Nếu bạn là một nhà tuyển dụng đang loay hoay không biết nên thực hiện công việc như thế nào? Bạn ước mình có nhiều quyền kiểm soát hơn trong việc tuyển dụng? Cách tốt nhất để giảm bớt căng thẳng đó chính là lập ngay một kế hoạch tuyển dụng nhân sự vừa mang lại hiệu quả cao lại giúp bạn không còn lo âu. Vậy thì hãy theo dõi ngay bài viết này để được hướng dẫn chi tiết nhé.
Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là gì?
Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là hoạt động chúng ta tìm kiếm và thu hút nhân lực tốt nhằm đáp ứng những nhu cầu cần thiết mà vị trí ứng tuyển đề ra. Cùng với đó thì người nhân viên ấy cũng cần phải có khả năng thích nghi môi trường làm việc và văn hóa công ty của bạn.
Hoặc chúng ta cũng có thể hiểu theo nghĩa rộng hơn của xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự đó là bao gồm tất cả những khía cạnh liên quan tới tuyển dụng nhân sự, từ thiết lập thời gian tuyển dụng, xác định budget, quản lý và theo dõi hiệu quả công việc,…
» Tham khảo thêm: Các bước xây dựng quy trình tuyển dụng chuẩn cho doanh nghiệp
Các bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự thành công
Rõ ràng rằng khi chúng ta biết cách xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự thì công việc sẽ trở nên dễ dàng và mang lại hiệu quả cao hơn. Tuy vậy, không phải doanh nghiệp nào cũng làm được điều này. Vì vậy, nhằm giúp chúng ta có được định hướng tốt hơn thì hãy cùng theo dõi các bước cụ thể dưới đây.
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Điều đầu tiên trong việc lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự đó chính là bạn cần xác định rõ nhu cầu và vị trí tuyển dụng công ty đang còn thiếu.
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn trong bước này thì bạn cần xác định được mục tiêu phát triển lâu dài của công ty trong tương lai. Từ đó có sự tính toán về nhân lực, và các phát sinh do nghỉ việc, nghỉ hưu hoặc các chính sách khác… Những điều này cũng một phần gây ra sự tác động đối với việc tuyển dụng của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải xác định xem tại các phòng ban nào cần bổ sung thêm nguồn lực và tại sao. Tiếp đến, nhân lực của công ty có đáp ứng các dự án sắp tới, từ đó xác định các kỹ năng và năng lực cần thiết của ứng viên. Nếu nhìn về tương lai với một tầm nhìn rộng, bạn sẽ biết doanh nghiệp của bạn đang cần gì.
Thiết lập kế hoạch và lịch tuyển dụng nhân sự
Ở bước tiếp theo, bạn cần đưa những số liệu đã phân tích và dự kiến ở trước đó vào thực tiễn. Nghĩa là bạn cần tính toán chi tiết xem: Mỗi phòng ban cần bao nhiêu nhân lực mới và khi nào cần số lượng này?
Bởi vì quy trình tuyển dụng không đơn thuần có thể hoàn thành trong ngày một ngày hai nên cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước. Chẳng hạn như các dự án sắp tới sẽ bắt đầu từ tháng 3/2022 thì bạn cần lên kế hoạch tuyển dụng chuẩn bị trước khoảng 3 tháng.
Đôi khi với một kế hoạch tuyển dụng hoàn chỉnh thì bạn cần phải lên trong cả một năm. Điều này đòi hỏi bạn phải có sự am hiểu về từng phòng ban cũng như khối lượng công việc trong tương lai.
» Tham khảo thêm: Các cách tuyển dụng nhân sự hiện nay – hiệu quả, tiết kiệm, nhanh chóng
Sử dụng những công cụ bổ trợ cho kế hoạch tuyển dụng
Để thuận lợi hơn trong việc quản lý, phân bổ công việc sao cho hiệu quả và hợp lý thì bạn nên sử dụng những công cụ hỗ trợ cần thiết. Hiện nay có rất nhiều công cụ thao tác dễ dàng và nhanh hơn giúp bạn tìm được những ứng viên phù hợp với các yêu cầu đã đề ra.
