Tìm hiểu Payroll là gì? Chức năng của Payroll trong doanh nghiệp

Payroll là định nghĩa quen thuộc đề cập đến việc trả lương nhân viên của doanh nghiệp. Payroll cũng có thể mô tả tài chính doanh nghiệp về tiền lương nhân viên. Bài viết dưới đây của CoffeeHR sẽ giúp tìm hiểu tất cả những điều cơ bản như định nghĩa Payroll là gì đến các chức năng của Payroll trong doanh nghiệp, một số lựa chọn cho các doanh nghiệp để tối ưu quy trình trả lương. Cùng theo dõi nhé!

Payroll nghĩa là gì?

Payroll là gì? Payroll là thuật ngữ quen thuộc trong lĩnh vực nhân sự, có ý nghĩa là bảng lương. Ngoài ra payroll cũng được hiểu là số lương, tổng quỹ lương nhân viên,…. Tùy vào từng tình huống, ngữ cảnh mà xác định nghĩa của Payroll.

Bảng lương là nghĩa được sử dụng nhiều nhất. Thông thường bảng lương của doanh nghiệp sẽ bao gồm:

• Danh sách nhân sự
• Mức lương nhân sự: Lương cơ bản, lương OT, phụ cấp, thưởng, lương theo vị trí, lương theo kết quả kinh doanh,….
• Các khoản khấu trừ lương: Thuế TNCN, BHXH, phạt, các khoản khấu trừ khác,…

Tiền lương nhân viên có thể là khoản chi phí lớn nhất của doanh nghiệp. Hiểu rõ từng thành phần trong bảng lương có thể giúp nhà quản lý hiểu rõ hơn về tài chính doanh nghiệp của mình.

» Xem thêm: Cách tính lương của 4 hình thức trả lương phổ biến hiện nay – CoffeeHR

Video giới thiệu về Payroll dành cho doanh nghiệp

Những chức năng của Payroll trong doanh nghiệp

Lương là một khoản chi phí lớn hàng tháng của doanh nghiệp. Nếu hệ thống trả lương không được xây dựng và kiểm soát tốt, doanh nghiệp có thể lãng phí rất nhiều tiền, vi phạm các chính sách, quy định trong Luật Lao động và quan trọng nhất là tiền lương ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc của nhân viên.

Nếu doanh nghiệp trả lương không làm người lao động hài lòng hoặc không tương xứng với hiệu quả giá trị mà nhân viên mang lại, họ có thể rời bỏ tổ chức để tìm một nơi sẵn sàng trả cho họ mức thu nhập tốt hơn.

Một bảng lương tiêu chuẩn sẽ bao gồm các chức năng sau:

• Lập bảng chấm công tính lương thưởng hàng tháng, từ đó giúp doanh nghiệp kiểm soát tối ưu các chi phí liên quan đến nhân sự.
• Khai thác tối đa sức mạnh của các nguồn lực, phát huy khả năng làm việc của nhân viên và tạo động lực làm việc tốt hơn nhờ các chính sách hấp dẫn.
• Tính thuế thu nhập cá nhân (áp dụng cho nhân viên có mức lương trên 10 triệu/tháng)
• Trở thành công cụ thống kê số lượng nhân viên chính thức, hợp đồng, quản lý các loại chế độ nghỉ việc, bảo hiểm xã hội, lao động, y tế.
• Hơn nữa khi sử dụng bảng lương ta sẽ thấy được nhân viên nào làm việc đầy đủ, nhân viên nào làm tốt, nhân viên nào làm việc kém.

3 Lợi ích của Payroll đối với doanh nghiệp

Việc xây dựng Payroll hiệu quả đóng vai trò to lớn đối với doanh nghiệp. Bởi nếu không kiểm soát tốt việc chi trả lương thì doanh nghiệp sẽ lãng phí thời gian, tiền bạc và đặc biệt là ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên. Nếu chính sách lương của doanh nghiệp không thỏa mãn hay không xứng với năng lực nhân viên, họ sẽ rời đi và chọn một doanh nghiệp với lương tốt hơn. Thông thường, bảng lương hiệu quả sẽ mang lại những lợi ích như:

• Doanh nghiệp có thể kiểm soát các khoản lương, quỹ lương chi trả cho nhân viên hàng tháng, quý, năm. Từ đó kiểm soát được các chi phí về nhân sự.
• Thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên bằng các thu nhập hấp dẫn, chi trả lương đúng hạn. Từ đó nâng cao hiệu suất, tối ưu hiệu quả nguồn nhân lực.
• Đảm bảo cho doanh nghiệp tuân thủ các quy định, chính sách về Luật lao động, các Nghị định liên quan đến chi trả lương nhân viên như Lương tối thiểu vùng, các mức khấu trừ thuế,…

Payroll đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Căn cứ vào những yếu tố nào để tính Payroll một cách hiệu quả nhất?

Để xây dựng Payroll chính xác và hiệu quả thì các nhân viên C&B sẽ cần căn cứ vào nhiều yếu tố như: mức lương trung bình trên thị trường ở vị trí đó, các quy chế lương, lương tối thiểu vùng, các quy định về thưởng, phạt, làm thêm giờ, quy định về nghỉ phép,…

Ngoài ra nhân sự cũng cần căn cứ vào bảng chấm công, các kết quả đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên để cho ra kết quả lương chính xác.

» Đừng bỏ lỡ: Lương Gross là gì? Cách tính đúng nhất và các lưu ý cần biết

Căn cứ vào quy chế lương thưởng

Quy chế lương thưởng là văn bản do doanh nghiệp lập ra nhằm quy định về các vấn đề liên quan đến tiền lương và các khoản phải trả khác. Điều này tránh được các tranh chấp lao động trong doanh nghiệp cũng như xác định được cách tính lương, hình thức, thời hạn trả lương cho người lao động.

Quy chế lương thường bao gồm: Các quy định về mức lương chính, lương thử việc, lương khoán,…các khoản trợ cấp và phụ cấp, cách tính lương và trả lương, chế độ thưởng, thủ tục và chế độ xét tăng lương,…

» Đừng bỏ lỡ: Lương khoán là gì? Hướng dẫn cách tính lương khoán mới nhất

Quy định về mức lương tối thiểu vùng

Để xây dựng thang lương, payroll thì mức lương tối thiểu vùng là cơ sở quan trọng. Các mức lương tối thiểu vùng được quy định chi tiết tại Nghị định 90/2019/NĐ-CP, chính thức từ ngày 01.01.2021 áp dụng cho các doanh nghiệp như sau:

» Tham khảo thêm: Bậc lương là gì? Điều kiện và quy chế xét nâng bậc lương

Căn cứ vào mức lương trung bình trên thị trường của vị trí tương đương

Bên cạnh mức lương tối thiểu vùng, các doanh nghiệp thường dựa vào năng lực, kinh nghiệm làm việc và mức lương trung bình trên thị trường của vị trí tương đương để thỏa thuận mức lương thực tế với người lao động. Việc tham khảo mức lương trung bình cũng là cách để doanh nghiệp có lợi thế so với các đối thủ cạnh tranh.

» Xem thêm: Lương Net là gì? Cách tính lương Net chuẩn mới nhất hiện nay

Các quy định về các khoản được trích theo lương

Bao gồm các khoản bảo hiểm và phí công đoàn. Trong đó bảo hiểm bao gồm: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Thông thường, mức đóng các khoản bảo hiểm + phí công đoàn sẽ được phân chia theo tỉ lệ: 23,5% do doanh nghiệp đóng và 10,5% do người lao động đóng.

Ngoài ra, nhiều công ty sẽ có các khoản trợ cấp, phụ cấp theo từng vị trí, lĩnh vực, ngành nghề đặc biệt theo các quy định của Luật lao động và các Nghị định liên quan.

Tải Bảng lương nhân viên với 3 mẫu thông dụng nhất tại đây:

Tải ngay mẫu bảng lương nhân viên

Bảng chấm công nhân viên hàng ngày

Bảng chấm công thể hiện được số công thực tế của nhân viên: Bao gồm ngày công làm việc, nghỉ phép, công công tác, làm thêm giờ, công ngày lễ, …. Mức lương theo từng ngày công cũng khác nhau. Do đó nên bảng công có vai trò quan trọng trong việc tính payroll hoàn chỉnh.

» Tham khảo thêm: C&B là gì? Vai trò của 1 chuyên viên C&B trong nhân sự

Các vấn đề thường gặp khi tính Payroll và cách giải quyết

Các vấn đề thường gặp

Trên thị trường có nhiều mẫu Payroll để doanh nghiệp có thể áp dụng, tuy nhiên không phải mẫu payroll nào cũng phù hợp và vận hành tốt tại doanh nghiệp. Việc xây dựng Payroll và tính toán bảng lương là công việc khá tốn thời gian và áp lực, các cán bộ C&B cũng dễ gặp phải các sai sót:

• Nhầm lẫn, sai sót khi tính lương nhân viên: Thiếu ngày công, nhầm lẫn về thời gian làm thêm, nghỉ phép, thiếu các khoản thưởng như thưởng KPI, phụ cấp, thưởng doanh số, thưởng nóng,…
• Xây dựng KPI không khả thi, cơ chế thưởng khó hoặc không thể thực hiện -> Nhân viên chán nản, hiệu quả công việc giảm sút
• Không có các cơ chế lương minh bạch, quy trình trả lương chưa chuyên nghiệp khiến giảm sự hài lòng của nhân viên, khó khăn trong việc giữ chân nhân viên
• Trả lương chậm, trả thiếu lương
• Tốn thời gian và nguồn lực để tính toán bảng công, lương
• Các cơ chế tăng lương, lương theo cấp bậc, thâm niên chưa được xây dựng chính xác khiến nhân sự nghỉ việc, rời bỏ công ty,…

>>> Xem thêm: Top 18 Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Miễn Phí Tốt Nhất 2023

Cách giải quyết

Để hạn chế các vấn đề trên, doanh nghiệp có thể:

• Xây dựng và hoàn thiện các cơ chế lương minh bạch, rõ ràng
• Thiết lập quy trình trả lương chuyên nghiệp, bài bản
• Nhờ đến sự cố vấn của các chuyên gia để xây dựng những chính sách đãi ngộ đúng đắn, thu hút nguồn nhân tài, giữ chân nhân sự lâu dài
• Áp dụng công nghệ, số hóa trong công tác xây dựng payroll và trả lương nhân viên như: Phần mềm chấm công, phần mềm tính lương nhân viên,…

Giải pháp cho việc tính Payroll hằng tháng đơn giản hơn cho doanh nghiệp

Sau đại dịch Covid, công cuộc chuyển đổi số của các doanh nghiệp ngày càng diễn ra mạnh mẽ hơn. Rất nhiều công cụ đã được áp dụng nhằm giúp doanh nghiệp quản lý và vận hành dễ dàng, nhanh chóng hơn, đặc biệt trong công tác tính Payroll vốn tốn nhiều thời gian. Các phần mềm quản lý tiền lương là công cụ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

CoffeeHR tự hào là đơn vị cung cấp các phần mềm tính lương, phần mềm chấm công hàng đầu hiện nay. Với độ chuyên sâu về nghiệp vụ, phần mềm quản lý tiền lương CoffeeHR có thể:

• Quản lý chấm công: Thiết lập đa dạng ca làm việc, quản lý công tự động và nhanh chóng (kết nối máy chấm công, chấm công định vị từ xa, chấm công bằng nhận diện khuôn mặt,…)

Phần mềm tính lương Coffeehr

• Quản lý làm thêm: Đăng ký làm thêm và phê duyệt dễ dàng ngay trên phần mềm, trích xuất bảng biểu cuối tháng tiện theo dõi
• Quản lý phép, công tác: Đăng ký nghỉ phép, nghỉ ốm, thai sản, công tác,… cực kỳ thuận tiện và nhanh chóng
• Giải trình công và xem bảng công ngay trên phần mềm

• Quản lý BHXH và Thuế: tự động cập nhật các báo tăng báo giảm và gửi đến các phần mềm quản lý bảo hiểm online,…
• Quản lý KPI và tính lương tự động
• Quản lý bảng lương, khóa bảng lương, phê duyệt bảng lương theo nhiều cấp
• Báo cáo đa dạng: Báo cáo đi muộn về sớm, báo cáo quỹ lương hàng tháng, quý, năm

TẠM KẾT

Xây dựng bảng lương hiệu quả không chỉ đem lại lợi ích cho doanh nghiệp, tối ưu thời gian và nguồn lực mà còn giúp nhân viên thoải mái hơn, hạn chế lo lắng về lương thưởng để tập trung làm tốt công việc của mình, nâng cao năng suất cho tổ chức. Hi vọng với bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu rõ Payroll là gì cũng như các chức năng của Payroll trong doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp khó khăn trong xây dựng Payroll, mong muốn quy trình trả lương tự động, nhanh chóng, chuyên nghiệp thì phần mềm tính lương của CoffeeHR có thể giải quyết bài toán đó.

Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.

Hotline: (+84) 97 306 0459

Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự