Kiến thức quản trị nhân sự

Chia sẻ Kiến thức quản trị nhân sự Không giới hạn

Chức năng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Chia sẻ trên facebook
Chia sẻ trên twitter
Chia sẻ trên linkedin
Chia sẻ trên print
Cỡ chữ

Đối với bất cứ tổ chức nào, việc quản lý nhân sự là một công tác quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Việc đưa hệ thống thông tin quản lý nhân sự vào quá trình quản trị đội ngũ không còn là điều mới lạ nữa, nhiều doanh nghiệp đã dần triển khai và phát huy được các thế mạnh của nguồn lực chính một cách hiệu quả.

Hãy cùng CoffeeHR tìm hiểu rõ hơn về chức năng của hệ thống thông tin nguồn nhân lực trong doanh nghiệp trong bài viết dưới đây nhé!

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là gì?

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hệ thống tài liệu được thu thập, tổng hợp, xử lý, lưu trữ và phân phối truyền tải những thông tin về nguồn nhân lực trong tổ chức. Hệ thống này hỗ trợ người dùng ra quyết định một cách tốt hơn. Bên cạnh đó, hệ thống thông tin quản lý nhân sự thực hiện tốt chức năng của nó khi huy động nguồn nhân lực và sử dụng hiệu quả đội ngũ lao động cho quá trình vận hành của tổ chức.

Hệ thống thông tin nhân sự hỗ trợ người dùng ra quyết định tốt hơn
Hệ thống thông tin nhân sự hỗ trợ người dùng ra quyết định tốt hơn

Ta có thể thấy rằng, hệ thống thông tin nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch chiến thuật và chiến lược bằng cách cung cấp cho người dùng những công cụ dùng để dự báo, phân tích, truy vấn và thực hiện những hoạt động quản trị nhân lực khác.

Vai trò của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

  • Thu hút, xây dựng và giữ gìn lực lượng lao động

Vai trò đầu tiên của hệ thống thông tin quản lý nhân sự chính là thu hút, xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá và đảm bảo giữ gìn nguồn nhân lực. Hệ thống hỗ trợ công tác quản lý phù hợp với các yêu cầu trong công việc về chất lượng cũng như số lượng. Vai trò này được thể hiện rõ hơn thông qua các doanh nghiệp với hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá và dịch vụ.

  • Tạo nên lợi thế cạnh tranh trên thị trường lao động

Điều ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công trong quá trình phát triển của doanh nghiệp và tạo nên lợi thế chính là yếu tố nguồn nhân lực. Do đó, một doanh nghiệp có hệ thống thông tin quản trị nhân lực tốt là một điều vô cùng quan trọng và góp phần tạo nên những quyết định mạnh mẽ, chính xác hơn. Khi có nguồn nhân lực tốt, hoạt động kinh doanh và sản xuất của doanh nghiệp sẽ trở nên mượt mà và trơn tru. Tốc độ nhanh hay chậm đều tùy thuộc vào đội ngũ của tổ chức có làm tốt hay không.

Hệ thống thông tin nguồn nhân lực tốt giúp cải thiện công tác quản trị nhân sự
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực tốt giúp cải thiện công tác quản trị nhân sự

Với một doanh nghiệp sở hữu hệ thống thông tin nguồn nhân lực tốt, về lâu dài trong quá trình hoạt động, công tác quản trị nhân sự được cải thiện rõ rệt. Tổ chức đó dễ dàng tạo ra được đội ngũ lao động nhiệt huyết, chăm chỉ và có xu hướng gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

Chức năng của hệ thống thông tin quản trị nhân sự

Hệ thống thông tin nhân sự cho phép người dùng nắm được các thông tin liên quan đến trách nhiệm, quyền lợi của đội ngũ nhân viên, hỗ trợ công tác quản trị đạt hiệu quả cao. Hệ thống này hỗ trợ tổ chức huy động nguồn nhân lực và sử dụng hiệu quả nguồn lực đó sao cho phù hợp nhất. Hệ thống thông tin quản trị nhân lực không những hỗ trợ bộ phận nhân sự lưu giữ thông tin nhân viên, tạo lập báo cáo theo định kỳ mà còn hỗ trợ xây dựng chiến lược với các công cụ dự báo, mô phỏng và phân tích nguồn nhân lực. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự có các chức năng:

  • Tuyển chọn ứng viên phù hợp
  • Đánh giá chất lượng ứng viên và nhân sự tổ chức
  • Lựa chọn, đề cử, thực hiện luân chuyển nhân sự khi cần thiết
  • Quản lý lương, thưởng, bảo hiểm, trợ cấp khác của đội ngũ lao động
  • Đưa ra các cảnh báo cho bộ phận quản lý theo như yêu cầu
  • Thiết lập kế hoạch dài hạn và ngắn hạn về nhu cầu nguồn nhân lực
  • Đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự

Hệ thống thông tin quản trị nhân lực của doanh nghiệp sẽ giúp tổ chức phản ánh đầy đủ và toàn diện về những tiềm năng của đội ngũ lao động: thể lực và trí lực.

Các loại phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm chung

Phần mềm chung là những loại được sử dụng phổ biến và rộng rãi trong cách lĩnh vực: phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu, bảng tính và thống kê.

  • Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu

Với hệ quản trị cơ sở dữ liệu, người dùng dễ dàng tiến hành lập các tệp dữ liệu về mô tả công việc, mô tả vị trí làm việc, năng lực, ứng viên,… Các nhà quản lý nhanh chóng tiến hành phân tích: What – If cho mục tiêu lập kế hoạch chiến lược và hoạt động của tổ chức.

Có thể phát triển hàng loạt các tệp dữ liệu ngay trong một cơ sở dữ liệu nhưng tổ chức. Khi mà các tệp dữ liệu được hình thành và triển khai, nhà quản lý có thể tiến hành thực hiện nhiều hoạt động quản trị nhân lực ngay trong một thời gian ngắn.

Nhân viên quản trị nhân lực đòi hỏi phải có trình độ quản trị cơ sở dữ liệu để phát triển hệ thống nhân hơn và hoàn toàn kiểm soát được dễ dàng. Với cách tiếp cận này sẽ tồn tại một nhược điểm chính là các tệp dữ liệu sẽ không thể sử dụng chung cho các nhân viên ở những bộ phận khác ngoài bộ phận quản trị nhân sự.

  • Phần mềm bảng tính

Bộ phận nhân sự có thể lập ngân sách chung và ngân sách dự án nguồn nhân lực hoặc đánh giá dữ liệu về các vấn đề nhân lực bằng cách sử dụng phần mềm bảng tính. Bộ phận quản trị nhân lực có thể tiến hành thiết lập các bảng biểu thống kê số lượng và tỷ lệ lao động ở mọi lĩnh vực thuộc nhiều ngành nghề khác nhau, thống kê tai nạn, bệnh tật, tử vong hay tỷ lệ nhân sự theo các nhóm tuổi….

Thông tin dữ liệu nhân viên duy trì và đảm bảo tính chính xác và minh bạch
Thông tin dữ liệu nhân viên duy trì và đảm bảo tính chính xác và minh bạch
  • Phần mềm thống kê

Bộ phận quản trị nhân lực có thể sử dụng phần mềm thống kê cho nhiều mục đích khác nhau:

  • Phân tích cơ cấu đội ngũ lao động theo đội tuổi và trình độ, số lượng phòng ban/bộ phận và nhân viên hiện đang làm việc, xác định tình trạng thiếu người ở từng vị trí công việc,.. từ đó nhanh chóng lập kế hoạch để tuyển bổ sung nhân sự lấp đầy khoảng trống.
  • Xác định tỷ lệ giữa các nhóm ngành với tai nạn lao động, bệnh tật. Từ đó, bộ phận quản trị nhân sự có thể tìm ra được nhóm ngành có tỷ lệ tai nạn và bệnh tật cao, nhóm nào cao bất thường.
  • Xác định chi phí bảo hiểm và các khoản trợ cấp khác cho các năm tới nhằm dự báo chi phí lương trong tương lai của doanh nghiệp.

Phần mềm chuyên dụng

Phần mềm chuyên dụng được thiết kế chuyên biệt theo từng chức năng quản trị nhân lực, bao gồm:

  • Phần mềm thông tin nhân lực thông minh

Ở loại phần mềm này, các tệp quản lý nhân sự được xây dựng theo dạng tích hợp và quản trị hợp nhất bởi phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu. Từ đó, các chương trình ứng dụng có thể cung cấp báo cáo từ một hay nhiều tệp có sẵn trên hệ thống.

  • Phần mềm thông tin nhân lực chức năng hữu hạn

Phần mềm thông tin nhân lực chức năng hữu hạn cho phép quản lý nhân sự tự động hoá một hay vài hoạt động về nhân lực một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Phần mềm Quản trị hệ thống thông tin nhân sự CoffeehR

Tạm kết

Tự động và tin học hoá hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một vấn đề hết sức cần thiết và quan trọng đối với tổ chức. Khi lượng lớn thông tin dữ liệu về vị trí công việc, nhân viên cần được duy trì và đảm bảo tính chính xác và minh bạch, người dùng có thể lên báo cáo quản trị định kỳ và báo cáo dành cho cơ quan quản lý một cách kịp thời dù nhu cầu truy cập dữ liệu lớn. Để chuẩn hóa và quản lý dữ liệu hiệu quả, các tổ chức có thể cân nhắc lựa chọn giải pháp CoffeeHR phục vụ xây dựng hệ thống thông tin nhân sự của doanh nghiệp.

CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để Nhận DEMO FREE Phần mềm Quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.

Hotline: (+84) 97 306 0459

Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự

0 / 5 (Đánh giá 0)

Nguyễn Thị Thuỳ Dương

Nguyễn Thị Thuỳ Dương là content writer tại Công ty cổ phần phần mềm CoffeeHR Việt Nam. Với định hướng trở thành người chia sẻ những kiến thức hữu ích nhất về Quản trị Nhân sự dành cho HR và Nhà quản trị, chị Dương mong muốn việc vận hành và ứng dụng Phần mềm HRM trong các doanh nghiệp được hệ thống hóa và hiệu quả.

Thảo luận & hỏi đáp

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Bạn ơi, bài viết này có hữu ích với bạn chứ?

5/5 - (1 bình chọn)
Đăng ký nhận tư vấn với chuyên gia
Báo chí nói về CoffeeHR
Khách hàng của CoffeeHR
Di chuyển lên đầu