Kiến thức quản trị nhân sự

Chia sẻ Kiến thức quản trị nhân sự Không giới hạn

Hợp đồng điện tử có đặc điểm gì? Các đặc điểm của hợp đồng điện tử

Xu thế chuyển sang hợp đồng điện tử ngày nay 
Chia sẻ trên facebook
Chia sẻ trên twitter
Chia sẻ trên linkedin
Chia sẻ trên print
Cỡ chữ

Sự phát triển của công nghệ và việc sử dụng nó trên phạm vi rộng trong tất cả các lĩnh vực đã trở thành một phần trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Cùng với sự phát triển đó là việc sử dụng các giao dịch dân sự và thương mại đã tăng lên đáng kể. Chính vì đó để mọi thứ trở nên rõ ràng và nhanh gọn lẹ thì giờ đây người ta áp dụng các hợp đồng điện tử vào giao dịch. Vậy nó hoạt động như thế nào và cách thức vận hành ra sao thì hãy cũng theo dõi bài viết này nhé.

Xu thế chuyển sang hợp đồng điện tử ngày nay
Xu thế chuyển sang hợp đồng điện tử ngày nay

Hợp đồng điện tử là gì?

Theo quy định tại Điều 33, Luật giao dịch điện tử 2005 quy định nội dung giao kết và thực hiện E-contract: “Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này”.
Trong đó, “Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử”
“Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.”

Hợp đồng điện tử là giao dịch điện tử được các bên thoả thuận về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ và được gửi đi, được nhận lại và được lưu giữ các thông tin bằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.

Hiểu một cách đơn giản, E-contract là một loại hợp đồng mang đầy đủ 4 đặc điểm: tạo ra – gửi đi – nhận – lưu trữ bằng phương thức điện tử.

Hiểu đúng hợp đồng điện tử là gì
Hiểu đúng hợp đồng điện tử là gì

Đặc điểm cơ bản của hợp đồng điện tử

Để hiểu rõ hơn hợp đồng điện tử là gì thì trước tiên cần tìm hiểu đặc điểm của nó. Dưới đây là những đặc điểm cơ bản của hợp đồng điện tử:
Một số đặc điểm của hợp đồng điện tử mà các doanh nghiệp, tổ chức cần nắm rõ trước khi quyết định sử dụng:

  • Tất cả thông tin đều thể hiện dưới dữ liệu điện tử: So với hợp đồng truyền thống thì với hợp đồng điện tử mọi thông tin đều được lưu giữ dưới dạng thông điệp dữ liệu. Tránh được thông tin bằng giấy dễ thất lạc.
  • Hợp đồng yêu cầu ít nhất 3 chủ thể tham gia: Nếu như hợp đồng truyền thống chỉ có 2 đối tượng cụ thể là bên bán và bên mua thì hợp đồng điện tử cần có bên thứ ba. Họ có thể là nhà cung cấp mạng hay các cơ quan chứng thực chữ ký điện tử. Đặc điểm của bên thứ ba này là không tham gia vào quá trình trao đổi mà chỉ đảm bảo tính hiệu quả và tính hợp pháp của hợp đồng.
  • Đảm bảo giá trị pháp lý: Tính pháp lý của hợp đồng điện tử đã được nêu rõ trong Điều 34 Luật giao dịch điện tử (trích từ hệ thống văn bản chính phủ). Trong đó công nhận sự hợp pháp của hợp đồng điện tử giống như hợp đồng truyền thống. Tuy vậy cần lưu ý rằng các hợp đồng liên quan đến sử dụng đất, giấy đăng ký kết hôn, các hợp đồng dân sự khác thì hợp đồng điện tử không có giá trị pháp lý.
  • Dễ dàng thực hiện ở mọi nơi, mọi lúc: Điểm đặc biệt của hợp đồng điện tử so với hợp đồng truyền thống đó là hai bên chủ thể gồm người bán và người mua không cần phải gặp nhau trực tiếp để trao đổi. Thay vào đó, mọi thông tin đã được lập dưới dạng dữ liệu điện tử nên có thể dễ dàng ký kết bất cứ lúc nào.
4 đặc điểm cơ bản của một hợp đồng điện tử
4 đặc điểm cơ bản của một hợp đồng điện tử

Ưu điểm của E-Contract

Dưới đây là 4 ưu điểm lớn nhất của hợp đồng điện tử mang đến cho khách hàng khi sử dụng.

