Offboarding là gì? Xây dựng quy trình Offboarding là gì và như thế nào? Nếu bạn đang tìm hiểu về chủ đề này thì hãy cùng tham khảo các thông tin được chia sẻ trong bài viết sau đây để biết cách ứng dụng cho bản thân và doanh nghiệp, công ty của mình nhé!
Offboarding là gì?
Với mọi hoạt động, lĩnh vực trong cuộc sống, thì luôn có sự “khởi đầu” thì cũng có sự “kết thúc” để cân bằng. Và với tổ chức, doanh nghiệp cũng vậy, mỗi năm sẽ có rất nhiều nhân viên mới gia nhập vào công ty, doanh nghiệp, khởi đầu cho hành trình cống hiến, nỗ lực hết mình với công ty, thì cũng có nhiều nhân viên cần rời khỏi công ty vì vấn đề sức khỏe, tuổi tác hay nhiều lý do khác.
Offboarding là gì? Chính là quy trình tách biệt chính thức giữa một nhân viên với công ty, tổ chức, doanh nghiệp, thông qua việc từ chức, thôi việc hoặc nghỉ hưu. Offboarding bao gồm quyết định và quy trình sẽ diễn ra khi một nhân viên của tổ chức, doanh nghiệp chính thức nghỉ việc.
Quy trình quyết định nghỉ việc (Offboarding Process) sẽ bao gồm tất cả các hạng mục về công việc của người nhân viên trên giấy tờ, thủ tục pháp lý, như: quyết định nghỉ việc chính thức của lãnh đạo doanh nghiệp, quyết định nhân viên thay thế vị trí, hoàn tất công nợ,…
Còn quy trình giải quyết nghỉ việc sẽ bao gồm các hoạt động khác như:
- Thực hiện chuyển giao công việc của nhân viên đó với người mới đảm nhiệm vị trí đó.
- Chuyển giao thiết bị đã được doanh nghiệp, công ty trang bị cho nhân viên phục vụ cho công việc trước đó.
- Tổ chức tiệc chia tay với công ty, đội – nhóm,…
- Hủy quyền kích hoạt, quyền truy cập vào các hệ thống, mạng lưới mạng,… nội bộ của công ty.
- Thực hiện phỏng vấn nghỉ việc để thu thập phản hồi.
Quy trình Offboarding càng bài bản, chuyên nghiệp thì nhân viên rời đi với điều kiện tốt, tâm thế vui vẻ, càng thể hiện rõ ràng nhất được Văn hoá, môi trường làm việc thân thiện, phúc lợi tốt của doanh nghiệp với nhân viên, từ đó giúp cải thiện danh tiếng công ty trong lòng nhân viên hiện tại và tương lai rất hiệu quả.
Vì sao cần xây dựng quy trình Offboarding đối với doanh nghiệp
Trên thực tế, khi có nhân viên nghỉ việc dù với lý do gì thì những bộ phận, nhân viên ở lại sẽ có hướng suy nghĩ:
- Hướng suy nghĩ tích cực, các nhân viên còn lại sẽ bày tỏ sự ca ngợi, biểu đạt chia tay trong tâm thế vui vẻ với người nhân viên đó khi có quyết định rời khỏi công ty. Đây là trường hợp mà công ty, doanh nghiệp nào cũng mong muốn thực hiện được.
- Hướng suy nghĩ tiêu cực, thì các nhân viên ở lại và bao gồm cả người nhân viên trực tiếp nghỉ việc sẽ câu chuyện khi nghỉ việc của mình là không đáng có, từ đó có suy nghĩ không tốt về hình ảnh công ty, doanh nghiệp với những hành động, ngôn từ không đúng mực. Từ đó, ảnh hưởng không nhỏ đến danh tiếng doanh nghiệp, tác động xấu đến quy trình tuyển dụng nhân viên trong tương lai.
Chính vì để giảm thiểu tình huống tiêu cực xảy ra, quy trình offboarding tốt sẽ không chỉ khiến nhân viên nghỉ việc thấy thoải mái, vui vẻ hơn khi rời khỏi công ty, mà những nhân viên ở lại cũng thấy rõ được sự chuyên nghiệp, thân thiện của doanh nghiệp, thấy đây là nơi xứng đáng để ở lại làm việc lâu dài.
Như vậy, có thể nói xây dựng quy trình nghỉ việc tối ưu và hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được “gọn gàng” những vấn đề tiêu cực có thể xay ra khi có nhân viên nghỉ việc, không công tác tại tổ chức, công ty mình nữa.
