Sử dụng hệ thống quản lý nguồn nhân lực sẽ đem lại nhiều giá trị ngắn hạn và dài hạn cho doanh nghiệp. Đặc biệt trong xu hướng Chuyển đổi số, đây là công nghệ mới nhiều doanh nghiệp quan tâm. Vậy, hệ thống quản trị nguồn lực là gì? Đâu là chức năng cần có của một hệ thống HRM hiệu quả?
Hệ thống quản lý nguồn nhân lực là gì?
Hệ thống quản trị nguồn nhân lực (Human Resources Management System) là hệ thống phần mềm với các chức năng quản lý nhân lực nội bộ. Đây là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp từ thực hiện công tác tuyển dụng, quản lý công – lương cho tới đào tạo, đánh giá thông minh và nhanh gọn hơn. Qua đó cải thiện hiệu suất; tiết kiệm thời gian cho đội ngũ HCNS và giúp nhà quản trị ra quyết định chính xác, mang tính chiến lược hơn.
Chức năng của hệ thống quản lý nguồn nhân lực
Thiết kế và phân tích công việc
Xây dựng mô tả công việc chi tiết dành cho từng vị trí. Điều này sẽ giúp bạn dễ hình dung những kỹ năng, kiến thức chuyên môn và thái độ của người sẽ thực hiện công việc trên. Từ đó xác định được các tiêu chí tuyển chọn tối thiểu. Công tác này rất quan trọng, bởi đây là nền tảng để hệ thống quản lý nguồn nhân lực hiệu quả hơn.
Tuyển dụng nhân viên
Các hệ thống quản trị nguồn nhân lực có chức năng thu hút nhân tài và rút gọn quy trình quản trị của bạn. Nhờ đó giúp doanh nghiệp tiếp cận nguồn ứng viên rộng hơn và tăng tỉ lệ tuyển dụng thành công trong tổ chức. Đồng thời, hệ thống hỗ trợ phân tích và đánh giá chuẩn xác các kỹ năng, chuyên môn của ứng viên
Xem thêm:
Ứng dụng phát triển nguồn lực nhân sự Coffeehr
Đào tạo và phát triển nhân viên
Tổ chức sẽ phát triển bền vững khi tất cả thành viên đều có cơ hội phát triển và tăng trưởng ngang bằng nhau. Trong đó, quản trị nhân lực có nhiệm vụ chuẩn bị những hành trang đó cho nhân sự của tổ chức. Thông qua đào tạo và đánh giá, nhân viên có cái nhìn tốt hơn về năng lực của bản thân. Doanh nghiệp xác định chiến lược cần thiết để hỗ trợ nhân sự.
Lưu ý rằng, không thấy sự phát triển là lý do nghỉ việc phổ biến của người lao động. Vì thế, một doanh nghiệp có định hướng đúng đắn về đào tạo sẽ nhận về nhiều giá trị to lớn dài hạn.
Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên
Quản lý hiệu suất của từng nhân viên, từng phòng ban và cả doanh nghiệp. Qua đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp. Đánh giá hiệu suất làm việc định kỳ giúp đảm bảo đầu ra công việc luôn đạt mục tiêu đã định sẵn.
Chấm công, tính lương chính xác
Với phương pháp thủ công, nhân sự cần dành hàng giờ để hoàn thiện bảng lương. Chưa kể doanh nghiệp quy mô lớn có thể cần hàng ngày, hàng tuần. Trong khi đó, sử dụng hệ thống quản lý nguồn lực sẽ tự động tính lương nhanh gọn cho doanh nghiệp. Và trên hết, kết quả luôn đảm bảo chính xác. Một kỳ lương được thanh toán đúng hạn sẽ tăng sự hài lòng của nhân viên. Đồng thời giảm tải khối lượng công việc, thời gian và chi phí của bộ phận HCNS.
6 Lợi ích khi triển khai hệ thống quản lý nguồn nhân lực
Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại
Hàng tháng, một nhân viên HCNS phải xử lý các loại đơn từ về nghỉ phép, công tác, đề xuất,…Sau đó cuối tháng là tổng hợp công và tính lương. Chưa kể những đợt tuyển dụng họ phải đăng tin, gửi email, tìm ứng viên,…Những công việc này luôn lặp đi lặp lại và chiếm rất nhiều thời gian. Trong khi đó, nhiệm vụ quan trọng là xây dựng văn hóa và cải tiến môi trường làm việc, HR thường ít có cơ hội để tập trung.
Tự động hóa các tác vụ đơn thuần trên bằng phần mềm HRMs, HR được giải thoát khỏi vòng lặp công việc. Giờ đây, nhiệm vụ thường ngày được triển khai nhanh hơn và chính xác hơn. Từ đó, họ có thời gian phát huy năng lực trong phát triển con người.
