Kiến thức quản trị nhân sự

Chia sẻ Kiến thức quản trị nhân sự Không giới hạn

Trọn bộ mẫu thư trả lời ứng viên chuyên nghiệp cho các HR

mẫu thư trả lời ứng viên
Chia sẻ trên facebook
Chia sẻ trên twitter
Chia sẻ trên linkedin
Chia sẻ trên print
Cỡ chữ

Hằng năm, hầu hết các doanh nghiệp và tổ chức đều có những đợt tuyển dụng lớn, nhằm mục đích tìm kiếm các ứng viên tiềm năng nhất. Song, các ứng viên cũng sẽ có những tiêu chí lựa chọn riêng cho bản thân. Sự phản hồi chuyên nghiệp từ các HR sẽ là điểm sáng góp phần đánh giá doanh nghiệp, các ứng viên sẽ nhìn nhận để xem xét. Bài viết hôm nay, CoffeeHR xin chia sẻ cho mọi người trọn bộ mẫu thư trả lời ứng viên chuyên nghiệp cho các HR.

Vai trò quan trọng của thư trả lời ứng viên

Trong tuyển dụng, hầu hết các doanh nghiệp hay tổ chức đều nhìn nhận việc gửi email thông báo tới ứng viên cực kỳ cần thiết. Sự phản hồi này giúp các ứng viên biết được hồ sơ của mình đã gửi tới nhà tuyển dụng và tránh bỏ sót những thông tin quan trọng.

Trong thời đại công nghệ số, nhà tuyển dụng hay ứng viên rất dễ dàng kết nối và liên hệ với nhau. Các mối quan hệ win-win khác nhau cho cả nhà tuyển dụng và ứng viên để lựa chọn và xem xét. Có thể thật tiếc nuối nếu vì ấn tượng ban đầu bạn lạc mất ứng viên phù hợp. Mẫu thư trả lời ứng viên chuyên nghiệp sẽ là một cách truyền thông tuyệt vời và dễ dàng cho Doanh nghiệp của bạn.

Vai trò thư phản hồi
Vai trò thư phản hồi

Phụ thuộc vào từng trường hợp, nội dung của email trả lời ứng viên cần chi tiết và chỉnh chu. Tiêu đề của email, nhà tuyển dụng sẽ đề cập vào mục đích chính của thư. Hãy lưu ý đừng quên lời cảm ơn ban đầu và đi kèm đầy đủ nội dung chi tiết dễ hiểu tới ứng viên.

7 mẫu thư trả lời ứng viên trong tuyển dụng

Mẫu thư trả lời tham khảo
Mẫu thư trả lời tham khảo

Các mẫu email giúp bạn cung cấp tất cả thông tin cần thiết đến ứng viên một cách nhanh chóng. Hãy cùng CoffeeHR tham khảo 7 mẫu thư trả lời ứng viên trong tuyển dụng dưới đây.

Mẫu thư trả lời ứng viên khi nhận hồ sơ

Mẫu thư nhận hồ sơ
Mẫu thư nhận hồ sơ

Xin chào [Tên_ứng_viên],

[Tên_công_ty] xin chân thành cảm ơn bạn đã nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] của công ty.

Chúng tôi [Tên_công_ty] chắc chắn rằng bạn đã dành thời gian tìm hiểu công việc và tự tin với hồ sơ được chuẩn bị rất tốt của mình. Tuy nhiên để có thể đánh giá và xem xét hồ sơ của bạn thật kỹ lưỡng, [Tên_công_ty] sẽ cân nhắc và sớm phản hồi lại bạn trong vòng 3-5 ngày với kết quả vòng Loại hồ sơ.

Chúc bạn một ngày tốt lành và đừng quên kiểm tra email thường xuyên từ [Tên_công_ty] nhé!

Chúng tôi [Tên_công_ty] rất mong có cơ hội gặp bạn.

Trân trọng,

[Tên]

[Chữ ký]

Thư mời phỏng vấn

Mẫu thư mời phỏng vấn
Mẫu thư mời phỏng vấn

Mẫu thư 1:

[Tên_ứng_viên] thân mến,

Trước hết, chúng tôi [Tên_công_ty] rất cảm ơn sự quan tâm bạn đã dành cho công ty của chúng tôi.

Tên tôi là [Tên_của_bạn] và tôi là Trưởng bộ phận tuyển dụng của công ty [Tên_công_ty]. Qua hồ sơ của bạn, chúng tôi [Tên_công_ty] nhận thấy bạn có những tiềm năng để trở thành một phần của công ty chúng tôi.

Chúng tôi [Tên_công_ty] rất hy vọng có thể trao đổi thêm với bạn trong một buổi phỏng vấn ngắn qua điện thoại / Skype / tại [Thời_gian, địa_điểm]. Đây là một bước cần thiết trong quá trình tuyển dụng để chúng tôi [Tên_công_ty] có thể hiểu rõ về bạn cũng như được chia sẻ cùng bạn nhiều hơn về câu chuyện của chúng tôi.

Bạn vui lòng trả lời lại email này trước [thời gian] để xác nhận khả năng tham gia buổi phỏng vấn từ [Tên_công_ty]. Nếu bạn có bất kỳ điều gì bất tiện, bạn có thể liên hệ ngay qua email này hoặc qua liên hệ [Số_điện_thoại].

Chúng tôi [Tên_công_ty] rất mong sớm được gặp và trò chuyện với bạn.

Trân trọng,

[Tên]

[Chữ ký]

Mẫu thư 2:

[Tên_ứng_viên] thân mến!

Đầu tiên, chúng tôi [Tên_công_ty] rất cảm ơn vì bạn đã dành sự quan tâm và nộp hồ sơ đăng ký ứng tuyển vào vị trí của công ty .

Tôi là [Tên_của_bạn] – chuyên viên nhân sự của công ty [Tên_công_ty]. Qua vòng lọc hồ sơ, công ty [Tên_công_ty] nhận thấy bạn là một ứng viên tiềm năng và chúng tôi muốn mời bạn đến tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí này. Thời gian phỏng vấn tại [Tên_công_ty] là vào lúc [Thời_gian]

Bạn sẽ tham gia buổi phỏng vấn cùng Anh/Chị [Tên_người_phỏng_vấn]

Bạn cần mang theo hồ sơ đầy đủ khi tham gia phỏng vấn tại [Tên_công_ty].

Bạn vui lòng trả lời lại email này trước [Thời_gian] để xác nhận khả năng tham gia buổi phỏng vấn tại [Tên_công_ty]. Trường hợp cần đặt lại lịch phỏng vấn hoặc có vấn đề gì thắc mắc, bạn có thể liên hệ lại theo số điện thoại [Số_điện_thoại] để được hỗ trợ chi tiết.

Chúng tôi [Tên_công_ty] mong sớm được gặp và trò chuyện với bạn!

Trân trọng,

[Tên]

[Chữ ký]

Thư mời nhận việc

Mẫu thư mời nhận việc
Mẫu thư mời nhận việc

Mẫu thư 1:

Thân gửi: Anh /Chị _ [Tên_ứng_viên]

Điện thoại: [Số_điện_thoại]

Chúng tôi [Tên_công_ty] rất vui mừng thông báo Anh/Chị đã trúng tuyển trong đợt phỏng vấn vừa qua.

Anh/Chị sẽ:

Làm việc tại:_

Chức danh: _

Ngày nhận việc: [Thời_gian]. Thời gian thử việc: [Khoảng_Thời_gian]

Thời gian làm việc:_

Lương và một số chế độ khác như sau:_

Lương: _. Lương thử việc: _.

Các khoản phụ cấp khác (nếu có): _.

Các chế độ khác: Theo Luật Lao động Việt Nam, theo Nội quy lao động và Quy định tài chính của công ty [Tên_công_ty].

Công ty [Tên_công_ty] đã đính kèm một bản mềm chi tiết hơn về hợp đồng lao động và công việc để bạn có thể xem qua trước khi quyết định.

Bạn vui lòng phản hồi lại quyết định của bản thân trước ngày [Thời_gian]. Nếu đồng ý, ngày ký hợp đồng sẽ thực hiện vào ngày [Thời_gian] và ngày bắt đầu làm việc của bạn sẽ là vào [Thời_gian].