Bạn nên cân nhắc các công cụ hỗ trợ phù hợp để tất cả các thành viên trong ban tuyển dụng đều sử dụng thành thạo được. Vì đây là yêu cầu công việc tập thể nên cần có sự cân nhắc, bởi lẽ một mình bạn không thể đảm nhận hết tất thảy các công việc được.
Xác định kỹ năng yêu cầu cho từng vị trí tuyển dụng
Sau khi đã biết được số lượng chính xác các ứng viên cần chọn thì bạn nên đặt câu hỏi về phẩm chất và năng lực cần có của họ. Chẳng hận như công việc trước đây của ứng viên là gì? Họ đã tích lũy được những kỹ năng nào? Mục tiêu và hướng đi trong tương lai của họ ra sao? Đây là một số câu hỏi bạn nên đưa ra để tìm hiểu thêm thông tin về các ứng viên của mình.
Ở bước thực hiện này, tốt nhất bạn nên tham vấn ý kiến từ trưởng bộ phận vị trí cần tuyển Ví dụ: Nếu vị trí cần tuyển là nhân viên Marketing, bạn nên tham khảo ý kiến từ trưởng phòng Marketing để đưa ra yêu cầu phẩm chất và kỹ năng phù hợp nhất với các ứng viên.
Điều này vừa giúp mối quan hệ của 2 phòng ban được củng cố mà còn làm giảm thời gian tuyển dụng không cần thiết (mà điều này có thể khiến chi phí cho hoạt động này bị đội lên).
Lên ngân sách cho kế hoạch tuyển dụng
Bạn có thể dự trù kinh phí tiêu tốn trong quá trình tuyển dụng nhờ các báo cáo từ năm ngoái. Mặc dù các chi phí sẽ có sự dao động và không giống nhau ở từng năm nhưng nhìn chung nó sẽ khá sát so với tình hình hiện tại. Bạn có thể tham khảo thêm một số khoản cần chi trả cho một chương trình tuyển dụng như sau:
- Quảng bá trên các nền tảng mạng xã hội: Facebook, instagram, zalo,…
- Chi phí cho các app tuyển dụng như: Vietnamworks, TopCV, Linkdn, Upwork,…
- Chi phí cho việc tạo dựng thương hiệu tuyển dụng cho doanh nghiệp.
- Chi phí nhân sự.
- Chi phí cho công tác tổ chức và tham gia ngày hội tuyển dụng.
- Các chi phí khác.
» Xem thêm: Danh sách top 18 các trang web tuyển dụng uy tín, hiệu quả năm 2022
Xây dựng bản mô tả tuyển dụng hấp dẫn
Để thu hút những ứng viên tốt nhất, các doanh nghiệp nên xây dựng một bản thông tin công việc chi tiết và hấp dẫn. Thay vì liệt kê một hàng dài những công việc phải làm và mong muốn của nhà tuyển dụng đối với vị trí tuyển dụng, bạn nên nhấn mạnh vào những điều mà ứng viên có thể nhận được.
Để có thể thu hút ứng viên, bạn có thể giới thiệu những thành tựu mà công ty đã đạt được. Thêm vào đó là tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu phát triển mà công ty hướng tới. Điều này sẽ giúp ứng viên có cái nhìn chi tiết hơn về văn hóa và tính chuyên nghiệp của môi trường công ty bạn.
» Xem thêm: 6 Mẫu thông báo tuyển dụng nhân sự chuẩn nhất 2022 – CoffeeHR
Thiết lập quy trình tuyển dụng rõ ràng
Tiếp đến, bạn cần thiết lập một quy trình tuyển dụng rõ ràng để sàng lọc và phân loại mức độ phù hợp một cách cụ thể. Tuy vậy, để tạo ra một quy trình phù hợp là điều không hề dễ dàng không phải ai cũng có thể làm được. Do đó, chúng ta có thể tạo ra nhiều cách để tiếp cận ứng viên hơn. Dù bằng cách nào đi chăng nữa thì bạn nên đặt ra một số câu hỏi và tình huống cụ thể để ứng viên có thể bộc lộ tính cách cũng như năng lực của họ.
