Kiến thức quản trị nhân sự

Chia sẻ Kiến thức quản trị nhân sự Không giới hạn

Checklist công việc là gì? Tiết kiệm thời gian với các mẫu checklist công việc

checklist công việc là gì
Chia sẻ trên facebook
Chia sẻ trên twitter
Chia sẻ trên linkedin
Chia sẻ trên print
Cỡ chữ

Bạn đang có quá nhiều việc cần làm và thường xuyên mất kiểm soát thì một checklist công việc logic sẽ là phương án hiệu quả dành cho bạn. Tuy nhiên, liệt kê đầu việc sao cho hợp lý, khoa học và tránh nhầm lẫn thì không hề dễ dàng. Chính bởi thế, CoffeeHR sẽ chia sẻ đến bạn những mẫu checklist đầu việc tốt nhất hiện nay.

Checklist công việc là gì?

Checklist công việc là một bản danh sách công việc được liệt kê cần thực hiện cho dự án nhằm đạt được các mục tiêu đặt ra ban đầu trong một khoảng thời gian nhất định nào đó. Mục đích quan trọng nhất của checklist là giúp bạn giảm tối đa tình trạng sót việc, đảm bảo hoàn thành công việc đúng, đủ và kịp thời hạn.

Phân biệt checklist và to do list

Chúng ta thường bị nhầm lẫn hai khái niệm “checklist” và “to do list”. Vậy hai cụm từ này có gì khác nhau?

Cụm “to do list” là hành động chỉ đưa ra những việc cần làm, những đầu việc có thể không liên quan đến nhau. Chẳng hạn như các việc cần làm trong chiều nay.

Checklist là cụm từ chỉ những việc cần làm để hoàn thành quy trình cụ thể nào đó một cách chất lượng và hiệu quả nhất. Bạn sẽ cần chắc chắn không sót bất kỳ quy trình nào giúp cho công việc được hoàn thành một cách tốt nhất.

To-do list có thể bao gồm nhiều checklist. Chúng ta hiểu đơn giản rằng, checklist là tất cả các bước làm như thế nào để cho một nhiệm vụ được thực hiện trọn vẹn, trong khi to-do list là làm những cái gì.

Phân biệt checklist và to to list
Phân biệt checklist và to to list

Chẳng hạn:

“To-do list” tối nay:

  • Đi siêu thị.
  • Đi nhà hàng ăn tối.

“Checklist” cho việc “Tổ chức một buổi dã ngoại cho gia đình”:

  • Sắp xếp thời gian.
  • Cần thông báo tới các thành viên về lịch trình.
  • Liệt kê các thứ cần chuẩn bị và đi mua.

Lợi ích của checklist công việc

Trong công việc và cuộc sống, chúng ta đều cần xử lý lượng công việc rất lớn, sự chồng chéo giữa các dự án nên rất dễ rơi vào tình trạng mất kiểm soát công việc. Bởi vậy, phương pháp đơn giản giúp chúng ta giải quyết được tình trạng này là lập một bản checklist đầu việc trên Excel.

Bởi thế, chúng ta có thể chủ động lên kế hoạch, bắt tay vào thực thi cũng như theo dõi sát sao tiến độ công việc của cá nhân hay đội nhóm.

Lợi ích của checklist công việc
Lợi ích của checklist công việc

Hiện nay, mẫu checklist công việc ngày càng được sử dụng phổ biến trong nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác nhau. Bởi đó là một công cụ không thể thiếu nếu như muốn tối ưu trong kiểm soát công việc và tiến độ.

Mỗi mẫu checklist Excel có những cách thiết kế riêng nhưng sẽ đều mang tới hiệu quả không ngờ cho người sử dụng bao gồm cả các quản lý và nhân viên.

Đối với nhân viên

  • Giúp nhân viên dễ dàng ghi nhớ công việc từ lớn tới nhỏ và tránh sót việc.
  • Kiểm soát được số lượng công việc cần thực hiện trong ngày/tuần/tháng… hay trong dự án.
  • Phân chia tối ưu thời gian hoàn thành công việc một cách khoa học và hợp lý.
  • Tăng năng suất làm việc và giảm thiểu tối đa sơ suất trong công việc.