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi gì khác trong thời gian suy nghĩ, bạn có thể liên lạc với chúng tôi [Tên_công_ty] để được giải đáp.

Hy vọng chúng ta sẽ có một sự hợp tác tốt đẹp và lâu bền trong tương lai.

Trân trọng,

[Tên]

[Chữ ký]

Mẫu thư 2:

Kính gửi: Anh /Chị [Tên_của_ứng_viên]

Chúc mừng bạn đã nhận được lời mời làm việc tại công ty [Tên_công_ty].

Đầu tiên, chúng tôi [Tên_công_ty] hết sức cám ơn bạn đã dành thời gian quan tâm và ứng tuyển cho vị trí [Tên_vị_trí] tại công ty của chúng tôi. Qua thời gian gặp gỡ trao đổi, chúng tôi [Tên_công_ty] hết sức ấn tượng với kinh nghiệm cũng như những gì bạn đã thể hiện. Chính vì vậy, chúng tôi [Tên_công_ty] trân trọng được mời bạn vào làm việc tại công ty của chúng tôi với vị trí [Tên_vị_trí].

Tại vị trí này, bạn làm việc [toàn thời gian/bán thời gian] từ [thời gian và số ngày làm việc trong tuần], sẽ trực tiếp nằm dưới sự quản lý của anh/chị [Tên_quản_lý] thuộc phòng [Tên_phòng].

Chúng ta đã thỏa thuận trong buổi phỏng vấn, bạn sẽ được nhận mức lương cứng khởi điểm là [số tiền/thời gian], cùng với một số chính sách hỗ trợ khác như: [tên các chính sách hỗ trợ: bảo hiểm, tiền ăn uống, số ngày nghỉ trong năm].

Thời gian làm việc chính thức của bạn sẽ bắt đầu từ [ngày/giờ]. Chúng ta sẽ cùng thống nhất thêm một số vấn đề khác như [thời hạn hợp đồng, các chính sách công ty…] trong ngày làm việc đầu tiên này.

Để xác nhận đề nghị này, bạn vui lòng trả lời lại email cho chúng tôi [Tên_công_ty] trước [ngày/giờ]. Trong khoảng thời gian đó, hãy liên hệ với chúng tôi qua [số điện thoại] hoặc [email] nếu như bạn có bất kì thắc mắc nào cần giải đáp.

Chúng tôi [Tên_công_ty] rất háo hức được có bạn trong đội ngũ của chúng tôi, và chúc bạn sẽ có những trải nghiệm tuyệt vời tại đây.

Xin chân thành cảm ơn.

Trân trọng,

[Tên]

[Chữ ký]

Thư từ chối ứng viên

Mẫu thư từ chối ứng viên
Mẫu thư từ chối ứng viên

Mẫu thư 1:

Gửi [tên ứng viên],

Cảm ơn rất nhiều vì sự quan tâm của bạn đối với [Tên công ty] và vị trí [Tên vị trí việc làm]. Sau khi xem xét các hồ sơ, chúng tôi rất tiếc không thể chọn bạn đi tiếp.

Ban tuyển dụng [Tên_công_ty] đánh giá cao thời gian bạn dành để ứng tuyển. Chúc bạn gặp may mắn trong quá trình tìm việc và mong rằng có thể hợp tác với bạn ở những vị trí việc làm khác trong tương lai.

Trân trọng,

[Tên]

[Chữ ký]

Mẫu thư 2:

Gửi [tên ứng viên],

Cảm ơn bạn vì đã dành thời gian tham gia phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí việc làm]. Chúng tôi [Tên_công_ty] đánh giá cao sự cố gắng và nhiệt tình của bạn đối với [Tên công ty] cùng những thể hiện trong buổi phỏng vấn và cam kết đóng góp của bạn đối với mục tiêu của công ty.

Tuy nhiên, chúng tôi [Tên_công_ty] đã phỏng vấn một số ứng viên ấn tượng và quyết định đi tiếp với họ tại thời điểm này. Chúng tôi [Tên_công_ty] đã cân nhắc rất nhiều trước khi đưa ra quyết định.

