Kiến thức quản trị nhân sự

Chia sẻ Kiến thức quản trị nhân sự Không giới hạn

Nguyên tắc Pareto (Quy luật 80/20) là gì? Cách áp dụng nguyên tắc Pareto trong quản trị công việc

nguyên tắc pareto
Chia sẻ trên facebook
Chia sẻ trên twitter
Chia sẻ trên linkedin
Chia sẻ trên print
Cỡ chữ

Nguyên tắc Pareto là nguyên tắc vàng trong tài chính. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể áp dụng nguyên tắc này vào nhiều khía cạnh khác của cuộc sống. Hãy cùng CoffeeHR khám phá và vận dụng ngay nguyên tắc Pareto vào thực tế.

Nguyên tắc Pareto là gì?

Nguyên tắc Pareto hay còn được biết đến với tên gọi nguyên tắc 80/20, đặt theo tên của nhà Kinh tế học nổi tiếng Vilfredo Pareto. Nguyên tắc này chỉ rõ một vấn đề rằng 80% kết quả chỉ đến từ 20% nguyên nhân.

Nguyên tắc 80/20 được hình thành nhờ sự nhận thức giữa mối quan hệ giàu có và dân số. Theo những gì mà cha đẻ của nguyên tắc này quan sát, có đến 80% đất đai ở nước Ý thuộc quyền sở hữu của chỉ 20% dân số. Và khi thực hiện khảo sát tại quốc gia khác, Pareto cũng nhận được kết quả tương tự.

Ngoài ra, ông còn rất kinh ngạc khi quy tắc 80/20 đứng trong hầu hết các lĩnh vực khác trong cuộc sống. Cụ thể, 80% lợi tức của doanh nghiệp được tạo bởi 20% khách hàng, 80% các vụ phạm pháp đều gây ra bởi 20% tội phạm hay 20% quần áo được đem ra sử dụng trong 80% thời gian,…

quy tắc pareto
80% lợi tức của doanh nghiệp được tạo bởi 20% khách hàng

Như vậy, nguyên tắc Pareto ngày càng được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như sản xuất, nguồn nhân lực và quản lý công việc.

3 Lý do nên sử dụng nguyên tắc 80/20?

Nguyên tắc vàng Pareto giúp con người có động lực tập trung vào 20% yếu tố quan trọng mang lại giá trị cho công ty, thay vì chú trọng nhiều vào 80% nhưng không thu lại kết quả tốt.

Hãy thử xét qua ví dụ về nghệ thuật sau đây. 80% các bức họa vẽ nàng Mona Lisa có thể được vẽ trong 20% tổng thời gian đầu, nhưng nó sẽ trở thành kiệt tác chỉ khi Leonardo da Vinci dành gấp 4 lần thời gian để vẽ kỹ lưỡng các chi tiết.

Lý do nên sử dụng nguyên tắc 80/20
Nguyên tắc Pareto giúp người dùng tập trung vào 20% yếu tố quan trọng nhất

Qua đó, có thể rút ra một kinh nghiệm rằng: Nếu bạn đang tìm kiếm chất lượng tốt nhất thì cần phải bỏ ra 100% nỗ lực. Nhưng khi bạn cố gắng để thu về kết quả tốt, việc chỉ tập trung vào 20% hoạt động tạo ra nhiều lợi ích nhất cũng nên được cân nhắc.

Tuy nhiên, nguyên tắc Pareto không khuyến khích việc chỉ tập trung vào 80% phần việc quan trọng. Hay theo cách hiểu khác, có thể 80% cây cầu được xây dựng chỉ trong 20% lượng thời gian đầu, nhưng cũng không thể vì vậy mà bỏ qua phần hoàn thiện còn lại, như vậy sẽ khiến cây cầu đó không thể đi vào hoạt động.

Do đó, nếu có được nhận thức về nguyên tắc Pareto trong nhiều khía cạnh và hoạt động của doanh nghiệp, bạn sẽ hình thành được những định hướng và đưa ra quyết định phân bổ lượng thời gian hay công sức tối ưu nhất.

Hướng dẫn ứng dụng nguyên tắc Pareto

ứng dụng nguyên tắc Pareto
Cần làm gì để ứng dụng nguyên tắc Pareto đúng cách?

Nguyên tắc Pareto hay quen thuộc hơn với cái tên nguyên tắc 80/20 được lý giải khá đơn giản. Vì vậy, việc cần làm để áp dụng chuẩn nguyên tắc này vào thực tế là điền danh mục công việc vào sau con số 80% và 20%.

Từ đó, bạn có thể thực hiện các việc cần làm dễ dàng và thành công hơn với một số lĩnh vực quen thuộc. Có thể nhắc đến như quản lý quỹ thời gian, quản lý hoạt động kinh doanh và xác định mục tiêu trong cuộc sống.

Nguyên tắc 80/20 trong quản lý thời gian

Áp dụng nguyên tắc 80/20 hoàn toàn phù hợp với những người muốn quản lý thời gian một cách hiệu quả. Chỉ khi tán đồng với tư tưởng thực tế là cả đầu vào và ra đều không có tỷ lệ thuận 1:1, bạn mới biết được tại sao mình không bao giờ có đủ thời gian để hoàn thành hết việc trong ngày.

Chỉ 20% nỗ lực nhưng lại chiếm tới 80% lượng thời gian, điều này sẽ được chứng minh khi bạn đã dành nhiều thời gian để làm việc, thậm chí cắt giảm giấc ngủ hay ăn uống thì cũng khó có thể hoàn thành công việc.

Như vậy, nếu muốn sử dụng tối ưu lượng thời gian của mình, bạn hãy thử sử dụng nguyên tắc này của Pareto bằng cách thay vì giải quyết 80% nhiệm vụ được giao thì hãy tập trung hoàn toàn vào 20% công việc quan trọng nhất ngay từ đầu.

Nguyên tắc 80/20 trong quản lý thời gian
Tập trung vào 20% công việc quan trọng nhất ngay từ đầu

Hay cũng có thể tập trung nhiều thời gian hơn cho công đoạn có tầm quan trọng cao nhất trong quá trình thực hiện một công việc. Đây sẽ là tiền đề để bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ dễ dàng và mang lại giá trị cao hơn.

Cụ thể, thay vì ngồi hàng giờ đồng hồ để lập một bảng kế hoạch truyền thông sự kiện mà bạn chưa từng làm thì bạn hãy dừng lại. Tiếp theo, bạn nên dành những phút đầu tiên để tìm hiểu về bản mẫu kế hoạch hoàn chỉnh và dành lượng thời gian còn lại để xây dựng nội dung của nó.

Nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh

Nguyên tắc Pareto là công cụ hỗ trợ đắc lực đối với những quyết định kinh doanh bằng cách đưa ra một mô hình để xác định đâu là 20% nhiệm vụ quan trọng nhất hoặc nhu cầu mang lại 80% các mục tiêu kinh doanh.

Hãy cùng CoffeeHR điểm qua một số ví dụ sau để hiểu rõ hơn về nguyên tắc 80/20 này.

Nhiều người hiểu rằng 20% lượng khách đem tới 80% doanh thu của doanh nghiệp. Đặc điểm này sẽ giúp vạch ra các chiến lược nhắm tới mục tiêu rõ ràng, thay vì chỉ sử dụng chính sách đãi ngộ giống nhau với toàn bộ khách. Do đó, cần có sự phân tách tệp riêng với 20% khách hàng lớn và chú trọng đến việc đáp ứng nhu cầu của họ.

Nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh
20% khách hàng đem tới 80% doanh thu của doanh nghiệp

Ngoài ra, trong việc phân phối sản phẩm, 20% sản phẩm hay dịch vụ của công ty nhận nhiều sự quan tâm hơn và đặt làm cốt lõi. Chính vì vậy, những loại sản phẩm này sẽ được đầu tư đến 80% công sức và thời gian.

Như vậy, thay vì đưa ra hàng loạt các sản phẩm đồng điệu, hãy nhắm đến một số sản phẩm chính và các sản phẩm còn lại được tung ra dưới dạng đính kèm.

Một thực tế điển hình cho nguyên tắc Pareto là hình thức khen thưởng 20% nhân viên ưu tú nhất mang lại 80% kết quả của doanh nghiệp. Phương pháp này sẽ tạo động lực khiến nhân viên cống hiến hết mình hơn vì công ty.

Thậm chí, trong một sản phẩm, việc có 20% các tính năng được xem là quan trọng nhất, chiếm 80% giá trị của nó là không hiếm. Do đó, bộ phận sản xuất, marketing hay cả đội kinh doanh cũng nên tập trung giới thiệu những tính năng này tới người mua.

Mặt khác, trong công cuộc tìm kiếm nguồn vốn đầu tư cho công ty, chỉ với 20% nhà đầu tư đã nắm giữ đến 80% quỹ kinh doanh. Như vậy, thay vì dành nhiều thời gian xây dựng quan hệ rộng và mang về những khoản đầu tư nhỏ lẻ, thì nguyên tắc 80/20 sẽ đưa ra định hướng đầu tiên đến những nhà đầu tư lớn.