Đối với cấp quản lý

  • Người quản lý sẽ dễ dàng kiểm soát tổng quan và chi tiết về tất cả các đầu việc đã giao cho nhân viên.
  • Có một cơ sở cụ thể để đánh giá năng lực của từng cá nhân cũng như đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời.
  • Tối ưu hiệu quả thời gian trong công tác quản trị.
  • Sắp xếp các đầu việc theo thứ tự ưu tiên khoa học.
  • Phân chia công việc một cách dễ dàng, phù hợp với từng cá nhân và đội nhóm.
checklist công việc hiệu quả
Checklist hiệu quả cho cả cấp quản lý và nhân viên

Ưu và nhược điểm của checklist công việc

Sử dụng checklist sẽ có những ưu điểm nổi trội cũng như một số hạn chế.

Ưu điểm

  • Khả năng ứng dụng điển hình trong những ngành nghề đa dạng khác nhau từ hỗ trợ mảng công việc đến đảm đảo mọi hoạt động diễn ra hiệu quả và suôn sẻ.
  • Checklist công việc hỗ trợ quá trình kiểm soát và nâng cao năng lực làm việc của các nhân viên trong doanh nghiệp.

Mỗi nhà quản lý sẽ cần xây dựng một bản checklist riêng dựa vào nhu cầu cơ sở công việc, quy định làm việc và quy mô công việc. Điều này giúp bám sát được công việc tốt hơn.

Ngoài ra, khi họ xác định nội dung checklist là gì cần dựa vào những tiêu chuẩn cơ bản nhất nhưng vẫn đảm bảo mang lại hiệu quả cao trong công việc.

ưu và nhược điểm của checklist
Ưu và nhược điểm của checklist

Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm, checklist đầu việc vẫn có một số mặt hạn chế cần bạn lưu ý.

Khi phụ thuộc quá mức vào checklist, chúng ta sẽ dễ bị cản trở khi xử lý tình huống với độ cấp thiết về thời gian. Khi đó, danh sách checklist không nên được áp dụng trong những trường hợp mang tính khẩn cấp này.

Quá trình đào tạo chuyên sâu gồm những danh sách checklist kiểm tra có thể tích hợp sử dụng với kỹ thuật để thích ứng tốt hơn.

5 Mẫu checklist công việc bằng Excel cho bạn tham khảo

CoffeeHR chia sẻ 5 mẫu checklist công việc bằng Excel, mời các bạn tham khảo.

Mẫu checklist task dự án

Mẫu checklist task dự án là mẫu sử dụng định dạng có điều kiện để đánh dấu cột cần “Ưu tiên” và cập nhật tiến trình tại cột “% hoàn thành công việc”. Điều này giúp bạn kiểm soát thông tin hoạt động của dự án qua việc xác thực dữ liệu.

Trong trang tính này cũng thể hiện bao gồm các cột khác như “Ngân sách”, “Thời gian thực hiện:,…cho nhiệm vụ cụ thể nào đó.

Vào ngày 23/09/2019, mẫu checklist cho nhiệm vụ dự án đã cập nhật phiên bản mới trên Google Trang tính. Phiên bản mới này cập nhật thêm hộp kiểm – checkboxes giúp người dùng dễ dàng hơn trong quá trình kiểm soát nhiệm vụ đã hoàn thành của mình. Nhờ thế, việc tạo checklist đầu việc trên bảng tính Excel hay trên Google Sheets đã trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.

Mẫu checklist công việc theo dự án
Mẫu checklist công việc theo dự án. Nguồn: Vertex

Mẫu theo dõi tác vụ

Mẫu checklist công việc theo dõi tác vụ giúp người dùng cập nhật kịp thời tiến độ của từng nhiệm vụ lớn. Tại mỗi nhiệm vụ lớn sẽ có phân ra các đầu việc nhỏ, khi bạn hoàn thiện từng đầu công việc nhỏ xong, bảng tính sẽ tự cập nhật phần trăm tỷ lệ hoàn thành công việc nhỏ đó so với nhiệm vụ lớn.

Mẫu theo dõi tác vụ này hiển thị theo thứ tự với các vòng tròn có màu khác nhau. Màu vòng tròn đậm sẽ tương ứng với nhiệm vụ quan trọng và cần phải hoàn thành sớm; màu sắc vòng tròn sẽ nhạt dần xuống đối với những công việc chưa gấp và chưa cần hoàn thành.

Người dùng có thể dễ dàng hơn khi theo dõi tiến độ công việc tại thanh “% hoàn thành”. Ngoài ra, ô checkbox ngay bên cạnh cũng giúp bạn kiểm soát hiệu quả các công việc đã hoàn thiện.

Mẫu checklist công việc theo tác vụ
Mẫu checklist công việc theo tác vụ. Nguồn: Vertex

Mẫu checklist theo biểu đồ Gantt

Dạng biểu đồ Gantt là biểu đồ dạng thanh ngang nhằm giúp người dùng nắm rõ tên nhiệm vụ, từng công đoạn triển khai và thời gian cần để hoàn thành công việc đó. Ở từng ngành nghề, lĩnh vực sẽ có các tính chất công việc khác nhau nên cách ứng dụng biểu đồ Gantt của từng doanh nghiệp cũng sẽ có sự thay đổi sao cho phù hợp.

Trong mẫu checklist cho nhiệm vụ dự án mới, biểu đồ Gantt được sử dụng để biến các danh sách dài các đầu mục công việc trở thành những biểu đồ trục ngang rất dễ nhìn và dễ theo dõi. Biểu đồ Gantt trong mỗi mẫu checklist được ứng dụng vào quản lý nhiệm vụ và tiến độ cho hầu hết các dự án lớn nhỏ.

Việc đầu tiên khi thực hiện ứng dụng biểu đồ Gantt chính là bạn cần phân chia nhiệm vụ rõ ràng từ các đầu mục và thời gian hoàn thành để có thể hiển thị các số liệu một cách chính xác nhất trên Gantt. Dưới đây là mẫu checklist công việc dự án chi tiết với biểu đồ Gantt mà CoffeeHR chia sẻ để bạn đọc tham khảo.

Trong mẫu danh sách kiểm tra nhiệm vụ sẽ được sử dụng bằng cách tạo hộp kiểm và đánh dấu công việc qua việc xác thực dữ liệu từ trên xuống dưới. Mẫu checklist này sẽ sử dụng các định dạng có điều kiện để nhằm đánh giá mức độ quan trọng của nhiệm vụ đó từ Cao (high), Trung bình (medium) cho đến mức Thấp (low).

Mẫu checklist công việc bằng bản đồ Gantt
Mẫu checklist công việc bằng bản đồ Gantt. Nguồn: Vertex

Mẫu theo dạng danh sách

Mẫu checklist công việc theo dạng danh sách rất hữu ích đối với người dùng. Đối với công việc đã hoàn thiện, chúng ta chỉ cần tích vào phần ô checkbox để đánh dấu, sau đó bảng tính sẽ tự động làm nhạt màu kèm với gạch phần chữ đó hỗ trợ bạn dễ dàng nhận biết được nhiệm vụ này đã được hoàn thành hay chưa.

Mẫu checklist công việc dưới danh sách
Mẫu checklist công việc dưới danh sách. Nguồn: Vertex

Mẫu checklist công việc hằng ngày

Mẫu checklist công việc hàng ngày là liệt kê danh sách các công việc cần giải quyết trong ngày, tránh bỏ sót công việc từ nhỏ tới lớn. Mỗi ngày bất cứ ai cũng đều có rất nhiều công việc cần xử lý, vậy nên một mẫu checklist hàng ngày được ra đời giúp từng cá nhân dễ dàng theo dõi và thực hiện nhiệm vụ của mình theo cách tốt nhất.

Mẫu checklist công việc đơn giản bằng Excel
Mẫu checklist công việc đơn giản bằng Excel

Cách tạo checklist công việc bằng Excel

Bạn mong muốn có một thiết kế checklist công việc hoàn hảo và phù hợp với bản thân mình nhất. Đừng lo! Bạn chỉ cần tự căn cứ vào các nhiệm vụ và đầu việc. Từ đó liệt kê ra những việc cần thực hiện trong ngày. Với bảng checklist hàng ngày, bạn cũng có thể dễ dàng tự tạo cho mình trên Excel, Google Sheets theo phong cách yêu thích và nhu cầu riêng.

Bên cạnh đó, CoffeeHR cũng muốn chia sẻ tới bạn một công cụ vô cùng quen thuộc đó chính là Google Calendar. Công cụ Google Calendar cũng là một ứng dụng thông minh, giúp bạn dễ dàng sắp xếp được lượng công việc hàng ngày, hàng tuần của mình một cách khoa học.

Đây là một công cụ được rất nhiều doanh nghiệp ưa chuộng đưa vào sử dụng bởi các tính năng hữu dụng trong việc quản lý thời gian và giúp họ không quên nhiệm vụ cần làm vào thời điểm cần thiết.

Google Calendar
Google Calendar tiện lợi và dễ sử dụng

Với giao diện dễ sử dụng, Google Calendar có khả năng giúp người dùng tạo các sự kiện, nhiệm vụ quan trọng theo từng khung giờ cụ thể theo ngày, theo tuần hoặc theo tháng.

Các tính năng của Google Calendar giúp chúng ta quản lý và theo dõi các đầu việc, sự kiện một cách chi tiết và đầy đủ. Đối với những ngày có những nhiệm vụ quan trọng sẽ được hiển thị nổi bật hơn theo khung giờ được cài đặt sẵn từ người dùng.

Sự tiện lợi của công cụ hữu ích này nằm ở phần cài đặt nhắc nhở và đếm ngược tới thời hạn công việc cần thực hiện. Nếu một ngày bạn đang quá bận rộn với hàng trăm công việc phải giải quyết, hay bạn có một nhiệm vụ quan trọng cần phải xử lý trong ngày, đừng quên sử dụng tính năng cài đặt nhắc nhở trong Google Calendar để giúp bản thân không bỏ quên nhiệm vụ đó nhé.

Không những thế, khi sử dụng Google Calendar, bạn còn có thể lựa chọn màu sắc yêu thích cho lịch trình, sự kiện hoặc nhiệm vụ để tránh gây rối mắt và nhầm lẫn trong quản lý công việc.

Tìm hiểu thêm cách sử dụng checklists để tối ưu công việc qua video dưới đây

Cách sử dụng checklists hiệu quả

Tạm kết

Cùng những thông tin chia sẻ hữu ích trên, CoffeeHR tin rằng bạn đã có một mẫu checklist công việc cho riêng mình rồi đúng không nào? Đừng quên theo dõi và cập nhật những thông tin hữu ích cùng CoffeeHR bạn nhé!

Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.

Hotline: (+84) 97 306 0459

Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự

Nguyễn Thị Thuỳ Dương

Nguyễn Thị Thuỳ Dương là content writer tại Công ty cổ phần phần mềm CoffeeHR Việt Nam. Với định hướng trở thành người chia sẻ những kiến thức hữu ích nhất về Quản trị Nhân sự dành cho HR và Nhà quản trị, chị Dương mong muốn việc vận hành và ứng dụng Phần mềm HRM trong các doanh nghiệp được hệ thống hóa và hiệu quả.

Thảo luận & hỏi đáp

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Bạn ơi, bài viết này có hữu ích với bạn chứ?

Đánh giá bài viết
Đăng ký nhận tư vấn với chuyên gia
Báo chí nói về CoffeeHR
Khách hàng của CoffeeHR
Di chuyển lên đầu