✅Ưu điểm
✅Dễ dàng thực hiện và truy cập ⭐Hợp đồng có thể ký kết bất cứ khi nào và ở đâu mà không nhất thiết phải gặp nhau.
✅Giảm thời gian và chi phí ⭐ Tất cả các bước trong quá trình ký kết đều được thực hiện bằng hình thức trực tuyến do đó sẽ giảm được chi phí đi lại. Ngoài ra bạn cũng không cần tốn các chi phí về in ấn, quản lý hay lưu trữ các hợp đồng đặc biệt hợp đồng lớn do đó tiết kiệm đáng kể.
✅Tìm kiếm và truy cập nhanh chóng ⭐Bạn đã bao giờ gặp tình trạng có hàng tá hợp đồng cần sắp xếp và khi tìm kiếm cũng tốn rất nhiều thời gian. Với hợp đồng điện tử bạn chỉ cần vào kho dữ liệu tìm tên hợp đồng và click vô cùng nhanh chóng lại chính xác.
✅Bảo mật cao, không có tranh chấp ⭐ Khách hàng hoàn toàn có thể yên tâm về tính năng bảo mật cũng như rõ ràng của hợp đồng điện tử. Nếu có xảy ra bất kỳ tranh chấp nào thì đã có chức năng lưu lại lịch sử ký tên (tên, công ty, địa chỉ, IP, thời gian ký…) để giải quyết trong các trường hợp mâu thuẫn.

Tính pháp lý của hợp đồng điện tử

Theo quy định tại Điều 34 Luật Giao dịch điện tử: “Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.”

Việc sử dụng Hợp đồng điện tử đã được nhà nước ban hành các điều luật liên quan, cấp phép sử dụng nếu đạt giá trị pháp lý quy định. Các Thông tư, nghị định CP liên quan đến việc sử dụng như sau:

  • Luật Giao Dịch Điện Tử 2005 số 51/2005/QH11 của Quốc Hội
  • Nghị Định 52/2013/NĐ-CP của Chính Phủ về Thương Mại Điện Tử (TMĐT).
  • Thông Tư 47/2014/TT-BCT của Bộ Công Thương về Quản lý website TMĐT
  • Nghị Định 130/2018/NĐ-CP của Chính Phủ về Chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số
  • Bộ Luật Dân Sự 2015 số 91/2015/QH13 của Quốc Hội

Pháp luật đã thừa nhận tính pháp lý của hợp đồng điện tử. Chúng được sử dụng làm chứng cứ trong trường hợp một trong hai bên vi phạm điều khoản của hợp đồng. Tuy nhiên, E-contract phải đảm bảo:

  • Nội dung được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng thông điệp hoàn chỉnh, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu.
  • Nội dung của thông điệp dữ liệu trong hợp đồng điện tử có thể truy cập. Và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. Nghĩa là thông điệp dữ liệu có thể mở được, đọc được, xem được. Dưới phương pháp mã hoá hợp pháp đảm bảo độ tin cậy mà các bên thỏa thuận với nhau.

Các loại hợp đồng điện tử được dùng nhiều hiện nay

Theo hình thức

Hợp đồng truyền thống đăng tải trên website
Hợp đồng theo hình thức là thể loại hợp đồng đã được soạn ở trên giấy, sau khi thống nhất chỉnh sửa sẽ đăng tải lên website để các bên ký kết. Thông thường thì các hợp đồng này sẽ được định dạng PDF, và các nút tích để lựa chọn đồng ý hay không đồng ý với các điều khoản của hợp đồng.

