“Kanban” là thuật ngữ khá quen thuộc với những ai là quản lý team, làm việc đội nhóm. Thiết lập bảng Kanban chính là kiểu hình lý tưởng để nắm bắt được tiến độ công việc. Vậy Kanban là gì mà hữu hiệu đến như vậy? Và việc áp dụng phương pháp Kanban trong quản lý công việc sẽ mang lại lợi ích gì?
Hệ thống Kanban
Việc áp dụng Kanban trong công tác quản lý công việc sẽ mang đến hiệu quả lâu dài. Vậy Kanban là gì hay làm thế nào để thiết lập bảng Kanban đúng cách sẽ được giải đáp ngay sau đây.
Kanban là gì? Các khái niệm liên quan
Thuật ngữ “Kanban” xuất phát từ nước Nhật, trong đó từ “Kan” nghĩ là thị giác và từ “ban” được hiểu là thẻ. Vậy Kanban là gì? Kanban được biết đến là thẻ thị giác theo tiếng Nhật. Tuy nhiên, theo kinh tế học, đây được biết tới là “Phương pháp quản lý Kanban”. Phương pháp này được người Nhật áp dụng trong các công việc liên quan đến quản lý sản xuất và kỹ thuật để nhắc nhở những người nhân viên về công việc cần làm.
Ngoài ra còn có những khái niệm khác mà bạn cần biết, một số khái niệm tiêu biểu khi lên kế hoạch xây dựng hệ thống Kanban là:
Bảng Kanbban là gì? Bảng Kanban là một công cụ để trực quan hóa công việc. Bảng Kanban bao gồm các cột tương ứng với trạng thái của nhiệm vụ và thẻ đại diện cho các nhiệm vụ. Mỗi công việc khi ở trạng thái nào thì được xếp vào cột tương ứng. Chúng ta có thể sử dụng bảng vật lý hoặc một phần mềm hỗ trợ Kanban.
Thẻ Kanban là gì? Thẻ Kanban là ảnh đại diện cho một hạng mục công việc. Được dịch từ tiếng Nhật, nó có nghĩa đen là thẻ trực quan. Đây là yếu tố cốt lõi của hệ thống Kanban vì nó đại diện cho công việc đã được yêu cầu hoặc đang được tiến hành. Thẻ Kanban có chứa các thông tin giá trị về nhiệm vụ và tình trạng của nó, chẳng hạn như tóm tắt các nhiệm vụ, người chịu trách nhiệm, thời hạn,…
Phương pháp Kanban được xây dựng như thế nào?
Phương pháp Kanban được xây dựng và sử dụng trong công việc quản lý dựa vào những nguyên tắc:
- Các chi tiết công việc sẽ được truyền từ công đoạn đầu tiên đến các công đoạn tiếp theo khác.
- Công việc sẽ không thể bắt đầu khi chưa nhận được Kanban.
- Các thùng hàng thuộc dây chuyền sản xuất phải có thẻ Kanban thể hiện rõ những thông tin về chi tiết sản phẩm, nơi sản xuất, nơi chuyển đến và số lượng.
- Mỗi thùng hàng hay khay chứa hàng đều có đúng số lượng được chỉ định.
- Những thông tin chi tiết hay phế phẩm không được bàn giao cho công đoạn tiếp theo.
- Khoảng thời gian giữ những lần giao hàng và số lượng Kanban phải cần rút ngắn.
4 nguyên lý của hệ thống Kanban
Để đạt được thành quả như kỳ vọng của người dùng, phương pháp Kanban hoạt động tuân theo 4 nguyên lý sau:
- Trực quan hóa công việc
Sử dụng bảng Kanban là hình thức hiệu quả mang lại góc nhìn trực quan đối với công việc. Vậy bảng Kanban là gì? Bảng Kanban thể hiện các cột tương xứng với trạng thái công việc. Có hai hình thức sử dụng bảng Kanban thường thấy, bảng vật lý và phần mềm hỗ trợ Kanban như Trello.
