Sử dụng phần mềm Quản lý nhân sự đang là xu thế được chú trọng trong thời gian qua. Tuy vậy, nhiều nhà quản trị chưa hiểu rõ chức năng của phần mềm quản lý nhân sự đối với doanh nghiệp. Vì thế, phần lớn vẫn chần chừ hoặc hiểu sai dẫn tới lựa chọn phần mềm không đáp ứng đúng thực tế bài toán. Qua bài viết dưới đây, nhà quản trị sẽ có bức tranh rõ nét về vai trò của phần mềm HRM và chức năng cơ bản của một hệ thống.
Phần mềm quản lý nhân sự có vai trò gì trong doanh nghiệp?
Thực tế, phần mềm HRM không đơn thuần là công cụ của Hành chính Nhân sự. Ngoài yếu tố số hóa các thao tác thủ công, phần mềm giúp doanh nghiệp hệ thống hóa quản lý nhân sự. Qua đó hướng tới quản lý đội ngũ lao động toàn diện hơn và khai thác tốt hơn sức mạnh nguồn nhân lực.
Ví dụ như đẩy nhanh công tác tuyển dụng, chấm công tính lương chính xác hơn, tạo động lực thông qua đánh giá nhân sự và nâng cao sự kết hợp giữa các thành viên trong nội bộ.
Nên lưu ý rằng, con người là yếu tố quyết định thành công của doanh nghiệp. Không chỉ là nguồn cung tri thức mà còn là lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Vì thế, quản trị tốt nguồn nhân lực sẽ phát huy tối đa sức mạnh của tổ chức. Đặc biệt khi nó phát triển song song cùng định hướng chung của tổ chức. Điều này yêu cầu lãnh đạo phải biết tạo cơ hội và tuyên truyền chiến lược tới nhân sự.
Sử dụng phần mềm HRM sẽ giúp loại bỏ nhiều quy trình rườm rà, tạo cơ hội cho nhà quản trị tập trung vào chiến lược cốt lõi trên. Do đó, ngày càng nhiều doanh nghiệp tiến hành chuyển đổi số, tạo cơ hội dẫn đầu trong ngành và tăng trưởng bền vững.
Danh sách chức năng phần mềm nhân sự Coffeehr
Sau đây là 5 chức năng cơ bản của một phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả. Đó là:
5 chức năng cơ bản của phần mềm quản lý nhân sự
Quản lý tuyển dụng
Các phần mềm quản lý nhân sự hỗ trợ xây dựng quy trình tuyển dụng nhanh gọn, thông minh. Chúng vừa tự động hóa nhiều thao tác thủ công, vừa tương tác đa chiều với ứng viên. Qua đó tăng hiệu quả của công tác tìm người.
Phần lớn các phần mềm HRM đều có tính năng cơ bản sau:
- Tạo đợt tuyển dụng theo nhu cầu
- Quản lý hồ sơ ứng viên
- Tích hợp các trang web tuyển dụng
- Sàng lọc và duyệt ứng viên phù hợp
- Tạo vòng phỏng vấn ứng viên
- Tự động gửi email thông báo kết quả, trúng tuyển, mời phỏng vấn, cảm ơn, từ chối,…
- Đo lường hiệu quả đợt tuyển dụng
- Chuyển hồ sơ ứng viên sang nhân viên chính thức
Quản lý đào tạo
Đào tạo là quá trình cần thiết trong tất cả giai đoạn phát triển của một doanh nghiệp. Đào tạo giúp doanh nghiệp nâng cao trình độ và chuyên môn nội tại. Đồng thời là phương thức giữ chân nhân tài hiệu quả.
Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trong đào tạo sẽ nâng cao chất lượng quy trình. Cụ thể:
- Quản lý các chương trình đào tạo
- Quản lý danh sách người tham gia đào tạo
- Tạo thư viện tài liệu đào tạo
- Theo dõi quá trình đào tạo
- Xây dựng bài kiểm tra hậu đào tạo
- Thu thập phản hồi chất lượng ngày đào tạo
- Tra cứu thông tin học viên đào tạo
Quản lý chấm công
Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên là bài toán khó với nhiều doanh nghiệp. Đặc biệt khi quy mô nhân sự không ngừng tăng, cơ chế hoạt động lại nhiều ca, kíp.
Vì thế, quản lý chấm công là điều không thể thiếu trong danh sách chức năng của phần mềm quản lý nhân sự.
- Nhận dữ liệu từ máy chấm công. Sau đó tự động chuẩn hóa theo các thiết lập nội quy của doanh nghiệp
- Tùy chỉnh các ca làm việc với chính sách khác nhau về giờ ra, giờ vào, đi muộn về sớm, giờ giải lao,…
- Không giới hạn cài đặt số ca làm việc
- Xây dựng ca làm theo từng bộ phận, phòng ban, nhân sự
- Lập bảng chấm công chuẩn, tiện lợi theo dõi
- Cho phép giải trình công kịp thời
- Xuất bảng chấm công tới nhân viên theo mẫu của doanh nghiệp
Quản lý hồ sơ
Phần mềm quản lý nhân sự hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu nhân viên tốt hơn. Không chỉ cung cấp khóa bảo mật an toàn, phần mềm tiết kiệm thời gian tìm kiếm và nhập liệu của Hành chính Nhân sự (HCNS).
