Ngày nay, hầu hết chúng ta đều có quá nhiều việc cần phải giải quyết cũng như nhiều áp lực đè nặng lên tâm trí của mỗi người. Thế nhưng để giải quyết được công việc với hiệu quả tốt trong quỹ thời gian 24h/ngày thì không hề đơn giản chút nào. Lúc này, chúng ta nên áp dụng phương pháp Pomodoro – tăng hiệu quả quản lý thời gian và hiệu suất công việc. Hãy cùng CoffeeHR tìm hiểu tại bài viết này nhé!
Phương pháp Pomodoro là gì?
Phương pháp Pomodoro là gì? Pomodoro theo tên tiếng Anh đầy đủ là Pomodoro Technique, một phương pháp hiệu quả dùng để quản trị thời gian, nâng cấp tối đa được một sự tập trung nhất định trong công việc. Pomodoro được giới thiệu bởi Francesco Cirillo, giám đốc điều hành của một công ty phần mềm người Ý vào những năm 1980
Francesco Cirillo đã nhận thấy rằng sự tập trung của mình thường giảm mạnh sau 1 khoảng thời gian nhất định. Và lúc này ông rất khó để giải quyết các bài tập. Sau đó, ông đưa ra giải pháp nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc thay vì làm việc 1 thời gian dài liên tục.
Theo cách này, ông đưa ra cách thức làm việc (học tập) tập trung cao trong thời gian 25 phút sau đó nghỉ ngắn 5 phút và lại quay vòng bắt đầu 1 phiên làm việc 25 phút mới. Cứ mỗi phiên làm việc 25 phút này, ông Francesco Cirillo gọi là 1 Pomodoro.
Pomodoro ở trong tiếng Ý thì có nghĩa là cà chua, nguyên nhân tạo ra phần mềm này là do Francesco Cirillo đã sử dụng một chiếc đồng hồ có hình quả cà chua để theo dõi thời gian hoạt động của mình khi sáng tạo ra phương pháp này.
Thực tế rằng hầu như tất cả mọi người đều làm việc kém hiệu quả vì mất đi sự tập trung cần có của bản thân. Theo một nghiên cứu khoa học thì khi chúng ta đang rất tập trung để làm một điều gì đó mà có một việc khác xen vào thì cần ít nhất phải 15 phút để lấy lại được sự tập trung ban đầu cho công việc đó.
» Đừng bỏ lỡ: Ma trận Eisenhower là gì – Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả
7 Lý do nên sử dụng phương pháp Pomodoro
Phương pháp Pomodoro mang đến nhiều lợi ích cho mỗi cá nhân. Pomodoro giúp bạn nâng cao năng suất làm việc và sự tập trung sẽ khiến bạn đưa ra các quyết định chính xác và xử lý vấn đề linh hoạt hơn.
Bên cạnh đó, phương pháp quả cà chua – Pomodoro còn có nhiều tác dụng khác, chẳng hạn:
- Tăng chất lượng công việc: Phương pháp quả cà chua Pomodoro yêu cầu bạn phải tập trung và nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ trong khoảng thời gian có thời hạn. Điều này có nghĩa là bạn sẽ phải không được để ý mọi sự quấy rầy và xử lý các tác nhân gây gián đoạn. Vì vậy, nó giúp cho chúng ta tăng cường thêm sự tập trung và quản lý được tốt được sự xao nhãng trong công việc của mình.
- Phân chia thời gian hợp lý: Sử dụng phương pháp này, bạn sẽ có thể kiểm soát thời gian dành cho từng nhiệm vụ để tối ưu hóa khả năng hoàn thành công việc và sử dụng quỹ thời gian linh hoạt và khoa học.
- Giảm thiểu căng thẳng: Thời gian chúng ta nghỉ giải lao giữa các phiên làm việc sẽ giúp cơ thể thả lỏng, loại bỏ cảm giác mệt mỏi và giảm áp lực. Nhờ vậy, những bước tiếp theo cần làm mới trở nên trơn tru hơn và không bị căng thẳng.
- Chinh phục mục tiêu: Pomodoro có thể giúp bạn nâng cao khả năng xử lý vấn đề trong thời gian nhất định bởi việc chinh phục các nhiệm vụ nhỏ sẽ góp phần đạt được mục tiêu lớn. Pomodoro sẽ củng cố thêm cho bạn quyết tâm cao để thực hiện công việc và các mục đích mà bạn đề ra lúc đầu
- Nâng cao nhận thức: Có thể giúp bạn nâng cao hơn được sự nhận thức đối với các quyết định của chính bản thân. Mỗi quyết định đưa ra sẽ ảnh hưởng rất lớn đối với cả một quá trình thực hiện, nó cần được đưa ra sau những thời gian cân nhắc sáng suốt và tập trung.
- Duy trì nguồn động lực: Động lực thực sự quan trọng trong tất cả các công việc. Động lực làm việc của chúng ta luôn được tăng cao và Pomodoro nó sẽ giúp bạn duy trì được nguồn động lực đó.
- Cân bằng và ổn định: Phương pháp Pomodoro còn giúp bạn cân bằng và ổn định cuộc sống. Đó là bởi vì việc bạn sắp xếp thời gian hợp lý sẽ giúp các công việc được khoa học, thời gian nghỉ ngơi phù hợp sẽ làm cho cuộc sống trở nên dễ dàng hơn nhiều.
» Tham khảo thêm: Quản lý thời gian là gì? Phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả
Đối tượng nào phù hợp sử dụng phương pháp Pomodoro?
Phương pháp Pomodoro phù hợp với nhiều đối tượng như nhà phát triển, thiết kế,… Những người cần sự tập trung cao để hoàn thành những công việc hay dự án cấp thiết.
Hoặc bất cứ ai đang làm việc trong lĩnh vực sáng tạo như người viết sách, biên tập viên, kỹ sư phần mềm, lập trình game, ứng dụng, copywriter, nhân viên nội dung, viết kịch bản, nhà báo,….
- Dân văn phòng: Những người đang cảm thấy quỹ thời gian của bản thân khá dài nhưng làm việc không hiệu quả. Bí quyết là hãy chia nhỏ quỹ thời gian của mình để tập trung làm từng việc khi đã xong hãy chuyển qua làm việc khác. Khi đó bạn sẽ cảm thấy một ngày làm việc của mình hiệu quả và năng suất hơn.
- Nhà văn: Tạo ra động lực cho bản thân họ khi viết văn, đảm bảo giới hạn được sự xao nhãng trong sáng tác văn chương, theo dõi được thời gian mà họ tiêu tốn trong quá trình soạn thảo, cả quá trình sáng tác văn chương. Hỗ trợ cho họ không bị đau cổ, đau lưng bằng việc họ sẽ đi lại, di chuyển nhẹ nhàng trong thời gian mà nhà văn nghỉ ngơi.
- Lập trình viên: Những người làm lập trình viên khi áp dụng phương pháp quả cà chua – Pomodoro thì sẽ hạn chế cho họ việc gửi gmail trong một hoặc 2 Pomodoro trong mỗi một ngày để dành thời gian thực sự cho lập trình của họ. Họ sẽ chia nhỏ các nhiệm vụ lớn mà họ phải làm, xác định lại các nhiệm vụ cụ thể cần phải hoàn thành trong quỹ thời gian đấy.
Đặc biệt, những đối tượng đang bị “bội thực” hay có quá nhiều công việc đang cần được giải quyết và luôn cảm thấy bất lực vì không thể tập trung dù chỉ trong một thời gian ngắn thì “Pomodoro – quả cà chua” đều phát huy tác dụng.
» Đừng bỏ lỡ: Workflow là gì? Lợi ích & 7 bước xây dựng workflow chuyên nghiệp
5 Bước áp dụng phương pháp Pomodoro hiệu quả
Các bước cơ bản để thực hiện phương pháp quả cà chua hiệu quả đó là:
- Bước 1: Chọn công việc mình sẽ làm và thực hiện để bắt đầu thực hành những thao tác đầu tiên của một Pomodoro. Chẳng hạn như hoàn thành một bài báo; hoàn thành một bản thiết kế,…
- Bước 2: Đặt thời gian cho 1 Pomodoro, thông thường là 25 phút. Tuy nhiên, tùy thuộc vào yêu cầu của công việc cũng như khả năng thực hiện bạn cũng có có thể đặt thời gian là 30 phút, 60 phút,… Lưu ý rằng hãy đảm bảo 1 Pomodoro cần được hiệu suất tối ưu.
- Bước 3: Làm việc cho đến khi hết 25 phút là điều quan trọng. Bạn cần chắc chắn không được làm gián đoạn quá trình thực hiện 1 Pomodoro của mình, nếu gián đoạn thì cần tính lại vòng mới.
- Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút, điều này sẽ giúp bạn cảm thấy thoải mái và thư giãn hơn trước khi bắt tay vào thực hiện thêm một vòng mới.
- Bước 5: Sau 4 lần nghỉ giải lao trên thì bạn có thể nghỉ dài hơn với 10 phút (hoặc 15 – 30 phút tùy công việc và khả năng của mỗi người).
» Xem thêm: Sơ đồ Gantt là gì? Tải về mẫu sơ đồ Gantt chi tiết [Miễn phí] – CoffeeHR
Nguyên tắc của phương pháp Pomodoro
Trong bất kỳ phương pháp nào thì các nguyên tắc thực hiện đều rất quan trọng, nó ảnh hưởng đến hiệu quả và hiệu suất cuối cùng của phương pháp đó. Vậy, các nguyên tắc của phương pháp Pomodoro bao gồm:
- Trong 1 Pomodoro (quy trình làm 25 phút, nghỉ 5 phút), nếu như bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu, sẽ không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro.
- Chỉ được tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% thời gian đã định. Bởi vì nếu ôm nhiều việc một lúc thì khả năng bạn gặp thất bại khi áp dụng phương pháp này rất cao.
- Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn sẽ cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra, tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó. Điều này để đảm bảo rằng công việc được hoàn thiện sẽ là bản tốt nhất.
- Trong các thời gian nghỉ (nghỉ 5 phút, 10 phút), bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự. Bạn có thể nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, uống nước, mát xa đầu, khuôn mặt, thiền, đi dạo trong văn phòng hoặc làm những việc đơn giản không cần sử dụng tư duy nhiều. Khi nghỉ, lưu ý tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook… vì chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn, song bản chất vẫn làm bộ não bạn thêm mệt mỏi.
» Tham khảo thêm: Nguyên tắc Pareto là gì? Cách áp dụng quy tắc 80/20 hiệu quả
Như vậy, với những nguyên tắc cơ bản của phương pháp quả cà chua này thì việc bạn thực hiện đúng đủ sẽ chắc chắn sẽ gặt hái được những thành công nhất định trong công việc.
Tìm hiểu thêm: Làm việc hiệu quả với phương pháp Pomodoro
6 Công cụ hỗ trợ phương pháp Pomodoro trong công việc
CoffeeHR chia sẻ một số trang web, ứng dụng điện thoại được gợi ý để áp dụng phương pháp quả cà chua – Pomodoro để thành công hơn, mời bạn cùng tham khảo:
Tomato Timer
Tomato Timer là trang web cung cấp một chiếc đồng hồ điện tử giúp theo dõi Pomodoro.
- Bước 1: Để bắt đầu, bạn chỉ việc nhấn chọn Start và 25 phút sẽ bắt đầu trôi qua. Đây là thời gian mà bạn sẽ phải tập trung hết cỡ với công việc hiện tại đang thực hiện của mình.
- Bước 2: Sau khi hết 25 phút, nhấn tổ hợp Alt + S để thưởng cho mình nghỉ ngơi 5 phút nghỉ giải lao. Khi hết 5 phút, một khoảng thời gian 25 phút mới sẽ lại bắt đầu.
- Bước 3: Cứ sau 4 lần nghỉ giao lao 5 phút như vậy thì bạn sẽ được nghỉ lâu hơn với 10 phút bằng cách nhấn Alt + L.