Có nút tick để bạn đồng ý hay không
Có nút tick để bạn đồng ý hay không

Hợp đồng điện tử ký qua giao dịch điện tử
Điểm khác biệt của loại hợp đồng này là thông tin không được soạn sẵn mà có được trong quá trình giao dịch tự động. Các nội dung sẽ được máy tự động tổng hợp và xử lý trong suốt quá trình do khách hàng nhập vào.

Khách hàng sẽ là người nhập dữ liệu vào
Khách hàng sẽ là người nhập dữ liệu vào

Sau đó mọi hợp đồng giao dịch sẽ được tổng hợp và hiển thị để khách hàng xác nhận sự đồng ý với các nội dung hợp đồng. Trong đó bên bán sẽ nhận được thông báo về hợp đồng và sẽ gửi xác nhận lại mọi vấn đề với bên mua thông qua các hình thức như: Email, Fax, gọi điện,…
Hợp đồng điện tử thông qua thư điện tử
Ở hình thức này chúng ta sẽ ký kết hợp đồng thông qua hình thức thư điện tử. Ở loại này thì khá giống với hợp đồng truyền thống từ giấy tờ, soạn thảo,.. đều trên giấy. Tuy nhiên chỉ khác ở chỗ phương thức liên lạc để thống nhất là bằng máy tính, email,…
Các tiện lợi khi sử dụng loại hợp đồng này là xử lý nhanh, thông tin rõ ràng, tiết kiệm thời gian và đỡ tốn kém chi phí… Tuy nhiên nhược điểm đó chính là tính bảo mật kém, dễ rò rỉ thông tin cũng như xử lý khi có tranh chấp khá khó khăn

Theo mục đích

Hợp đồng kinh tế/hợp đồng thương mại điện tử
Ở loại hợp đồng kinh tế/hợp đồng thương mại điện tử thì trong đó có một chủ thể là thương nhân và bên còn lại cần có chức năng pháp lý để xác định hợp đồng dưới dạng thông điệp dữ liệu. Đặc biệt, các thông tin được dữ liệu hóa như điều kiện hợp đồng , tiêu chuẩn kỹ thuật cần đảm bảo đúng với quy định của pháp luật.
Đặc điểm cụ thể của hợp đồng kinh tê/hợp đồng thương mại được tóm lại như sau:
– Hợp đồng gồm 2 chủ thể trong đó một bên là thương nhân và bên còn lại là chủ thể có tư cách pháp lý.
– Mục đích chính của hợp đồng là tạo ra lợi nhuận.
– Đối tượng chính của hợp đồng chính là hàng hóa. Trong đó hợp đồng thương mại điện tử bao gồm hợp đồng mua bán hàng hóa và hợp đồng dịch vụ.
Hợp đồng lao động điện tử
Cũng như hợp đồng lao động truyền thống khác thì hợp đồng lao động điện tử chính là sự giao kèo giữa người lao động và người sử dụng lao động liên quan đến các điều khoản, tiền lương và bổn phận của cả 2 bên…Trong đó các thông tin đều được lưu trữ dưới dạng điện tử và giá trị được công nhận như hợp đồng lao động văn bản.
So với các loại hợp đồng khác thì hợp đồng này có chủ thể gồm người lao động và người sử dụng lao động. Ngoài ra, còn có một số loại hình hợp đồng lao động điện tử có thể nhắc đến như:
– Hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
– Hợp đồng lao động xác định thời hạn.
– Hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định.
Hợp đồng dân sự điện tử
Hợp đồng dân sự điện tử là sự thỏa thuận liên quan đến việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ theo các quy định về pháp luật về giao dịch điện tử. Các giao dịch liên quan đến dân sự thông qua phương tiện điện tử được lưu dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử được gọi là giao dịch bằng văn bản.
Theo như pháp luật Việt Nam hiện hành quy định một số vấn đề thuộc về các lĩnh vực nhất định thì không thể sử dụng hợp đồng điện tử. Trong đó bao gồm: cấp giấy sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và các bất động sản khác, văn bản thừa kế, đăng ký kết hôn, ly hôn , giấy khai sinh, giấy khai tử và một số giấy tờ khác.
Do đó chúng ta cần phải đặt trong các tình huống cụ thể cũng như các giao dịch rõ ràng để có thể xác định được tính chất, giá trị và tính pháp lý của hợp đồng điện tử.

Điểm khác nhau giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy

Tiêu chí Hợp đồng điện tử Hợp đồng giấy truyền thống
Căn cứ pháp lý Luật Giao dịch điện tử 2005, Bộ luật Dân sự 2005 Bộ luật Dân sự mới nhất 2015
Phương thức giao dịch
  • Giao dịch bằng phương tiện điện tử.
  • Sử dụng chữ ký điện tử, chữ ký số USB Token, HSM,..
  • Giao dịch bằng văn bản
  • Giao dịch bằng văn bản.
  • Giao dịch bằng hành động thỏa thuận.
  • Một số hình thức khác dựa theo sự thỏa thuận.
Nội dung Bên cạnh các nội dung như Hợp đồng giấy, các bên còn có thể thêm thoả thuận về:

  • Yêu cầu kỹ thuật
  • Chứng thực chữ ký số/điện tử
  • Điều kiện đảm bảo sự toàn vẹn
  • Đối tượng hợp đồng
  • Số lượng, chất lượng
  • Giá cả, phương thức thanh toán
  • Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện
  • Quyền, nghĩa vụ các bên
  • Trách nhiệm do vi phạm
  • Phương thức giải quyết tranh chấp

Sử dụng hợp đồng điện tử, chữ ký số cùng CoffeeHR

Đồng hành cùng các doanh nghiệp chuyển đổi số trong bối cảnh đại dịch, CoffeeHR – nền tảng phần mềm HRM Cloud nay đã tích hợp Hợp đồng điện tử – Chữ ký số trong quy trình. Nhờ sự tích hợp này, CoffeeHR đem tới:
– Hệ sinh thái quản trị toàn diện, đáp ứng nhu cầu làm việc không phụ thuộc địa điểm. Bởi giao dịch hợp đồng được thực hiện trên mọi quy trình. Quy trình ký nội bộ được thực hiện nhanh chóng, liên tục.
– Hệ thống quản lý và lưu trữ tập trung. Không chỉ thực hiện các quy trình quản lý nhân sự vơi thông tin nhân sự đồng nhất và tập trung. Mọi hồ sơ, văn bản và dữ liệu đã được lưu trữ bảo mật trên nền tảng Cloud. Các loại hồ sơ gắn liền với từng phòng ban, bộ phận rõ ràng. Nhờ đó, tìm kiếm, quản lý trở nên dễ dàng, đúng nhiệm vụ và quyền hạn.
– Đa dạng các loại chứng từ. Doanh nghiệp có thể áp dụng cho nhiều loại chứng từ khác nhau. Như hợp đồng lao động, văn bản nội bộ,… Việc ký duyệt trở nên nhanh chóng với thao tác cùng lúc trên nhiều văn bản.
Trên đây là bài viết CoffeeHR giới thiệu hợp đồng điện tử tới các bạn. Đây là loại hợp đồng giúp tối ưu hóa chất lượng, tiết kiệm chi phí lại nhanh gọn. Các bạn có thể tham khảo sử dụng loại hợp đồng này nhé.

0 / 5 (Đánh giá 0)

Nguyễn Thị Thuỳ Dương

Nguyễn Thị Thuỳ Dương là content writer tại Công ty cổ phần phần mềm CoffeeHR Việt Nam. Với định hướng trở thành người chia sẻ những kiến thức hữu ích nhất về Quản trị Nhân sự dành cho HR và Nhà quản trị, chị Dương mong muốn việc vận hành và ứng dụng Phần mềm HRM trong các doanh nghiệp được hệ thống hóa và hiệu quả.

Thảo luận & hỏi đáp

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Bạn ơi, bài viết này có hữu ích với bạn chứ?

Đánh giá bài viết
Đăng ký nhận tư vấn với chuyên gia
Báo chí nói về CoffeeHR
Khách hàng của CoffeeHR
Di chuyển lên đầu