọn Command Columm Width và nhập độ rộng nhỏ hơn. Thao tác này sẽ cân đối các cột và làm gọn bảng chấm công. Giúp bạn tiện quan sát và sử dụng.

+ Tạo ngày tháng cho bảng chấm công

Bước 1:

• Xác định năm sử dụng tại ô D1 bằng hàm =date($D$1;1;1)
• Khuyến khích sử dụng hàm để tăng chính xác, tránh trùng ngày.

Bước 2:

Chọn ô B4, chọn Format Cell => Number => Custom => nhập giá trị [“tháng “mm” năm “yyyy] vào ô Type bên phải => OK

Bước 3:

• Tại ô E9 (ngày 1), nhập =B4 để xác nhận ngày đầu tiên của tháng
• Tại ô F9, nhập E9+1 để xác định ngày thứ 2 trong tháng
• Sau đó copy công thức từ ô F9 sang các ô bên cạnh cho tới AI9.

Bước 4:

• Bôi đen từ F9 tới AI9
• Chọn Format Cell => Custom => nhập giá trị “dd” => OK.

Bảng chấm công tự động hiện ra số ngày như bảng dưới đây

>>> Đừng bỏ lỡ: Giải pháp chấm công online đem lại những lợi ích tuyệt vời cho doanh nghiệp

+ Các hàm excel sử dụng trong bảng chấm công

Để tổng hợp công của nhân viên trong tháng, tập trung vào các ô AJ, AK, AL, AN, AM.

Bước 1: Tính ngày công thực tế (AJ)

Tại AJ11, nhập hàm: =COUNTIF($E11:$AI11;$G$34)

Lưu ý ô G34 sẽ thay đổi tùy theo vị trí bạn đặt diễn giải ký hiệu ngày công thực tế.

Ý nghĩa: Đếm số lần giá trị ký hiệu công xuất hiện, từ E11 đến AI11. Vùng E11 đến AI11 chính là số ngày công trong tháng của nhân viên đầu tiên (hàng 1). Bạn nên cố định cột E và AI để thao tác copy công thức không tác động tới vùng chấm công.

Bước 2: Tính ngày nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ ốm,…

Tương tự công thức trên, bạn đặt các ô tương ứng:

• Ô AK11 (Nửa ngày công) = countif($E11:$AI11;$G$35)
• Ô AL11 (Nghỉ phép có lương) = countif($E11:$AI11;$G$36)
• Ô AM11 (Nghỉ không lương) = countif($E11:$AI11;$G$37)
• Ô AN11 (Ốm, thai sản, tai nạn) = countif($E11:$AI11;$G$38)

Bước 3: Tính tổng sổ công

Tổng số công được tính dựa theo công thức của doanh nghiệp. Thông thường:

Tổng ngày công = Ngày công thực tế + Nửa ngày công x 0,5 + Nghỉ phép có lương

Tại ô AO11, nhập = AJ11+AK11*0,5+AL11+AN11

+ Hoàn thiện bảng chấm công excel

Đây là cách làm bảng chấm công tự động dành cho nhân viên A trong một tháng. Để thực hiện các nhân viên khác, bạn chỉ cần copy xuống ô dưới. Có 2 cách sau:

• Cách 1: Bôi đen các dòng bên dưới đến khi hết danh sách nhân sự, bấm tổ hợp phím Ctrl + R
• Cách 2: Click chuột vào ô AO11, giữ chuột tại vị trí dấu chấm đen trong ô. Lúc này, trỏ chuột trở thành dấu +. Bạn chỉ cần kéo chuột tới khi hết danh sách nhân sự, rồi thả ra

Khi đã hoàn thiện bảng công tháng 1, bạn hãy copy sang các tháng tiếp theo. Dữ liệu được đồng bộ và không cần nhập liệu nhiều lần.

