Lập kế hoạch dự án là một kỹ năng cần thiết, một đầu mục công việc vô cùng quan trọng với một nhân viên, chuyên viên kinh doanh để đem lại hiệu quả kinh doanh cao khi triển khai dự án. Nhưng làm sao để có một kế hoạch dự án hiệu quả? Bạn hãy theo dõi bài viết dưới đây trình bày về 6 bước lập kế hoạch dự án chuyên nghiệp, để từ đó áp dụng ngay nhé!
Lập kế hoạch dự án là gì?
Kế hoạch là từ ngữ dùng để chỉ công việc tự hoạch định ra một chương trình liệt kê mọi hoạt động, kèm theo thời gian, lịch trình, giai đoạn, tiến trình,… cụ thể để thể hiện rõ ràng được mục tiêu và cách tiến hành công việc để đạt được mục tiêu đã đặt ra.
Và từ đó, ta có thể hiểu lập kế hoạch dự án là bản kế hoạch được xây dựng nên nhằm xác định được mục tiêu cần đạt được, chỉ tiêu cần thực hiện được trong một dự án, ý tưởng kinh doanh mới, từ đó sẽ có sự sắp xếp thời gian, phân bổ giai đoạn và nguồn lực nhân sự, phân chia nhiệm vụ,… và liệt kê ra các chiến lược, chính sách, việc làm cụ thể,… để thực hiện dự án đó.
Với mọi doanh nghiệp phát triển kinh doanh dù lớn hay nhỏ thì đều rất cần kế hoạch dự án chi tiết, rõ ràng, để dựa vào đó, nhà quản lý dự án có cái nhìn tổng quan về dự án, kiểm soát dự án nhàn hạ hơn và các bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp có kế hoạch thực hiện, phân phó công việc, đầu việc khi triển khai dự án tối ưu hơn.
Một kế hoạch dự án hiệu quả và hoàn chỉnh, được xây dựng chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều công sức và thời gian trong xử lý thông tin, xác định hướng đi, giải quyết tranh chấp liên quan, phân phó công việc,… để cùng hướng đến các mục tiêu cao nhất đã đề ra.
Tại sao lập kế hoạch dự án lại quan trọng
Kế hoạch dự án bởi lẽ có vai trò quan trọng với công ty, doanh nghiệp kinh doanh hiện nay, vì nó đem lại những lợi ích lớn sau đây với doanh nghiệp:
- Thể hiện rõ ràng được “bức tranh tổng quan” về dự án
- Trình bày được mục tiêu, định hướng chung mà dự án khi triển khai cần đạt được, từ đó có sự phân bố thời gian, phân bổ nhân lực tương ứng để đạt được những mục tiêu trước đó đã đề ra
- Xác định rõ ràng được những cá nhân, bộ phận, ban ngành của doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm thực hiện, triển khai chính dự án
- Dự tính cụ thể được các nguồn kinh phí, chi phí cần đầu tư khi triển khai dự án, và đưa ra được định hướng nguồn tiền phù hợp.
- Xác định rõ được tài nguyên, điểm mạnh, và điểm yếu của bản thân doanh nghiệp khi thực hiện dự án, để từ đó có phương án khắc phục, hướng đến mục tiêu cao nhất
- Đưa ra các rủi ro có thể xảy ra và đề xuất biện pháp ngăn chặn, hạn chế tối đa những rủi ro đó
» Tham khảo thêm: [TẢI NGAY] Mẫu kế hoạch công việc theo ngày/tuần/tháng giúp tăng 90% hiệu suất công việc
Các bước lập kế hoạch dự án
Dưới đây là 6 bước cơ bản nên áp dụng khi lập kế hoạch dự án thêm hoàn chỉnh, chuyên nghiệp mà bất cứ một nhân viên, chuyên viên kinh doanh hay nhà quản lý doanh nghiệp nào cũng cần nắm rõ trước khi tiến hành triển khai một dự án lớn nhỏ trong hoạt động kinh doanh của mình:
Bước 1: Xác định thị hiếu của đối tượng khách hàng mục tiêu
Kinh doanh luôn cần hướng đến đối tượng khách hàng mục tiêu, khách hàng tiềm năng cụ thể để hiểu được nhu cầu, thị hiếu, chiếm được lòng tin, tăng hiệu suất kinh doanh, từ đó đem về lợi nhuận cao cho doanh nghiệp.
Nhưng để làm được điều đó, đầu tiên trước khi triển khai một dự án kinh doanh, thì cần xác định rõ ràng đối tượng khách hàng nhắm đến là đối tượng nào, từ đó thực hiện các bước để xác định thị hiếu, nhu cầu mà khách hàng cần để đáp ứng.
Bạn có thể xác định theo 2 trường hợp cụ thể như sau:
- Trường hợp 1: Kế hoạch dự án theo thị hiếu của khách hàng
Để thực thi hiệu quả mục tiêu dự án theo nhu cầu khách hàng hoặc đối tác, người thực hiện lập kế hoạch dự án cần thể hiện rõ ràng được 2 vấn đề mấu chốt là:
Thứ nhất, những nguyện vọng – yêu cầu của khách hàng mong muốn dự án sắp được triển khai có thể đáp ứng
Thứ hai, xây dựng cụ thể giới hạn ngân sách, thời gian và nguồn nhân lực khi triển khai dự án, đặt ra những kết quả cần đạt được, từ đó thể hiện rõ rõ ràng trách nhiệm các cá nhân, bộ phận, ban ngành liên quan khi tiến hành triển khai dự án.
- Trường hợp 2: Lập kế hoạch dự án theo yêu cầu của lãnh đạo, quản lý cấp cao của công ty, doanh nghiệp mình
Nếu lên kế hoạch dự án theo trường hợp này, thì cần hiểu rõ, hiểu sâu rộng được những yêu cầu, mục tiêu mà ban lãnh đạo muốn công ty đạt được, từ đó có những phương án, đề xuất cụ thể về ngân sách, thời gian, nguồn nhân lực, phạm vi dự án,… để ban lãnh đạo hiểu và quyết định thông qua để triển khai dự án theo hướng mục tiêu đã đề ra.
» Đừng bỏ lỡ: 6 Kỹ năng quản lý công việc giúp tiết kiệm thời gian
Bước 2: Xác định rõ ràng mục tiêu trong khi lập kế hoạch dự án
Vai trò chính của kế hoạch dự án là thể hiện được rõ ràng những mục tiêu cần đạt được, cần thực hiện được trong khoảng thời gian đã đề ra, từ đó sắp xếp, phân bổ cá nhân, bộ phận,… cùng nhau phối hợp thực hiện để đạt được những mục tiêu đó.
Do đó, trong bản kế hoạch dự án nhất định phải trình bày được chi tiết nhất, liệt kê rõ ràng được những mục tiêu cần đạt được khi thực hiện dự án kinh doanh mới này. Để thông qua đó, người đọc – người nghe (có thể là ban lãnh đạo công ty, khách hàng, đối tác) nhìn thấy tổng quan dự án, dễ dàng đánh giá được mức độ thành công, đặt ra những kỳ vọng về kết quả dự án có thể chinh phục được.
Khi có các mục tiêu được liệt kê rõ ràng, ứng với thời gian, giai đoạn cụ thể, thì doanh nghiệp có thể dựa vào đó cùng đánh giá thực tiễn thị trường và khách hàng, đưa ra quyết sách, các đầu mục công việc, các bộ phận liên quan, các bộ phận tiến hành và chịu trách nhiệm,… khi triển khai dự án.
Để những mục tiêu đã đặt ra bám sát với thực tế thị trường kinh doanh, khi lập kế hoạch dự án, người thực hiện đảm bảo theo mô hình SMART:
- S – Specific (tính cụ thể)
- M – Measurable (sự đo lường, chính xác)
- A – Achievable (tính khả thi)
- R – Relevant (tính thực tế)
- T – Time-bound (giới hạn thời gian)
Bước 3: Xây dựng kế hoạch đạt mục tiêu theo từng giai đoạn
Bước tiếp theo trong lập kế hoạch dự án là xây dựng kế hoạch thực hiện và tiến trình cụ thể khi triển khai dự án theo từng khoảng thời gian, giai đoạn cụ thể. Đó chính là tiến độ công việc khi triển khai dự án, để từ đó có các phương án hạn chế rủi ro có thể gặp phải khi thực hiện kế hoạch dự án.
» Tham khảo thêm: 5 Mẫu báo cáo công việc hàng ngày, tuần, tháng chuẩn nhất
Bước 4: Thiết lập tiến độ dự án
Bước tiếp theo trong lập kế hoạch dự án là cần trình bày được kế hoạch triển khai dự án ứng với từng giai đoạn và quy trình, những đầu mục công việc cần thực hiện, quản lý khi dự án được triển khai.
Và ở phần này, người làm kế hoạch dự án cần liệt kê ra những công việc, nhiệm vụ, chi tiết từng bước thực hiện, thời gian hoàn thành, các yếu tố phụ thuộc,… giúp cho việc thực hiện dự án là khả thi nhất.
Nếu bạn là nhân viên mới hay chưa có kinh nghiệm, trước khi thực hiện phần này hãy xin ý kiến, lời khuyên từ các đồng nghiệp, “đàn anh đàn chị”, cấp trên,… là những cá nhân có nhiều năm kinh nghiệm, có chuyên môn cao, đã trực tiếp thực hiện nhiều dự án thực tế trước đó để có “cái nhìn” sâu sắc nhất, thiết lập nên kế hoạch chi tiết, khả thi, bám sát thị trường kinh doanh nhất.
Bước 5: Xác định các tình huống rủi ro và đề xuất phương án hạn chế rủi ro
Trong cuộc sống không tránh khỏi những rủi ro có thể xảy ra bất cứ lúc nào, và trong lĩnh vực kinh doanh cũng vậy. Nên khi lập kế hoạch dự án, người thực hiện cũng cần suy tính đến những rủi ro, bất lợi, thách thức có thể xảy ra khi triển khai dự án, dù nhiều hay ít cũng không thể bỏ qua.
Công việc này sẽ giúp doanh nghiệp cùng họp bàn, đưa ra các phương án, quyết sách phù hợp để hạn chế tối đa những rủi ro đó, để đảm bảo dự án sẽ vấn được triển khai như kế hoạch và đạt được mục tiêu, kết quả đã đề ra nhanh nhất.
Bước 6: Trình bày kế hoạch dự án
Trước khi trình bày bản kế hoạch dự án trước khách hàng, đối tác, ban lãnh đạo doanh nghiệp,… hãy chắc chắn bạn đã hoàn thành bản kế hoạch dự án hoàn chỉnh theo những gợi ý trên đây, và đã tiến hành chỉnh sửa kĩ càng, để tự tin đứng trước cuộc họp với các bên liên quan trình bày tất cả nội dung trong kế hoạch đã lập ra.
Và chính trong cuộc họp, bản kế hoạch của bạn sẽ là chủ đề để mọi cá nhân tham dự có thể thảo luận, đưa ra ý kiến, góp ý, nêu câu hỏi, đánh giá,… để bạn phản biện hoặc cân nhắc tiếp thu và chỉnh sửa kế hoạch dự án cho hoàn hảo và có tính khả thi, hiệu quả hơn.
Mẫu lập kế hoạch dự án
Khi lập kế hoạch dự án, người thực hiện cần chú ý đảm bảo các yếu tố sau:
- Tiến độ dự án: chia thành từng tháng hoặc tùng quý để triển khai từng đầu mục công việc trong kế hoạch.
- Công việc: liệt kê đầy đủ những công việc cần thực hiện khi triển khai dự án.
- Người phụ trách công việc (PIC): trình bày rõ tên và chức vụ của cá nhân người thực hiện (như Trưởng nhóm, quản lý, nhân viên,…) hay các bộ phận, ban ngành cụ thể
- Ngày bắt đầu (START): Dự kiến ngày sẽ khởi động triển khai dự án.
- Ngày kết thúc (END): Dự kiến ngày hoàn thành dự án.
Dựa theo các tiêu chí trên, bạn có thể lập kế hoạch một dự án theo với nhiều cách trình bày nội dung khác nhau.
Dưới đây là mẫu kế hoạch dự án bạn có thể tham khảo:
5 Yếu tố lập kế hoạch dự án hiệu quả
Để kế hoạch dự án mang tính tối ưu, khả thi và có hiệu quả nhất trước ban lãnh đạo doanh nghiệp và thuyết phục họ ra quyết định đồng ý cho triển khai, thì bạn cần thể hiện được các yếu tố sau đây:
Đặt ra mục tiêu rõ ràng
Mục tiêu là “đích đến” cần nhìn thấy rõ ràng trong kế hoạch dự án, nên điều này cần được trình bày chi tiết, rõ ràng, chính xác nhất, ứng với từng đầu mục công việc cụ thể, chỉ tiêu cần đạt được,… để khi triển khai dự án sẽ có nhiều năng lượng và động lực hơn để “nắm gọn” được những mục tiêu đã đề ra.
Có thời gian cụ thể thực hiện từng mục tiêu đề ra
Khi lên kế hoạch hay khi triển khai dự án trong thực tế, việc phân bổ thời gian sao cho hợp lý là rất quan trọng, ứng với những khoảng thời gian, giai đoạn cụ thể, cần có mục tiêu tương ứng, để dễ theo dõi tiến độ dự án và đảm bảo hoàn thành mục tiêu dự án đúng thời hạn.
» Xem thêm: Phân công công việc có vai trò quan trọng như thế nào? 4 Mẫu phân công công việc hiệu quả
Có lập kế hoạch dự phòng
Trong quá trình thực hiện dự án, không ai mong muốn có rủi ro xảy ra. Tuy nhiên cũng không thể bỏ qua những rủi ro này, nên khi lập kế hoạch dự án, người thực hiện kế hoạch cần có cái nhìn xa, lường trước được các hạn chế, rủi ro có thể xảy ra đó, từ đó lập kế hoạch dự phòng cho dự án để giảm thiểu rủi ro, hạn chế sức ảnh hưởng của nó là rất cần thiết.
Theo dõi dự án thường xuyên
Theo dõi tiến trình thực hiện dự án, tiến độ đạt được các mục tiêu đã đề ra trước khi triển khai dự án sẽ giúp cả nhà quản lý doanh nghiệp và những bộ phận trực tiếp thực hiện dự án có thể dễ dàng nắm bắt được tiến trình dự án, những công việc đã làm được, những kết quả đã thu về được,… cùng những rủi ro xảy ra, và có thay đổi hiệu quả với tình hình để đảm bảo dự án vẫn triển khai thuận lợi.
Chọn công cụ hỗ trợ phù hợp
Theo sự phát triển của công nghệ thông tin và nền tảng công nghệ số, có rất nhiều công cụ bạn có thể lựa chọn để hỗ trợ việc lập kế hoạch dự án, giám sát và quản lý dự án, … đơn giản, dễ dàng hơn.
Như vậy bày viết trên đã trình bày rất chi tiết về lý do và 6 bước tiến hành lập kế hoạch dự án chuyên nghiệp mà mọi doanh nghiệp, cá nhân có thể dễ dàng áp dụng.
Nếu bạn cần tư vấn về giải pháp, công cụ hỗ trợ tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn, hãy liên hệ ngay để được CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự gửi DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn nhé!
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
