Chấm công không còn là một thuật ngữ xa lạ nữa đối với dân văn phòng. Đây là một việc làm quen thuộc và có thể nói là rất quan trọng trong các tổ chức. Thông qua nhiều cách chấm công nhân viên khác nhau, chủ doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được giờ ra – vào của đội ngũ, căn cứ vào đó để xác định được nhân sự của mình đi muộn/về sớm hay không. Bên cạnh đó, các cách chấm công ngày nay còn hỗ trợ bộ phận nhân sự, kế toán tính công lương một cách chính xác nhất cho người lao động.
Dưới đây là 6 Cách chấm công nhân viên được sử dụng nhiều nhất hiện nay mà bạn có thể tham khảo.
Chấm công nhân viên sử dụng thẻ từ
Cách chấm công nhân viên bằng cách sử dụng thẻ từ là một trong những phương pháp phổ biến được các doanh nghiệp áp dụng. Những thông tin cần thiết và mã số của nhân viên sẽ lưu trong chiếc thẻ này, mỗi khi chấm công, bạn chỉ cần quẹt thẻ vào máy đọc thẻ, các thông tin ngày giờ ra vào của mình sẽ được máy chấm công lưu lại nhanh chóng.
Ưu điểm:
- Hình thức được khá nhiều doanh nghiệp áp dụng.
- Tiết kiệm thời gian, phù hợp với doanh nghiệp quy mô lớn: thực hiện chấm công với thời gian nhanh, tầm khoảng 2s/ người.
- Tích hợp dễ dàng với các máy chấm công khác.
- Chấm công với thẻ từ có khả năng lưu trữ thông tin ngay cả khi bị mất điện.
Nhược điểm:
- Ngân sách cho việc in ấn thẻ từ khá lớn.
- Bắt buộc nhân viên luôn phải mang thẻ từ, nếu quên thì không thể chấm công
- Khó kiểm soát được tình trạng chấm công, nhân viên có thể chấm công hộ nhau.
Xem thêm:
Giải pháp phần mềm chấm công Coffeehr
Chấm công nhân viên bằng sử dụng vân tay
Chỉ cần với một thiết bị là máy chấm vân tay, các tổ chức đã có thể dễ dàng triển khai cách chấm công nhân viên sử dụng vân tay. Qua hệ thống sinh trắc học, máy chấm công sẽ tiến hành tự động quét và lưu lại danh tính của nhân sự lên hệ thống. Do đó, chỉ cần đặt ngón tay đã được quét lên máy chấm công, bạn đã có thể điểm danh vào mỗi ngày đi làm.
Ưu điểm:
- Giảm thiểu trường hợp nhân viên chấm hộ công cho nhau với độ chính xác cao
- Thực hiện chấm công nhanh chóng, tầm 1-2s/người
- Chỉ mất chi phí ban đầu (máy chấm công), không phát sinh thêm chi phí khác
- Công cụ chấm công dễ dàng đồng bộ với các máy chấm công khác
- Cho phép trích xuất dữ liệu giờ ra vào, ngày nghỉ,.. của nhân viên
Nhược điểm:
- Đôi khi máy chấm công không thể xác nhận dữ liệu vân tay do ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài như nhiệt độ, thời tiết
- Những công việc mang tính đặc thù khiến trầy xước vân tay không thể sử dụng phương thức chấm công này
- Cách chấm công nhân viên với vân tay không phù hợp với các nhân sự thường xuyên di chuyển liên tục
Chấm công bằng nhận dạng khuôn mặt
Bằng cách sử dụng thiết bị nhận diện khuôn mặt, các doanh nghiệp đã có thể linh hoạt sử dụng cách chấm công nhân viên qua phương thức nhân diện để ghi nhận thời gian ra vào của nhân sự. Hiểu theo cách đơn giản, thiết bị chấm công bằng gương mặt sẽ lưu lại những đặc điểm trên khuôn mặt của đội ngũ để định dạng người đó một cách tự động qua hệ thống cơ sở dữ liệu đã được lưu trữ trước đó.
Ưu điểm:
- Độ chính xác rất cao do đó nhân viên không thể chấm công thay cho nhau.
- Chỉ cần mất chi phí để mua máy chấm công.
- Đáp ứng được các nhược điểm do cách chấm công nhân viên với thẻ từ và vân tay gây ra.