Theo đó, bạn có thể lặp đi lặp lại vòng tuần hoàn này trong 8 tiếng làm việc tại văn phòng sẽ thấy mình làm được nhiều việc hơn nhưng lại không hề cảm thấy chán hay mệt mỏi như trước nữa.
Tìm hiểu thêm ứng dụng Tomtato Timer
Marinara Timer
Công cụ Marinara Timer là ứng dụng web cho phép bạn thiết lập thời gian nghỉ giải lao và làm việc của bản thân. Nhìn chung, cách sử dụng ứng dụng này khá giống với Tomato Timer.
Tìm hiểu thêm ứng dụng Marinara Timer
Tomighty
Tomighty là phần mềm đa nền tảng cho phép chúng ta cài đặt trên máy tính để có thể sử dụng thuận lợi hơn.
Tìm hiểu thêm ứng dụng Tomighty
Ứng dụng Focus Timer
Cho rằng công cụ Focus Timer là ứng dụng rất lý tưởng cho iPhone và iPad. Bạn có thể tùy biến khoảng thời gian theo ý thích, những âm thanh thông báo, xem lại lịch sử làm việc. Bên cạnh đó, ứng dụng này cũng cung cấp một hệ thống đánh giá dựa trên ngôi sao để tạo động lực cố gắng hơn cho bạn.
Tìm hiểu thêm phần mềm Focus Timer
Pomodorable
Ứng dụng Pomodorable này là sự kết hợp giữa phần mềm Todolist và phương pháp quản lý thời gian Pomodoro. Việc bạn áp dụng ứng dụng này để thực hiện các công việc của mình sẽ tối ưu được hiệu suất làm việc cao hơn.
Tìm hiểu thêm phần mềm Pomodorable
Simple Pomodoro
Phần mềm Simple Pomodoro cho phép bạn cài đặt các khoảng thời gian và hiển thị các Pomodoro bạn đã hoàn thành xong. Chính bởi vậy, khi nhìn vào cả quá trình thực hiện bạn sẽ cảm thấy có thêm động lực hơn.
Tìm hiểu thêm phần mềm Simple Pomodoro
Mẹo thực hiện phương pháp Pomodoro hiệu quả
Bạn đã từng áp dụng phương pháp Pomodoro, tuy nhiên bạn có chắc chắn rằng bản thân đang sử dụng phương pháp quả cà chua thực sự hiệu quả hay chưa. Phương pháp này sẽ phát huy tác dụng tốt nếu bạn sử dụng đúng cách.
Nội dung dưới đây chia sẻ một số điều bạn nên làm để Pomodoro thêm hữu ích:
- Hãy dự trù về số lượng Pomodoro từ trước: Bạn nên sắp xếp công việc phù hợp rồi sau đó hãy tính toán số lượng Pomodoro cần thiết lập. Bạn cũng nên dành khoảng 2 – 4 Pomodoro dư thừa để đề phòng các trường hợp phải giải quyết gấp.
- Tự điều chỉnh thời gian thực hiện của mỗi Pomodoro: Bạn có thể tùy chỉnh thời gian có thể dựa vào khối lượng và mức độ phức tạp của công việc.
- Tránh khỏi các thiết bị điện tử trong khi nghỉ ngơi, thư giãn: Bạn chỉ có 5 phút ngắn ngủi để thư giãn nên bạn không nên dùng các thiết bị điện tử để tránh bị sa đà vào mạng xã hội, game…
- Sử dụng App để tối đa hóa công việc hiệu quả: Những ứng dụng thông minh sẽ giúp bạn kiểm soát công việc của mình và nhắc nhở bạn thường xuyên.
Kết luận
Trên đây CoffeeHR đã chia sẻ những thông tin chi tiết về phương pháp Pomodoro và bí quyết áp dụng hiệu quả. Việc tuân theo quy tắc Pomodoro sẽ hỗ trợ bạn nâng cao năng suất làm việc và tiết kiệm thời gian hơn.
Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