Ở góc nhìn khác, có tới 80% khiếu nại từ khách hàng và tổn thất từ kinh doanh đều bắt nguồn từ 20% sai sót. Do vậy, việc tập trung vào chỉnh sửa các khiếm khuyết đó sẽ là điều cần thiết cho doanh nghiệp.

Nguyên tắc 80/20 trong cuộc sống

lợi ích áp dụng nguyên tắc 80/20
Ứng dụng nguyên tắc 80/20 sẽ mang lại lợi ích gì trong cuộc sống?

Nguyên tắc Pareto không chỉ có tác dụng trong quản lý quỹ thời gian cá nhân, mà còn giúp người dùng trong một số vấn đề của cuộc sống.

Cụ thể, sử dụng nguyên tắc 80/20 sẽ giúp sàng lọc mối quan hệ dễ dàng. Đôi khi, bạn sẽ nhận ra trong toàn bộ những người mình tiếp xúc, chỉ có 20% là thân thiết và mang tới 80% sự tin tưởng, thoải mái hay có ý nghĩa trong cuộc sống.

Do đó, việc phân bổ 80% lượng thời gian cho người thân và bạn bè sẽ là điều cần thiết để nhận lại sự hạnh phúc trong cuộc đời.

Những lầm tưởng về nguyên tắc 80/20

Để có nhìn nhận xác thực hơn về nguyên tắc Pareto hay cũng như sử dụng nguyên tắc này hiệu quả hơn, người dùng cần tránh 3 quan niệm sai lầm sau:

áp dụng nguyên tắc 80/20
Áp dụng quy tắc 80/20 cần tránh những quan niệm sai lầm
  • 80+20 không phải luôn bằng 100

Một điều quan trọng cần phải biết khi sử dụng quy tắc Pareto này chính là nhận thấy được sự mất cân bằng ở bất kỳ tỷ lệ nào. Do đó, việc chỉ nhận định về hai con số xuất hiện trong quy tắc 80/20 và liên tưởng tới phép tính 80+20=100 là không chính xác.

Quy luật này đôi khi sẽ bao gồm cả 60/3 hay 70/20 nếu trường hợp 60% kết thành quả được tạo ra chỉ với 3% nguồn lực và 70% lượng hàng bán ra chỉ với 20% khách mua hàng.

  • Áp dụng có giới hạn

Nhiều người thường bị giới hạn bởi lượng thời gian cho phép và khó hoàn thành công việc đúng thời hạn.

Tuy nhiên, với quy tắc 80/20, việc ưu tiên hoàn thành trước 20% nhiệm vụ quan trọng nhất, sau đó là dành thời gian còn lại cho 80% công việc là điều cần thiết để xác định đúng định hướng của mục tiêu.

  • Ưu tiên 20% quá mức

Khi đã áp dụng quy tắc 80/20, việc dành sự ưu tiên với 20% cho phần việc quan trọng sẽ luôn được nhắc lại nhiều lần. Song, chúng ta không nên quá đề cao tính ưu tiên vào 20% nào, vì các nhiệm vụ khác cũng cần phải thực hiện và hoàn thành đúng thời hạn cho phép.

Qua nội dung bài viết về nguyên tắc Pareto trên, con số 1:1 không phải lúc nào cũng nên xuất hiện trong cách quản lý quỹ thời gian hay quản trị nguồn lực. Tỷ lệ 80/20 của nhà kinh tế học Pareto chính là chiếc chìa khóa mở ra cánh cửa thành công trong việc xây dựng chiến lược trọng tâm trong doanh nghiệp. Vì vậy, hãy bắt đầu từ con số 20% những việc quan trọng nhất và 80% còn lại sẽ dễ dàng hoàn thành.

Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.

Nguyễn Thị Thuỳ Dương

Nguyễn Thị Thuỳ Dương là content writer tại Công ty cổ phần phần mềm CoffeeHR Việt Nam. Với định hướng trở thành người chia sẻ những kiến thức hữu ích nhất về Quản trị Nhân sự dành cho HR và Nhà quản trị, chị Dương mong muốn việc vận hành và ứng dụng Phần mềm HRM trong các doanh nghiệp được hệ thống hóa và hiệu quả.

Thảo luận & hỏi đáp

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Bạn ơi, bài viết này có hữu ích với bạn chứ?

Đánh giá bài viết
Đăng ký nhận tư vấn với chuyên gia
Báo chí nói về CoffeeHR
Khách hàng của CoffeeHR
Di chuyển lên đầu