Quản trị con người luôn là bài toán được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu, bởi đây là nguồn lực liên quan đến sự phát triển của tổ chức. Công tác quản lý nhân sự cũng vì thế mà cần linh hoạt, chính xác, nâng cao được tối đa sức mạnh tập thể, tăng hiệu quả nguồn nhân lực. Dẫu vậy, nhiều doanh nghiệp vẫn loay hoay trong việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự cho riêng mình. Bài viết ngày hôm nay, CoffeeHR xin giới thiệu tới bạn đọc những thông tin cần thiết về hệ thống quản lý nhân sự hiện nay mà bất kể doanh nghiệp nào cũng cần tới.
Hệ thống quản lý nhân sự là gì
Hệ thống quản lý nhân sự là một nền tảng mà tại đó, tất cả các khía cạnh liên quan đến công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp được xây dựng, triển khai, kiểm tra giám sát và hoàn thành một cách khoa học theo một trình tự nhất định, quan trọng nhất là tương thích cao với những nét đặc thù riêng của từng doanh nghiệp.
Tầm quan trọng của hệ thống quản lý nhân sự trong doanh nghiệp
Bối cảnh kinh tế hiện nay là toàn cầu hóa và sự bùng nổ về công nghệ đang đặt các doanh nghiệp vào tính huống cạnh tranh khốc liệt. Vì thế, doanh nghiệp cần phải nâng cao chất lượng nguồn lực của tổ chức, trong đó con người là yếu tố quyết định. Tổ chức phải có nguồn nhân lực đủ mạnh để xử lý các bài toán phức tạp như tìm kiếm các điểm khác biệt hoặc tăng hiệu quả bán hàng. Do đó các nhà lãnh đạo phải sử dụng các quy trình quản lý, xây dựng hệ thống quản lý nhân sự trong công ty để phát triển được một đội ngũ có tư tưởng và khả năng song hành với kết quả trước mắt của đơn vị.
>>> Xem thêm: Phần Mềm HRM Là Gì? 5 Điều Cần Biết Khi Sử Dụng
Thông qua hệ thống này, công tác quản lý nhân sự diễn ra nhanh, gọn, rõ ràng. Từ đó:
- Tuyển dụng nhanh chóng, đúng người, đúng công việc
- Thúc đẩy và khích lệ để phát huy tối đa năng lực của nhân viên
- Đảm bảo tính công bằng, minh bạch trong vấn đề giải quyết quyền và lợi ích của người lao động
- Nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thương trường
- Tiết kiệm chi phí quản lý nhân sự như các chi phí quản lý hồ sơ nhân viên, chi phí in ấn văn phòng phẩm,…
Có thể nói, xây dựng được một hệ thống quản lý nhân sự tốt, phù hợp chính là đặt một dấu chân lớn trên con đường đi đến thành công của tổ chức.
Tìm hiểu thêm tầm quan quan trọng của việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự
Cách thức hoạt động của hệ thống quản lý nhân sự
Hệ thống quản lý nhân sự giúp cải tiến tối ưu cho doanh nghiệp và nắm rõ các thông tin nhân sự trong mỗi tổ chức, và từ đó còn có những tác động để nâng cao hiệu quả của mỗi cá nhân, cũng như giúp gia tăng sự gắn gắn kết với tổ chức.
Khi xây dựng hệ thống nhân sự chuẩn cần đảm bảo đầy đủ nội dung liên quan sau:
Hệ thống các phòng ban
Thông thường, nhân sự sẽ được phân bổ về các phòng ban. Mỗi phòng ban có các chức năng khác nhau, các nhân sự của phòng ban cũng nắm vai trò, vị trí và nhiệm vụ khác nhau. Do đó, triển khai theo hệ thống phòng ban trong tổ chức là phương pháp được khuyến khích khi xây dựng hệ thống nhân sự trong công ty. Ngoài ra, phòng nhân sự nên là phòng ban giữ vị trí cốt lõi của hệ thống, bởi đây là phòng ban trực tiếp triển khai hệ thống, quản lý, điều hành, đánh giá và báo cáo hiệu quả của hệ thống quản lý nhân sự.
Danh sách nhân sự của doanh nghiệp sẽ được nhập vào hệ thống quản lý nhân sự theo các phòng ban, cùng với thông tin cá nhân, bằng cấp liên quan, thông tin thân nhân, năng lực và các tố chất nổi bật để lưu trữ.
Hình thức quản lý thiết lập trong hệ thống
Hệ thống quản lý nhân sự cung cấp thông tin liên quan đến toàn bộ các khó khăn thuộc về quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho tổ chức lẫn nhân viên. Do đó, các hình thức quản lý nhân sự trong hệ thống sẽ bao gồm những khía cạnh quản lý đối với mỗi nhân viên trong tổ chức. Thông thường sẽ có các hình thức như:
- Quản lý hồ sơ nhân viên: các thông tin về sơ yếu lý lịch, bằng cấp chứng chỉ, quan hệ thân nhân, hợp đồng lao động, quá trình làm việc, quá trình khen thưởng, kỷ luật,…
- Quản lý chấm công nhân viên
- Quản lý nghỉ phép
- Quản lý lương, thưởng, thuế, BHXH
- Quản lý tuyển dụng
- Quản lý đào tạo và đánh giá năng lực nhân viên
- Quản lý quá trình hội nhập và nghỉ việc của nhân viên
Hệ thống quản lý nhân sự của một đơn vị phản ánh đầy đủ và toàn diện sức khỏe nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Tất cả các mục quản lý này đều áp dụng cho từng nhân viên trong doanh nghiệp. Ngoài ra cũng có thể tìm kiếm, theo dõi các thông tin nhân sự dễ dàng.
