Chính sách sử dụng

Chính sách sử dụng được xem như hợp đồng điện tử giữa Công ty Phần mềm CoffeeHR Việt Nam đối với khách hàng sử dụng dịch dụ, sản phẩm của CoffeeHR. Nếu khách hàng chấp nhận và tiếp tục sử dụng thì đồng nghĩa với việc đồng ý các điều khoản mà CoffeeHR đưa ra.

1. Các định nghĩa trong chính sách

• CoffeeHR: Phần mềm quản lý CoffeeHR.
• Hệ thống phần mềm: Là hệ thống các thành phần nội bộ liên lạc với nhau qua các phần mềm mà CoffeeHR quản lý dưới máy chủ.
• Khách hàng: Người sử dụng dịch vụ của CoffeeHR.
• Tài khoản: Là công cụ để khách hàng đăng nhập và sử dụng các dịch vụ của CoffeeHR.

2. Cam kết bảo mật thông tin

CoffeeHR cam kết bảo mật toàn bộ thông tin khách hàng cung cấp cũng như các chính sách trao đổi giữa hai bên, các ứng dụng thông tin được lưu trữ trên nền tảng của công ty. CoffeeHR đảm bảo thực hiện và duy trì các biện pháp tối ưu và an toàn nhất trong khả năng về chính sách cũng như kỹ thuật để mang đến điều kiện bảo mật tốt nhất cho khách hàng.

CoffeeHR cam kết:

• Không tự ý thay đổi các dữ liệu được tạo bởi khách hàng. Điều này không bao gồm việc chỉnh sửa kích cỡ, định dạng dữ liệu để phù hợp với hiển thị và sử dụng.
• Không tự ý truy cập vào dữ liệu của khách hàng ngoại trừ được cho phép hoặc các trường hợp khắc phục các lỗi kỹ thuật và các trường hợp các cơ quan nhà nước yêu cầu.
• Không tiết lộ dữ liệu của Khách hàng ngoại trừ một trong các trường hợp sau:
  1. Được sự chấp thuận của khách hàng.
  2. Làm theo yêu cầu của pháp luật.
  3. Thuộc trường hợp quy định tại Điều khoản sử dụng này.

Tuy nhiên thì CoffeeHR vẫn có quyền tiếp cận chủ động hoặc tự động về các tài khoản đang sử dụng dịch vụ trên hệ thống cho một số mục đích nhất định. Cụ thể:

• Gửi email đến khách hàng để thông báo một số tính năng cũng như dịch vụ mới.
• Thông qua email để giới thiệu đến khách hàng các sự kiện, chương trình ưu đãi dịch vụ hoặc các lỗi phần mềm đang gặp phải.
• Thông qua số điện thoại mà khách hàng cung cấp để liên hệ các vấn đề hỗ trợ kỹ thuật hoặc các hỗ trợ khác nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ.

CoffeeHR đảm bảo quyền sử dụng tên của khách hàng cho các mục đích quảng cáo và giới thiệu sản phẩm để quảng bá thương hiệu. Ví dụ như CoffeeHR sẽ có thể đưa tên khách hàng lên trang Web chính thức của công ty vào mục khách hàng.

3. Chính sách sử dụng dịch vụ CoffeeHR

Quyền lợi của khách hàng:

• Khách hàng có quyền sử dụng các dịch vụ đã thỏa thuận với CoffeeHR trong thời gian thuê bao cho các mục đích công việc của mình.
• Khách hàng có quyền yêu cầu CoffeeHR tư vấn, hỗ trợ sử dụng phần mềm theo Điều 4 của thỏa thuận này.

Trách nhiệm và nghĩa vụ của chúng tôi

• CoffeeHR chịu trách nhiệm cung cấp cho khách hàng quyền sử dụng phần mềm của công ty theo hình thức thuê bao trả tiền hàng năm.
• CoffeeHR chịu trách nhiệm cập nhật các phiên bản mới của hệ thống phần mềm, cũng như bảo trì khi có sự cố xảy ra trong thời gian sử dụng dịch vụ.
• CoffeeHR có trách nhiệm cung cấp cho khách hàng các thông tin truy cập hệ thống thông qua email. Sau khi khách hàng đã nhận được email và xác nhận thì xem như CoffeeHR đã hoàn thành xong công việc bàn giao sản phẩm của mình.
• CoffeeHR chịu trách nhiệm bảo mật toàn bộ thông tin cũng như các điều khoản hợp đồng của hai bên, tuyệt đối không cung cấp cho bên thứ 3 nào khác trừ các cơ quan chức năng có thẩm quyền của Nhà nước yêu cầu.
• CoffeeHR có trách nhiệm tư vấn và hỗ trợ khách hàng trong suốt thời gian sử dụng dịch vụ theo hợp đồng.
• CoffeeHR đảm bảo điều kiện kỹ thuật để khách hàng có thể sử dụng phần mềm bất cứ khi nào 24/h và 7 ngày/tuần. Ngoại trừ thời gian hệ thống đang cần nâng cấp, bảo trì hoặc khắc phục một số sự cố không mong muốn. Thời gian ngưng hoạt động sẽ được CoffeeHR thông báo trước đến khách hàng trên phần mềm đảm bảo chất lượng hoạt hoạt động. Lịch trình bảo trì hoặc nâng cấp sẽ được thực hiện theo chu kỳ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hằng năm và ưu tiên buổi đêm khi nhu cầu sử dụng ít nhất.
• CoffeeHR chịu trách nhiệm khắc phục lỗi hệ thống chậm nhất 8 giờ làm việc kể từ khi tiếp nhận sự cố từ phía khách hàng.

Trách nhiệm và nghĩa vụ của khách hàng

• Khách hàng có trách nhiệm làm theo các hướng dẫn của CoffeeHR về đường truyền thiết bị, nhân lực để khai thác và vận hành hệ thống được tốt hơn.
• Khách hàng có trách nhiệm thanh toán đúng số tiền và đúng hạn như trong hợp đồng đã quy định.
• Khách hàng có trách nhiệm sử dụng phần mềm theo đúng như quy định mà CoffeeHR đã khuyến cáo trong phần mềm.
• Khách hàng cho phép CoffeeHR quyền sử dụng, xử lý và truyền tải dữ liệu nhằm phục vụ các dịch vụ mà công ty cung cấp.
• Khi đã được CoffeeHR bàn giao tài khoản sử dụng trên hệ thống thì khách hàng có trách nhiệm thay đổi mật khẩu ngầm định trong lần đầu tiên sử dụng.
• Khách hàng có trách nhiệm
  • Xác thực và xác thực quyền của tất cả những người sử dụng.
  • Thông tin tài khoản người dùng phải được đảm bảo bí mật.

4. Nền tảng thứ 3 thu thập dữ liệu khách hàng

CoffeeHR thu thập dữ liệu và phân tích hành vi người dùng thông qua 3 nền tảng chính đó là Google Analytics, Google Tag Manager và Facebook Pixel. Các bên thứ ba này thu thập thông tin về cách người dùng truy cập vào CoffeeHR (thông qua trình duyệt nào, thiết bị nào, vị trí nào) và các hoạt động của họ trên các ứng dụng của côn ty. CoffeeHR sử dụng các thông tin thu thập được cho mục đích phân tích hành vi và nhu cầu để ngày càng nâng cao chất lượng dịch vụ và sản phẩm tốt hơn đến khách hàng.

Khách hàng có thể yên tâm về an toàn bảo mật dữ liệu thông tin vì đây đều là các nền tảng lớn phổ biến trên thế giới. CoffeeHR không kiểm soát bên thứ ba trong việc lưu trữ và sử dụng các dữ liệu thu thập theo các điều khoản và chính sách họ đã đưa ra. Để có thể nắm bắt thông tin chính xác và hiểu rõ hơn về quy định, chính sách thì khách hàng có thể truy cập vào trang web chính thức của bên thứ ba. Sau khi đã chấp nhận sử dụng các dịch vụ của CoffeeHR thì đồng nghĩa với việc khách hàng chấp nhận các điều khoản và quy định của bên thứ ba này.

5. Tạm ngưng/ chấm dứt thoả thuận

Thời hạn của thỏa thuận

Thỏa thuận được bắt đầu kể từ khi khách hàng đồng ý sử dụng dịch vụ. Và thỏa thuận chấm dứt khi thời hạn sử dụng các dịch vụ thuê bao bao được cấp kết thúc. Còn đối với các khách hàng dùng thử dịch vụ mà không chuyển qua hình thức thuê bao thì dịch vụ sẽ chấm dứt khi thời gian dùng thử hết hiệu lực.

Tạm ngừng

CoffeeHR có quyền tạm ngừng việc sử dụng dịch vụ của khách hàng trong cac trường hợp sau:

• Khách hàng không thực hiện thanh toán chi phí theo đúng nghĩa vụ trong hợp đồng quy định sau khi CoffeeHR đã gửi thông báo yêu cầu thanh toán 30 ngày.
• CoffeeHR nhận thấy các dịch vụ mà công ty cung cấp đang bị khách hàng sử dụng vào các cuộc tấn công từ chối dịch vụ, gửi thư rác hoặc các hoạt động bất hợp pháp khác. Ngoài ra việc sử dụng các dịch vụ của khách hàng có nguy cơ tác động xấu tới CoffeeHR và các cá nhân khác cũng sẽ bị tạm ngưng dịch vụ.

