Chấm công bằng vân tay, thẻ từ hay mã QR,… là các phương pháp phổ biến doanh nghiệp sử dụng để quản lý giờ làm việc của nhân viên. Dẫu vậy, các phương pháp này chỉ phù hợp với đối tượng nhân viên văn phòng, trong khi đó có bộ phận không nhỏ nhân viên thường xuyên phải ra ngoài làm việc. Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm chấm công định vị để giải quyết bài toán này. Vậy đâu là top 4 phần mềm chấm công GPS được tin dùng nhất hiện nay? Ưu và nhược điểm của các phần mềm này là gì? Hãy cùng CoffeeHR tìm hiểu nhé!
Phần mềm chấm công GPS hoạt động như thế nào?
Chấm công là hoạt động mỗi ngày của nhân viên văn phòng. Việc chấm công rất dễ dàng với các máy chấm công được lắp đặt tại cửa ra vào công ty. Các dữ liệu chấm công được đổ về mỗi ngày giúp doanh nghiệp kiểm soát được thời gian, địa điểm làm việc của nhân viên, theo dõi và nhắc nhở những nhân viên đi muộn, linh hoạt đổi ca nhân viên.
Tuy nhiên, với các nhân viên thường xuyên phải ra ngoài làm việc như nhân viên thị trường, nhân viên sale đi gặp gỡ khách hàng, …. thì phương pháp chấm công qua máy tại văn phòng rất bất tiện. Hơn nữa, doanh nghiệp cũng gặp khó khăn trong việc quản lý vì không biết chính xác nhân viên có thực sự làm việc tại các địa điểm được chỉ định hay không. Lúc này, phương pháp chấm công định vị hay chấm công phát GPS sẽ phát huy tác dụng do có thể chỉ rõ thời gian, địa điểm nhân sự thực hiện chấm công.
Để hiểu được nguyên lý hoạt động của phần mềm chấm công GPS, trước tiên cần hiểu GPS là gì. GPS được viết tắt bởi cụm từ tiếng anh Global Positioning System. Đây là một hệ thống định vị toàn cầu cho phép người dùng sử dụng định vị trên các thiết bị thu GPS để xác định vị trí của mình một cách chính xác nhất dù bạn ở nơi đâu trên trái đất. Đây là hệ thống được áp dụng trên toàn cầu và có độ chính xác cao, do đó chấm công GPS là phương pháp hiệu quả, chính xác, tiện lợi dành cho doanh nghiệp. Chỉ cần có mạng internet là nhà quản trị sẽ biết được địa điểm, thời gian, hình ảnh của nhân viên khi họ làm việc.
>>> Xem thêm: Phần Mềm HRM Là Gì? 5 Điều Cần Biết Khi Sử Dụng
Để sử dụng các phần mềm chấm công GPS rất đơn giản. Công ty hoặc doanh nghiệp cung cấp cho nhân viên một app chấm công định vị đang sử dụng, tài khoản để nhân viên truy cập. Trên app có đầy đủ các thông tin xác minh nhân viên như: Họ và tên, mã nhân viên, mã chấm công, chi nhánh làm việc,… nên khi nhân viên đăng nhập và thực hiện chấm công, các dữ liệu sẽ được xác định chính xác và hình thành bảng công nhân viên.
Mỗi ngày, nhân viên sẽ mở app, đăng nhập và thực hiện chấm công bằng điện thoại. Phần mềm sẽ ghi nhận tọa độ, địa điểm và đôi khi là hình ảnh của nhân viên ngay tại thời điểm chấm công và lưu trữ trên app. Không cần nhân viên có mặt tại văn phòng, nhà quản lý vẫn kiểm soát dễ dàng lịch trình di chuyển, làm việc của nhân viên.
» Đừng bỏ lỡ: Giải pháp chấm công online hiệu quả hiện nay – CoffeeHR
Ưu, nhược điểm khi sử dụng phần mềm chấm công định vị
Ưu điểm của phần mềm chấm công GPS
Chấm công linh hoạt mọi lúc mọi nơi
Khi chưa xuất hiện các phần mềm chấm công định vị thì những nhân viên thường xuyên ra ngoài làm việc sẽ cần nhiều thời gian và thao tác để thực hiện việc chấm công. Họ cần có mặt tại văn phòng vào buổi sáng để chấm công đến và quay lại văn phòng để chấm công về khi kết thúc ca làm việc. Việc này gây tốn thời gian và bất tiện cho nhân viên: Giả sử nhân viên đi gặp gỡ khách hàng cách địa điểm làm việc rất xa, họ sẽ tốn thời gian di chuyển, mệt mỏi vì tắc đường,… đôi khi khiến tinh thần làm việc của nhân viên giảm sút.
