Bạn đang tự hỏi Multitasking là gì? Tại sao nhiều người có ý kiến trái chiều về cách làm việc này? Hãy để CoffeeHR giải đáp ngay phần nội dung dưới đây!
Multitasking là gì?
Multitasking là gì? Multitasking được hiểu là đa nhiệm, làm nhiều việc cùng lúc trong một khoảng thời gian nhất định. Cụ thể, bạn vừa là nhân viên làm việc tại một công ty, vừa là freelancer nhận các công việc khác bên ngoài.
Khái niệm về đa nhiệm bắt nguồn từ bối cảnh máy tính. Cũng như máy tính, đa nhiệm với con người cũng là thực hiện nhiều tác vụ một lúc. Tuy nhiên, trong khi máy tính được nâng cấp hỗ trợ chạy đa nhiệm, thì làm nhiều việc cùng một lúc lại được chứng minh không hiệu quả với con người.
Nghiên cứu từ những năm 1980 đã chỉ ra rằng hiệu suất làm việc của mọi người sẽ bị ảnh hưởng khi thực hiện đa nhiệm.
Vậy, Multitasking có thực sự là cách làm tốt? Làm thế nào để làm việc đa nhiệm mang lại hiệu quả tốt nhất? Theo dõi với Coffee HR trong phần tiếp theo!
Những lợi ích mang lại khi áp dụng Multitasking
Mặc dù mang theo những mặt trái nhưng đa nhiệm là một kỹ năng cần thiết và được đánh giá cao trong hầu hết các CV và sơ yếu lý lịch. Vậy lợi ích của Multitasking là gì?
- Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp luôn phải quản lý ngân sách hợp lý, có những nhiệm vụ sẽ cần một nhân viên đảm nhận cùng lúc thay vì giao cho nhiều người. Đối với doanh nghiệp, một nhân viên có khả năng làm việc đa nhiệm sẽ rất có giá trị.
- Tiết kiệm thời gian: khả năng đa nhiệm giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Chẳng hạn, bạn có thể vừa giao tiếp qua điện thoại với khách hàng vừa có thể ghi lại những thông tin cần thiết. Điều này có nghĩa là bạn có thể hoàn thành hai nhiệm vụ cùng một lúc thay vì dành gấp đôi thời gian để thực hiện hai nhiệm vụ lần lượt.
- Tăng hiệu quả công việc: Đa nhiệm là một yếu tố làm tăng hiệu suất công việc của bạn. Trong một ngày, bạn có thể làm được nhiều việc hơn với khả năng đa nhiệm.
Multitasking: Hiệu Quả Hay Không?
Những tác hại của việc Multitasking là gì?
Hình thức làm việc Multitasking không còn là xa lạ trong xã hội ngày nay, đặc biệt với dân văn phòng. Vậy bạn có nên áp dụng đa nhiệm trong xử lý công việc? Hãy cùng CoffeeHR tìm hiểu ngay những tác hại mà đa nhiệm sẽ mang lại.
Não bộ hoạt động kém
Multitasking là gì mà có thể khiến bộ não hoạt động kém đi? Đó là cách thức làm việc bạn bắt bộ não của mình phân chia sự tập trung để thực hiện nhiều công việc cùng một lúc. Và tất nhiên, điều này không thể mang lại kết quả tốt và cũng có thể khiến não bộ bị hư hại khi bạn cố ép chúng phải chạy hết công suất.
Ví dụ: Bạn viết blog trong khi xem phim, đang họp nhưng nghĩ đến chuyện khác,…
Việc bị gián đoạn liên tục vì làm việc đa nhiệm sẽ gia tăng mức độ căng thẳng. Do đó, nhận thức quá tải sẽ sinh ra những phản ứng tiêu cực liên quan đến bộ não.
Theo nghiên cứu từ Đại học Sussex, làm việc đa nhiệm trong một thời gian dài và liên tục sẽ gây hại cho bộ não của bạn. Họ đưa ra nhận định rằng, những người thường xuyên dùng hình thức làm đa nhiệm sẽ có mật độ não thấp hơn vùng não chịu trách nhiệm kiểm soát cảm xúc và nhận thức.
Bên cạnh đó, Multitasking cũng sẽ khiến năng lượng bị tiêu hao nhiều do quá trình điều chỉnh liên tục.
Như vậy, hãy hạn chế đa nhiệm. Đa nhiệm càng lâu thì sẽ càng gây hao mòn bộ não của bạn, ảnh hưởng đến sức khỏe. Thậm chí, kết quả công việc cũng không được chất lượng so với việc tập trung vào từng việc một.
