Ngày nay, 70% doanh nghiệp đều sử dụng mô hình BSC ít nhất một lần để quản lý các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Vậy mô hình BSC là gì? Hãy cùng CoffeeHR tìm hiểu trong bài viết này nhé!
Mô hình BSC là gì?
BSC là từ viết tắt của Balanced Scorecard (tức là thẻ điểm cân bằng). Cụm balanced scorecard này được sử dụng từ những năm 1990. Nhưng nguồn gốc của nó xuất hiện lần đầu tiên khi General Electric đưa ra báo cáo đo lường hiệu quả hoạt động kinh doanh vào những năm 1950.
Thẻ điểm cân bằng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch và quản lý chiến lược nhằm định hướng hoạt động kinh doanh của tổ chức. Nâng cao hiệu quả truyền thông và theo dõi hiệu quả hoạt động so với các mục tiêu đã đề ra. Khái niệm về thẻ điểm cân bằng được phát triển bởi tiến sĩ Robert Kaplan tại trường Đại học Harvard và David Norton.
Balanced scorecard là sản phẩm của công trình nghiên cứu của Kaplan và Norton năm 1990. Nói về các phương pháp mới trong đo lường hiệu suất. Mô hình BSC là tập hợp hệ thống thước đo định lượng, chúng được lựa chọn cẩn thận dựa trên các chiến lược của tổ chức. Nói một cách đơn giản, nó là một hệ thống chiến lược được sử dụng để theo dõi và đo lường hiệu suất. Nhằm giúp các doanh nghiệp quản lý sự tăng trưởng trong tương lai. Các nhà quản lý có thể tạo một mô hình thẻ điểm cân bằng bằng cách chuyển các tuyên bố về chiến lược và sứ mệnh của công ty họ thành các mục tiêu và thước đo cụ thể.
Tìm hiểu thêm: Giải thích khái niệm Balanced Scorecard
Cấu trúc mô hình BSC
Thước đo khách hàng
Một trong những chỉ số thể hiện thành công của doanh nghiệp chính là sự hài lòng của khách hàng. Điều này tác động trực tiếp đến doanh thu trong thời điểm hiện tại và sau này.
Thước đo này là câu hỏi cho vấn đề “Khách hàng của bạn đang thấy thế nào” Khi có thước đo cụ thể, doanh nghiệp biết cách đặt kế hoạch và mục tiêu nhằm mang lại sự hài lòng cho khách hàng của mình.
Muốn biết chính xác sự đánh giá của khách hàng dành cho doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo bộ câu hỏi:
- Đâu là nhóm khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp?
- Họ có yêu thích sản phẩm,dịch vụ bạn cung cấp hay không?
- Sau sử dụng, tỷ lệ % phản hồi của khách hàng là bao nhiêu?
- Bao nhiêu % phản hồi tích cực, bao nhiêu tiêu cực?
- Khách hàng so sánh doanh nghiệp bạn và đối thủ cạnh tranh như thế nào?
Thước đo tài chính
Trong mô hình BSC, thước đo tài chính gồm tốc độ tăng trưởng của doanh thu, lợi nhuận, lợi tức đầu tư, chi phí cố định, chi phí khấu hao,… Sau khi thực hiện, các yếu tố này không dễ dàng đo được ngay nhưng chúng là minh chứng rõ nhất cho hiệu quả của hoạt động doanh nghiệp.
Trước đây, các doanh nghiệp đều dựa trên số tiền kiếm được để đánh giá hiệu quả hoạt động, xem đây là mục tiêu duy nhất. Nếu số tiền thu về lớn thì doanh nghiệp hoạt động tốt, nếu số tiền thu về nhỏ hoặc tài chính đang gặp khó khăn thì doanh nghiệp đứng trước nguy cơ sụp đổ.
Tuy nhiên ngày nay, tài chính không còn là thước đo độc quyền mà các doanh nghiệp quan tâm. Giờ đây, số tiền thu về chỉ là một trong những mảnh ghép thuộc bức tranh tổng thể của doanh nghiệp. Kể cả khi thu về số tiền lớn nhưng doanh nghiệp vẫn không tránh khỏi các nguy cơ phá sản. Đó là lý do mà một nhà quản trị thông thái cần xem xét thêm 3 thước đo còn lại trong mô hình BSC.
Thước đo hoạt động nội bộ
Để đánh giá về thành tích hay hiệu quả hoạt động doanh nghiệp, cần có bằng chứng chứng minh. Quá trình này tương tự như cách mỗi cá nhân nhìn nhận và rút kinh nghiệm cho chính bản thân của mình.