Với việc chấm công online bằng GPS, nhân viên có thể di chuyển trực tiếp tới các địa điểm bên ngoài và thực hiện việc chấm công ngay tại đó. Khi kết thúc ca làm việc, họ có thể chấm công ngay mà không cần quay lại văn phòng. Chấm công bằng định vị đã giúp giải quyết vấn đề triệt để, khiến việc chấm công của nhân viên dễ dàng, nhanh chóng và linh hoạt hơn.
Quản lý việc chấm công dễ dàng và chính xác
Phương pháp chấm công truyền thống không chỉ khiến nhân viên mệt mỏi mà nhà quản lý cũng gặp khó khăn khi quản lý: Không nắm rõ được nhân viên có thực sự làm việc tại các địa điểm đã được chỉ định hay không. Nhiều doanh nghiệp phải cử các nhân viên giám sát để xác minh rằng nhân viên có mặt tại đó, hay số khác thì yêu cầu nhân viên gửi ảnh, video từ địa điểm làm việc để chứng minh. Các cách này đều tốn chi phí, kém hiệu quả, không linh hoạt và khó khăn để thống kê.
Với các dữ liệu chấm công trên app chấm công định vị, nhà quản lý sẽ dễ dàng biết được nhân viên của mình đã đến những địa điểm nào trong ca làm việc, các khung giờ làm việc của họ. Không chỉ giảm tải công việc, giảm thiểu chi phí mà nhân viên cũng cảm thấy dễ chịu hơn khi họ không cần báo cáo liên tục về lịch trình di chuyển của mình.
» Xem thêm: Top 9 phần mềm chấm công qua điện thoại phổ biến nhất hiện nay
Nhược điểm của phần mềm chấm công GPS
Mặc dù có nhiều ưu điểm cũng như có tính chính xác cao, được áp dụng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp, phần mềm chấm công định vị cũng có một số nhược điểm:
Cần có điện thoại thông minh mới có thể chấm công
Bởi vì là phần mềm hoạt động trên nền tảng app mobile, nên phần mềm chấm công GPS cần người dùng có smartphone và internet để thực hiện chấm công. Do đó nếu như điện thoại của nhân viên bị hỏng, bị mất hoặc không kết nối internet thì sẽ không thể chấm công.
Tính xác thực ở mức độ tương đối
Mặc dù phát triển tương đối toàn diện nhưng phần mềm chấm công GPS vẫn có thể bị làm giả vị trí, hình ảnh. Do đó nếu những nhân viên có hiểu biết về công nghệ và muốn gian lận chấm công thì vẫn có thể gian lận thông qua những lỗ hổng của hệ thống này.
Dẫu sao thì công cụ nào cũng có tính tương đối và khó để đảm bảo 100%, nên chấm công bằng GPS vẫn là một phương pháp hữu hiệu để doanh nghiệp quản lý chấm công nhân viên.
Top 4 phần mềm chấm công định vị hiệu quả năm 2023
Nhu cầu thị trường cao và xu hướng chuyển đổi số khiến ngày càng nhiều phần mềm chấm công định vị được tung ra trên thị trường. Điều này khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi lựa chọn phần mềm phù hợp. Dưới đây là top 4 phần mềm chấm công định vị tốt nhất năm 2023.
Phần mềm chấm công định vị CoffeeHR
Được đánh giá là một trong những phần mềm chấm công định vị hoàn thiện nhất về tính năng chấm công, CoffeeHR là công cụ tuyệt vời cho các doanh nghiệp muốn áp dụng chấm công GPS. Phần mềm hỗ trợ trên website và điện thoại.
Giải pháp phần mềm chấm công Coffeehr
Các tính năng nổi bật của CoffeeHR:
- Xác minh tốt hơn bằng GPS và hình ảnh Realtime: Khác với một số phần mềm chỉ ghi nhận định vị GPS hoặc cho phép người dùng lựa chọn ảnh từ kho ảnh điện thoại, CoffeeHR sử dụng kết hợp cả GPS và hình ảnh realtime được chụp trực tiếp từ app, đảm bảo tính chân thực khi nhân viên chấm công. Ngoài chấm công bằng GPS, CoffeeHR cũng có thể kết nối trực tiếp với các máy chấm công vân tay, thẻ từ,.. hay camera AI.
