Kiến thức quản trị nhân sự

Chia sẻ Kiến thức quản trị nhân sự Không giới hạn

Phương pháp Pomodoro – Tăng hiệu quả quản lý thời gian và hiệu suất công việc

Chia sẻ trên facebook
Chia sẻ trên twitter
Chia sẻ trên linkedin
Chia sẻ trên print
Cỡ chữ

Ngày nay, hầu hết chúng ta đều có quá nhiều việc cần phải giải quyết cũng như nhiều áp lực đè nặng lên tâm trí của mỗi người. Thế nhưng để giải quyết được công việc với hiệu quả tốt trong quỹ thời gian 24h/ngày thì không hề đơn giản chút nào. Lúc này, chúng ta nên áp dụng phương pháp Pomodoro – tăng hiệu quả quản lý thời gian và hiệu suất công việc. Hãy cùng CoffeeHR tìm hiểu tại bài viết này nhé!

Phương pháp Pomodoro là gì?

Phương pháp Pomodoro là gì? Pomodoro theo tên tiếng Anh đầy đủ là Pomodoro Technique, một phương pháp hiệu quả dùng để quản trị thời gian, nâng cấp tối đa được một sự tập trung nhất định trong công việc.

Pomodoro được giới thiệu bởi Francesco Cirillo, giám đốc điều hành của một công ty phần mềm người Ý vào những năm 1980.

Ông đã nhận thấy rằng sự tập trung của mình thường giảm mạnh sau 1 khoảng thời gian nhất định. Và lúc này ông rất khó để giải quyết các bài tập. Sau đó, ông Francesco Cirillo đưa ra giải pháp nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc thay vì làm việc 1 thời gian dài liên tục.

Phương pháp Pomodoro là gì
Phương pháp Pomodoro là gì?

Theo cách này, ông đưa ra cách thức làm việc (học tập) tập trung cao trong thời gian 25 phút sau đó nghỉ ngắn 5 phút và lại quay vòng bắt đầu 1 phiên làm việc 25 phút mới. Cứ mỗi phiên làm việc 25 phút này, ông Francesco Cirillo gọi là 1 Pomodoro.

Pomodoro ở trong tiếng Ý thì có nghĩa là cà chua, nguyên nhân tạo ra phần mềm này là do Francesco Cirillo đã sử dụng một chiếc đồng hồ có hình quả cà chua để theo dõi thời gian hoạt động của mình khi sáng tạo ra phương pháp này.

Thực tế rằng hầu như tất cả mọi người đều làm việc kém hiệu quả vì mất đi sự tập trung cần có của bản thân. Theo một nghiên cứu khoa học thì khi chúng ta đang rất tập trung để làm một điều gì đó mà có một việc khác xen vào thì cần ít nhất phải 15 phút để lấy lại được sự tập trung ban đầu cho công việc đó.

7 Lý do nên sử dụng phương pháp Pomodoro?

Phương pháp Pomodoro mang đến nhiều lợi ích cho mỗi cá nhân. Pomodoro giúp bạn nâng cao năng suất làm việc và sự tập trung sẽ khiến bạn đưa ra các quyết định chính xác và xử lý vấn đề linh hoạt hơn.

Hiệu quả của phương pháp quả cà chua
Hiệu quả của phương pháp quả cà chua

Bên cạnh đó, phương pháp quả cà chua – Pomodoro còn có nhiều tác dụng khác, chẳng hạn:

  • Tăng chất lượng công việc: Phương pháp quả cà chua Pomodoro yêu cầu bạn phải tập trung và nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ trong khoảng thời gian có thời hạn. Điều này có nghĩa là bạn sẽ phải không được để ý mọi sự quấy rầy và xử lý các tác nhân gây gián đoạn. Vì vậy, nó giúp cho chúng ta tăng cường thêm sự tập trung và quản lý được tốt được sự xao nhãng trong công việc của mình.
  • Phân chia thời gian hợp lý: Sử dụng phương pháp này, bạn sẽ có thể kiểm soát thời gian dành cho từng nhiệm vụ để tối ưu hóa khả năng hoàn thành công việc và sử dụng quỹ thời gian linh hoạt và khoa học.
  • Giảm thiểu căng thẳng: Thời gian chúng ta nghỉ giải lao giữa các phiên làm việc sẽ giúp cơ thể thả lỏng, loại bỏ cảm giác mệt mỏi và giảm áp lực. Nhờ vậy, những bước tiếp theo cần làm mới trở nên trơn tru hơn và không bị căng thẳng.
Pomodoro giúp giảm thiểu căng thẳng
Pomodoro giúp giảm thiểu căng thẳng
  • Chinh phục mục tiêu: Pomodoro có thể giúp bạn nâng cao khả năng xử lý vấn đề trong thời gian nhất định bởi việc chinh phục các nhiệm vụ nhỏ sẽ góp phần đạt được mục tiêu lớn. Pomodoro sẽ củng cố thêm cho bạn quyết tâm cao để thực hiện công việc và các mục đích mà bạn đề ra lúc đầu
  • Nâng cao nhận thức: Có thể giúp bạn nâng cao hơn được sự nhận thức đối với các quyết định của chính bản thân. Mỗi quyết định đưa ra sẽ ảnh hưởng rất lớn đối với cả một quá trình thực hiện, nó cần được đưa ra sau những thời gian cân nhắc sáng suốt và tập trung.
  • Duy trì nguồn động lực: Động lực thực sự quan trọng trong tất cả các công việc. Động lực làm việc của chúng ta luôn được tăng cao và Pomodoro nó sẽ giúp bạn duy trì được nguồn động lực đó.
  • Cân bằng và ổn định: Phương pháp Pomodoro còn giúp bạn cân bằng và ổn định cuộc sống. Đó là bởi vì việc bạn sắp xếp thời gian hợp lý sẽ giúp các công việc được khoa học, thời gian nghỉ ngơi phù hợp sẽ làm cho cuộc sống trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Đối tượng nào phù hợp sử dụng phương pháp Pomodoro?

Phương pháp quả cà chua Pomodoro phù hợp với nhiều đối tượng như nhà phát triển, thiết kế,… Những người cần sự tập trung cao để hoàn thành những công việc hay dự án cấp thiết.

Hoặc bất cứ ai đang làm việc trong lĩnh vực sáng tạo như người viết sách, biên tập viên, kỹ sư phần mềm, lập trình game, ứng dụng, copywriter, nhân viên nội dung, viết kịch bản, nhà báo,….

  • Dân văn phòng: Những người đang cảm thấy quỹ thời gian của bản thân khá dài nhưng làm việc không hiệu quả. Bí quyết là hãy chia nhỏ quỹ thời gian của mình để tập trung làm từng việc khi đã xong hãy chuyển qua làm việc khác. Khi đó bạn sẽ cảm thấy một ngày làm việc của mình hiệu quả và năng suất hơn.
đối tượng phù hợp với Pomodoro
Có nhiều đối tượng phù hợp với Pomodoro
  • Nhà văn: Tạo ra động lực cho bản thân họ khi viết văn, đảm bảo giới hạn được sự xao nhãng trong sáng tác văn chương, theo dõi được thời gian mà họ tiêu tốn trong quá trình soạn thảo, cả quá trình sáng tác văn chương. Hỗ trợ cho họ không bị đau cổ, đau lưng bằng việc họ sẽ đi lại, di chuyển nhẹ nhàng trong thời gian mà nhà văn nghỉ ngơi.
  • Lập trình viên: Những người làm lập trình viên khi áp dụng phương pháp quả cà chua – Pomodoro thì sẽ hạn chế cho họ việc gửi gmail trong một hoặc 2 Pomodoro trong mỗi một ngày để dành thời gian thực sự cho lập trình của họ. Họ sẽ chia nhỏ các nhiệm vụ lớn mà họ phải làm, xác định lại các nhiệm vụ cụ thể cần phải hoàn thành trong quỹ thời gian đấy.

Đặc biệt, những đối tượng đang bị “bội thực” hay có quá nhiều công việc đang cần được giải quyết và luôn cảm thấy bất lực vì không thể tập trung dù chỉ trong một thời gian ngắn thì “Pomodoro – quả cà chua” đều phát huy tác dụng.

5 Bước áp dụng phương pháp Pomodoro hiệu quả

Các bước cơ bản để thực hiện phương pháp quả cà chua hiệu quả đó là:

  • Bước 1: Chọn công việc mình sẽ làm và thực hiện để bắt đầu thực hành những thao tác đầu tiên của một Pomodoro. Chẳng hạn như hoàn thành một bài báo; hoàn thành một bản thiết kế,…
  • Bước 2: Đặt thời gian cho 1 Pomodoro, thông thường là 25 phút. Tuy nhiên, tùy thuộc vào yêu cầu của công việc cũng như khả năng thực hiện bạn cũng có có thể đặt thời gian là 30 phút, 60 phút,… Lưu ý rằng hãy đảm bảo 1 Pomodoro cần được hiệu suất tối ưu.
Cách áp dụng phương pháp Pomodoro
Cách áp dụng phương pháp Pomodoro
  • Bước 3: Làm việc cho đến khi hết 25 phút là điều quan trọng. Bạn cần chắc chắn không được làm gián đoạn quá trình thực hiện 1 Pomodoro của mình, nếu gián đoạn thì cần tính lại vòng mới.
  • Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút, điều này sẽ giúp bạn cảm thấy thoải mái và thư giãn hơn trước khi bắt tay vào thực hiện thêm một vòng mới.
  • Bước 5: Sau 4 lần nghỉ giải lao trên thì bạn có thể nghỉ dài hơn với 10 phút (hoặc 15 – 30 phút tùy công việc và khả năng của mỗi người).
các bước áp dụng phương pháp Pomodoro
5 Bước áp dụng Phương pháp Pomodoro hiệu quả

4 Nguyên tắc của phương pháp Pomodoro

Trong bất kỳ phương pháp nào thì các nguyên tắc thực hiện đều rất quan trọng, nó ảnh hưởng đến hiệu quả và hiệu suất cuối cùng của phương pháp đó. Vậy, các nguyên tắc của phương pháp quả cà chua bao gồm:

  • Trong 1 Pomodoro (quy trình làm 25 phút, nghỉ 5 phút), nếu như bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu, sẽ không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro.
  • Chỉ được tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% thời gian đã định. Bởi vì nếu ôm nhiều việc một lúc thì khả năng bạn gặp thất bại khi áp dụng phương pháp này rất cao.
  • Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn sẽ cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra, tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó. Điều này để đảm bảo rằng công việc được hoàn thiện sẽ là bản tốt nhất.
  • Trong các thời gian nghỉ (nghỉ 5 phút, 10 phút), bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự. Bạn có thể nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, uống nước, mát xa đầu, khuôn mặt, thiền, đi dạo trong văn phòng hoặc làm những việc đơn giản không cần sử dụng tư duy nhiều. Khi nghỉ, lưu ý tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook… vì chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn, song bản chất vẫn làm bộ não bạn thêm mệt mỏi.
Nguyên tắc của Pomodoro
Nguyên tắc của Pomodoro

Như vậy, với những nguyên tắc cơ bản của phương pháp quả cà chua này thì việc bạn thực hiện đúng đủ sẽ chắc chắn sẽ gặt hái được những thành công nhất định trong công việc.

Tìm hiểu thêm: Làm việc hiệu quả với phương pháp Pomodoro

6 Công cụ hỗ trợ phương pháp Pomodoro trong công việc

CoffeeHR chia sẻ một số trang web, ứng dụng điện thoại được gợi ý để áp dụng phương pháp quả cà chua – Pomodoro để thành công hơn, mời bạn cùng tham khảo:

Tomato Timer

Tomato Timer là trang web cung cấp một chiếc đồng hồ điện tử giúp theo dõi Pomodoro.

  • Bước 1: Để bắt đầu, bạn chỉ việc nhấn chọn Start và 25 phút sẽ bắt đầu trôi qua. Đây là thời gian mà bạn sẽ phải tập trung hết cỡ với công việc hiện tại đang thực hiện của mình.
  • Bước 2: Sau khi hết 25 phút, nhấn tổ hợp Alt + S để thưởng cho mình nghỉ ngơi 5 phút nghỉ giải lao. Khi hết 5 phút, một khoảng thời gian 25 phút mới sẽ lại bắt đầu.
  • Bước 3: Cứ sau 4 lần nghỉ giao lao 5 phút như vậy thì bạn sẽ được nghỉ lâu hơn với 10 phút bằng cách nhấn Alt + L.
Ứng dụng Tomato Timer
Ứng dụng Tomato Timer

Theo đó, bạn có thể lặp đi lặp lại vòng tuần hoàn này trong 8 tiếng làm việc tại văn phòng sẽ thấy mình làm được nhiều việc hơn nhưng lại không hề cảm thấy chán hay mệt mỏi như trước nữa.

Tìm hiểu thêm ứng dụng Tomtato Timer

Marinara Timer

Công cụ Marinara Timer là ứng dụng web cho phép bạn thiết lập thời gian nghỉ giải lao và làm việc của bản thân. Nhìn chung, cách sử dụng ứng dụng này khá giống với Tomato Timer.

