Kiến thức quản trị nhân sự

Chia sẻ Kiến thức quản trị nhân sự Không giới hạn

Phần mềm chia ca làm việc – giải pháp quản lý nhân sự tiện lợi, nhanh chóng

Phần mềm chia ca làm việc – giải pháp quản lý nhân sự tiện lợi, nhanh chóng

phần mềm chia ca làm việc
Chia sẻ trên facebook
Chia sẻ trên twitter
Chia sẻ trên linkedin
Chia sẻ trên print
Cỡ chữ

Sắp xếp lịch làm việc cho nhân sự là công tác thường xuyên và quan trọng với vận hành của doanh nghiệp. Nhưng khi quy mô liên tục mở rộng, việc phân ca trở nên phức tạp. Sử dụng phần mềm chia ca làm việc là lựa chọn tối ưu của nhiều doanh nghiệp. Phần mềm sẽ không chỉ đảm bảo tính nhanh gọn mà còn hệ thống hóa quản lý thay vì thông báo miệng như trước.

Phần mềm chia ca làm việc là gì?

Phần mềm chia ca làm việc là nền tảng công nghệ hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và sắp xếp lịch làm việc của nhân viên.

Với những thao tác nhanh gọn, nhà quản trị có thể phân chia, xếp ca trực tiện lợi, dễ dàng mà không làm rối dữ liệu. Đây là giải pháp hiệu quả dành cho những doanh nghiệp có khối lượng ca kíp chồng chéo.

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm xếp lịch làm việc khác nhau. Vì thế, không chỉ tập đoàn, chuỗi cửa hàng lớn mà SME vẫn có thể triển khai trong nội bộ. Nhanh chóng, tiết kiệm thời gian chi phí, tối ưu hiệu quả là những lợi ích nổi bật mà phần mềm này đem lại.

Phần mềm quản lý nhân sự Coffeehr

5 Chức năng nổi bật của phần mềm chia ca làm việc

Phân ca tới đội ngũ nhân viên

Tính năng này giúp doanh nghiệp tiện lợi xếp ca và dễ dàng phân biệt trên bảng chấm công. Doanh nghiệp chỉ cần nhập thông tin về các ca làm việc theo chính sách lao động. Bạn cần chuẩn bị những dữ liệu về giờ ra/giờ vào, đối tượng nhận ca. Sau đó, hệ thống tự động tạo ca đi kèm với các mã khác nhau.

Sử dụng phần mềm chia ca làm việc để phân ca dễ
Sử dụng phần mềm chia ca làm việc để phân ca dễ dàng

Thiết lập lịch làm việc tiện lợi

Các trường hợp nhân sự xin nghỉ hay thay ca đột xuất là khó tránh khỏi. Để những phát sinh không ảnh hưởng tới lịch làm việc, bạn có thể điều chỉnh trực tiếp trên phần mềm. Qua đó đảm bảo phân bổ đủ nguồn lực và kịp thời thông báo tới nhân sự khác.

>>> Đừng bỏ lỡ: Top 13 phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay – CoffeeHR

Cho phép tự đăng ký ca làm việc

Với một số doanh nghiệp có nhiều nhân viên Part-time, thời vụ hay cộng tác viên, việc cho phép họ chủ động đăng ký ca là cần thiết. Sử dụng phần mềm xếp lịch trực, nhân viên không cần nhắn tin, thông báo miệng mỗi khi muốn đi làm. Tất cả đều được hệ thống hóa trên phần mềm và cập nhập realtime. Qua đó, giảm tình trạng mất thông tin, chồng chéo ca làm việc hoặc trường hợp thiếu người, dư việc.

Cảnh báo, nhắc nhở

Với nhân viên, phần mềm sắp xếp lịch trực sẽ nhắc nhở về lịch làm việc đảm bảo họ đã nhận thông báo và sẽ có mặt theo ca trực được giao. Còn với nhà quản lý, hệ thống sẽ thông báo khi có sai lệch trong xếp ca. Ví dụ khi bị chồng chéo lịch, chưa phân công người nhận ca,…hay yêu cầu đổi ca, thay ca của nhân viên.

Hệ thống cảnh báo sớm sai lệch giúp bạn điều ch
Hệ thống cảnh báo sớm sai lệch giúp bạn điều chỉnh kịp thời

Xuất bảng công chuẩn

Dữ liệu công chuẩn sẽ đơn giản hóa công tác tính lương của tổ chức. Vì thế, phần mềm hỗ trợ xuất báo cáo lịch sử ca trực giúp bạn dễ dàng theo dõi và tính lương chính xác hơn.

Giao diện bảng tổng hợp công từ máy chấm công của CoffeeHR
Giao diện bảng tổng hợp công từ máy chấm công của phần mềm CoffeeHR

» Đừng bỏ lỡ: Review top 4 phần mềm chấm công định vị phổ biến nhất hiện nay

Vì sao doanh nghiệp nên dùng phần mềm chia ca làm việc?

Rút ngắn thời gian phân ca

Với doanh nghiệp có nhiều ca khác nhau và mô hình nhân sự trải dài từ thời vụ, part-time và full-time, việc phân chia ca thường phức tạp và yêu cầu thời gian. Do doanh nghiệp phải cân bằng thời gian làm việc của từng đối tượng nhân viên. Chưa kể cân bằng với lịch trình cá nhân của nhân viên.

Nhờ phần mềm phân chia ca làm việc, toàn bộ công tác trên được rút ngắn trong vài phút. Và trên hết vẫn đảm bảo tính chính xác. Nhà quản lý tiết kiệm tối đa thời gian và có thể tập trung nhiều hơn trong công việc của bản thân.

Đánh giá nhân sự hiệu quả

Hiện nay các phần mềm sắp xếp lịch làm việc đều tích hợp các công cụ quản trị hữu ích khác. Ví dụ như hỗ trợ chấm công tính lương tự động hay đánh giá hiệu suất và khối lượng công việc của nhân sự. Từ đó giúp nhà lãnh đạo đưa ra những nhận định chính xác hơn về nhân sự.

Cải thiện trải nghiệm nhân sự

Phần mềm chia ca làm việc có giao diện thân thiện, dễ sử dụng sẽ đem lại trải nghiệm tối ưu cho nhà quản lý khi chia việc. Đồng thời sẽ tiện lợi cho Hành Chính Nhân sự (HCNS) trong tổng hợp công.

Tăng trải nghiệm nhân sự bằng công nghệ
Tăng trải nghiệm nhân sự bằng công nghệ

Hơn nữa, nhân viên có thể trực tiếp đăng ký ca, thay ca hay xin phép trên phần mềm. Qua đó lượt bớt sự phụ thuộc và giảm tình trạng thông báo miệng hay xử lý quá nhiều đơn từ.

Áp dụng phần mềm sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên, doanh nghiệp dễ dàng quản lý và phân bổ nguồn lực tốt hơn. Đảm bảo sự trôi chảy của vận hành và hiệu suất chung trong tổ chức. Từ đây cũng nâng cao trải nghiệm của nhân sự đối với doanh nghiệp.

» Tìm hiểu thêm:

Phần mềm chia ca làm việc được ứng dụng ở doanh nghiệp nào?

Doanh nghiệp sản xuất, du lịch – khách sạn

Một số dây chuyền sản xuất và khách sạn, resort hoạt động cả ngày lẫn đêm. Do đó, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm sắp xếp lịch trực nhằm đảm bảo vận hành trôi chảy. Bên cạnh đó còn hỗ trợ công việc không bị trì trệ, ảnh hưởng tới hiệu suất bởi việc phân ca thiếu hệ thống, mất nhiều thời gian.

Hơn nữa, phần mềm chia ca làm việc giúp quản lý thời gian làm việc của công nhân viên nhà máy tốt hơn. Nhà quản lý có thể theo dõi từ xa mà không cần trực tiếp tới dây chuyền hay khu du lịch.

Ngành dịch vụ nhà hàng, quán cà phê

Với đặc thù đa hình thức ca kíp, nhà hàng, quán cà phê nên cân nhắc sử dụng các phần mềm sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên. Ví dụ nhân viên part-time có lịch không cố định, thường chỉ làm 4 tiếng/ngày và thay ca liên tục. Do đó, phần mềm linh động trong thiết lập giúp bạn phân bổ nhân viên dễ dàng. Việc này tránh tình trạng thiếu người, dư việc hoặc ngược lại.

Ngoài ra, nhân sự nhà hàng, quán cà phê thường xuyên thay ca bởi nhiều lý do. Với tính năng cho phép đăng ký ca, nhân viên có thể chủ động hơn mà không ảnh hưởng tới hoạt động chung của nội bộ.

Doanh nghiệp bán lẻ, chuỗi cửa hàng

Tương tự nhà hàng, quán cà phê, các cửa hàng, chuỗi bán lẻ có hệ thống ca, kíp phức tạp. Chưa kể nhân viên có thể điều chuyển giữa các điểm bán trong chuỗi. Vì thế, sử dụng phần mềm xếp lịch làm việc cho nhân viên sẽ tiết kiệm thời gian, chi phí và tiện lợi theo dõi hơn.

» Tìm hiểu thêm: Top 13 phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay – CoffeeHR

CoffeeHR – phần mềm chia ca làm việc hiệu quả nhất hiện nay

CoffeeHR là phần mềm xếp lịch làm việc theo ca được nhiều doanh nghiệp đa lĩnh vực lựa chọn trong quy trình quản lý. Đây là giải pháp thông minh, tiện lợi và phù hợp từ tổ chức lớn cho tới doanh nghiệp SME.

Giao diện phân ca đăng ký ca làm việc trên CoffeeHR
Giao diện Phân ca, Đăng ký ca làm việc trên CoffeeHR

Với CoffeeHR, nhà quản lý có thể theo dõi và phân ca dễ dàng từ xa. Bộ phận HCNS không mất nhiều thời gian chuẩn hóa dữ liệu công như trước. Nhân viên được trải nghiệm môi trường làm việc công nghệ nhanh gọn. Phần mềm sắp xếp lịch làm việc CoffeeHR mang tới nhiều tính năng nổi bật như:

  • Thiết lập không giới hạn số ca trực
  • Cài đặt khung thời gian đi muộn về sớm, nghỉ giải lao cho phép của một ca
  • Phân ca làm việc theo phòng ban, nhóm, thành viên theo tuần, tháng hoặc cố định
  • Định nghĩa ca làm việc theo từng mã khác nhau
  • Cho phép nhân viên chủ động đăng ký ca, quản lý phê duyệt cuối
  • Xây dựng danh sách miễn chấm công
  • Nhà quản lý có thể khóa ca khi cần. Ngoài ra hỗ trợ đăng ký hộ trong trường hợp nhân sự đó không sử dụng thành thạo công nghệ.
  • Cảnh báo, nhắc nhở liên quan đến công tác chia ca làm việc
  • Giao diện dễ sử dụng trên đa phương tiện
Khách hàng đã sử dụng phần mềm chia ca làm việc CoffeeHR
Khách hàng đã sử dụng phần mềm chia ca làm việc CoffeeHR

Phần mềm chia ca nhân sự Coffeehr

Ngoài việc hỗ trợ xếp lịch làm việc theo ca cho nhân viên, CoffeeHR còn cung cấp nền tảng quản trị Nhân sự tổng thể. Từ công tác chấm công tính lương cho tới tuyển dụng và đánh giá nhân sự. Phần lớn doanh nghiệp sử dụng phần mềm chia ca làm việc có hỗ trợ chấm công và tính lương. Qua đó dữ liệu được xuyên suốt, không cần xuất tải nhiều lần và đưa ra kết quả chính xác nhất.

Giới thiệu phần mềm chia ca làm việc CoffeeHR

Tạm kết

Công tác chia ca làm việc có thể mất nhiều thời gian của nhà quản lý, nhân viên và HCNS. Đặc biệt khi quy mô nhân sự không ngừng mở rộng. Sử dụng các phần mềm xếp lịch làm việc không chỉ giảm thiểu các thao tác thủ công hay vận hành nhanh mà còn tiện lợi trong theo dõi và chấm công tính lương.

CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để nhận tư vấn Phần mềm Chia ca làm việc cho Doanh nghiệp của bạn.

Hotline: (+84) 97 306 0459

Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự

Doãn Thị Thùy Linh

Doãn Thị Thùy Linh là content writer tại Công ty cổ phần phần mềm CoffeeHR Việt Nam. Với định hướng trở thành người chia sẻ những kiến thức hữu ích nhất về Quản trị Nhân sự dành cho HR và Nhà quản trị, chị Linh mong muốn việc vận hành và ứng dụng Phần mềm HRM trong các doanh nghiệp được hệ thống hóa và hiệu quả.

Thảo luận & hỏi đáp

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Bạn ơi, bài viết này có hữu ích với bạn chứ?

5/5 - (2 bình chọn)
Đăng ký nhận tư vấn với chuyên gia
Báo chí nói về CoffeeHR
Khách hàng của CoffeeHR
Di chuyển lên đầu