Thêm nữa, nó cũng giúp các cấp quản lý, lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp đến gần và hiểu rõ hơn về đại bộ phận nhân viên của mình, hiểu được những khó khăn mà nhân sự đang gặp phải, nguyện vọng họ mong muốn,… từ đó, mối quan hệ với nhân viên ở lại tốt hơn.
Ngoài ra, xây dựng quy trình offboarding cũng là một cách để công ty thể hiện được môi trường làm việc thân thiện, sự tôn trọng với người nhân sự khi họ đã nỗ lực, cống hiến với công ty suốt thời gian dài vừa qua. Và quy trình này cũng không quá phức tạp, khó khăn như nhiều người nghĩ.
Theo khoản 2 Điều 37 Bộ luật Lao động 2012 quy định, người lao động khi dừng việc tại công ty, doanh nghiệp cần thực hiện theo điều sau:
- Nếu lỗi phát sinh từ phía công ty, nhân viên phải được công ty báo trước ít nhất 3 ngày
- Với nhân viên nghỉ việc vì hết thời hạn hợp đồng lao động, thì nhân viên phải báo trước với doanh nghiệp ít nhất 30 ngày.
- Đối với nhân viên làm việc tại doanh nghiệp không có kí kết hợp đồng lao động xác định thời hạn trước đó thì khi nghỉ việc phải báo trước ít nhất 45 ngày.
Tuy nhiên, trên thực tế các doanh nghiệp thường không quá khắt khe về thời gian thông báo nghỉ việc, thường là từ 10-15 ngày cũng chấp nhận đơn nghỉ việc của nhân viên và có kế hoạch tìm kiếm ứng viên cho vị trí đó nhanh chóng.
Lợi ích khi xây dựng quy trình nghỉ việc
Sau khi nắm được định nghĩa “offboarding là gì?”, chắc hẳn bạn cũng sẽ tò mò về lợi ích của việc xây dựng quy trình nghỉ việc này. Dưới đây là những lợi ích của việc xây dựng quy trình offboarding với công ty, tổ chức, doanh nghiệp:
- Giúp nhân viên rời đi có thiện cảm, có suy nghĩ tốt đẹp về công ty khi rời đi
- Nhân viên rời đi trong sự hài lòng, vui vẻ, thoải mái nhất
- Doanh nghiệp xây dựng được ấn tượng tốt đẹp với cả người nhân viên sắp rơi đi và những nhân viên đang công tác, làm việc cho doanh nghiệp, đôi khi nhân viên rời đi lại quay lại xin làm việc với tinh thần, nguồn năng lượng tích cực hơn
- Tạo ra tiếng vang tốt hơn, để thu hút được nhiều ứng viên mới, tài năng trong tương lai
- Áp dụng offboarding tốt sẽ đảm bảo dữ liệu và nhiều thông tin bảo mật nội bộ của công ty không bị thất thoát, để việc rời đi của người nhân viên không gây ra hậu quả đáng tiếc sau này cho doanh nghiệp
- Là cơ hội tốt để các lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp lắng nghe và hiểu về nhân viên hơn, từ đó cải tiến chế độ phúc lợi, đặc quyền cho nhân viên để cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho nhân viên, từ đó thu hút nhiều nhân viên “trung thành”, thúc đẩy sự vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn.
Quy trình Offboarding hiệu quả chuyên nghiệp
Sau khi tìm hiểu về “offboarding là gì?”, điều quan trọng tiếp theo bạn cần nắm bắt được là các bước tiến hành trong quy trình xây dựng offboarding chuyên nghiệp.
Dưới đây là 6 bước cơ bản để xây dựng quy trình nghỉ việc hoàn chỉnh, doanh nghiệp, công ty bạn có thể tham khảo và áp dụng:
Giai đoạn 1: Giải quyết yêu cầu nghỉ việc
Trước khi xây dựng quy trình nghỉ việc, chắc chắn doanh nghiệp cần nhận được yêu cầu nghỉ việc từ phía nhân viên, rồi sau đó tiến hành xử lý, giải quyết yêu cầu theo các bước sau:
- Tạo hồ sơ chấm dứt hợp đồng để nhân viên ký xác nhận.
- Chuẩn bị kế hoạch phỏng vấn sau nghỉ việc sẽ cần đến trong buổi gặp mặt, liên hoan chia tay với nhân viên yêu cầu nghỉ việc
- Gửi thông báo cho các bộ phận liên quan, đặc biệt bộ phận nhân sự để có kế hoạch đăng tuyển hoặc điều động nhân sự mới
Giai đoạn 2: Chuẩn bị giấy tờ, thủ tục cần thiết khi nhân viên nghỉ việc
Bộ phận nhân sự và bộ phận quản lý nhân viên nghỉ việc sẽ trực tiếp chuẩn bị các văn bản, giấy tờ liên quan đến quá trình offboarding, bao gồm:
- Hồ sơ chấm dứt hợp đồng nghỉ việc của nhân viên
- Bản cam kết nhân viên với doanh nghiệp sẽ bảo mật thông tin
- Biên bản bàn giao công việc, tài liệu, dữ liệu trong quá trình làm việc
- Biên bản các trang thiết bị được công ty đầu tư trước đó để nhân viên sử dụng làm việc
- Giấy tờ về công nợ, thuế, bảo hiểm,… cho người nhân viên nghỉ việc
- Giấy mời buổi tiệc liên hoan chia tay nhân viên
Giai đoạn 3: Bàn giao công việc với người mới
Doanh nghiệp nên có kế hoạch cụ thể về nhân sự thay thế cho vị trí nhân viên nghỉ việc, để không ảnh hưởng đến sự vận hành của đội – nhóm, bộ phận, vị trí công việc người nhân viên đó đang đảm nhiệm.
Vị trí của người nhân viên nghỉ việc có thể phân cho nhân viên khác của công ty hoặc tuyển người mới, nhưng cần quyết định trước khi người nhân viên nghỉ việc, để có thể bàn giao lại công việc cho người mới trước khi rời đi.
Giai đoạn 4: Thực hiện phỏng vấn sau nghỉ việc
Phỏng vấn sau nghỉ việc là cơ hội để người nhân viên được thể hiện ý kiến, quan điểm, nhận xét thẳng thắn về doanh nghiệp, đồng thời để phía công ty, doanh nghiệp hiểu hơn về nhân viên của mình, từ đó có sự thay đổi về quản lý nhân sự, phục lợi cho nhân viên,… để cải thiện điều kiện, môi trường làm việc công ty thêm chuyên nghiệp, thân thiện, tích cực hơn.
Giai đoạn 5: Thu hồi các tài khoản nội bộ, hủy bỏ quyền truy cập, đăng nhập vào hệ thống nội bộ doanh nghiệp
Để bảo mật thông tin nội bộ và tài liệu, nền tảng làm việc hiện tại của công ty, phía công ty cần thực hiện thu hồi các quyền truy cập của nhân viên nghỉ việc, cụ thể là:
- Thu hồi thẻ nhân viên cho phép di chuyển, đi lại trong các phòng ban công ty
- Thay đổi mật khẩu hay khóa các tài khoản liên quan đến tài khoản của người nhân viên cũ
- Hủy bỏ quyền truy cập vào các tài khoản, hệ thống thông tin nền tảng nội bộ công ty.
- Đổi mật khẩu tất cả các tài khoản mà người nhân viên trước đó được cấp quyền truy cập.
- Xóa tên nhân viên khỏi ứng dụng quản lý nhân sự của công ty.
- Thông báo với khách hàng, đối tác về sự thay đổi nhân sự để không ảnh hưởng đến sự hợp tác đôi bên
Giai đoạn 6: Kết thúc quy trình offboarding
Việc kết thúc quy trình offboarding chính là tổ chức một buổi tiệc chia tay nho nhỏ để đồng nghiệp, công ty thể hiện sự tôn trọng người nhân viên rời đi, tăng mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên, thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp với người nhân viên nghỉ việc.
Với các nhân viên trẻ, có tài năng, doanh nghiệp cũng có thể tạo điều kiện tốt nhất khi nhân viên rời đi, bằng cách gửi thư giới thiệu với các đơn vị, doanh nghiệp khác cùng lĩnh vực để người nhân viên có thể dễ dàng tìm được việc làm mới tốt.
Như vậy, bài viết trên đã giúp bạn đọc hiểu hơn về “offboarding là gì?” cùng nhiều thông tin xoay quanh quy trình xây dựng offboarding chuyên nghiệp, tối ưu nhất.
Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu thêm các chủ đề liên quan thì hãy liên hệ ngay để được CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự gửi DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn nhé!
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