Tìm hiểu thêm ứng dụng Marinara Timer

Tomighty

Tomighty là phần mềm đa nền tảng cho phép chúng ta cài đặt trên máy tính để có thể sử dụng thuận lợi hơn.

Tìm hiểu thêm ứng dụng Tomighty

Ứng dụng Focus Timer

Cho rằng công cụ Focus Timer là ứng dụng rất lý tưởng cho iPhone và iPad. Bạn có thể tùy biến khoảng thời gian theo ý thích, những âm thanh thông báo, xem lại lịch sử làm việc. Bên cạnh đó, ứng dụng này cũng cung cấp một hệ thống đánh giá dựa trên ngôi sao để tạo động lực cố gắng hơn cho bạn.

Ứng dụng Focus Timer
Ứng dụng Focus Timer

Tìm hiểu thêm phần mềm Focus Timer

Pomodorable

Ứng dụng Pomodorable này là sự kết hợp giữa phần mềm Todolist và phương pháp quản lý thời gian Pomodoro. Việc bạn áp dụng ứng dụng này để thực hiện các công việc của mình sẽ tối ưu được hiệu suất làm việc cao hơn.

Tìm hiểu thêm phần mềm Pomodorable

Simple Pomodoro

Phần mềm Simple Pomodoro cho phép bạn cài đặt các khoảng thời gian và hiển thị các Pomodoro bạn đã hoàn thành xong. Chính bởi vậy, khi nhìn vào cả quá trình thực hiện bạn sẽ cảm thấy có thêm động lực hơn.

Tìm hiểu thêm phần mềm Simple Pomodoro

4 Mẹo thực hiện phương pháp Pomodoro hiệu quả

Bạn đã từng áp dụng phương pháp Pomodoro, tuy nhiên bạn có chắc chắn rằng bản thân đang sử dụng phương pháp quả cà chua thực sự hiệu quả hay chưa. Phương pháp này sẽ phát huy tác dụng tốt nếu bạn sử dụng đúng cách.

Mẹo thực hiện Pomodoro
Mẹo thực hiện Pomodoro

Nội dung dưới đây chia sẻ một số điều bạn nên làm để Pomodoro thêm hữu ích:

  • Hãy dự trù về số lượng Pomodoro từ trước: Bạn nên sắp xếp công việc phù hợp rồi sau đó hãy tính toán số lượng Pomodoro cần thiết lập. Bạn cũng nên dành khoảng 2 – 4 Pomodoro dư thừa để đề phòng các trường hợp phải giải quyết gấp.
  • Tự điều chỉnh thời gian thực hiện của mỗi Pomodoro: Bạn có thể tùy chỉnh thời gian có thể dựa vào khối lượng và mức độ phức tạp của công việc.
  • Tránh khỏi các thiết bị điện tử trong khi nghỉ ngơi, thư giãn: Bạn chỉ có 5 phút ngắn ngủi để thư giãn nên bạn không nên dùng các thiết bị điện tử để tránh bị sa đà vào mạng xã hội, game…
  • Sử dụng App để tối đa hóa công việc hiệu quả: Những ứng dụng thông minh sẽ giúp bạn kiểm soát công việc của mình và nhắc nhở bạn thường xuyên.

Kết luận

Trên đây CoffeeHR đã chia sẻ những thông tin chi tiết về phương pháp Pomodoro và bí quyết áp dụng hiệu quả. Việc tuân theo quy tắc Pomodoro sẽ hỗ trợ bạn nâng cao năng suất làm việc và tiết kiệm thời gian hơn.

Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.

Hotline: (+84) 97 306 0459

Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự

 
 

 

 

Nguyễn Thị Thuỳ Dương

Nguyễn Thị Thuỳ Dương là content writer tại Công ty cổ phần phần mềm CoffeeHR Việt Nam. Với định hướng trở thành người chia sẻ những kiến thức hữu ích nhất về Quản trị Nhân sự dành cho HR và Nhà quản trị, chị Dương mong muốn việc vận hành và ứng dụng Phần mềm HRM trong các doanh nghiệp được hệ thống hóa và hiệu quả.

Thảo luận & hỏi đáp

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Bạn ơi, bài viết này có hữu ích với bạn chứ?

5/5 - (2 bình chọn)
Đăng ký nhận tư vấn với chuyên gia
Báo chí nói về CoffeeHR
Khách hàng của CoffeeHR
Di chuyển lên đầu