Để hoàn thành tốt công việc được giao, bạn cần có kỹ năng quản lý công việc hiệu quả. Cùng một khoảng thời gian nhất định với lượng công việc như nhau, người có kỹ năng quản lý, tổ chức và sắp xếp tốt các công việc sẽ thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn. Vậy những kỹ năng cần thiết để quản lý được công việc là gì? Hãy cùng CoffeeHR tìm hiểu ngay 6 kỹ năng dưới đây.
Kỹ năng quản lý công việc là gì?
Bạn có đang nhận ra chúng ta thường tự cho rằng cuộc sống quá bận rộn, bạn luôn bị cuốn vào công việc. Bạn bình thường hóa chuyện mỗi ngày đều đi làm 8 giờ và 60 giờ mỗi tuần, hay thậm trí có những ngày nghỉ vẫn phải làm việc.
Đôi khi, bạn phải thức đến 2, 3 giờ sáng chỉ để chạy deadline cho kịp cuộc họp hôm sau. Bạn hoàn toàn không có đủ thời gian cho công việc cá nhân, gia đình vì công việc quá tải.
Nhưng liệu bạn đã tìm hiểu nguyên nhân do đâu hay chưa? Tại sao chúng ta đều có 24 tiếng một ngày, nhưng có người vừa hoàn thành công việc đúng hạn, vừa có thời gian cho việc khác? Còn bạn lúc nào cũng trong tình trạng kiệt sức vì công việc chất đống? Đó là do bạn chưa biết cách quản lý công việc hay chỉ vì công việc quá nhiều?
Để có thể giải đáp được câu hỏi này, bạn cần phải tìm hiểu ngay một kỹ năng vô cùng quan trọng, đó là kỹ năng quản lý công việc.
Vậy kỹ năng quản lý công việc là gì? Đây là hoạt động sắp xếp các công việc diễn ra trong hiện tại và tương lai. Có thể hiểu, quản lý công việc là việc tạo ra công việc, sắp xếp, theo dõi và xử lý chúng cho đến khi hoàn thành theo kế hoạch và khoa học nhất. Việc làm này sẽ gia tăng năng suất, hiệu quả và đơn giản hóa các trình tự thực hiện.
Bên cạnh đó, kỹ năng quản lý công việc còn giúp bạn làm chủ thời gian và kiểm soát hiệu quả các công việc xảy ra mỗi ngày.
3 Lợi ích của kỹ năng quản lý công việc
Để hiểu được tại sao bạn nên áp dụng kỹ năng quản lý công việc vào kế hoạch làm việc ngay, CoffeeHR gửi đến bạn 3 lợi ích lớn nhất mà kỹ năng này mang lại.
1. Nắm rõ công việc
Trong quá trình quản lý và sắp xếp công việc, bạn sẽ nắm bắt được những thông tin một cách cụ thể và chính xác. Điều này sẽ giúp bạn xác lập được thứ tự cũng như thời gian làm việc hiệu quả hơn. Qua đó, giúp bạn tránh những lo ngại và dự đoán trước những tình huống có thể xảy ra để đưa phương án xử lý tốt nhất.
» Xem thêm: Lập kế hoạch dự án là gì? Quy trình lập kế hoạch dự án chuyên nghiệp, hiệu quả
2. Tăng hiệu quả công việc
Kỹ năng quản lý công việc sẽ giúp bạn loại bỏ những việc làm dư thừa, gây lãng phí thời gian mà không mang lại hiệu quả. Qua đó, vừa giúp bạn tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất, vừa đưa ra nhiệm vụ nên được ưu tiên xử lý ngay.
Bạn không nên để hiệu quả công việc bị níu giữ bởi những việc không đáng, làm mất thời gian và khiến bạn không thể tiến bộ khi luôn luôn trong tình trạng bận rộn.
3. Tiết kiệm chi phí
Khi quản lý công việc một cách hiệu quả, các chi phí được chia cho từng nhiệm vụ sẽ hợp lý hơn mà không xảy ra tình trạng thiếu trước hụt sau. Việc làm này sẽ đẩy nhanh tiến độ công việc của bạn đáng kể.
6 kỹ năng quản lý công việc giúp tiết kiệm thời gian
Dưới đây là 6 kỹ năng quản lý công việc mà bạn nên biết để có được phương pháp quản lý và sắp xếp công việc một cách hợp lý nhất.