- Theo dõi quá trình công tác của nhân viên: lịch sử công lương, kết quả đánh giá,…
- Lưu trữ thông tin liên lạc, tình trạng sức khỏe, sơ yếu lý lịch,…
- Quản lý thông tin bổ trợ trong bảo hiểm và thuế như: số người phụ thuộc, giảm trừ gia cảnh,…
- Quản lý các quyết định khen thưởng, bổ nhiệm khi nhân viên làm việc trong tổ chức
- Theo dõi kinh nghiệm làm việc trước đây
Quản lý tiền lương
Với dữ liệu công chuẩn, phần mềm HRM có thể tự động đưa ra kết quả lương. Từ đó tăng độ chính xác và tốc độ của các kỳ thanh toán lương.
- Tính lương theo bảng chấm công
- Tính các khoản phạt, thưởng độ chuyên cần theo chính sách của công ty
- Hỗ trợ tính thuế và bảo hiểm
- Theo dõi kỳ tạm ứng lương của nhân viên
- Xuất bảng lương theo mẫu của doanh nghiệp tới nhân viên
- Một số phần mềm quản lý nhân sự cho phép thiết lập công thức tính lương khác nhau.
Phần mềm quản lý nhân sự tốt dành cho các doanh nghiệp
Giới thiệu về Phần mềm quản lý nhân sự CoffeeHR
CoffeeHR hiện là giải pháp Quản trị Nhân sự Chuyên sâu dành cho doanh nghiệp SME. Với nền tảng công nghệ Cloud, giải pháp CoffeeHR có mức chi phí phù hợp mà vẫn bao quát nhiều chức năng quản trị của doanh nghiệp.
Đặc biệt, với kinh nghiệm 10 năm triển khai phần mềm HRM cho doanh nghiệp lớn, CoffeeHR có khả năng giải quyết nhiều bài toán đặc thù ngành. Đây là điều mà nhiều phần mềm HRM On Cloud khác chưa tối ưu hiệu quả.
Tính năng của CoffeeHR
Ngoài những chức năng của phần mềm quản lý nhân sự kể trên, CoffeeHR cung cấp một số phân hệ nổi bật như:
- Hơn 300 trường dữ liệu lưu trữ toàn bộ thông tin và quá trình công tác của nhân sự
- Tích hợp đa hình thức chấm công và không giới hạn thiết lập ca làm việc
- Tự động hóa tính lương, ngay cả lương 3P, kiêm nhiệm, tách dòng, backdate,…
- Hỗ trợ tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và bảo hiểm
- Nhận, chuyển CV từ nhiều nguồn website tuyển dụng khác nhau
- Cho phép chấm điểm, đánh giá ứng viên ngay vòng phỏng vấn
- Số hóa quy trình đánh giá KPI, BSC, OKR, ASK
- Xây dựng kế hoạch đào tạo và tạo kho lưu trữ tài liệu nội bộ
- Chức năng chữ ký số, hóa đơn điện tử tiện lợi
- Sử dụng đa phương tiện từ Mobile App cho tới Website
- Là phần mềm HRM hỗ trợ Song ngữ Việt – Anh
- OpenAPI tích hợp các hệ thống quản trị ERP, CRM,…
Quy trình triển khai nhanh gọn
Với kinh nghiệm 10 năm trên thị trường, CoffeeHR đã xây dựng kế hoạch triển khai nhanh chóng, hiệu quả dành cho doanh nghiệp SME. Quá trình triển khai có thể được gói gọn từ 2 đến 4 tuần tùy nhu cầu của từng doanh nghiệp.
Đặc biệt, CoffeeHR có bộ phận kiểm thử phần mềm trước khi bàn giao tới khách hàng. Điều này giúp đảm bảo hệ thống vận hành trơn chu, có thể áp dụng thực tế ngay lập tức. Ngoài ra, CoffeeHR hỗ trợ đào tạo doanh nghiệp sử dụng miễn phí.
Không chỉ là một nhà cung cấp phần mềm HRM, chúng tôi hướng tới nhà tư vấn quản trị nhân lực, giúp doanh nghiệp định hướng và chuẩn hóa quy trình khai thác nguồn nhân lực. Bên cạnh đó, đội ngũ Support CoffeeHR sẽ hỗ trợ doanh nghiệp sửa lỗi hệ thống, lỗi thao tác trong vòng 4 tiếng. Qua đó hạn chế tối đa thời gian chết trong quản lý.
Tìm hiểu chi tiết thông tin về sản phẩm tại đây.
Tạm kết
Chức năng của phần mềm quản lý nhân sự trải dài nhiều nghiệp vụ của HCNS. Từ tuyển dụng, quản lý công – lương cho tới đào tạo nhân sự. Trước khi sử dụng phần mềm HRM trong doanh nghiệp, nhà quản trị nên cân nhắc chức năng chủ đạo mà doanh nghiệp cần. Qua đó đảm bảo đầu tư đúng trọng tâm và phần mềm phát huy tối đa hiệu suất trong doanh nghiệp.
Trong đó, giải pháp CoffeeHR được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Bất kể lĩnh vực sản xuất, thương mại, dịch vụ, tài chính hay bệnh viện, đào tạo, công nghệ. Doanh nghiệp có thể lựa chọn gói sản phẩm phù hợp với nhu cầu và tự do mở rộng phân hệ mới trong tương lai.
CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để nhận tư vấn Hệ thống Quản lý nguồn lực Miễn phí cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
» Tham khảo thêm:
- Hệ thống thông tin quản lý nhân sự trong doanh nghiệp
- Xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp
- Top 18 Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Miễn Phí Tốt Nhất 2022
- 5 Lợi ích của Phần mềm quản lý nhân sự đối với doanh nghiệp
