Kiến thức quản trị nhân sự

Chia sẻ Kiến thức quản trị nhân sự Không giới hạn

KPI là gì? Có những loại KPI nào? Làm sao để lập KPI hiệu quả?

kpi là gì
Chia sẻ trên facebook
Chia sẻ trên twitter
Chia sẻ trên linkedin
Chia sẻ trên print
Cỡ chữ

KPI là cụm từ quen thuộc, thường được bắt gặp mỗi tháng, mỗi quý hoặc theo định kỳ, khi cấp trên giao phó công việc hoặc nhiệm vụ. Từng bộ phận trong công ty sẽ có các chỉ số KPI khác nhau, nhằm đánh giá khách quan hiệu suất làm việc của từng cá nhân hoặc bộ phận đó. Trong bài viết này, hãy cùng Coffee HR tìm hiểu rõ hơn KPI là gì và làm sao để lập KPI hiệu quả nhất nhé!

Chỉ số KPI là gì?

KPI – viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Key Performance Indicator” (Chỉ số đánh giá hiệu quả công việc ), là công cụ đo lường, đánh giá năng suất công việc, được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ hoặc chỉ tiêu định lượng. Đây là chỉ số phản ánh hiệu quả hoạt động của từng cá nhân, bộ phận, tổ chức hay doanh nghiệp.

Tuỳ đặc thù của tổ chức, doanh nghiệp mà KPI được phân chia thành nhiều cấp độ khác nhau. Hiểu được KPI là gì sẽ giúp các cá nhân, phòng ban tập trung vào mục tiêu đề ra ban đầu để hoàn thành kịp tiến độ. Chạy KPI là cơ sở giúp người lao động đảm bảo thực hiện đúng trách nhiệm, nghĩa vụ, góp phần cho việc đánh giá trở nên cụ thể, minh bạch, công bằng.

KPI là gì Key Performance Indicator
KPI là gì? Key Performance Indicator – chỉ số đánh giá hiệu quả công việc.

Lợi ích của KPI

Sau khi đã hiểu được ý nghĩ KPI là gì, mỗi cá nhân, tập thể đều sẽ biết được rằng chỉ số KPI đóng vai trò vô cùng quan trọng trong sự phát triển của cả một doanh nghiệp, ảnh hưởng đến kết quả thực hiện mục tiêu đề ra.

Chạy KPI hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi thế vượt trội như:

  • Đưa đến cho nhân viên cái nhìn tổng thể về mục tiêu công việc trong hiện tại và dài hạn, từ đó xác định được lộ trình, phân chia đầu việc theo mức độ quan trọng
  • Đo lường hiệu suất làm việc của mỗi bộ phận và cá nhân so với chỉ tiêu ban đầu đặt ra
  • Ban lãnh đạo cập nhật được tình hình, tiến độ làm việc của từng bộ phận
  • Đặt ra chế độ lương, thưởng hợp lý dựa trên kết quả KPI đạt được để tạo động lực cho nhân viên
  • Định hình và điều chỉnh chiến lược phát triển của doanh nghiệp sau khi đánh giá kết quả KPI
Chạy KPI hiệu quả mang lại nhiều lợi ích
Chạy KPI hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho cá nhân, tổ chức

Yếu tố tạo nên một KPI tốt

KPI dùng để đánh giá hiệu suất làm việc nhưng không phải lúc nào chạy KPI cũng mang lại hiệu quả cao nhất. Đó là lý do tại sao, bên cạnh việc hiểu rõ KPI là gì, ta còn phải xác định được các tiêu chí để tạo nên một KPI tốt. Về bản chất, KPI tốt cần đáp ứng những đặc điểm sau:

  • Phù hợp với mục tiêu mang tính chiến lược: Các chỉ số KPI đặt ra cần gắn liền những mục tiêu kinh doanh cụ thể trong ngắn hạn và dài hạn, từ đó xác định được vai trò đóng góp của từng vị trí đối với lộ trình phát triển chung của toàn công ty
  • Đúng trọng tâm: Nói cách khác, thay vì dàn trải vào quá nhiều chỉ tiêu, chúng ta chỉ cần tập trung vào những mục tiêu ưu tiên và mang tính định hướng chiến lược. Nếu phần chỉ số có trọng số nhỏ hơn 1% thì nên cân nhắc bỏ để ưu tiên cho các chỉ số khác.
  • Hợp lý với nhiệm vụ và chức năng: Tiêu chí này được hiểu rằng mỗi bộ phận sẽ có một vai trò riêng do đó khi đặt KPI cần đảm bảo rằng nằm trong phạm trù chức năng của cá nhân hoặc bộ phận đó.
  • Đáp ứng tiêu chí công cụ SMART, bao gồm: Specific (Cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Có thể đạt được), Realistic (Thực tế), Time-bound (thời hạn chi tiết).
Để tạo nên KPI tốt cần phụ thuộc nhiều yếu tố
Để tạo nên KPI tốt cần phụ thuộc nhiều yếu tố

Phân loại KPI theo mục tiêu

Tuỳ vào đặc thù của từng công ty, việc đặt ra trong mỗi tháng, mỗi quý hoặc theo định kỳ KPI là gì không chỉ giúp ban lãnh đạo, cấp trên theo dõi được mức độ hoàn thành công việc của nhân viên mà bên cạnh đó, từng cá nhân sẽ xác định được mục tiêu phải hoàn thành. Chỉ số KPI được chia thành 2 loại: KPI thuộc về chiến lược và KPI thuộc về chiến thuật.

KPI được phân chia thành 2 loại
KPI được phân chia thành 2 loại: KPI chiến lược & KPI chiến thuật

KPI thuộc về chiến lược

KPI thuộc về chiến lược là các chỉ tiêu được đặt ra bởi nhà lãnh đạo cấp cao của công ty, tác động trực tiếp đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp như doanh số, lợi nhuận, thị phần, vốn đầu tư. Chỉ số này gắn với mục tiêu chiến lược của công ty trong ngắn hạn và dài hạn.

Ví dụ: Năm 2022, công ty V đặt mục tiêu tăng thị phần ngành hàng tiêu dùng tại Việt Nam lên mức 15%. Hoặc nếu không đạt được thị phần 15%, các nhà đầu tư hiện tại sẽ rút vốn ra khỏi công ty V, ảnh hưởng đến việc duy trì hoạt động của tập đoàn trong tương lai. Điều này đòi hỏi mỗi phòng ban, tổ chức phải chạy KPI theo đúng kế hoạch đã đề ra.

KPI thuộc về chiến thuật

Có phạm trù hẹp hơn KPI thuộc về chiến lược, KPI thuộc về chiến thuật gắn với các hoạt động, nhiệm vụ cụ thể nhằm góp phần giúp công ty đạt được các KPI chiến lược hay mục tiêu chiến lược. Do đó, chỉ số KPI thuộc về chiến thuật được đưa ra từ các cấp thấp hơn trong công ty như các giám đốc, trưởng bộ phận, trưởng phòng, sau đó triển khai cho các nhóm, hoặc từng nhân viên thực hiện.

Ví dụ: Trưởng phòng Marketing có trách nhiệm yêu cầu nhân viên quản lý mạng xã hội đưa ra tháng này KPI là gì. Cụ thể Kênh TikTok của công ty đến hết tháng 5/2022 cần chạy KPI để đạt được mốc 10K followers. Mặc dù chỉ số này không tác động nhiều đến doanh số của công ty nhưng lại góp phần tăng độ nhận diện, mở rộng phạm tiếp cận đến các đối tượng khách hàng. Đồng thời, KPI chiến thuật còn mang tính đo lường sự phát triển của kênh truyền thông theo từng giai đoạn.

Ứng dụng công cụ SMART vào KPI

Như đã đề cập ở mục 3 – Yếu tố để tạo nên một KPI tốt, công cụ SMART là viết tắt của các từ,: Specific (Cụ thể) – Measurable (Đo lường được) – Achievable (Đạt được) – Realistics (Thực tế) – Time bound (Thời hạn chi tiết). Đây được xem như là các tiêu chí để đánh giá KPI có khả năng đáp ứng mục đích của nhà quản lý hay không.

Những người có quyền hạn đặt ra KPI đòi hỏi phải bảo đảm sứ mệnh, tính nhất quán trong chiến lược của tổ chức và tính thống nhất trong hệ thống quản trị chung. Bên cạnh việc nắm bắt được KPI là gì theo từng giai đoạn, doanh nghiệp cần phải đánh giá KPI của mình đã có đầy đủ những tính chất trong yếu tố SMART hay chưa.