Tùy chỉnh thông tin nền tảng theo yêu cầu
Đối với các thông tin liên quan đến nền tảng kỹ thuật như kết nối tới các hệ thống quản lý doanh nghiệp khác, các thay đổi được thiết lập thông qua lập trình chỉ có thể chỉnh sửa, thêm bớt theo sự ủy thác từ lãnh đạo cấp cao đến đội ngũ IT chuyên nghiệp.
Còn các thông tin dữ liệu nền tảng như:
- Thêm mới, chỉnh sửa thông tin nhân viên
- Thay đổi các công thức tính lương
- Thay đổi các ca làm việc, quy chế thưởng phạt
- Thay đổi các tiêu chuẩn đánh giá năng lực nhân viên, đánh giá KPI….
sẽ được ủy quyền cho phòng nhân sự/phòng ban chuyên trách thực hiện thay đổi, bổ sung theo yêu cầu của lãnh đạo hoặc do phòng ban đề xuất.
Bởi các chính sách nhân sự trong doanh nghiệp có thể thay đổi, các phương pháp đánh giá, chi trả lương cũng cần cập nhật liên tục để phù hợp với nhu cầu thị trường. Hệ thống quản lý thông tin có thể tùy biến, cải tiến kịp thời theo nhu cầu thực tế mà không cần trông chờ vào đội ngũ IT. Đảm bảo được tính linh hoạt, hiệu suất của hệ thống.
Tiêu chí và phương thức đánh giá nhân sự
Các tiêu chí và phương thức đánh giá nhân sự sẽ được:
- Phòng nhân sự xây dựng dựa trên tiêu chuẩn khung năng lực, mô tả công việc của từng vị trí
- Ban lãnh đạo phê duyệt
- Các trưởng phòng ban chuyên môn sẽ đánh giá theo năng suất làm việc, năng lực thực tế của nhân viên. Nhân viên cũng có thể tự đưa ra mục tiêu làm việc và đánh giá cá nhân, sau đó các trưởng phòng sẽ phê duyệt và thực hiện đánh giá.
Hiệu suất và năng lực làm việc của nhân viên sẽ được ghi nhận liên tục vào hệ thống đánh giá nhân sự. Đây là căn cứ để doanh nghiệp có các cơ chế thưởng, trả lương, thăng chức hoặc điều chuyển vị trí. Các tiêu chí được xây dựng đồng bộ và lưu trữ tại một hệ thống duy nhất tránh việc thất lạc dữ liệu hay đánh giá thiếu khách quan, lúng túng, không minh bạch.
Báo cáo, dự báo thực trạng tình hình nhân sự
Kết quả đánh giá, các hoạt động, quá trình làm việc sẽ được liên kết vào hệ thống lưu trữ hồ sơ của nhân viên. Đây là nguồn dữ liệu quan trọng cho doanh nghiệp để thực hiện các quyết định nhân sự, mở rộng nguồn nhân lực và xây dựng các chiến lược kinh doanh.
Hệ thống quản lý nhân sự sẽ mang đến các dữ liệu để đưa ra những báo cáo như:
- Báo cáo diễn biến lương, quỹ lương, thưởng hàng năm
- Báo cáo diễn biến nhân sự hàng năm: nhân sự nghỉ việc, nhân sự tuyển mới, …
- Báo cáo chi phí cho các hoạt động nhân sự: hoạt động tuyển dụng, đào tạo,..
- Báo cáo chất lượng nhân sự thông qua các báo cáo đánh giá, KPI,…
- Từ đó lên kế hoạch đào tạo nâng cao năng lực nhân viên
- Triển khai kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo nghiệp vụ cho lớp nhân sự kế thừa
- Đánh giá mức độ phù hợp của chất lượng nhân sự hiện tại cho những chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh tương lai.
- Lên kế hoạch bổ sung nhân sự mới …
Xây dựng hệ thống nhân sự trong công ty hiệu quả với CoffeeHR
TẠM KẾT
Như vậy, thay vì phương pháp quản lý truyền thống gây tốn thời gian, nguồn lực mà các dữ liệu nhân sự lại phân tán, thì việc xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự trong công ty sẽ giúp hoạt động quản lý nhân sự được thực hiện một cách đồng bộ, nhất quán thông qua hệ thống liên kết dữ liệu với sự kiểm soát chặt chẽ giữa nhiều phòng ban. Nhờ vậy, công tác quản lý nhân sự luôn đảm bảo tính minh bạch, công bằng giữa các phòng ban và giữa các nhân sự trong tổ chức. Với những chia sẻ trên, CoffeeHR hy vọng sẽ giúp được doanh nghiệp trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý nhân sự cho mình được tốt nhất.
Là sản phẩm kết tinh từ hơn 10 năm kinh nghiệm xây dựng giải pháp nhân sự của OOS Software, CoffeeHR đem đến hệ thống quản lý nhân sự toàn diện, bao gồm: Quản lý chấm công, Quản lý tính lương, Quản lý đánh giá KPI, Quản lý quản lý đào tạo, Phần… Giải pháp của chúng tôi đã được vận hành tại nhiều tập đoàn lớn: SHB Bank, Traphaco, Dược phẩm Tân Bình, Lotte Finance, Hệ thống cửa hàng Vua Nệm,…
Liên hệ ngay CoffeeHR để được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
» Xem thêm:
- Top 10 mô hình quản lý nhân sự giúp mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp
- Cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả và tiết kiệm nhất
- Hệ thống quản lý nguồn nhân lực là gì? Chức năng và Vai trò – CoffeeHR
- 5 Mẫu báo cáo nhân sự thông dụng mới nhất 2022 cho HR