» Tham khảo thêm: Agile là gì? Ứng dụng Agile giúp quản lý dự án hiệu quả hơn
Giảm hiệu suất công việc
Không ít người cho rằng đa nhiệm sẽ cải thiện năng suất làm việc của họ. Song, đây là một quan điểm hoàn toàn sai lầm. Xét cho cùng, khi dành sự quan tâm đến hai việc cùng một lúc thì sẽ chẳng có công việc nào hoàn thành hiệu quả.
Ví dụ, bạn đang trong một cuộc họp nhưng lại chú ý đến việc gửi email hay lướt facebook thì chắc chắn bạn sẽ không tiếp thu những nội dung quan trọng của cuộc họp đó.
Hơn thế nữa, làm nhiều việc cùng một lúc sẽ là nguyên nhân khiến cho não bộ khởi động và hoạt động liên tục. Ép bộ não phải thích ứng với công việc thường xuyên sẽ làm nó kém đi và giảm năng suất công việc.
Kỹ năng bị mài mòn
Như nhiều nghiên cứu khoa học đã chỉ ra Multitasking có ảnh hưởng xấu đến con người.
Gánh nhiều việc cùng lúc sẽ khiến bộ não không thể hoạt động một cách chính xác và hiệu quả. Điều này dẫn đến các công việc bị lẫn lộn, chồng chéo khó kiểm soát. Đồng thời, không phát huy hiệu quả các kỹ năng và dẫn đến tình trạng mai một dần.
Suy giảm IQ
Có một báo cáo đã chỉ ra ngày nay với sự phát triển của công nghệ, thói quen check mail, kiểm tra mạng xã hội trong cuộc họp hay hội nghị là điều khó tránh khỏi. Điều này làm giảm khả năng nắm bắt nội dung, thông tin công việc, khiến kết quả kém hiệu quả hơn mong đợi.
Cách thực hiện Multitasking hiệu quả cho công việc
Tuy nhiều ý kiến chỉ ra đa nhiệm gây ảnh hưởng không tốt tới bộ não con người, nhưng với xã hội bận rộn như ngày nay, đa nhiệm lại chính là hình thức làm việc không thể tránh khỏi. Vì vậy, bạn cần có sự chuẩn bị kỹ khi áp dụng hình thức làm việc đa nhiệm, nhằm đem lại hiệu quả tốt hơn cho công việc. Sau đây là những cách giúp bạn thực hiện Multitask đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc: Lên danh sách, kế hoạch công việc, xác định độ ưu tiên, sắp xếp thời gian hợp lý, nhóm các công việc giống nhau và tăng sự tập trung.
Lên danh sách, kế hoạch công việc
Như đã chỉ ra hình thức làm việc multitasking là gì và những “rắc rối” khi thực hiện công việc theo kiểu đa nhiệm này. Chính vì vậy, bạn cần có sự chuẩn bị trước khi làm nhiều việc cùng một lúc.
Việc đầu tiên bạn nên làm là lập lập danh sách các việc cần thực hiện. Danh sách này sẽ là công cụ giúp bạn sắp xếp đầu việc có hệ thống, đồng thời đảm bảo mọi hoạt động của nhiệm vụ đều được diễn ra theo đúng tiến độ. Đây là một phần không thể thiếu trong những kỹ năng Multitasking mà bạn nên có.
Để lập được danh sách các công việc cần làm, bạn cần xếp loại thứ tự công việc ưu tiên. Hãy tìm ra đâu mới là công việc quan trọng cần làm nhất, và xếp việc đó lên đầu. Kỹ năng ưu tiên này sẽ giúp bạn cân bằng và duy trì tiến độ hoạt động của công việc.
» Đừng bỏ lỡ: To do list là gì? Lợi ích, cách sử dụng và lưu ý về To do list
Xác định độ ưu tiên
Một trong những yếu điểm dễ thấy nhất của hình thức làm việc Multitasking là dễ bị lẫn lộn. Vì vậy, để cải thiện tình trạng này, bạn nên học cách sắp xếp đầu việc theo thứ tự ưu tiên. Đưa công việc quan trọng vào mục cần thực hiện trước. Kỹ năng ưu tiên sẽ là công cụ hỗ trợ bạn cân bằng và duy trì được tiến độ khi mà nhiều việc cùng một lúc.
» Tham khảo thêm: Checklist công việc là gì? Tiết kiệm thời gian với các mẫu checklist công việc
Sắp xếp thời gian hợp lý
Kỹ năng sắp xếp và phân bổ thời gian một cách hợp lý sẽ là lợi thế giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả.