Xác thực thông tin về ứng viên
Sau khi đã có những ứng viên phù hợp với các tiêu chí đề ra thì một bước nữa bạn cần làm đó chính là kiểm tra tính chân thực của hồ sơ như lai lịch hay thông tin cá nhân. Tất nhiên chúng ta không nên quá đặt trọng vấn đề này, đây chỉ là một bước nhỏ giúp bạn kiểm tra chính xác thông tin của ứng viên. Vì dù sao ứng viên có thông tin rõ ràng đáng tin cậy sẽ không làm ảnh hưởng đến doanh nghiệp trong tương lai đặc biệt là những vấn đề về pháp lý.
Thêm vào đó, việc kiểm tra thông tin ứng viên còn giúp bạn nhận ra họ có tính trung thực hay không. Bởi lẽ có rất nhiều người để được vào các doanh nghiệp thì họ hay thổi phồng một số thông tin. Việc nói dối ngay từ khi mới vào công ty sẽ làm giảm uy tín của ứng viên, và chúng ta không thể chắc rằng tương lai khi xử lý công việc họ sẽ không lặp lại điều này.
Đưa ra lời đề nghị tới ứng viên
Sau khi đã có được các ứng viên phù hợp thì bước tiếp theo chính là lời mời tham gia công ty. Ở bước này đòi hỏi nhà tuyển dụng cần nắm bắt tâm lý ứng viên tốt cũng như khả năng thuyết phục giỏi.
Để có thể đạt được kết quả như mong đợi thì bạn nên là người chủ động trong mọi việc. Trước tiên hãy gửi mail hoặc gọi điện để thăm dò ứng viên và đưa ra mức lương hợp lý nhất. Sau khi thỏa thuận thành công với ứng viên thì bạn ngay lập tức cần phải kí kết hợp đồng bằng văn bản. Một dấu hiệu giúp bạn biết được ứng viên có mong muốn hợp tác hay không đó chính là các đề nghị được đưa ra đều nhận được sự đồng thuận.
Công việc tiếp theo sau khi nhận được lời đồng ý từ ứng viên
Sau khi đã hoàn thành tất cả các bước ở phía trên thì bước tiếp theo của bạn đó chính là giúp ứng viên hòa nhập với môi trường làm việc. Chẳng hạn như một món quà buổi đầu gặp mặt, một buổi nói chuyện trao đổi và làm quen nhân sự cùng với nhau. Điều giúp nhân viên mới có động lực và hứng thú trong công việc đó chính là những ấn tượng tốt đẹp ngay từ ban đầu. Bạn nên cân nhắc kĩ yếu tố này khi giúp họ hòa nhập văn hóa doanh nghiệp.
Học hỏi từ những kinh nghiệm bạn thu được
Sau khi đã hoàn thành công việc tuyển dụng, lúc này bạn cần nên đưa ra những nhận xét đánh giá quá trình này. Liệu bạn đã làm tốt hay chưa, trong quá trình thực hiện có nảy sinh vấn đè nào ngoài dự đoán so với khi lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự hay không? Bạn cần cải thiện và bổ sung những kĩ năng nào? Qua đó, bạn sẽ rút ra được những bài học kinh nghiệm quý giá cho riêng mình.
Một bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự hoàn hảo sẽ là kim chỉ nam giúp công ty vận hành tốt hơn. Có lẽ để tạo nên được nó thì đòi hỏi bạn cần bỏ ra rất nhiều công sức cùng với sự tỉ mỉ. Tuy nhiên sau khi hoàn thành tốt đẹp thì sẽ giúp bạn ngày càng trau dồi kinh nghiệm để làm việc tốt hơn. Hy vọng qua bài viết này đã giúp bạn hiểu được các bước lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự thật bổ ích và hiệu quả.
CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để tối ưu Quản trị nhân sự cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
