Bạn đang nghĩ mình rất bận rộn và không có đủ thời gian để hoàn thành tất cả công việc được giao? Nhưng liệu bạn có thực sự trong tình trạng như vậy? Hãy thử sử dụng ma trận Eisenhower, để xem bạn có đang bận rộn đúng nghĩa hay không.
Ma trận Eisenhower là gì?
Ma trận Eisenhower hay ma trận quản lý thời gian Eisenhower – phương pháp quản lý tối ưu thời gian, được nhiều người áp dụng. Ma trận này giúp bạn đưa quyết định dựa trên hai tiêu chí: tính khẩn cấp và mức độ quan trọng.
Từ “Eisenhower” được đặt theo tên Dwight D. Eisenhower của vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ – người sáng lập ra ma trận quản lý thời gian Eisenhower. Công thức quản lý thời gian này là một công cụ hữu ích, hỗ trợ công việc và loại bỏ những phần việc gây lãng phí thời gian mà không đạt được mục tiêu.
» Xem thêm:Sơ đồ Gantt là gì? Tải về mẫu sơ đồ Gantt chi tiết [Miễn phí] – CoffeeHR
Cách áp dụng ma trận Eisenhower
Công dụng của ma trận Eisenhower không chỉ giúp người sử dụng làm việc theo đúng mục tiêu, mà còn tránh khỏi sự phân tâm với những công việc khác. Do đó, việc sử dụng cách quản lý thời gian này trong thực tế sẽ giảm thiểu lượng thời gian bị hao phí, và việc áp dụng phương pháp này cũng rất đơn giản.
Việc đầu tiên là liệt kê những nhiệm vụ cần làm, kể cả những việc không quan trọng nhưng tiêu tốn thời gian của bạn.
Tiếp theo, phân loại các nhiệm vụ đó dựa trên hai tiêu chí: tầm quan trọng và tính khẩn cấp. Vậy ma trận Eisenhower chia các công việc thành mấy nhóm?
- Khẩn cấp và quan trọng (P1): công việc cần phải thực hiện ngay lập tức;
- Quan trọng, không khẩn cấp (P2): Nhiệm vụ cần được lên kế hoạch để làm sau;
- Khẩn cấp, không quan trọng (P3): Nhiệm vụ nên giao cho người khác;
- Không khẩn cấp và không quan trọng (P4): Nhiệm vụ cần được loại bỏ.
Quan trọng và khẩn cấp (P1)
Ở cấp độ quan trọng và khẩn cấp, các công việc cần được làm ngay, ưu tiên hàng đầu. Những tính chất công việc ở mục này sẽ chiếm 15-20% lượng thời gian để làm.
3 dấu hiệu nhận biết loại công việc thuộc nhóm quan trọng và khẩn cấp trong ma trận Eisenhower:
- Xảy ra không thể dự tính trước: Sức khỏe, cuộc họp khẩn, nhiệm vụ bất ngờ, email công việc, điện thoại,…
- Có thể đoán trước: cuộc họp đã được xếp lịch từ trước, họp định kỳ, sinh nhật,…
- Các công việc còn lại: làm báo cáo, kiểm tra, làm bài thuyết trình,…
Với 2 loại công việc đầu, chúng ta thường không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, ở công việc thuộc loại 3, bạn hoàn toàn có thể chuyển sang cấp độ công việc P2. Nhưng điều này sẽ gia tăng áp lực ở cấp độ sau, vì vậy cần hoàn thành nhanh chóng ngay từ cấp độ P1 này.
» Đừng bỏ lỡ:Nguyên tắc Pareto là gì? Cách áp dụng quy tắc 80/20 hiệu quả
Quan trọng, không khẩn cấp (P2)
Nhóm những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp chiếm lượng thời gian nhiều nhất trong ma trận Eisenhower, thường phải dành 60-65% khoảng thời gian cho ô này. Đối với mục công việc này, bạn cần nhiều sự tập trung để hoàn thành chúng, và nhiệm vụ có mức độ càng quan trọng thì thời gian hoàn thành càng dài.
Trong khi thực hiện công việc ở nhóm quan trọng, không khẩn cấp nhưng xuất hiện việc ở nhóm việc quan trọng và khẩn cấp, bạn cần ưu tiên cho việc quan trọng và những việc khẩn cấp trước. Sau khi đã hoàn thành xong, bạn có thể tiếp tục công việc ở mục quan trọng, không khẩn cấp còn dang dở.
» Xem thêm:Phương pháp Pomodoro là gì? Bí quyết tập trung làm việc hiệu quả
Không quan trọng, khẩn cấp (P3)
Thuộc nhóm thứ 3 trong ma trận Eisenhower là những việc khẩn cấp nhưng kém quan trọng. Công việc ở mục này sẽ chiếm khoảng 10-15% trong quỹ thời gian để hoàn thành. Các nhiệm vụ của P3 cần giải quyết một cách nhanh chóng, và những dấu hiệu để nhận biết các việc không quan trọng nhưng khẩn cấp này là:
- Công việc được ủy quyền từ người khác, mình không phải gánh trách nhiệm.
- Công việc phát sinh từ phần việc nhỏ khác.
- Công việc liên quan đến phản hồi email, thư từ, cuộc họp hay cuộc trao đổi ngắn.
Những phần việc này thường không quá quan trọng, nhưng lại xuất hiện một cách bất ngờ, khó kiểm soát. Do đó, cần giải quyết đầu việc này nhanh chóng hoặc nếu không thể thì hãy từ chối một cách lịch sự.
Không quan trọng, không khẩn cấp (P4)
Loại các công việc chiếm ít thời gian nhất trong ma trận Eisenhower là phần việc không quan trọng và không khẩn cấp. Chúng ta không nên để mục việc này chiếm lượng thời gian quá nhiều mà chỉ cần giữ mức 5% để hoàn thành. Một số công việc ở P4 thường gặp là:
- Tán gẫu với bạn bè;
- Cuộc điện thoại kéo dài;
- Hoạt động giải trí;
- Việc làm không có mục đích.
Do đó, với những công việc không quan trọng mà cũng không khẩn cấp như trên, bạn cần cắt giảm thời gian dành cho chúng, vì lợi ích mang lại không đáng kể. Và trước khi làm một trong những việc thuộc nhóm P4, bạn cần tự đặt ra câu hỏi cho bản thân như: Công việc này mang lại cho mình cái gì? Mục đích của làm việc này là gì?
Cuối cùng, cách sắp xếp lượng thời gian phù hợp đối với mỗi cấp độ được định ra trong ma trận Eisenhower là:
- P1: ~15% – 20%
- P2: ~60% – 65%
- P3: ~10% – 15%
- P4: < 5%
» Đừng bỏ lỡ:Workflow là gì? Lợi ích & 7 bước xây dựng workflow chuyên nghiệp
Tìm hiểu thêm cách quản lý các nhiệm vụ với ma trận Eisenhower</em
5 Bước quản lý thời gian Eisenhower hiệu quả
Định hướng mục tiêu công việc rõ ràng
Trước khi làm bất cứ công việc gì cũng đều cần phải có mục tiêu rõ ràng, cụ thể, bởi khi đó bạn mới có quyết tâm để thực hiện, đồng thời dễ dàng kiểm tra, giám sát để công việc thực hiện đạt được mục tiêu đề ra, có thể lược bỏ hoặc hạn chế tối đa những công việc dư thừa.
Lập danh sách các công việc cần làm chia theo cá nhân và công việc
Việc xây dựng thói quen là dành ra một ít thời gian để liệt kê những công việc cá nhân và việc chung cần phải giải quyết vào mỗi tối trước khi đi ngủ là điều tốt, giúp cho bạn có những cái nhìn trực quan và tổng thể về những công việc mình cần phải làm và dễ dàng theo dõi. Sau đó sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên vào sơ đồ quản lý thời gian, gạch bỏ những công việc không thật sự cần thiết.
Phân màu theo cấp độ cho từng công việc mà bạn phải thực hiện
Phương pháp này sẽ chia tất cả các công việc của bạn thành 4 cấp độ và được phân biệt theo mức độ khẩn cấp và quan trọng.
– Cấp độ I: các mục tiêu và công việc quan trọng và khẩn cấp.
– Cấp độ II: các mục tiêu và công việc rất quan trọng cho tương lai tổ chức/doanh nghiệp của bạn nhưng lại chưa khẩn cấp.
– Cấp độ III: các mục tiêu và công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng.
– Cấp độ IV: các mục tiêu và nhiệm vụ làm lãng phí thời gian đồng nghĩa không quan trọng mà cũng chẳng hề khẩn cấp.
Tiến hành loại bỏ trước khi tối ưu hóa
Việc nhanh chóng đưa ra quyết định loại bỏ các đầu công việc không quan trọng sẽ hạn chế bản thân thực hiện những công việc không mang đến nhiều giá trị và tiết kiệm cho quỹ thời gian của mình. Đây còn là một cách để rèn luyện khả năng phán đoán, tập trung toàn lực để hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu.
Đánh giá kết quả công việc sau khi thực hiện
Đánh giá kết quả công việc sau khi thực hiện là một bước làm vô cùng quan trọng để kiểm tra và rà soát lại hiệu quả công việc mà bạn đã thực hiện. Việc này có thể được thực hiện định kỳ như tuần, tháng, quý, … để đảm bảo công việc của mình đang đi đúng hướng. Đối với những nhiệm vụ chưa đạt được hiệu quả như mong đợi hay chưa hoàn thành xong có thể sắp xếp, xem xét lại có nên tiếp tục triển khai tiếp hay không.
Mẹo quản lý tốt thời gian bằng ma trận Eisenhower
Hiểu rõ sự hiệu quả khi phân chia mức quan trọng và tính cấp bách của công việc trong ma trận Eisenhower, ta cần áp dụng nhanh chóng phương pháp quản lý quỹ thời gian này vào thực tế để tối ưu lượng công việc cần làm. Vì vậy, để sử dụng hiệu quả ma trận này, bạn cần thuộc lòng các mẹo sau:
- Luôn phải ghi chú khi xuất hiện công việc cần làm;
- Đặt câu hỏi cho công việc nào cần làm đầu tiên;
- Giới hạn tối đa 8 công việc cho mỗi cấp độ;
- Chỉ thêm nhiệm vụ mới sau khi đã hoàn thành lượng công việc quan trọng nhất;
- Sử dụng chỉ một ma trận Eisenhower cho cả công việc và đời sống cá nhân;
- Xây dựng ma trận theo ngày sẽ tốt hơn khi lập cho cả tuần và tháng;
- Tránh xao nhãng yếu tố bên ngoài;
- Lập to do list cho ngày hôm sau vào buổi tối, sau khi đã giải quyết các công việc trong ngày;
- Xác định bản thân cần gì.
» Xem thêm:Quản lý thời gian là gì? Phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả
Một số lưu ý để lập ma trận Eisenhower hiệu quả
Để áp dụng ma trận Eisenhower quản lý quỹ thời gian tốt hơn, bạn nên nắm rõ một số lưu ý quan trọng trong sau:
- Tối ưu công việc: Liệt kê, loại bỏ và chọn lọc các công việc cần thiết nhất trước khi đưa vào ma trận quản lý thời gian Eisenhower.
- Xác định việc quan trọng và việc khẩn cấp: Cần hiểu rõ sự khác biệt giữa nhóm việc quan trọng và việc khẩn cấp, từ đó phân chia nhiệm vụ vào bốn cấp độ phù hợp. Ngược lại, khi không thể phân biệt được hai yếu tố khẩn cấp và quan trọng, rất dễ dẫn đến tình huống làm việc bị rối và giải quyết không hiệu quả.
- Định hướng mục tiêu rõ ràng: Việc đầu tiên cần làm khi sử dụng ma trận Eisenhower là xác định mục tiêu của nhiệm vụ. Không có mục đích khi thực hiện sẽ không mang lại hiệu quả cho công việc.
Ví dụ về ma trận Eisenhower trong nhân sự
Ma trận Eisenhower lĩnh vực HR (Human Resources)
1- Nhóm công việc quan trọng, khẩn cấp | 15 – 20% thời gian
| 2- Nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp | 60 – 65% thời gian
|
3- Nhóm công việc khẩn cấp nhưng kém quan trọng | 10 – 15% thời gian
| 4- Nhóm công việc không quan trọng, không khẩn cấp | < 5% thời gian
|
Như vậy, ma trận Eisenhower là hình thức quản lý thời gian hữu dụng nhất với những ai gặp khó khăn trong hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.
Sử dụng phương pháp này, bạn sẽ xác định được công việc cần ưu tiên nhất trong nhiều công việc khác. Đồng thời, ma trận này còn là công cụ giúp tập trung hơn vào một nhiệm vụ quan trọng, mà không cần gồng mình giải quyết mớ công việc khác không rõ ràng.
Trên đây là những thông tin về ma trận Eisenhower mà CoffeeHR muốn chia sẻ đến bạn đọc. Mong rằng nội dung bài viết sẽ cung cấp đến bạn một hình thức quản lý thời gian hữu ích.
Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