Kỹ năng lập kế hoạch
Với kỹ năng lập kế hoạch, bạn sẽ kiểm soát được khối lượng công việc và đảm bảo tiến độ hoàn thành một cách tốt nhất. Do đó, hãy dành ra lượng thời gian nhất định để lên kế hoạch cho những công việc sắp tới.
Bên cạnh đó, bạn hãy tự đưa ra mục tiêu của từng công việc. Mục tiêu chính là ‘kim chỉ nam”, giúp bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Đó còn là động lực giúp bạn làm việc nhiệt tình và tập trung hơn.
Ngoài ra, bạn cũng nên phân loại công việc. Việc ưu tiên xử lý nhanh chóng những nhiệm vụ quan trọng là rất cần thiết, theo sau là những việc ít quan trọng hơn. Qua đó, bạn sẽ không bị mất quá nhiều thời gian chỉ để giải quyết công việc kém quan trọng mà không mang lại nhiều hiệu quả.
Khi công việc được xử lý xong, bạn cần đánh giá lại mức độ hoàn thiện dựa trên tiêu chí của mục tiêu đã đặt ra trước đó. Việc làm này sẽ rất hữu ích khi bạn muốn biết kết quả đạt được hiệu quả hay không. Từ đó, bạn sẽ rút ra kinh nghiệm và những kỹ năng cần được trau dồi thêm để có thể hoàn thành tốt công việc khác sau này.
» Đừng bỏ lỡ: [TẢI NGAY] Mẫu kế hoạch công việc theo ngày/tuần/tháng giúp tăng 90% hiệu suất công việc
Đặt thời hạn hoàn thành công việc
Nếu bạn đã từng nghe đến quy luật Parkinson – một nhận xét hài hước của vị giáo sư Parkinson là công việc sẽ dài hơn theo cách thời gian thực hiện kéo dài, thì chắc chắn bạn sẽ hiểu được tầm quan trọng của việc giới hạn thời gian hoàn thành công việc.
Cụ thể: Nếu giảng viên chỉ cho bạn 24 tiếng để hoàn thành một bài tập, áp lực lúc này sẽ buộc bạn phải nhanh chóng tập trung vào xử lý và chỉ thực hiện những điều cần thiết nhất. Tuy nhiên, nếu giảng viên đó cho bạn hẳn một tuần để hoàn thành, trong sáu ngày đầu, bạn sẽ quan trọng hóa mọi việc lên.
Và đúng như vậy, chúng ta thường có 8 tiếng để làm việc thì sẽ chỉ làm đủ trong 8 tiếng đó. Và nếu là 15 tiếng, chúng ta cũng sẽ làm đủ 15 tiếng. Nhưng nếu có việc đột xuất, phải rời khỏi công ty trong 2 tiếng nữa, mọi công việc sẽ được hoàn thành ngay chỉ trong hai tiếng đó.
Như vậy, bạn cần phải nhìn nhận rằng, thực tế công việc không tốn quá nhiều thời gian để xử lý như ta tưởng tượng. Và bạn hoàn toàn có đủ thời gian để hoàn thành, nhưng bạn đã không thực hiện.
Do đó, đặt thời gian hoàn thành công việc rất quan trọng trong kỹ năng quản lý công việc. Khi giới hạn mốc thời gian cụ thể cho từng công việc, bạn sẽ có được động lực và thúc đẩy bạn không được trì hoãn khi làm việc.
Kỹ năng nhắc nhở
Khi khối lượng công việc quá nhiều, bạn không thể quản lý hết hay thực hiện ngay được. Đừng dồn hết vào bộ não, hãy sử dụng các thiết bị khác. Khi biết cách sử dụng những công cụ hỗ trợ hợp lý, mọi công việc sẽ được xử lý hiệu quả và đầy đủ hơn.
Bên cạnh đó, khi làm việc trong đội nhóm, việc sử dụng thiết bị công nghệ để nhắc nhở rất cần thiết. Các phần mềm quản lý công việc sẽ là trợ thủ đắc lực giúp bạn lên kế hoạch cụ thể và nhắc nhở mọi người khi hạn chót sắp tới. Đây là một trong những kỹ năng quản lý công việc mà bạn không nên chủ quan.
» Xem thêm: Phân công công việc có vai trò quan trọng như thế nào? 4 Mẫu phân công công việc hiệu quả
Kỹ năng chia nhỏ công việc
Thường khi làm việc tập thể, vấn đề phân chia công việc hợp lý là thử thách đối với người trưởng nhóm. Họ phải làm điều này ít nhất 2 tuần 1 lần.
Để giải quyết được vấn đề này, bạn cần lập danh sách ghi cụ thể những công việc cần làm, sau đó phân việc đến mọi người theo từng năng lực. Bạn không nên ôm nhiều công việc vào người, điều này sẽ khiến bạn bị quá tải và không đảm bảo được tính công bằng khi làm việc nhóm.
Ngoài ra, lắng nghe các thành viên luôn là điều quan trọng bạn cần chú ý. Rất có khả năng ý tưởng đến từ từng cá nhân sẽ mang hỗ trợ cho bạn thêm những kiến thức và giải pháp mới hiệu quả hơn.
Dù bảng phân việc nhóm không hoàn toàn nhận được ý kiến đồng thuận từ cả nhóm, nhưng nó phải nhận được sự chấp nhận từ đại đa số thành viên trong nhóm.
Kỹ năng đánh giá công việc
Sau khi hoàn thành các công việc theo như kế hoạch, việc đánh giá tổng kết theo từng giai đoạn nhất định (năm, quý, tháng, tuần) là điều hết sức quan trọng. Điều này sẽ giúp bạn đưa ra những kinh nghiệm sau mỗi giai đoạn hoàn thành công việc, góp phần làm tăng chất lượng công việc và hỗ trợ bạn đưa ra những nhận xét chính xác cho cá nhân và tập thể.
» Tham khảo thêm: 5 Mẫu báo cáo công việc hàng ngày, tuần, tháng chuẩn nhất
Dành thời gian nghỉ ngơi
Một nghiên cứu thú vị được diễn ra vào năm 2012 từ công ty tư vấn McKinsey đã cho thấy, trung bình người nhân viên sẽ sử dụng hơn 60% lượng thời gian để dùng các công cụ liên lạc trực tuyến hoặc lướt internet. Và chỉ có 30% được dùng với mục đích đọc và trả lời thư từ, email.
Song, những nhân viên này nói rằng họ cảm thấy họ đã hoàn thành nhiều công việc. Điều này chỉ ra những nhiệm vụ nhỏ lẻ thường khiến ta thấy bận rộn và dễ hoàn thành hơn.
Bận rộn thường là lý do để bạn trốn tránh những nhiệm vụ quan trọng nhưng không muốn thực hiện.
Có hai điều mà bạn cần ghi nhớ trong kỹ năng quản lý công việc:
- Giải quyết tốt công việc không quan trọng, không khiến nó quan trọng hơn.
- Một công việc chiếm nhiều thời gian sẽ không làm cho nó quan trọng hơn.
Như vậy, bạn cần xác định một số nhiệm vụ quan trọng nhất, mang tới 80% kết quả và lập kế hoạch cho những nhiệm vụ đó trong thời gian ngắn và cụ thể. Khi đã biết cách loại bỏ được những thói quen khiến làm việc không hiệu quả, khả năng tập trung xử lý từng nhiệm vụ của bạn sẽ được gia tăng và bạn sẽ có thêm nhiều thời gian hơn.
Tuy nhiên, với kỹ năng quản lý công việc phù hợp không có nghĩa bạn luôn phải trong công việc, bạn nên tận dụng những kỹ năng ở trên để giúp mình có khoảng thời gian để nghỉ ngơi hợp lý.
Hãy lên kế hoạch thư giãn dựa trên lượng thời gian sắp xếp cho công việc và tình trạng sức khỏe. Bạn nên lựa chọn những hoạt động giải trí lành mạnh và từ chối những cách xả stress không hữu ích.
Hơn hết, đừng nhận thêm công việc trong thời gian nghỉ ngơi. Một lời từ chối khéo léo nhất chính là trả lời nhanh chóng và dứt khoát sẽ kéo bạn ra khỏi lời nhờ vả, và bạn cũng đảm bảo được sự tôn trọng từ đối phương.
Như vậy, CoffeeHR đã chia sẻ đến bạn 6 kỹ năng quản lý công việc hiệu quả, giúp bạn tiết kiệm thời gian tối ưu nhất. Mong rằng, với nội dung trên, bạn sẽ có được phương pháp quản lý và sắp xếp công việc tốt nhất cho riêng mình.
Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.
- Hotline: (+84) 97 306 0459
- Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