Công cụ SMART trong việc thiết lập KPI
Công cụ SMART trong việc thiết lập KPI
  • S – Specific – Cụ thể: Để nhân viên, cấp dưới biết tháng này KPI là gì, hình cần hoàn thành những hạng mục nào thì ban lãnh đạo, cấp trên cần phải xác định rõ chỉ tiêu cần đạt được cho từng nhiệm vụ. KPI đặt ra phải cụ thể, rõ ràng mới mang lại giá trị và kết quả.
  • M – Measurable – Đo lường được: Bạn không thể chạy KPI trong khi cấp trên không đánh giá được hiệu quả công việc bạn đang thực hiện. KPI chỉ mang lại giá trị khi được thể hiện qua rõ thông qua báo cáo hoặc số liệu thống kê. Các phần mềm, ứng dụng là lựa chọn tối ưu để đo lường các chỉ số trong việc đánh giá KPI.
  • A – Achievable – Có thể đạt được: Không ai có khả năng trả lời câu hỏi tháng này KPI là gì nếu họ không thuộc bộ phận có thể triển khai và chịu trách nhiệm được. Các chỉ số KPI đưa ra phải đảm bảo trong điều kiện đủ khả năng thực hiện, phù hợp tình hình về nhân lực và nguồn lực.
  • R – Realistics – Thực tế: Để nhân viên chạy KPI mang lại hiệu quả, điều quan trọng là bạn cần phải xét đến các tác nhân bên ngoài, không nên đặt ra KPI cho nhân viên khi chỉ dựa và giả thuyết hay niềm tin. Nếu không, nhiều khả năng KPI đó không sử dụng được, hoặc không thể hoàn thành và phản ánh đúng giá trị công ty.
  • T – Time-bound – Thời hạn chi tiết: Đặt ra KPI là gì sẽ luôn đi kèm với mốc thời gian cụ thể hoàn thành công việc. Điều này giúp người nhận công việc có thể quản lý thời gian, sắp xếp được các đầu việc để chạy KPI một cách hiệu quả, đảm bảo tiến độ của phòng ban.

Lý do các doanh nghiệp không xây dựng được KPI

Mặc dù đa phần doanh nghiệp đã hiểu rõ bản chất KPI là gì, song vẫn có nhiều trường hợp đang loay hoay để tìm ra bộ KPI phù hợp với mô hình kinh doanh của mình, từ đó khiến nhân viên rơi vào tình trạng chạy KPI miệt mài những không mang lại hiệu quả, ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự phát triển.

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc doanh nghiệp không xây dựng được KPI
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc doanh nghiệp không xây dựng được KPI

Việc xác định được KPI là gì cho mỗi thời điểm cần phải phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Nếu chỉ một trong số những tiêu chí SMART không đáp ứng được thì quá trình xây dựng KPI cho doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn.

Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến việc doanh nghiệp không xây dựng được KPI, dưới đây là một số các lý do:

  • Mục tiêu đề ra còn chung chung, không cụ thể, rõ ràng
  • Quy trình xây dựng KPI phức tạp, thiếu khoa học
  • Thiếu các nhà quản lý, trưởng nhóm đủ năng lực để giám sát, đánh giá và báo cáo kịp thời
  • Không theo dõi sát sao, thấu hiểu năng lực thực tế của nhân viên
  • Triển khai mục tiêu KPI không được sự đồng thuận của toàn thể nhân viên
  • Hệ thống mục tiêu KPI thiếu tính thiết thực và quá xa vời với thực tế

Quy trình lập chỉ số KPI hiệu quả cho doanh nghiệp

Quy trình lập chỉ số KPI hiệu quả cho doanh nghiệp, nói cách khác là việc trả lời cho câu hỏi “KPI là gì?” trong từng thời điểm phải được dựa trên mục tiêu của tổ chức, những người có trách nhiệm tham gia. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra lộ trình phù hợp, giúp cho việc chạy KPI trở nên thuận lợi hơn.

quy trình xây dựng KPIs

Dưới đây là quy trình lập chỉ số KPI hiệu quả mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

  • Xác định người/bộ phận xây dựng KPI: Thông thường người đảm nhiệm vai trò này sẽ là các Trưởng bộ phận/phòng/ban bởi họ là người trực tiếp quản lý và hiểu rõ nhất nhiệm vụ cho từng vị trí chức danh của bộ phận. Bên cạnh đó, Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao – những người nắm rõ kế hoạch cũng như mục tiêu chiến lược của công ty cũng có thể giao KPI cho phòng/ban/bộ phận khác.
  • Đánh giá chỉ số KPI dựa trên tiêu chí SMART: Việc soi chiếu này giúp cho bộ KPI sau khi được xây dựng sẽ mang lại giá trị và hiệu quả, đảm bảo cấp trên có thể theo dõi và nhân viên biết được nhiệm vụ cần thực hiện, thời hạn hoàn thành.
  • Đánh giá mức độ hoàn thành KPI: Sau khi đã đến hạn, nhà quản lý sẽ nhận được bảng tổng hợp kết quả mức độ hoàn thành của từng cá nhân, phòng ban và tiến hành so sánh, đánh giá toàn diện. Việc làm này giúp cấp trên xem xét được mức hiệu quả làm việc, khả năng chạy KPI của người được giao trách nhiệm thực hiện đến đâu.
  • Điều chỉnh và tối ưu KPI hợp lý: KPI cần được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian bởi không nhất thiết tháng này KPI là gì thì tháng sau cũng sẽ như vậy. KPI phụ thuộc vào mục tiêu chiến lược của công ty trong từng thời điểm. Nếu nhận thấy KPI không hợp lý hoặc quá cao so với khả năng thực hiện thì phải điều chỉnh lại cho tháng, hay kỳ chạy KPI tiếp theo.
  • Xem xét giữa KPI và lương thưởng: Dù ban quản lý đặt ra KPI là gì đi chăng nữa thì đừng quên xem xét lương thưởng khi hoàn thành KPI, bởi đây là yếu tố góp phần thúc đẩy tinh thần và năng suất làm việc của nhân viên. Việc đánh giá cần được diễn ra cuối mỗi kỳ chạy KPI, thể hiện sự khách quan, toàn diện bằng cách thu thập nhiều ý kiến của cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng và bản thân người được đánh giá.