Chấm dứt thỏa thuận

Các thỏa thuận bị chấm dứt trong các trường hợp sau:

• CoffeeHR đơn phương chấm dứt hợp đồng khi khách hàng không thực hiện nghĩa vụ thanh toán cho công ty theo quy định của hợp đồng.
• CoffeeHR đơn phương chấm dứt hợp đồng khi có yêu cầu của tòa án và cơ quan có thẩm quyền Nhà nước.
• Nếu khách hàng gửi thông báo yêu cầu chấm dứt hợp đồng thuê bao cho CoffeeHR bằng văn bản thì công ty không có nghĩa vụ hoàn trả các chi phí cho khách hàng đã thanh toán trong trường hợp chấm dứt thảo thuận vì các lý do đã nêu ở trên. CoffeeHR chỉ chịu trách nhiệm đảm bảo và duy trì dữ liệu của khách hàng tối đa 30 ngày kể từ khi chấm dứt hợp đồng.

6. Trường hợp từ chối đảm bảo và giới hạn trách nhiệm

Từ chối đảm bảo

CoffeeHR không bảo đảm, cam kết 100% việc sử dụng trên hệ thống không bị gián đoạn bởi nhiều yếu tố như internet, đường dẫn truyền nội bộ,…Khách hàng phải đảm bảo đã tìm hiểu tất cả các điều khoản hợp đồng của cả bên thứ ba hỗ trợ, CoffeeHR sẽ không chịu trách nhiệm trong trường hợp này.

Giới hạn về trách nhiệm pháp lý

CoffeeHR không chịu trách nhiệm về bất kỳ thiệt hại nào trực tiếp, gián tiếp, ngẫu nhiên hay mang tính chất trừng phạt do mất doanh thu, thiệt hại kinh tế, lợi nhuận, ngừng hoạt động hoặc mất dữ liệu do hậu quả của các trường hợp sau:

• Sử dụng hoặc không sử dụng nền tảng của CoffeeHR.
• Các thay đổi được thực hiện bởi CoffeeHR.
• Không cung cấp truyền truy cập hoặc biến đổi các dữ liệu.
• Xóa, hủy các dữ liệu mà không lưu trữ trên CoffeeHR.
• Các hành vi của bất kì bên thứ ba nào tác động đến CoffeeHR.
• Bất kì vấn đề nào khác có liên quan đến CoffeeHR.

7. Trường hợp bất khả kháng

Hai bên cam kết không phải thực hiện trách nhiệm trong thoả thuận trong một vài trường hợp bất khả kháng. Sự nhất trí về trường hợp bất khả kháng được chấp thuận của cả hai bên trong các tình huống sau:

• Các yếu tố tự nhiên như thiên tai, bão lũ, dịch bệnh,…cản trở hoặc phá hủy đường truyền kết nối đến trung tâm dữ liệu của CoffeeHR.
• Các sự cố như mất điện, đứt cáp viễn thông diện rộng gây đình trệ và ngắt kết nối viễn thông, internet cản trở đến trung tâm dữ liệu của CoffeeHR.
• Các sự cố như tin tặc (hacker), virus xâm nhập máy tính làm trung tâm dữ liệu không thể hoạt động hoặc thậm chí là phá hủy hệ thống dữ liệu của CoffeeHR.
• Ngoài ra còn một số vấn đề bất khả kháng khác theo quy định của pháp luật.

8. Giải quyết tranh chấp

Khi có bất kỳ vấn đề mâu thuẫn hay tranh chấp nào xảy ra thì hai bên trên tinh thần hợp tác cùng nhau tìm ra phương hướng giải quyết. Còn trong trường hợp không thể đi đến tiếng nói chung thì cần có sự can thiệp của pháp luật. Mọi vấn đề sẽ được Tòa án Nhân dân Hà Nội/Thành phố Hồ Chí Minh xem xét và giải quyết theo đúng quy định của pháp luật. Sau khi đã có quyết định từ Tòa án thì hai bên cần chấp thuận và thực thi theo đúng quy định đã ban hành.

Trên đây là bài viết chính sách sử dụng của CoffeeHR đối với khách hàng. Hy vọng với các các thông tin đã cung cấp ở trên khách hàng sẽ có cái nhìn tổng quan hơn trước khi lựa chọn sử dụng dịch vụ của CoffeeHR lâu dài.