Chúng tôi [Tên_công_ty] sẽ giữ lại hồ sơ của bạn và xin phép được liên hệ lại với bạn khi có bất kỳ cơ hội nào phù hợp trong tương lai.

[Tên_công_ty] chúc bạn gặp nhiều may mắn trong quá trình tìm việc.

Trân trọng,

[Tên]

[Chữ ký]

Mẫu thư 3:

Gửi [Tên ứng viên],

Cảm ơn bạn vì đã dành thời gian tham gia tuyển dụng vị trí [Tên vị trí việc làm]. Chúng tôi [Tên_công_ty] đã thực sự bị ấn tượng bởi hồ sơ của bạn cũng như những gì bạn thể hiện trong suốt các buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, chúng tôi [Tên_công_ty] quyết định dành vị trí này cho một ứng viên khác phù hợp hơn.

Để đưa ra được quyết định này, chúng tôi [Tên_công_ty] đã phải cân nhắc rất kỹ càng. Chúng tôi [Tên_công_ty] rất vui vì có cơ hội gặp gỡ bạn và tìm hiểu về kiến thức, kinh nghiệm cũng như kỹ năng của bạn.

Chúng tôi [Tên_công_ty] tin rằng những đóng góp của bạn sẽ rất có giá trị đối với công ty chúng tôi. Chúng tôi [Tên_công_ty] sẽ giữ lại hồ sơ của bạn và xin phép liên hệ lại với bạn khi có cơ hội phù hợp. Bạn có thể liên hệ với tôi qua số [Số điện thoại] khi có bất cứ thắc mắc gì.

Chúc bạn thành công.

Trân trọng,

[Tên]

[Chữ ký]

Mẫu thư chủ động liên hệ tới ứng viên

Mẫu thư liên hệ ứng viên
Mẫu thư liên hệ ứng viên

[Tên_ứng_viên] thân mến,

Tôi là [Tên]. Là [chức_danh] tại [Tên_công_ty]. Tôi thấy thông tin của bạn trên [ví dụ: LinkedIn] và tôi rất ấn tượng với kinh nghiệm làm việc của bạn trong [tên lĩnh vực cụ thể / hoặc bạn có thể bổ sung những điểm về ứng viên mà bạn chú ý].

Hiện tại chúng tôi [Tên_công_ty] đang tìm kiếm nhân sự phù hợp cho vị trí [tên_vị_trí, dẫn link Mô tả công việc] cùng tham gia vào đội ngũ của chúng tôi. Tôi rất mong có cơ hội được chia sẻ thêm với bạn về công việc này cũng như được lắng nghe nhiều hơn từ phía bạn.

Vì vậy tôi hy vọng rằng chúng ta có thể sắp xếp một buổi [gặp mặt / trao đổi qua điện thoại] nếu như bạn rảnh trong [khoảng thời gian].

Ngoài ra, bạn có thể liên hệ với tôi qua [số điện thoại] hoặc [email] khi có thắc mắc bất cứ lúc nào.

Chúc bạn một ngày tốt lành.

Thân mến,

[Tên]

[Chữ ký]

Thư liên hệ lại ứng viên cũ

Mẫu thư liên hệ ứng viên cũ
Mẫu thư liên hệ ứng viên cũ

[Tên_ứng_viên] thân mến,

Tôi là [tên]. Là [chức danh] tại [Tên_công_ty]. Chúng ta đã từng gặp nhau [thời gian] khi bạn ứng tuyển cho vị trí [tên_vị_trí] tại công ty chúng tôi [Tên_công_ty] .

Dù rằng lần trước chúng tôi [Tên_công_ty] đã phải quyết định lựa chọn một ứng viên khác cho vị trí [Tên_vị_trí] bởi ở thời điểm đó bạn [lý do bạn từ chối ứng viên lần trước, ví dụ như thiếu kinh nghiệm, việc quá trình độ hay do mức độ cạnh tranh quá cao], chúng tôi [Tên_công_ty] vẫn luôn lưu tâm đến trường hợp của bạn.

[Nêu rõ vì sao bạn ấn tượng với trường hợp của ứng viên như sự sáng tạo, kinh nghiệm làm sản phẩm, thần thái phỏng vấn rất tích cực,…]

Hiện tại chúng tôi [Tên_công_ty] đang tìm kiếm người phù hợp cho vị trí [tên_vị_trí] và chúng tôi tin rằng kỹ năng cao và kinh nghiệm của bạn có thể phù hợp hơn tại đây.

Chúng tôi [Tên_công_ty] hy vọng rằng bạn có thể dành chút thời gian để trao đổi thêm [qua điện thoại / Skype / gặp mặt trực tiếp] vào [một khoảng thời gian nào đó, ví dụ như trong tuần này] về vị trí công việc mới này. Nếu bạn vẫn còn hứng thú, hãy liên hệ lại với chúng tôi [Tên_công_ty] qua email này.

Chúc bạn một ngày tốt lành.

Trân trọng,

[Tên]

[Chữ ký]

Thư liên hệ với ứng viên được giới thiệu

Mẫu thư liên hệ ứng viên được giới thiệu
Mẫu thư liên hệ ứng viên được giới thiệu

[Tên_ứng_viên] thân mến,

Tôi là [Tên]. Là [chức_danh] tại [Tên_công_ty]. Hiện tại chúng tôi [Tên_công_ty] đang tìm kiếm ứng viên cho vị trí [tên_vị_trí] và chúng tôi được [Tên_vị_trí] giới thiệu rằng bạn có thể là một nhân sự phù hợp.

Tôi đã theo dõi được từ [LinkedIn/CV] của bạn, kinh nghiệm làm việc của bạn hết sức ấn tượng. Những gì bạn đã làm có nhiều điểm tương đồng với công việc của chúng tôi [Tên_công_ty] tại đây. [Bạn nên bổ sung những điểm khiến bạn thật sự chú ý].

Tại [Tên_công_ty], chúng tôi luôn luôn tìm kiếm những người tuyệt vời giống như [Tên_người_giới_thiệu], chúng tôi rất mong có thể có cơ hội được hiểu về bạn rõ hơn.

Hy vọng rằng bạn có thể dành thời gian để chúng ta có thể gặp mặt để cùng trao đổi thêm về công việc cùng [Tên_công_ty] vào [khoảng thời gian, ví dụ “một lúc nào đó trong tuần”]. Nếu bạn cần thêm bất kỳ thông tin gì thêm, đừng ngần ngại liên hệ với tôi qua [email] hoặc [số_điện_thoại].

Chúc bạn một ngày tốt lành.

Thân mến,

[Tên]

[Chữ ký]

Kết luận

Nhằm mục đích kết nối win-win giữa nhà tuyển dụng và ứng viên thì việc phản hồi email từ nhà tuyển dụng thực sự cần thiết. Sự chuyên nghiệp và cầu thị cao từ HR sẽ được thể hiện qua từng email tới ứng viên. Vì vậy, nắm bắt trọn bộ mẫu thư trả lời ứng viên chuyên nghiệp cho các HR là chìa khóa giúp nhà tuyển dụng gặt hái được thành công qua mỗi mùa tuyển dụng.

Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.

Hotline: (+84) 97 306 0459

Facebook: CoffeeHRCà Phê Nhân sự

Nguyễn Thị Thuỳ Dương

Nguyễn Thị Thuỳ Dương là content writer tại Công ty cổ phần phần mềm CoffeeHR Việt Nam. Với định hướng trở thành người chia sẻ những kiến thức hữu ích nhất về Quản trị Nhân sự dành cho HR và Nhà quản trị, chị Dương mong muốn việc vận hành và ứng dụng Phần mềm HRM trong các doanh nghiệp được hệ thống hóa và hiệu quả.

Thảo luận & hỏi đáp

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Bạn ơi, bài viết này có hữu ích với bạn chứ?

Đánh giá bài viết
Đăng ký nhận tư vấn với chuyên gia
Báo chí nói về CoffeeHR
Khách hàng của CoffeeHR
Di chuyển lên đầu