Bên cạnh đó, cần nắm được khoảng thời gian nào bản thân làm việc năng suất nhất. Làm chủ được thời gian sẽ là yếu tố quan trọng mang đến hiệu quả trong quá trình hoàn thành công việc.
Cụ thể, check các tin nhắn hay email từ khách hàng, đồng nghiệp là việc không thể tránh khỏi, nhưng nó sẽ khiến bạn đi lệch khỏi mạch làm việc. Vì vậy, bạn cần phân định thứ tự ưu tiên giữa trả lời email và công việc hiện tại.
Ngoài ra, không thể thiếu phong thái làm việc chuyên nghiệp. Hãy giảm thiểu những tác động làm bạn phân tâm, đó có thể chuông báo tin nhắn, điện thoại hay bất cứ tiếng động nào khác từ máy tính.
Hơn hết, cần tập trung tối đa vào công việc hiện tại và từ bỏ thói quen “hóng” chuyện. Chỉ như vậy, bạn mới có thể chuyên nghiệp hơn mỗi ngày.
Nhóm các công việc giống nhau
Một trong những yếu tố gây khó khăn khi làm việc đa nhiệm là phải di chuyển liên tục các tiêu điểm qua lại giữa nhiều tác vụ khác nhau. Điều này sẽ khiến bạn không thể tập trung vào một mục tiêu và khiến hiệu quả công việc đi xuống.
Như vậy, cách tốt nhất là bạn cần hạn chế “nhảy việc” liên tục. Do đó, bạn hãy lựa chọn các công việc có tính chất giống nhau rồi gộp chung lại thành một mục, và giải quyết trong một khoảng thời gian nhất định.
Làm những việc mang tính chất tương tự nhau sẽ giúp bộ não dễ dàng làm quen và tiếp nhận những thông tin một cách hiệu quả trong quá trình thực hiện công việc. Sự đồng nhất trong nhóm công việc sẽ là điều kiện giúp bạn chuyển trọng tâm một cách dễ dàng hơn.
» Đừng bỏ lỡ: [DOWNLOAD TEMPLATE] TẢI NHỮNG MẪU QUẢN LÝ CÔNG VIỆC BẰNG EXCEL MỚI NHẤT 2022
Tăng sự tập trung
Sự tập trung là yếu tố cốt lõi của Multitasking là gì. Những cá nhân làm việc mang lại năng suất cao thường là người có sự tập trung cao độ vào công việc trong một thời điểm nhất định. Nếu sự tập trung đối với bạn là một thử thách, hãy thử xem qua những gợi ý mà Coffee HR chia sẻ với bạn ngay dưới đây:
- Làm việc dựa vào ý chí: Khi bạn không xác định được thời gian chính xác để hoàn thành một công việc, sự trì hoãn sẽ chiếm lĩnh và làm bạn lãng phí nhiều thời gian. Hãy nắm rõ tầm quan trọng của công việc mình đang thực hiện và thúc đẩy bản thân. Nếu có thể, hãy đặt lời nhắc qua điện thoại.
- Ngồi thiền: Những bài thiền được biết đến với khả năng đặc biệt là cải thiện sự tập trung. Bạn hãy thử giữ không gian yên lặng và tĩnh tâm thực hiện một vài bài thiền để có được sự tập trung tốt hơn.
- Ghi chú: Hình thức ghi lại những công việc quan trọng tuy không mới nhưng rất hữu dụng trong Multitasking. Bên cạnh đó, kỹ năng ghi chú còn giúp bạn kiểm soát được lượng thời gian và lượng công việc cần thực hiện trong ngày một cách tốt nhất.
Ngoài ra, để có thể làm việc một cách hiệu quả, bạn cần để cho cơ thể vào bộ não nghỉ ngơi sau những giờ căng thẳng. Hai hình thức nghỉ ngơi hiệu quả thường được dùng là:
- Phương pháp Pomodoro: làm việc tập trung 25 phút, nghỉ 5 phút
- Phương pháp 52/17: làm việc tập trung 52 phút, nghỉ 17 phút.
Như vậy, ngày nay Multitasking đã không còn lạ lẫm đối với chúng ta, đặc biệt là dân văn phòng. Chính vì như vậy, bạn cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm nhiệm nhiều công việc cùng một lúc một cách hiệu quả.
Và thông qua nội dung bài viết trên, không chỉ giải nghĩa Multitasking là gì, mà còn giúp bạn hiểu sâu hơn về hình thức làm việc Multitasking. Qua đó, CoffeeHR đã đưa ra những gợi ý giúp bạn làm việc tốt hơn khi áp dụng.
Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.
- Hotline: (+84) 97 306 0459
- Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