- Giới hạn công việc đang thực hiện (Limit WIP – Limit Work In Progress)
Các cột của Kanban được phân bổ theo từng trạng thái khác nhau, điều này đồng nghĩa mỗi trạng thái sẽ được giới hạn công việc trong đó. Nguyên lý này nhằm giới hạn các công việc chưa hoàn thành trong tiến trình làm việc, giảm thiểu thời gian mỗi công việc được thiết lập qua hệ thống Kanban.
- Tập trung vào luồng làm việc
Áp dụng nguyên lý giới hạn WIP của Kanban sẽ giúp phát triển những định hướng theo nhóm. Giúp nhóm có thể tối ưu hóa hệ thống làm việc theo bảng Kanban, cải thiện luồng làm việc trơn tru hơn.
- Cải tiến liên tục
Tiến trình công việc được đo mức độ một cách hiệu quả bằng cách theo dõi chất lượng, thời gian hoàn thành sản phẩm,… từ đó, đưa ra những phân tích, thử nghiệm để thay đổi hệ thống theo hướng tích cực.
>>> Có thể bạn quan tâm: Phương pháp Kaizen là gì? Lợi ích của phương pháp Kaizen
5 Lợi ích của việc áp dụng phương pháp Kanban đúng cách
Như đã trả lời câu hỏi “Kanban là gì?” ở phần nội dung trên, nhiều người đã có được định hướng làm việc với Kanban một cách hiệu quả. Vậy, cụ thể phương pháp Kanban mang lại lợi ích gì?
Xem thêm Video Kanban là gì?
Lên kế hoạch linh hoạt
Đối với công việc đã được phân chia theo cột trong bảng Kanban, mỗi nhóm sẽ chỉ tập trang làm duy nhất một hạng mục công việc được giao phó. Sau khi hoàn thành, công việc tiếp theo được phân đến cột công việc đang thực hiện. Điều này đồng nghĩa với việc người chủ có thể đẩy các công việc tồn đọng trước đó mà không làm ảnh hướng tới hoạt động công việc. Mọi chuyện sẽ được thực hiện tốt miễn là người điều hành giữ nguyên các hạng mục công việc quan trọng trong công việc.
Tối ưu hóa thời gian chu kỳ làm việc
Thời gian chu kỳ làm việc là khoảng thời gian cần thiết để một lượng công việc trải qua quy trình làm việc của đội nhóm. Với nguyên lý tối ưu hóa thời gian của từng chu kỳ, người quản lý sẽ có khả năng dự đoán việc phân chia các công việc tiếp theo. Ngoài ra, đặc tính Kanban không phát triển riêng lẻ một cá thể, gây tình trạng tắc nghẽn trong quy trình hoạt động nếu thực hiện không tốt. Đội nhóm làm việc theo Kanban sẽ phải có trách nhiệm hỗ trợ và trao đổi các kỹ năng với nhau, đảm bảo tính ngang sức giữa mỗi người và đồng nhất trong công việc.
>>> Đừng bỏ lỡ: Mô hình Canvas là gì? 9 Trụ cột xây dựng mô hình Canvas hiệu quả
Giảm thiểu sự tắc nghẽn
Tuy áp dụng phương pháp Kanban sẽ dễ dàng làm việc đa nhiệm, nhưng lại có thể mang lại sự thiếu hiệu quả trong công việc. Đây cũng chính là nguyên nhân khiến Kanban có nguyên lý giới hạn số lượng công việc khi thực hiện (WIP).
Vì vậy, việc sử dụng nguyên lý giới hạn này sẽ làm tăng lượng thời gian dự phòng và giảm tình trạng tắc nghẽn trong quá trình làm việc của nhóm.
>>> Xem thêm: Mô hình BSC trong quản lý và vận hành doanh nghiệp
Số liệu trực quan
Lợi ích từ “Số liệu trực quan” khi áp dụng Kanban là gì? Số liệu trực quan là những giá trị cốt lõi nhằm tập trung vào mục đích cải thiện hiệu quả và hiệu suất sau mỗi kỳ lặp lại công việc. Với phương pháp Kanban, công việc sẽ được theo dõi bằng hình thức biểu đồ, đảm bảo năng suất làm việc của nhóm đang được cải thiện liên tục. Như vậy, việc phát hiện và loại bỏ những điểm tắc nghẽn sẽ diễn ra nhanh chóng.