Tuyển dụng nhanh chóng
Thị trường tuyển dụng dần trở nên gay gắt và là thách thức lớn với nhiều doanh nghiệp. Một ngày ứng viên có thể xem 10 đến 20 tin tuyển dụng. Cùng lúc ứng tuyển tại nhiều tổ chức khác nhau. Vậy, làm thế nào để bạn chạy nhanh hơn đối thủ? Làm thế nào để thu hút nhiều nhân tài tiềm năng hơn?
Trong khi đó, nhà tuyển dụng phải thực hiện thủ công nhiều đề mục. Từ việc tạo danh sách việc làm, xây dựng mô tả công việc và tìm kiếm ứng viên. Cho đến đăng tin tuyển dụng, gửi email, xử lý giấy tờ và phỏng vấn.
Các hệ thống quản lý nguồn nhân lực hoàn toàn hỗ trợ các công tác kể trên lên tới 60%. Bằng công nghệ AI phân tích từ khóa và lọc CV giúp nhanh chóng đưa ra ứng viên phù hợp nhất. Hay ATS giúp nhà tuyển dụng, người tìm việc theo dõi tiến trình tuyển dụng của mình. Hay tự động hóa gửi email, xử lý giấy tờ, chấm điểm theo tiêu chí. Ngoài ra, hệ thống lưu trữ CV Pools quản lý toàn bộ thông tin ứng viên, bạn có thể tái sử dụng khi cần.
Tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm
Môi trường làm việc không giấy tờ là mục tiêu hiện nay của nhiều tổ chức. Thực tế, một doanh nghiệp chi trả nhiều khoản phí hàng năm dành cho văn phòng phẩm. Từ cây bút, giấy in cho tới mực in. Do đó, một cách vận hành giúp giảm lượng giấy tờ, về lâu dài sẽ tiết kiệm và bảo vệ dòng tiền cho doanh nghiệp.
Hiện nay, các hệ thống quản lý nguồn nhân lực đều cho phép:
- Sử dụng chữ ký số. Bạn không cần vận chuyển đơn từ hay in ra để ký
- Đăng ký – Phê duyệt Online. Nhân viên không cần viết đơn mỗi khi có nguyện vọng và gửi tới tận tay sếp. Tất cả thao tác trên được thực hiện và lưu trữ trên hệ thống thông tin.
- Hồ sơ được lưu trữ không giới hạn. Tiết kiệm chi phí và không gian so với lưu trữ vật lý truyền thông
- Theo dõi bảng công – lương điện tử. Không cần in ra và gửi phong bì cho từng nhân sự.
Hãy giảm bớt không gian lưu trữ cồng kềnh và giấy tờ lẫn lộn, tạo sự tiện lợi trong xử lý đơn từ bằng hệ thống quản trị nguồn nhân lực.
Giữ chân nhân tài trong công ty
Hệ thống quản lý nguồn nhân lực sẽ tăng sự gắn kết của nhân viên với tổ chức. Thông qua việc đề xuất lộ trình đào tạo phù hợp để nâng cao năng lực. Hay công cụ đánh giá chuẩn xác, giúp nhân sự xác định đúng điểm yếu của bản thân.
Khi nhân viên tìm thấy cơ hội phát triển trong tổ chức, họ càng có thêm lý do để ở lại và tiếp tục cống hiến. Đây là yếu tố quyết định sự gia nhập hay rời đi của nhiều nhân sự. Những chuyên môn mà họ học được sẽ giúp công việc đạt hiệu suất cao hơn và mang về kết quả tốt hơn. Cuối cùng, đây là tình huống thuận lợi cho cả tổ chức và người lao động.
Bảo mật dữ liệu nhân viên
Thông tin nhân sự thường xuyên thay đổi. Chưa kể những dữ liệu cá nhân như thông tin liên lạc, hợp đồng lao động, mã số thuế,…đều yêu cầu tính bảo mật cao. Người lao động cần được bảo vệ sự riêng tư. Doanh nghiệp cần đảm bảo những thông tin của họ sẽ không bị lạm dụng. Hệ thống HRMs dễ dàng ngăn chặn các mối đe dọa bằng khả năng mã hóa dữ liệu. Hơn nữa, chỉ những người được phân quyền mới có thể xem và chỉnh sửa thông tin. Do đó giảm tình trạng thất lạc, rò rỉ thông tin trong nội bộ và cả bên ngoài.
Cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên
Không chỉ tăng hiệu suất của HCNS, hệ thống HRMs sẽ cải thiện năng suất chung của toàn tổ chức. Thứ nhất, những quy trình thủ công phức tạp đã được lược bỏ. Thứ hai, nhà quản trị có cái nhìn bao quát về tổ chức thông qua báo cáo từ hệ thống quản lý nguồn nhân lực. Dựa vào đó, họ đưa ra chiến lược chính xác hơn và hỗ trợ nhân viên khi xây dựng mục tiêu. Thứ ba, việc thường xuyên đánh giá huấn luyện sẽ tạo cảm giác được ghi nhận trong nội bộ. Nhân sự sẵn lòng cống hiến nhiều hơn khi họ biết tất cả thành tích đều có phần thưởng xứng đáng.
Phân loại hệ thống quản lý nguồn nhân lực
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều hệ thống quản trị nguồn nhân lực khác nhau. Dựa vào quy mô, ngân sách và bài toán quản trị mà doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp phù hợp nhất.
- Phần mềm HRMS dạng On – premise:
Đây còn gọi là phương pháp triển khai tại chỗ. Hệ thống được cài đặt trực tiếp trên máy chủ và phần cứng của doanh nghiệp. Với hình thức này, thời gian triển khai lâu hơn, yêu cầu đầu tư lớn nhưng có độ bao quát nghiệp vụ chuyên sâu. Vì thế phù hợp với doanh nghiệp, tập đoàn lớn.
- Phần mềm HRMS dạng On – Cloud:
Hoạt động dưới hình thức SaaS và điện toán đám mây. Phần mềm được đóng gói và dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp. Do đó, thời gian triển khai thường ngắn, chi phí thấp và nghiệp vụ bao quát vừa đủ. Đây là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp SME.
- Phần mềm HRMS dạng lưu trữ trên máy chủ:
Phương pháp này tương tự như On – premise, nhưng doanh nghiệp sẽ trả phí cho bên thứ ba để lưu trữ dữ liệu của họ.
CoffeeHR cung cấp hệ thống quản lý nguồn nhân lực hiệu quả
Hệ thống quản lý nguồn nhân lực CoffeeHR là nền tảng quản trị tập trung On – Cloud với nghiệp vụ chuyên sâu. Không chỉ có khả năng bao quát đa nghiệp vụ, từ tuyển dụng, C&B, đào tạo cho tới đánh giá, CoffeeHR hỗ trợ giải quyết nhiều vấn đề quản trị đặc thù. Vì thế, đây là giải pháp được nhiều doanh nghiệp SMEs lựa chọn.
Tính năng nổi bật của phần mềm HRM CoffeeHR:
- Quản lý hồ sơ nhân sự với hơn 300 trường dữ liệu
- Chuẩn hóa dữ liệu công với đa hình thức chấm công và không giới hạn ca làm việc
- Tự động hóa tính lương. Ngay cả những công thức khó như 3P, kiêm nhiệm, tách dòng, ngạch bậc,…
- Kết nối và tự động nhận CV từ nhiều website tuyển dụng
- Hỗ trợ đánh giá năng lực ASK và hiệu suất KPI
- Định hướng kế hoạch đào tạo dựa theo kết quả đánh giá
- Dịch vụ Nhân sự Online tiện lợi, nhanh chóng, giảm thiểu đơn từ giấy
- Hỗ trợ chữ ký số – hóa đơn điện tử
Xem thêm:
Ưu điểm của hệ thống CoffeeHR:
- Mức chi phí hợp lý dành cho doanh nghiệp SME
- Với kinh nghiệm 10 năm triển khai chuyên sâu cho doanh nghiệp đầu ngành, CoffeeHR có thể hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng nền tảng quản trị hiệu quả cùng công nghệ thông minh
- Đội ngũ hỗ trợ nhanh chóng, giải quyết lỗi phát sinh trong vòng 4 tiếng
- OpenAPI tích hợp đa chiều với hệ thống quản lý ERP, CRM,…khác
Giới thiệu về Hệ thống quản lý nguồn nhân lực CoffeeHR
Tạm kết
Hệ thống quản lý nguồn nhân lực sẽ tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Với những lợi ích kể trên, ngày càng nhiều lãnh đạo cân nhắc ứng dụng phần mềm HRM trong thực tế doanh nghiệp. Có rất nhiều tổ chức đã đạt con số vượt kỳ vọng về kết quả mà hệ thống đem lại.
CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để nhận tư vấn Hệ thống Quản lý nguồn lực Miễn phí cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
» Tham khảo thêm:
- 5 Mẫu báo cáo nhân sự thông dụng mới nhất 2022 cho HR
- Top 10 mô hình quản lý nhân sự giúp mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp
- Cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả và tiết kiệm nhất
- Hệ thống quản lý nhân sự là gì? Lợi ích và cách thức hoạt động