Lưu ý khi xây dựng chỉ số KPI

Trước khi xác định tháng này, quý này KPI là gì thì việc xây dựng KPI đòi hỏi doanh nghiệp cần tạo một số chuẩn ngữ cảnh của chỉ tiêu. Điều này nhằm mục đích giúp người thực hiện mới hiểu rõ ý nghĩa của từng chỉ tiêu KPI, từ đó vạch ra lộ trình chạy KPI hiệu quả. Tên chỉ tiêu và chỉ số đo thường có một ngầm định so sánh (benchmark) với một mốc nào đó, có thể là trung bình ngành, tăng trưởng hàng năm, …

Bên cạnh đó, chỉ số KPI thường được xem xét ở cấp độ điều hành, chính vì thế các nhà quản lý không nên theo dõi mọi chỉ số hiệu suất ở nhiều hơn một nơi. Cụ thể như, ở cấp độ chiến lược, doanh nghiệp chỉ nên theo dõi và đo lường các chỉ số có tác động lớn nhất đến công ty thay vì tập trung vào các chỉ số nhỏ, chi tiết trong từng phòng ban.

CoffeeHR – Phần mềm quản lý KPI hỗ trợ doanh nghiệp tốt nhất

Xác định rõ KPI là gì và nhận thức được tầm quan trọng của KPI là điều cần thiết giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động của mỗi cá nhân nói riêng, từng phòng ban nói chung. Tuỳ vào đặc thù mà mỗi công ty sẽ đặt ra mức độ KPI khác nhau, tuy nhiên, làm thế nào để có thể quản lý KPI trong doanh nghiệp một cách hiệu quả vẫn là câu hỏi khiến nhiều nhà quản lý phải đau đầu.

Coffee HR - Phần mềm quản lý KPI
Coffee HR – Phần mềm quản lý KPI hỗ trợ doanh nghiệp tốt nhất

Là giải pháp quản trị nhân sự chuyên sâu, CoffeeHR cung cấp công cụ phân tích thông minh hỗ trợ việc đánh giá trực quan, chuẩn xác năng lực nhân sự dựa theo bộ tiêu chí linh động của doanh nghiệp. Xây dựng đa phương pháp đánh giá như KPI, OKR, ASK, 360,…CoffeeHR cho phép phân quyền đánh giá nhiều cấp bậc, đảm bảo tính minh bạch, công bằng.

Không chỉ theo dõi kết quả đánh giá thuận tiện trên Web & Mobile App, phần mềm quản trị nhân sự Coffee HR là cầu nối để nhân viên đề xuất những điều chỉnh phù hợp với nguyện vọng cá nhân và năng lực thực tế, qua đó tạo động lực làm việc và khiến nhân sự cảm thấy được trân trọng. Có thể nói, lựa chọn Coffee HR chính là giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn nhân lực, cải thiện và thúc đẩy năng suất chạy KPI của đội ngũ.

CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để Nhận DEMO FREE Phần mềm Quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.

Hotline: (+84) 97 306 0459

Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự

0 / 5 (Đánh giá 0)

Nguyễn Thị Thuỳ Dương

Nguyễn Thị Thuỳ Dương là content writer tại Công ty cổ phần phần mềm CoffeeHR Việt Nam. Với định hướng trở thành người chia sẻ những kiến thức hữu ích nhất về Quản trị Nhân sự dành cho HR và Nhà quản trị, chị Dương mong muốn việc vận hành và ứng dụng Phần mềm HRM trong các doanh nghiệp được hệ thống hóa và hiệu quả.

Thảo luận & hỏi đáp

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Bạn ơi, bài viết này có hữu ích với bạn chứ?

Đánh giá bài viết
Đăng ký nhận tư vấn với chuyên gia
Báo chí nói về CoffeeHR
Khách hàng của CoffeeHR
Di chuyển lên đầu