+ Một vài ký hiệu thường dùng trong bảng chấm công

Ký hiệu chấm công giúp bạn dễ dàng nắm bắt tình trạng chuyên cần của nhân viên trong tháng. Bạn có thể tham khảo những ký hiệu thường dùng sau:

• Ngày công thực tế: X
• Ngày nửa công: V
• Nghỉ phép: P
• Nghỉ không lương: K
• Nghỉ ốm, thai sản, tai nạn: O

Bạn có thể tự tạo thêm những ký hiệu khác bổ sung. Quy tắc chung khi xây dựng ký hiệu là cần dễ nhớ, dễ hình dung. Không nên đặt ký hiệu quá dài và cũng không nên tạo quá nhiều ký hiệu.

Bạn nên liệt kê các ký hiệu này ngay dưới bảng chấm công tự động. Trong ví dụ dưới đây, phần diễn giải bắt đầu tại ô G34. Trong thực tế, phần diễn giải có thể ở vị trí khác tùy bạn chọn. Với trường hợp đó các công thức sẽ thay đổi, như đã phân tích ở trên.

Hướng dẫn cách tạo bảng chấm công bằng Excel

>>> Xem thêm: Review top 4 phần mềm chấm công định vị phổ biến nhất hiện nay

Tải mẫu bảng chấm công tự động miễn phí 2023

Để hỗ trợ doanh nghiệp trong quy trình thiết kế bảng chấm công tự động excel, CoffeeHR gửi tặng mẫu bảng miễn phí, mới nhất 2023 tại đây.

Tải về: Download bảng chấm công tự động bằng excel

Chấm công đơn giản hơn nhờ phần mềm CoffeeHR

Sử dụng bảng chấm công tự động bằng excel là phương thức đơn giản, tiết kiệm chi phí. Nhưng hình thức này vốn phù hợp với doanh nghiệp ít nhân sự. Bởi nó yêu cầu nhiều thời gian thiết lập và việc chấm công mang tính thủ công, không chính xác giờ đi muộn về sớm.

Vì thế, Phần mềm Chấm công Hiện đại CoffeeHR chiếm ưu thế hơn cả. Không chỉ đảm bảo bảo mật, độ chính xác đến từng phút mà còn tự động chuẩn hóa dữ liệu công. HR không mất thời gian tổng hợp và kiểm đếm.

>>> Xem thêm: Top 18 Phần Mềm Điểm Danh Nhân Viên Miễn Phí Tốt Nhất 2023

CoffeeHR hỗ trợ đa hình thức chấm công. Từ máy chấm công, thẻ từ, FaceID, excel export cho tới GPS tiện lợi. Các dữ liệu cập nhật và xuất báo cáo theo thời gian thật. Vì thế nhà quản trị có thể chủ động theo dõi, không cần dò hỏi nhiều lần.

CoffeeHR sẽ tự động phân mã công và các ca làm việc. Đồng thời, hệ thống cảnh báo và yêu cầu giải trình ngay những sai lệch về công. Ví dụ như quên chấm công hay đi muộn về sớm. Là giải pháp Chấm công Hiện đại được hơn 200 doanh nghiệp và 160.000 cá nhân tin dùng, CoffeeHR không chỉ là lựa chọn thay thế cho thao tác nhập liệu thủ công của excel mà còn tối ưu hóa quản lý thời gian làm việc của nhân viên.

>>> Xem thêm:

• 5 Cách quản lý chấm công nhân viên phổ biến nhất hiện nay – CoffeeHR
• 6 Cách chấm công nhân viên phổ biến nhất 2023

TẠM KẾT

Với hướng dẫn chi tiết trên, doanh nghiệp có thể dễ dàng xây dựng và theo dõi bảng chấm công tự động tiện lợi trên excel. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm chấm công với chi phí phù hợp và độ rộng về tính năng nhiều hơn excel. Vì vậy, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng. Bởi phần lớn thao tác trên excel vẫn nhập liệu thủ công, mất thời gian và có thể sai lệch.

CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để nhận tư vấn Phần mềm Chấm Công cho Doanh nghiệp của bạn.

Hotline: (+84) 97 306 0459

Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự