Hoạt động phân công công việc đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong đội nhóm. Nếu phân chia nhiệm vụ hợp lý, công việc sẽ đạt kết quả tốt và ngược lại, phân chia không hiệu quả sẽ ảnh hưởng xấu đến tiến độ làm việc. Bạn hãy tham khảo bài viết dưới đây của CoffeeHR để tìm ra cách phân chia nhiệm vụ tốt nhất nhé!
Phân công công việc là gì?
Phân công công việc là hoạt động phân tích, sắp xếp và phân chia nhiệm vụ hay quyền hạn cho từng thành viên khi thực hiện công việc. Đây là việc rất quan trọng trong công tác quản lý.
Người có trách nhiệm giao nhiệm vụ trong nhóm phải đảm bảo sự minh bạch và phù hợp để nâng cao hiệu suất công việc. Hay gắn kết các thành viên trong nhóm.
Ngoài việc phân chia, người leader phải có trách nhiệm hỗ trợ đủ nguồn lực, phương tiện và tạo điều kiện tốt nhất cho thành viên thực hiện công việc.
Bên cạnh đó, người quản lý cần nói rõ những yêu cầu về kết quả làm việc, và người nhận việc sẽ nắm rõ được những công việc mà bản thân đang thực hiện.
Tầm quan trọng của phân công nhiệm vụ
Tùy vào từng cấp bậc trong công việc, phân chia nhiệm vụ sẽ mang lại những lợi ích khác nhau. Dưới đây là tầm quan trọng của phân công công việc đối với hai phân bậc: đối với người phân công và người được phân công.
Đối với người phân công
Dưới đây là những vai trò mà phân công công việc mang lại cho những người thuộc cấp quản lý:
- Điều hòa và giảm áp lực công việc;
- Có nhiều thời gian để làm những công việc khác;
- Nâng cao khả năng kế thừa của nhân lực;
- Xử lý công việc nhanh chóng;
- Xây dựng lòng tin với nhân viên;
- Xây dựng sức ảnh hưởng của bản thân;
- Thể hiện năng lực cá nhân.
» Xem thêm: 6 Kỹ năng quản lý công việc giúp tiết kiệm thời gian
Đối với người được phân công
Với người được phân công, việc phân chia công việc sẽ mang lại những lợi ích sau:
- Có nhiều cơ hội để cải thiện kỹ năng và phát triển chuyên môn công việc;
- Có được sự hài lòng khi công việc được hoàn tất;
- Nâng cao giá trị bản thân;
- Có thêm nhiều cơ hội chinh phục và thử thách bản thân;
- Có thêm nhiều công việc và nâng cao tinh thần làm việc;
- Hiểu được nhu cầu bản thân và có trách nhiệm hơn với nhiệm vụ được giao phó.
» Xem thêm: [TẢI NGAY] Mẫu kế hoạch công việc theo ngày/tuần/tháng giúp tăng 90% hiệu suất công việc
4 Lợi ích khi thực hiện phân công công việc
Việc phân công nhiệm vụ một cách hiệu quả trong làm việc tập thể không chỉ mang lại kết quả công việc tốt, mà từng thành viên trong nhóm sẽ phát huy giá trị của mình một cách tối ưu nhất. Dưới đây là những lợi ích mà phân chia nhiệm vụ mang lại.
- Tận dụng tối đa nguồn lực
- Xác định và phát triển năng lực nhân viên
- Tiết kiệm chi phí
- Kiểm soát công việc đúng thời gian và chất lượng
- Các nguyên tắc khi giao việc
Tận dụng tối đa nguồn lực
Việc phân công công việc sẽ giúp sử dụng tối đa năng lực của nhân viên một cách hiệu quả. Vì vậy, bạn cần chú ý phân chia nhiệm vụ cho từng thành viên dựa theo khả năng và điểm mạnh. Bên cạnh đó, cần để ý đến thái độ của mình, luôn tỏ ra thiện chí, thể hiện sự tôn trọng với người nhận nhiệm vụ.
Xác định và phát triển năng lực nhân viên
Ngoài mục tiêu hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn, phân công công việc còn là hoạt động giúp thành viên được rèn luyện và phát huy khả năng bản thân. Từ đó, hiểu rõ năng lực của từng người và đưa ra nhiệm vụ phù hợp, vừa là thúc đẩy năng suất và cũng giúp nhân viên phát triển tiềm năng của bản thân.
Tiết kiệm chi phí
Bên cạnh những tác dụng trên, phân công công việc còn giúp tập thể, doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí. Phân chia nhiệm vụ một cách phù hợp với từng người sẽ thúc đẩy thời gian hoàn thành công việc nhanh hơn và chất lượng công việc được nâng cao. Như vậy, các chi phí cho quá trình thực hiện công việc sẽ được cắt giảm đáng kể.
» Tham khảo thêm: Lập kế hoạch dự án là gì? Quy trình lập kế hoạch dự án chuyên nghiệp, hiệu quả
Kiểm soát công việc đúng thời gian và chất lượng
Quản lý lượng thời gian làm việc hiệu quả sẽ là điều cần thiết và quan trọng khi muốn đảm bảo hiệu suất công việc. Do đó, khi nhiệm vụ không được phân chia hợp lý, tiến độ công việc bị ảnh hưởng và trì trệ, làm mất nhiều thời gian và kết quả không như ý. Vì vậy, cả nhóm cần có sự thảo luận chung khi đưa ra kết luận nhiệm vụ của từng thành viên.
Các nguyên tắc khi giao việc
Một số nguyên tắc mà người phân chia nhiệm vụ nên nắm rõ, để phân công có sự hiệu quả và phù hợp:
- Phân công công việc phù hợp, đúng với năng lực và thời điểm của nhân lực;
- Đảm bảo sự rõ ràng và minh bạch;
- Đề cao sự hợp lý và công bằng;
- Luôn để ý đến tiến độ công việc;
- Yêu cầu thành viên báo cáo tiến độ công việc.
- Lịch phân công công việc chi tiết
4 Mẫu bảng phân chia công việc mới nhất 2022
Dưới đây CoffeeHR giới thiệu một số mẫu bảng phân chia công việc hiệu quả dành cho HR và nhà quản lý:
» Đừng bỏ lỡ: 5 Mẫu báo cáo công việc hàng ngày, tuần, tháng chuẩn nhất
Tải ngay:
Mẫu phân công công việc hiệu quả
10 Yếu tố giúp giao việc cho nhân viên đem lại hiệu quả
CoffeeHR chia sẻ 10 yếu tố giúp phân chia nhiệm vụ trong doanh nghiệp hiệu quả nhất:
Có mục tiêu rõ ràng
Hiểu rõ mục tiêu của công việc là điều quan trọng khi muốn phân công công việc hiệu quả. Qua đó, bạn sẽ dễ dàng giải đáp mọi thắc mắc của từng thành viên về công việc. Hiểu rõ mục tiêu cũng là điều kiện cần thiết để đề ra những tiêu chí đo kết quả công việc cho từng thành viên trong quá trình thực hiện.
Hiểu rõ được năng lực từng cá nhân
Hiểu rõ năng lực của từng thành viên sẽ giúp việc phân công công việc diễn ra công bằng, và không gây tranh cãi giữa các cá nhân với nhau. Để hiểu được năng lực từng người, bạn cần nắm bắt các thế mạnh cũng như điểm yếu mỗi thành viên.
Nhờ đó, sự hao phí chất xám sẽ được giảm thiểu tối đa, và nhân sự được giao phó nhiệm vụ hợp lý hơn trong quá trình thực hiện công việc.
Phân chia công việc nhiều hơn
Khi là lãnh đạo thì bạn không nên ôm tất cả các công việc, để rồi kết quả không đạt hiệu quả như mong đợi. Phân chia nhiệm vụ không chỉ giúp bạn giảm bớt được lượng công việc cần thực hiện, mà còn là cơ hội thể hiện năng lực của từng nhân viên.
Bên cạnh đó, bạn cũng không cần phải can thiệp nhiều vào quá trình làm việc của nhân viên, điều này sẽ giúp họ cảm thấy người lãnh đạo tin tưởng vào khả năng của bản thân.
Trao quyền
Ngoài trách nhiệm giao nhiệm vụ, bạn còn phải trao quyền và cấp nguồn lực hay cũng như các công cụ hỗ trợ giải quyết công việc. Với cách đó, nhân viên sẽ không chỉ thực hiện tốt công việc được giao, mà còn có thể xử lý được những vấn đề phát sinh khác. Họ sẽ được chủ động giải quyết và khắc phục vấn đề khi phát sinh vấn đề.
Đảm bảo tương tác khi làm việc
Trong quá trình thực hiện công việc, các cá nhân đều có mối liên kết với nhau. Vì vậy, người lãnh đạo sẽ phải chú ý đảm bảo sự tương tác, và hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên. Liên kết các thành viên là một việc vô cùng quan trọng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, mang lại giá trị cao cho doanh nghiệp.
Có khả năng điều phối
Không thể đảm bảo mọi tiến trình công việc đều diễn ra ổn thỏa, vì vậy khi nhận thấy vấn đề phát sinh, bạn cần đánh giá và xem xét nguồn lực. Qua đó, điều phối lại nhân sự để giải quyết vấn đề từ đó có thể phân công công việc hợp lý. Đây là một phát sinh làm ảnh hưởng không tốt đến tiến độ làm việc của cả nhóm, vì vậy bạn cần chú ý đến điều chỉnh nhân sự hợp lý ngay từ đầu.
Tìm hiểu thêm về các tiêu chí và cách phân công công việc
Truyền đạt thông tin liên tục
Trong quá trình phân chia nhiệm vụ và thực hiện công việc, bạn cần cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết và cập nhật liên tục các vấn đề nội bộ của từng thành viên. Nhờ đó, hiệu suất công việc sẽ tăng cao hơn và nhân viên sẽ không rơi vào tình trạng lúng túng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Tập trung vào biện pháp
Tìm ra biện pháp giải quyết những vấn đề phát sinh là một cách thức để phân chia công việc thông minh. Bạn không nên giải quyết vấn đề một mình, hãy cùng cả nhóm thảo luận và đưa ra hướng giải quyết. Nhiều khi, các thành viên trong đội nhóm sẽ có những giải pháp hữu ích, giúp bạn tốn ít thời gian để xử lý công việc hơn.
Hạn chế can thiệp
Đôi khi bạn quá sát sao với nhân viên sẽ khiến họ cảm thấy không được tin tưởng. Như vậy, thay vì giám sát từng hành động, bạn hãy can thiệp đúng lúc. Nhờ đó, các nhân viên sẽ có được sự thoải mái và cảm nhận sự tôn trọng từ leader khi phân công công việc, phát huy khả năng tự xử lý công việc và nhận về nhiều kinh nghiệm hơn.
Đánh giá kết quả
Bằng kết quả công việc được đánh giá chuẩn xác, bạn sẽ nhận định được năng lực của từng người và điều chỉnh khối lượng việc làm phù hợp hơn sau này. Bên cạnh đó, nhân viên luôn muốn nhận những phản hồi đánh giá từ cấp trên, vì vậy đánh giá kết quả là công đoạn rất cần thiết trong phân công công việc.
Trên đây là những chia sẻ về chủ đề phân công công việc hay cũng như vai trò từ từng thành viên trong nhóm đến hiệu suất làm việc. Mong rằng, qua nội dung trên, bạn sẽ có được giải pháp phân công công việc hiệu quả.
Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.
- Hotline: (+84) 97 306 0459
- Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