Chuyển giao liên tục
Chuyển giao liên tục – Continuous Delivery (CD) được hiểu là quy trình làm việc với khách hàng về quá trình phân phối sản phẩm một cách thường xuyên. Khi sử dụng Kanban vào công việc, CD sẽ tiến bộ hơn nhờ cả hai kỹ thuật đều tập trung vào việc cung cấp giá trị đúng lúc. Hiện nay, các nhóm càng đưa ra sự đổi mới trên thị trường nhanh chóng thì sản phẩm của họ sẽ có tính cạnh tranh cao. Việc áp dụng Kanban là sự tối ưu hóa luồng công việc cho khách hàng, tập chung vào mục tiêu trên.
Ứng dụng phương pháp Kanban vào quản lý công việc hiệu quả
Trong quản lý công việc hàng ngày, phương pháp Kanban có tính ứng dụng rất cao. Cách thức sử dụng giấy nhớ trên bảng Kanban hay những ứng dụng Kanban đều có mục đích chung là tối đa hóa hiệu suất làm việc, loại bỏ tình trạng chồng chéo công việc. Chỉ với 4 bước đơn giản sau, một bảng Kanban đúng chuẩn sẽ được hoàn thiện nhanh chóng:
- Bước 1: Chuẩn bị đạo cụ: Tấm bảng có thể ghim nam châm và những tờ giấy nhớ nhiều màu sắc.
- Bước 2: Thiết lập cột đầu tiên: “Việc cần làm” (To do list). Đây là cột bao gồm những nhiệm vụ cần làm với các mức độ quan trọng và khẩn cấp được phân chia theo màu sắc của giấy nhớ.
- Bước 3: Thiết lập cột thứ hai: “Việc đang làm” (work in progress). Cột này thể hiện những việc đang diễn ra ở hiện tại.
- Bước 4: Thiết lập cột thứ ba: “Việc đã hoàn thành” (Done list). Cột được chuyển những mẩu giấy nhớ từ cột hai sau khi đã hoàn thành. Theo trình tự đó, từ bước 2 đến bước 4 sẽ được lặp lại liên tục.
Những lưu ý khi áp dụng Kanban cần biết
Vậy các lưu ý khi thực hiện Kanban là gì? Dưới đây là một số lưu ý khi áp dụng Kanban mà người mới sử dụng cần biết:
- Màu sắc Kaban: việc lựa chọn màu sắc khác nhau sẽ là cần thiết để phân chia loại công việc, thứ tự ưu tiên của từng đầu công việc.
- Giới hạn: đặt ra giới hạn chỉ từ 2-3 công việc đang thực hiện ở cột 2. Điều này giảm thiểu sự mất tập trung và áp lực trong quá trình làm việc.
- Đặt Deadline: Tự mình đưa ra giới hạn thời gian trong việc chuyển note và hoàn thành công việc sẽ là cách hiệu quả để nâng cao hiệu suất và tính kỷ luật trong công việc.
- Phân công: phân chia nhiệm vụ giữa các thành viên trong nhóm và để chính họ tự chuyển note khi hoàn thành phần việc được giao.
- “Hoàn thành”: điền cột thứ 3 (done list) vào mỗi cuối tuần để mọi người cùng thấy được thành quả làm việc trong một tuần, đồng thời khích lệ ý chí cho tuần tới.
>>> Đừng bỏ lỡ:
- Six Sigma là gì? 6 Lợi ích khi áp dụng Six Sigma mà bạn nên biết
- Pipeline là gì? 5 Giai đoạn quan trọng của quy trình Pipeline
Khái niệm “Kanban là gì?” đã được lý giải ở những phần nội dung trên. Bên cạnh đó là những lợi ích khi sử dụng phương pháp Kanban trong công việc không thể bỏ qua. Đặc biệt, đối với cá nhân là những người quản lý team, quản lý dự án với trong tay nhiều task và nhân lực, việc nắm chắc cách thức sử dụng Kanban chính là chìa khóa mở ra hướng đi chuẩn xác hiệu quả nhất.
Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