Thông thường, một doanh nghiệp được xem là vận hành ổn định dựa trên nhiều chỉ số. Cụ thể là tốc độ tăng trưởng quy mô, % thời gian giải quyết công việc được rút ngắn, % nhân sự gắn bó với công ty tăng,..
Để có được các chỉ số này, chủ doanh nghiệp phải thực hiện xem xét lại quy trình hoạt động nội bộ của công ty. Từ đó xác định bộ phận nào làm việc hiệu quả, bộ phận nào chưa, đâu là nguyên nhân và giải pháp khắc phục là gì. Phương án cải thiện lỗ hổng trong hoạt động nội bộ cần đưa vào mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
Thước đo học tập & phát triển
Chất lượng nguồn nhân sự và các công cụ hỗ trợ làm việc là yếu tố cốt lõi tạo nên nền tảng vững chắc cho doanh nghiệp. Đây là thước đo không có con số, không có giới hạn cao nhất. Tiêu chí đánh giá dựa việc việc nỗ lực học tập, trau dồi và nắm bắt sự tiến bộ của khoa học công nghệ kịp thời.
Muốn biết cách để cải thiện năng suất lao động và tạo thêm nhiều giá trị, quản lý doanh nghiệp cần xem xét chính sách, hành động và các công cụ có liên quan đến năng suất, năng lực làm việc của nhân sự trong công ty.
Khi thước đo về việc học tập và phát triển nhân sự tốt, nghĩa là doanh nghiệp đang sử dụng công cụ làm việc hiệu quả và đào tạo nhân viên tốt. Đây là yếu tố tạo nên lợi thế cạnh tranh so với đối thủ, giúp doanh nghiệp dễ thích nghi với thay đổi của thị trường và bắt kịp các xu hướng 4.0.
Mối quan hệ giữa các thước đo trong BSC
Nhiều doanh nghiệp cho rằng 4 thước đo kể trên hoạt động độc lập và chủ doanh nghiệp chỉ cần chọn thước đo để thực hiện hoặc bỏ qua một vài thước đo. Thế nhưng trên thực tế, các thước đo này liên quan mật thiết và tác động lẫn nhau mạnh mẽ.
Mỗi thước đo với kết quả tốt đều dựa trên nền tảng của các thước đo khác xây dựng trước đó. Ví dụ:
Khi nhân viên được đào tạo thường xuyên và phù hợp (Thước đo học tập & phát triển), doanh nghiệp sẽ vận hành ổn định và năng suất (Thước đo quá trình hoạt động nội bộ), giúp chăm sóc khách hàng tốt và tạo ra nhiều giá trị (Tiêu chí khách hàng). Cuối cùng, khách hàng hài lòng sẽ thường xuyên sử dụng sản phẩm, dịch vụ giúp doanh nghiệp nâng cao doanh thu và lợi nhuận.
Ngoài ra, từng mục tiêu nhỏ trong thước đo cũng gắn kết với nhau theo quan hệ nhân – quả. Chẳng hạn việc tăng doanh thu và giảm chi phí trong thước đo tài chính là nhằm tối đa lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Làm thế nào để xây dựng một chương trình quản lý hiệu suất hiệu quả?
Người quản lý Thẻ điểm cân bằng hoặc quy trình báo cáo quản lý của bạn có thể là nhân tố quyết định liệu bạn có thành công trong việc thực hiện chiến lược của mình hay không.
- Nếu doanh nghiệp với quy mô lớn, có thể có bộ phận Quản lý Chiến lược. Họ chịu trách nhiệm xây dựng và đánh giá chiến lược với mô hình BSC.
- Nếu tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, có thể quản lý thông qua Giám đốc hoạt động.
- Nếu bạn thuộc tổ chức phi lợi nhuận hoặc chính phủ, việc báo cáo thường do Giám đốc tài chính phụ trách. Do các tổ chức thường liên quan nhiều tạo lập ngân sách. Vì thế người này sẽ chịu trách nhiệm tạo báo cáo cho tất cả các phòng ban.
4 Lợi ích của mô hình BSC đối với doanh nghiệp
Sau đây là 4 lợi ích lớn nhất của mô hình BSC giúp cho các hoạt động trong doanh nghiệp diễn ra được hiệu quả hơn:
BSC giúp lập kế hoạch chiến lược tốt hơn
Mô hình balanced scorecard cung cấp một khuôn khổ mạnh mẽ để xây dựng và truyền đạt chiến lược. Nó giúp các nhà quản lý suy nghĩ về mối quan hệ nguyên nhân và kết quả giữa các mục tiêu chiến lược, nghĩa là chúng đã đồng thuận với một chiến lược cốt lõi nhất định. Quá trình tạo Bản đồ chiến lược phải được đồng thuận về một tập hợp các mục tiêu chiến lược. Nó có nghĩa là kết quả hoạt động cũng như các yếu tố thúc đẩy hoặc động lực chính của hiệu suất. Trong tương lai, kết quả thực hiện các yếu tố mục tiêu này chính là các mảnh ghép nhỏ, tạo nên một bức tranh hoàn chỉnh về chiến lược của doanh nghiệp.
BSC giúp cải thiện truyền thông doanh nghiệp
Kế hoạch chiến lược một trang (one-page strategy plan) là một công cụ ngắn gọn nhưng mạnh mẽ để giúp bạn xây dựng một chiến lược kinh doanh hiệu quả. Nó cho phép các công ty dễ dàng truyền đạt chiến lược trong nội bộ và bên ngoài. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc hiểu rõ về chiến lược và giúp thu hút nhân viên và các bên liên quan.
Ngày nay, mô hình BSC vừa giúp đối tác và nhân viên của bạn hiểu rõ về nội dung chiến lược, vừa có ấn tượng mạnh mẽ với từng ưu điểm, nhược điểm,… các thước đo doanh nghiệp bạn đang thực hiện.
BSC giúp liên kết chặt chẽ các dự án khác nhau trong doanh nghiệp
Mô hình BSC giúp các tổ chức vạch ra các dự án và sáng kiến của họ cho các mục tiêu chiến lược khác nhau, do đó đảm bảo rằng các dự án và sáng kiến tập trung chặt chẽ vào việc thực hiện các mục tiêu chiến lược nhất, chắc chắn rằng toàn thể doanh nghiệp đang chung một hướng, không lãng phí bất kỳ dự án nào.
BSC giúp cải thiện hiệu suất báo cáo
Mô hình BSC có thể được sử dụng để hướng dẫn thiết kế báo cáo hiệu suất và trang tổng quan. Điều này đảm bảo rằng báo cáo quản lý tập trung vào các vấn đề chiến lược quan trọng nhất và giúp các công ty giám sát việc thực hiện kế hoạch của họ.
Ứng dụng mô hình BSC thế nào để mang giá trị cho doanh nghiệp
Trong thực tế, mô hình BSC được sử dụng như một phương pháp luận mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Để ứng dụng mô hình này vào thực tế, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
- Kiểm soát các dữ liệu trong mô hình BSC của bạn
- Đo lường và đánh giá các mục tiêu trong mô hình BSC
- Gán KPI tương ứng với các yếu tố mục tiêu
- Kết nối các yếu tố mục tiêu lại với nhau
Bước 1: Kiểm soát các dữ liệu trong mô hình BSC của bạn
Doanh nghiệp sẽ lãng phí nhiều thời gian, công sức cho việc đo lường tất cả mọi thứ nhưng không dựa trên góc độ chiến lược. Để tránh quá tải với việc đưa dữ liệu vào BSC, hãy xác định rõ chiến lược doanh nghiệp là gì. Điều này giúp bạn tư duy dễ dàng hơn về cách đặt dữ liệu doanh nghiệp vào BSC.
Tham khảo quy trình đặt dữ liệu doanh nghiệp theo các bước:
- Giới hạn cụ thể số lượng các mục tiêu trong mô hình BSC, tốt nhất chỉ từ 10 – 15 mục tiêu là được. Nếu có quá nhiều mục tiêu cho tổng cộng 4 thước đo, bạn dễ dàng bị mất tập trung vào hệ thống chiến lược cốt lõi.
- Chuẩn bị sẵn những câu hỏi về từng mục tiêu cụ thể trước khi bước vào các cuộc họp. Người chủ trì cuộc họp cần tập trung nhấn mạnh vào tình trạng các con số có khả năng đo lường được.
- Tổng hợp toàn bộ câu hỏi và tài liệu của tất cả mục tiêu gửi cho nhân viên 1-2 ngày trước cuộc họp để họ nghiên cứu kỹ lưỡng.
- Đưa ra quyết định, ghi lại và nhắc nhở tất cả những người chịu trách nhiệm thực hiện trong những cuộc họp đánh giá chiến lược.
Bước 2: Đo lường và đánh giá các mục tiêu trong mô hình BSC
Để đánh đo lường và đánh giá các yếu tố mục tiêu hiệu quả, bạn nên quy ước màu sắc hoặc ký hiệu tương ứng cho tình trạng từng mục tiêu. Người quản lý doanh nghiệp kết hợp với người chịu trách nhiệm chính xem xét báo cáo, từ đó đánh giá mục tiêu đang ở mức nào. Ví dụ:
- Màu đỏ: Mục tiêu cần thêm sự trợ giúp hoặc cần thêm tài nguyên để đi đúng định hướng ban đầu
- Màu vàng: Mục tiêu chỉ gặp khó khăn nhỏ, dễ xử lý nhanh và dần đi đúng hướng
- Màu xanh lá cây: Mục tiêu với mọi công việc đang được thực hiện trơn tru, đúng hướng
Nhằm hạn chế việc gán nhằm mác cho các mục tiêu gây ảnh hưởng đến kết quả đo lường, việc đánh giá cần được thực hiện một cách trung thực, khách quan và chính xác. Nếu có điều kiện, doanh nghiệp có thể thành lập hội đồng đánh giá, kết hợp việc tận dụng các con số đo lường minh bạch.
Bước 3: Gán KPI tương ứng với các yếu tố mục tiêu
Mô hình BSC và KPI có sự liên kết chặt chẽ với nhau. Trong đó, BSC là công cụ được dùng để qun lý chiến lược dựa trên kết quả đo lường. Còn KPI là công cụ dùng để quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên, đồng thời dựa trên KPI để đánh giá nhân viên thực hiện theo đúng chiến lược hay chưa. Những nhà quản trị nhân sự giỏi thường kết hợp cả 2 công cụ.
Trong bước này, bạn cần đặt KPI tương ứng với các yếu tố mục tiêu dựa trên tình hình thực tế đã được đo lường và đánh giá nhằm mang lại hiệu quả tối ưu nhất.
Hàng kỳ, doanh nghiệp cần đánh giá KPI để xác định khoảng cách giữa mục tiêu đã đặt ra và hiệu suất làm việc thực tế. Từ đó dễ dàng lên kế hoạch phù hợp để điều chỉnh, cải thiện sao cho phù hợp nhất.
Bước 4: Kết nối các yếu tố mục tiêu lại với nhau
Để các mục tiêu không “lẻ loi” hoặc đứng riêng lẻ, doanh nghiệp có thể gom 2 mục tiêu lại thành nguyên nhân của mục tiêu khác, kết nối từ 2 mục tiêu trở lên trong một thước đo hoặc 1 mục tiêu dẫn tới nhiều mục tiêu khác. Ở bước này, bạn có thể dùng mũi tên 1 chiều để dễ dàng thể hiện sự kết nối giữa những mục tiêu.
Xong bước này, doanh nghiệp đã có mô hình BSC riêng với những con số thể hiện tình hình thực tế. Để đưa doanh nghiệp đến thành công bền vững, toàn bộ các bộ phận cần thực hiện đúng chiến lược của BSC.
Bản đồ chiến lược (Strategy map): Mô hình tư duy chiến lược cho nhà lãnh đạo
Bên cạnh mô hình BSC, Bản đồ chiến lược (Strategy map) cũng rất cần thiết cho các nhà lãnh đạo. Strategy map như bản đồ cảnh quan khu vực khi bạn đến khai phá một miền đất mới.
Strategy map được xây dựng theo mô hình cấu trúc hàng, mỗi hàng mô tả các mục tiêu trung hạn có liên quan đến 1 trong 4 yếu tố tạo nên bộ máy doanh nghiệp. Mối quan hệ giữa các yếu tố được kết nối với nhau thông qua mũi tên đa chiều.
Bản đồ chiến lược thể hiện sự kỳ vọng của doanh nghiệp về vị trí trong tương lai. Con đường đưa doanh nghiệp đến vị trí mong đợi bao gồm hàng loạt giả thuyết chưa được kiểm định về độ chắc chắn.
Vì thế, việc sử dụng Strategy map giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về nguyên nhân – kết quả giữa yếu tố cấu tạo nên bộ máy. Dựa trên cơ sở này, doanh nghiệp biết được rằng khi cải thiện một hay nhiều yếu tố sẽ tác động trực tiếp/gián tiếp đến các yếu tố khác.
Bản đồ chiến lược tiếp tục giúp sắp xếp nguồn lực doanh nghiệp tương ứng với giả thuyết đặt ra. Đồng thời chỉ rõ mục tiêu cần đạt được để hoàn thành chiến lược tổng thể đã đề ra. Ngoài ra, Strategy map còn giúp cho nhân viên có cái nhìn tổng quan về công việc của họ có tính liên kết mật thiết với mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Cuối cùng, Strategy map thể hiện rõ ràng về một doanh nghiệp có khả năng chuyển đổi nguồn lực và sáng kiến thành doanh thu, lợi nhuận cụ thể trong tương lai.
Sử dụng CoffeeHR để xây dựng mô hình BSC
Phần mềm HRM như CoffeeHR là công cụ phổ biến khi xây dựng BSC. Hệ thống tự động hóa sẽ giúp quá trình thiết lập thẻ điểm trở nên chính xác. Loại bỏ những sai sót của tính toán thủ công. Đặc biệt khi vận hành cùng hệ thống đánh giá KPI của CoffeeHR, mô hình BSC sẽ hiệu quả hơn hẳn.
Quản trị mục tiêu theo vị trí
Dựa theo nguyên tắc Position Management, CoffeeHR cho phép thiết lập tiêu chí theo vị trí với cấp bậc cụ thể. Cùng là nhân viên kinh doanh, nhưng bậc Junior và Senior sẽ có mức đãi ngộ hay chỉ số mục tiêu khác nhau. Công ty cần bao nhiêu Senior, bao nhiêu Junior, hệ thống sẽ xác định những điều kiện phù hợp. Từ đó quản lý dễ dàng theo dõi hiệu suất của từng vị trí. Đây là một kết quả quan trọng để đánh giá năng lực của nhân sự và tổ chức. Đó là yếu tố thứ 2 trong mô hình BSC.
Không chỉ cho phép quản lý đánh giá trực tiếp, nhân sự có thể đề xuất hay tự nhận xét bản thân trên CoffeeHR. Sự tương tác hai chiều này sẽ giúp quy trình đánh giá trở nên trực quan. Nhân sự có động lực để phấn đấu. Tổ chức nắm rõ mình cần cải thiện phân đoạn nào. Nên có kế hoạch đào tạo hay tuyển dụng như nào để bổ sung năng lực.
Tinh gọn quy trình
Thực tế đây là yếu tố hay bị bỏ qua khi doanh nghiệp xây dựng mô hình BSC. Đặc biệt là những doanh nghiệp SME. Bởi quy mô nhân sự chưa quá lớn, họ khó nhận ra điểm yếu trong quy trình vận hành. Hàng tháng 1 nhân sự có ít nhất 3 đơn từ các loại, từ xin nghỉ phép tăng ca cho tới giải trình đi muộn. Một doanh nghiệp với 20 nhân sự có lẽ chưa phải vấn đề lớn. Nếu quy mô tăng lên 100 người, HR cần bao lâu để phân loại? Nhà quản trị cần bao lâu để phê duyệt hơn 300 đơn từ?
Sử dụng CoffeeHR, những quy trình này được rút ngắn thành một vài thao tác. Tiết kiệm thời gian nhờ hệ thống phê duyệt Online. Tiết kiệm chi phí nhờ kho lưu trữ dữ liệu trực tuyến. Tăng trải nghiệm của tất cả thành viên trong tổ chức. Và cho họ thời gian tập trung vào những công tác quan trọng của vị trí mình.
Theo dõi chi phí nhân sự
Trong mô hình BSC, tài chính là một yếu tố quan trọng. Bên cạnh những chi phí nguyên vật liệu, ngân sách cho nhân sự cũng có tác động rất lớn. Hàng tháng doanh nghiệp chi bao nhiêu để trả lương? Trong đó bao nhiêu phần trăm là thưởng? Là thuế hoặc bảo hiểm? Cần bao nhiêu ngân sách để tuyển được một ứng viên phù hợp? Với báo cáo Dashboard thông minh của CoffeeHR, nhà quản trị có thể theo dõi mọi lúc mọi nơi. Nắm bắt kịp thời chi phí nội bộ, việc ra quyết định trở nên dễ dàng hơn hẳn.
Tạm kết
Mô hình BSC là công cụ hỗ trợ tuyệt vời trong quá trình quản trị và vận hành doanh nghiệp. Tổ chức cần cân nhắc phương hướng triển khai phù hợp để đảm bảo sự thành công của mô hình. Có thể sử dụng những phần mềm để ứng dụng mô hình BSC tốt hơn. Ví dụ như phần mềm Quản trị Nhân sự CoffeeHR hay các phần mềm CRM, ERP. Một điểm sáng của CoffeeHR là khả năng tích hợp với hệ thống bên ngoài. Từ đó xây dựng hệ thống nền tảng đánh giá, quản trị cho toàn bộ doanh nghiệp
LIÊN HỆ
CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để tối ưu Quản trị nhân sự cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