- Phân loại công: Một số doanh nghiệp có các cơ chế hỗ trợ khi nhân viên làm việc bên ngoài như xăng xe, ăn trưa,… do đó nhân viên có thể nhận các mức lương cho từng ngày công khác nhau. Ví dụ công văn phòng 100%, công làm việc bên ngoài 120%, … CoffeeHR giúp hệ thống và tổng hợp công chi tiết trên bảng công thành các loại công khác nhau, dễ dàng theo dõi và tính lương nhân viên.
- Tự động tổng hợp công và tính lương: Các dữ liệu chấm công nhân viên sẽ được lưu trữ trên phần mềm và tổng hợp thành các bảng công và chuyển sang tính lương tự động.
- Cảnh báo và giải trình công: Phần mềm sẽ so sánh thời gian chấm công của nhân viên với ca làm việc được thiết lập từ trước để đưa ra các cảnh báo khi nhân viên chấm công sai giờ, quên chấm công,… Nhân viên cũng dễ dàng theo dõi và giải trình công ngay trên phần mềm
- Báo cáo đa dạng: Phần mềm tự động tổng hợp dữ liệu thành các báo cáo về số giờ làm việc của nhân viên, số địa điểm,… giúp nhà quản lý theo dõi dễ dàng, nhanh chóng
Giới thiệu phần mềm chấm CoffeeHR
» Xem thêm: Phần mềm chia ca làm việc thông minh nhanh chóng, tiện lợi
Phần mềm chấm công định vị ACheckin
Phần mềm AChecin là phần mềm chấm công có thể đa dạng chấm công từ chấm công wifi, FaceID, GPS, mã QR… . Acheckin có giao diện đơn giản, dễ sử dụng, mang lại nhiều tính năng hữu ích cho doanh nghiệp. Phần mềm có thể cài đặt trên app (Android và Ios) hoặc web với dung lượng rất tối ưu.
Phần mềm cũng hỗ trợ quản lý ngày công và tạo ca làm việc linh hoạt.
Giới thiệu phần mềm Acheckin
Phần mềm chấm công định vị Tanca
Tanca đưa ra các giải pháp chấm công toàn diện cho doanh nghiệp và phù hợp với mọi mô hình kinh doanh. Phần mềm có thể sử dụng đa dạng chấm công như chấm công wifi, GPS, QRcode,…
Phần mềm hoạt động tốt ngay cả khi offline: nhân viên có thể chụp ảnh lại địa điểm làm việc và dữ liệu được gửi đến quản lý khi có internet. Ngoài ra Tanca cũng hỗ trợ kết nối tới nhiều phần mềm quản trị doanh nghiệp khác, quản lý phép và phê duyệt công ngay trên phần mềm.
Giới thiệu phần mềm Chấm công Tanca
» Tìm hiểu thêm: Top 13 phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay – CoffeeHR
Phần mềm chấm công định vị Wisami
WISAMI là phần mềm chấm công online được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Phần mềm có thể ghi nhận công trực tuyến tự động, quản lý thời gian thực của nhân viên đi làm, báo cáo được giờ ra vào,…. Hiện nay thì Wisami đã được tích hợp trên cả di động và máy chấm công.
Phần mềm có hơn 20.000 tài khoản sử dụng. Hiện Wisami phát triển thêm các tính năng như chấm công wifi, xem vị trí nhân viên trên bản đồ số, quản lý đơn từ trực tuyến và quản lý phép.
TẠM KẾT
Trên đây là danh sách 04 phần mềm chấm công định vị tốt nhất. Tùy vào từng nhu cầu, tài chính, đặc thù nghiệp vụ của từng doanh nghiệp để lựa chọn phần mềm phù hợp nhất.
Không chỉ đem đến phần mềm chấm công GPS, Giải pháp Quản trị nhân sự CoffeeHR của OOS Software còn mang đến hệ thống toàn diện như là một phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất, bao gồm: Phần mềm tuyển dụng, Phần mềm tính lương, Phần mềm đánh giá KPI, Phần mềm quản lý đào tạo,… Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành, giải pháp của chúng tôi đã được vận hành tại nhiều tập đoàn lớn: SHB Bank, Traphaco, Dược phẩm Tân Bình, Lotte Finance, Hệ thống cửa hàng Vua Nệm,…
Liên hệ ngay để được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
