Kiến thức quản trị nhân sự

Chia sẻ Kiến thức quản trị nhân sự Không giới hạn

Ma trận Eisenhower: Phương pháp tăng năng suất công việc hiệu quả

Chia sẻ trên facebook
Chia sẻ trên twitter
Chia sẻ trên linkedin
Chia sẻ trên print
Cỡ chữ

Bạn đang nghĩ mình rất bận rộn và không có đủ thời gian để hoàn thành tất cả công việc được giao? Nhưng liệu bạn có thực sự trong tình trạng như vậy? Hãy thử sử dụng ma trận Eisenhower, để xem bạn có đang bận rộn đúng nghĩa hay không.

Ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower hay ma trận quản lý thời gian Eisenhower – phương pháp quản lý tối ưu thời gian, được nhiều người áp dụng. Ma trận này giúp bạn đưa quyết định dựa trên hai tiêu chí: tính khẩn cấp và mức độ quan trọng.

triết lý của eisenhower
“Việc quan trọng ít khi khẩn cấp – Việc khẩn cấp ít khi quan trọng”

Từ “Eisenhower” được đặt theo tên Dwight D. Eisenhower của vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ – người sáng lập ra ma trận quản lý thời gian Eisenhower. Công thức quản lý thời gian này là một công cụ hữu ích, hỗ trợ công việc và loại bỏ những phần việc gây lãng phí thời gian mà không đạt được mục tiêu.

Cách áp dụng ma trận Eisenhower trong quản lý thời gian

Công dụng của ma trận Eisenhower không chỉ giúp người sử dụng làm việc theo đúng mục tiêu, mà còn tránh khỏi sự phân tâm với những công việc khác. Do đó, việc sử dụng cách quản lý thời gian này trong thực tế sẽ giảm thiểu lượng thời gian bị hao phí, và việc áp dụng phương pháp này cũng rất đơn giản.

Việc đầu tiên là liệt kê những nhiệm vụ cần làm, kể cả những việc không quan trọng nhưng tiêu tốn thời gian của bạn.

Tiếp theo, phân loại các nhiệm vụ đó dựa trên hai tiêu chí: tầm quan trọng và tính khẩn cấp.

  • Khẩn cấp và quan trọng (P1): công việc cần phải thực hiện ngay lập tức;
  • Quan trọng, không khẩn cấp (P2): Nhiệm vụ cần được lên kế hoạch để làm sau;
  • Khẩn cấp, không quan trọng (P3): Nhiệm vụ nên giao cho người khác;
  • Không khẩn cấp và không quan trọng (P4): Nhiệm vụ cần được loại bỏ.
định nghĩa ma trận eisenhower
Ma trận Eisenhower

Quan trọng và khẩn cấp (P1)

Ở cấp độ quan trọng và khẩn cấp, các công việc cần được làm ngay, ưu tiên hàng đầu. Những công việc ở mục này sẽ chiếm 15-20% lượng thời gian để làm.

Nhóm công việc quan trọng và khẩn cấp
Nhóm công việc quan trọng và khẩn cấp cần được xử lý trong 10-15% quỹ thời gian

3 dấu hiệu nhận biết loại công việc thuộc nhóm quan trọng và khẩn cấp:

  • Xảy ra không thể dự tính trước: Sức khỏe, cuộc họp khẩn, nhiệm vụ bất ngờ, email công việc, điện thoại,…
  • Có thể đoán trước: cuộc họp đã được xếp lịch từ trước, họp định kỳ, sinh nhật,…
  • Các công việc còn lại: làm báo cáo, kiểm tra, làm bài thuyết trình,…

Với 2 loại công việc đầu, chúng ta thường không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, ở công việc thuộc loại 3, bạn hoàn toàn có thể chuyển sang cấp độ công việc P2. Nhưng điều này sẽ gia tăng áp lực ở cấp độ sau, vì vậy cần hoàn thành nhanh chóng ngay từ cấp độ P1 này.

Quan trọng, không khẩn cấp (P2)

Nhóm những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp chiếm lượng thời gian nhiều nhất trong ma trận Eisenhower, thường phải dành 60-65% khoảng thời gian cho loại công việc này. Đối với mục công việc này, bạn cần nhiều sự tập trung để hoàn thành chúng, và nhiệm vụ có mức độ càng quan trọng thì thời gian hoàn thành càng dài.

Cần nhiều sự tập trung để xử lý phần việc quan trọng
Cần nhiều sự tập trung để xử lý phần việc quan trọng nhưng không khẩn cấp

Trong khi thực hiện công việc ở nhóm quan trọng, không khẩn cấp nhưng xuất hiện việc ở nhóm việc quan trọng và khẩn cấp, bạn cần ưu tiên cho việc quan trọng và khẩn cấp trước. Sau khi đã hoàn thành xong, bạn có thể tiếp tục công việc ở mục quan trọng, không khẩn cấp còn dang dở.

Không quan trọng, khẩn cấp (P3)

Thuộc nhóm thứ 3 trong ma trận Eisenhower là những việc không quan trọng nhưng lại khẩn cấp. Công việc ở mục này sẽ chiếm khoảng 10-15% trong quỹ thời gian để hoàn thành. Các nhiệm vụ của P3 cần giải quyết một cách nhanh chóng, và những dấu hiệu để nhận biết các việc không quan trọng nhưng khẩn cấp này là:

  • Công việc được ủy quyền từ người khác, mình không phải gánh trách nhiệm.
  • Công việc phát sinh từ phần việc nhỏ khác.
  • Công việc liên quan đến phản hồi email, thư từ, cuộc họp hay cuộc trao đổi ngắn.

Những phần việc này thường không quá quan trọng, nhưng lại xuất hiện một cách bất ngờ, khó kiểm soát. Do đó, cần giải quyết đầu việc này nhanh chóng hoặc nếu không thể thì hãy từ chối một cách lịch sự.

Không quan trọng, không khẩn cấp (P4)

Loại các công việc chiếm ít thời gian nhất trong ma trận Eisenhower là phần việc không quan trọng và không khẩn cấp. Chúng ta không nên để mục việc này chiếm lượng thời gian quá nhiều mà chỉ cần giữ mức 5% để hoàn thành. Một số công việc ở P4 thường gặp là:

  • Tán gẫu với bạn bè;
  • Cuộc điện thoại kéo dài;
  • Hoạt động giải trí;
  • Việc làm không có mục đích.

Do đó, với những công việc không quan trọng mà cũng không khẩn cấp như trên, bạn cần cắt giảm thời gian dành cho chúng, vì lợi ích mang lại không đáng kể. Và trước khi làm một trong những việc thuộc nhóm P4, bạn cần tự đặt ra câu hỏi cho bản thân như: Công việc này mang lại cho mình cái gì? Mục đích của làm việc này là gì?

Đặt ra câu hỏi cho bản thân trước khi làm công việc thuộc nhóm P4
Đặt ra câu hỏi cho bản thân trước khi làm công việc thuộc nhóm P4

Cuối cùng, cách sắp xếp lượng thời gian phù hợp đối với mỗi cấp độ được định ra trong ma trận Eisenhower là:

  • P1: ~15% – 20%
  • P2: ~60% – 65%
  • P3: ~10% – 15%
  • P4: < 5%

Quy trình 3 bước sử dụng ma trận Eisenhower

Trong quá trình áp dụng ma trận Eisenhower vào quản lý quỹ thời gian, bạn cần làm theo đúng trình tự 3 bước dưới đây để đạt được kết quả như mong đợi:

Bước 1: Xây dựng danh sách các công việc cần làm đầy đủ nhưng không dư thừa.

Bước 2: Suy nghĩ và sắp xếp từng phần việc vào 4 cấp độ sau:

    • Việc quan trọng và khẩn cấp;
    • Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp;
    • Việc không quan trọng nhưng khẩn cấp;
    • Việc không quan trọng và không khẩn cấp.

Bước 3: Thực hiện công việc theo thứ tự ưu tiên của 4 cấp độ:

    • Cấp độ 1: Việc quan trọng và khẩn cấp;
    • Cấp độ 2: Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp;
    • Cấp độ 3: Việc không quan trọng nhưng khẩn cấp;
    • Cấp độ 4: Việc không quan trọng và không khẩn cấp.

Mẹo quản lý tốt thời gian bằng ma trận Eisenhower

Mẹo quản lý tốt thời gian bằng ma trận Eisenhower
Mẹo quản lý tốt thời gian bằng ma trận Eisenhower

Hiểu rõ sự hiệu quả khi phân chia mức quan trọng và tính cấp bách của công việc trong ma trận Eisenhower, ta cần áp dụng nhanh chóng phương pháp quản lý quỹ thời gian này vào thực tế để tối ưu lượng công việc cần làm. Vì vậy, để sử dụng hiệu quả ma trận này, bạn cần thuộc lòng các mẹo sau:

  • Luôn phải ghi chú khi xuất hiện công việc cần làm;
  • Đặt câu hỏi cho công việc nào cần làm đầu tiên;
  • Giới hạn tối đa 8 công việc cho mỗi cấp độ;
  • Chỉ thêm nhiệm vụ mới sau khi đã hoàn thành lượng công việc quan trọng nhất;
  • Sử dụng chỉ một ma trận Eisenhower cho cả công việc và đời sống cá nhân;
  • Xây dựng ma trận theo ngày sẽ tốt hơn khi lập cho cả tuần và tháng;
  • Tránh xao nhãng yếu tố bên ngoài;
  • Lập to do list cho ngày hôm sau vào buổi tối, sau khi đã giải quyết các công việc trong ngày;
  • Xác định bản thân cần gì.

Một số lưu ý để lập ma trận Eisenhower hiệu quả

Một số lưu ý để lập ma trận Eisenhower
Một số lưu ý để lập ma trận Eisenhower hiệu quả

Để áp dụng ma trận Eisenhower quản lý quỹ thời gian tốt hơn, bạn nên nắm rõ một số lưu ý quan trọng sau:

  • Tối ưu công việc: Liệt kê, loại bỏ và chọn lọc các công việc cần thiết nhất trước khi đưa vào ma trận quản lý thời gian Eisenhower.
  • Xác định việc quan trọng và việc khẩn cấp: Cần hiểu rõ sự khác biệt giữa nhóm việc quan trọng và việc khẩn cấp, từ đó phân chia nhiệm vụ vào bốn cấp độ phù hợp. Ngược lại, khi không thể phân biệt được hai yếu tố khẩn cấp và quan trọng, rất dễ dẫn đến tình huống làm việc bị rối và giải quyết không hiệu quả.
  • Định hướng mục tiêu rõ ràng: Việc đầu tiên cần làm khi sử dụng ma trận Eisenhower là xác định mục tiêu của nhiệm vụ. Không có mục đích khi thực hiện sẽ không mang lại hiệu quả cho công việc.

Như vậy, ma trận Eisenhower là hình thức quản lý thời gian hữu dụng nhất với những ai gặp khó khăn trong hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.

Sử dụng phương pháp này, bạn sẽ xác định được công việc cần ưu tiên nhất trong nhiều công việc khác. Đồng thời, ma trận này còn là công cụ giúp tập trung hơn vào một nhiệm vụ quan trọng, mà không cần gồng mình giải quyết mớ công việc khác không rõ ràng.

Trên đây là những thông tin về ma trận Eisenhower mà CoffeeHR muốn chia sẻ đến bạn đọc. Mong rằng nội dung bài viết sẽ cung cấp đến bạn một hình thức quản lý thời gian hữu ích.

Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.

Hotline: (+84) 97 306 0459

Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự

Nguyễn Thị Thuỳ Dương

Nguyễn Thị Thuỳ Dương là content writer tại Công ty cổ phần phần mềm CoffeeHR Việt Nam. Với định hướng trở thành người chia sẻ những kiến thức hữu ích nhất về Quản trị Nhân sự dành cho HR và Nhà quản trị, chị Dương mong muốn việc vận hành và ứng dụng Phần mềm HRM trong các doanh nghiệp được hệ thống hóa và hiệu quả.

Thảo luận & hỏi đáp

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Bạn ơi, bài viết này có hữu ích với bạn chứ?

Đánh giá bài viết
Đăng ký nhận tư vấn với chuyên gia
Báo chí nói về CoffeeHR
Khách hàng của CoffeeHR
Di chuyển lên đầu