- Tích hợp với nhiều máy chấm công khác, tốc độ xử lý nhanh.
- Không cần chạm vào máy vẫn có thể chấm công được, hạn chế tình trạng lây nhiễm covid.
Nhược điểm:
- Chi phí cho máy chấm công bằng khuôn mặt khá cao
- Thời gian chấm công lâu hơn do quá trình nhận diện khuôn mặt
Cách chấm công bằng công nghệ nhận dạng mống mắt
Tương tự như ở trên, cách chấm công bằng công nghệ nhận dạng mống mắt cũng sử dụng thiết bị dựa nhận diện mống mắt của người lao động. Đây là phương pháp sinh trắc học giúp nhận dạng một người nào đó dựa trên mống mắt bao quanh đồng tử. Mỗi mống mắt là duy nhất và hoàn toàn không bị trùng lặp giữa người này và người khác. Nhiều người sẽ hiểu nhầm rằng, loại chấm công này sẽ quét võng mạc của người, nhưng sự thật là nó chỉ đơn giản xác nhận hình ảnh mống mắt của người đó dựa theo dữ liệu đã được lưu từ trước.
Ưu điểm:
- Hình thức chấm công tiên tiến nhất hiện nay, đặc biệt đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.
- Tốc độ xử lý nhận diện nhanh, đơn giản và dễ sử dụng.
- Chế độ bảo mật tốt.
- Giải quyết tất cả các nhược điểm phát sinh từ những cách chấm công nhân viên khác.
Nhược điểm:
- Chi phí cao so với các cách chấm công nhân viên còn lại.
- Yêu cầu nhân viên không được chớp mắt, duy trì trạng thái tĩnh trong một thời gian nhất định.
Cách chấm công nhân viên bằng phần mềm
Một trong những cách chấm công nhân viên cũng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn chính là sử dụng phần mềm chấm công. Các phần mềm thường dựa trên nền tảng điện toán đám mây nhằm tự động hóa dữ liệu của nhân viên. Hiện nay, chấm công bằng phần mềm đang sử dụng phổ biến với chấm công nhờ kết nối mạng wifi và chấm công với định vị GPS.
Ưu điểm:
- Quá trình quản lý thực hiện chấm công diễn ra hiệu quả.
- Doanh nghiệp dễ dàng thay đổi thuộc tính phần mềm để phù hợp với nhu cầu tổ chức.
Nhược điểm:
- Phải có internet mới hỏa động được
- Yêu cầu phải đào tạo nhân viên để có thể sử dụng phần mềm
Các hình thức chấm công nhân viên bằng cách thủ công
Bên cạnh những cách chấm công nhân viên trên, hiện nay cũng còn một vài doanh nghiệp sử dụng hình thức truyền thống: chấm công bằng thủ công. Với cách thức này, các phòng ban tự chủ động lập bảng công đế tiến hành chấm công theo hàng ngày. Vào mỗi cuối tháng, bảng chấm công của mỗi phòng ban/ bộ phận sẽ được gửi lại cho bộ phận nhân sự để tiến hành tính toán công lương dựa theo dữ liệu đó. Chấm công bằng cách thủ công hiện đang phổ biến với các loại dưới đây:
- Lập bảng chấm công nhân viên theo ngày
- Lập bảng chấm công theo giờ
- Bảng chấm công cho nghỉ bù
Lập bảng chấm công nhân viên theo ngày
Đây là hình thức chấm công phổ biến được nhiều tổ chức lựa chọn. Tùy theo từng quy định, cơ cấu tổ chức, đặc điểm nhu cầu của mỗi doanh nghiệp, các tổ chức sẽ tự thiết lập cách/ ký hiệu chấm công cho riêng mình. Tuy nhiên hình thức chấm công theo ngày đòi hỏi mất nhiều thời gian, người quản lý công cần theo dõi và kiểm soát thời gian ra vào của nhân viên.
Lập bảng chấm công theo giờ
Tương tự như cách chấm công theo ngày, hình thức chấm công theo giờ được thể hiện thông qua bảng chấm công tổng hợp thời gian mà đội ngũ làm việc. Người phụ trách quản lý bảng chấm công chịu trách nhiệm điền vào bảng chấm công dựa trên cơ sở nhân viên đi làm, chủ yếu phù hợp với nhân viên bán thời gian, làm việc theo giờ.
Bảng chấm công cho nghỉ bù
Cách chấm công cho nghỉ bù được sử dụng trong trường hợp nhân viên phải làm thêm ngoài giờ. Đối với những cá nhân này, họ sẽ được hưởng thời gian nghỉ bù. Chế độ nghỉ bù chỉ sẽ được tính trong trường hợp làm thêm giờ và hưởng lương theo thời gian chứ không phải thanh toán theo lương làm thêm.
Hướng dẫn tạo bảng chấm công bằng Excel
Tải ngay:
Mẫu bảng chấm công tự động bằng Excel 2023
Cách chấm công nhân viên nào phổ biến nhất và có ưu điểm gì?
Hiện nay cách chấm công nhân viên đang phổ biến nhất là chấm công bằng thẻ từ và chấm công bằng vân tay tích hợp với phần mềm quản lý.
Đối với phương thức sử dụng thẻ từ để chấm công, nó phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp. Đặc biệt, cách chấm công nhân viên với thẻ từ có thể tích hợp với các phần mềm chấm công khác, đồng thời có khả năng lưu trữ dữ liệu trong các trường hợp xảy ra sự cố về điện. Bên cạnh đó, hình thức chấm công bằng vân tay lại mang đến độ chính xác và tin cậy cao
CoffeeHR – Phần mềm quản lý chấm công chuẩn xác
Giới thiệu về phần mềm CoffeeHR
CoffeeHR là một trong những phần mềm chấm công chuẩn xác nhất hiện nay. Đây là giải pháp chấm công tích hợp với bộ công cụ hỗ trợ quản trị nhân dành cho doanh nghiệp SME. Do vậy, không chỉ quản lý công ca hiệu quả, CoffeeHR còn giúp các tổ chức đẩy dữ liệu để tự đống tính lương, giảm một phần gánh nặng công việc cho bộ phận hành chính nhân sự.
CoffeeHR hỗ trợ các tổ chức chấm công đa hình thức với điện thoại online, GPS, hình ảnh. Tùy theo từng nhu cầu cũng từng doanh nghiệp mình, bạn có thể tùy chỉnh thiết lập khung định vị, thời gian ra vào, đi muộn về sớm cho từng phòng ban, bộ phận và chức vụ. Với CoffeeHR, tổ chức không cần lo lắng vì phần mềm hỗ trợ không giới hạn số ca làm việc và địa điểm chấm công, đồng thời không giới hạn lượt truy cập chấm công cùng một lúc. Đội ngũ nhân sự có thể dễ dàng đăng ký ca, xin nghỉ, đi công tác ngay trên phần mềm mà không cần phải qua nhiều thủ tục, quản lý nhanh chóng phê duyệt kịp thời. Bên cạnh đó, CoffeeHR cho phép tự động tổng hợp và diễn giải công thành các mẫu báo cáo, đặc biệt phần mềm cũng đưa ra các cảnh báo sai lệch như đi sớm, về muộn, quên chấm công, làm sai ca,. Không chỉ hỗ trợ quản lý đa nền tảng, tích hợp nhiều hình thức chấm công, giải pháp CoffeeHR chỉ cần mức đầu tư tương đương một cốc cà phê.
Ưu điểm:
- Không giới hạn lượt chấm công, chia ca và cài đặt địa điểm.
- Chi phí phù hợp, tương đương với 1 ly cafe.
- Dễ dàng tích hợp với các thể loại máy chấm công.
- Cho phép nhân viên chấm công nhiều lần trong một ngày nếu phải thường xuyên điều chuyển.
- Đa dạng báo cáo và biểu đồ cập nhật liên tục cho các nhà quản trị.
- Hỗ trợ chấm công đa hình thức: GPS, hình ảnh, máy chấm công, faceID
- Dễ dàng theo dõi bảng công và giải trình đi muộn về sớm, thiếu công trên Mobile App hoặc Web.
Mỗi doanh nghiệp đều có cách chấm công nhân viên khác nhau để phù hợp với quy mô nhân sự cũng như cơ cấu và nhu cầu của mình. Hy vọng bài viết trên đây đã giúp nhà quản lý có thể lựa chọn ra phương thức tối ưu nhất nhằm nâng cao hiệu quả quản trị của doanh nghiệp!
CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để Nhận DEMO FREE Phần mềm Quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR –
