Kiến thức quản trị nhân sự

Chia sẻ Kiến thức quản trị nhân sự Không giới hạn

Đánh giá ưu, nhược điểm của 5 phương thức quản lý chấm công nhân viên

quản lý chấm công nhân viên
Chia sẻ trên facebook
Chia sẻ trên twitter
Chia sẻ trên linkedin
Chia sẻ trên print
Cỡ chữ

Theo dõi giờ làm việc của nhân viên sẽ giúp nhà quản trị đánh giá tốt hơn độ chuyên cần và hiệu suất công việc. Tuy nhiên, có rất nhiều phương thức quản lý chấm công nhân viên khác nhau. Dưới đây là đánh giá chi tiết ưu, nhược điểm từng giải pháp. Qua đó doanh nghiệp tìm kiếm sự lựa chọn phù hợp nhất để quản lý hiệu quả việc chấm công cho nhân viên của mình.

Quản lý chấm công nhân viên bằng thẻ giấy

Đây là hình thức quản lý đơn giản. Doanh nghiệp cần chuẩn bị thẻ giấy để nhân viên chấm công. Trong đó, thẻ sẽ chia các cột giờ ra, giờ vào cho các ca làm việc trong một tháng. Nhân viên khi tới nơi làm việc sẽ đưa thẻ giấy vào trong máy. Hệ thống sẽ in ra ngày, giờ đến, giờ về trên thẻ của nhân viên. Như vậy, một nhân viên sẽ có thẻ chấm công sử dụng trong một tháng.

chấm công nhân viên
Một số mẫu thẻ giấy chấm công thông dụng

Ưu điểm:

  • Hệ thống yêu cầu cài đặt đơn giản, không cần chuẩn bị máy chấm công, kết nối máy tính rườm rà. Không mất nhiều thời gian cài đặt dấu vân tay, thẻ từ.
  • Nếu gặp vấn đề phát sinh, có thể tích công trực tiếp trên thẻ giấy. Không cần chờ đợi sửa chữa ảnh hưởng tới vận hành.
  • Có thể tích hợp chuông báo giờ vào, giờ nghỉ. Hỗ trợ in màu theo từng ca làm việc.
  • Có thể di chuyển hệ thống tới địa điểm khác nhau.
  • Lắp đặt nhanh gọn, chi phí thấp.

Nhược điểm:

  • Thẻ giấy dễ bị hỏng và thất lạc. Nhân viên cần bảo quản cẩn thận và luôn đem theo để có thể chấm công.
  • Có khả năng gian lận công.
  • Phức tạp, yêu cầu nhiều thời gian và dễ sai sót trong tổng hợp dữ liệu công.
  • Không phù hợp với doanh nghiệp có nhiều nhân viên.

Quản lý chấm công nhân viên bằng thẻ từ

Đây là hình thức chấm công được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Thẻ từ chấm công có thể tích hợp là thẻ nhân viên. Mã số và các thông tin cần thiết được mã hóa sẵn trong thẻ. Đầu đọc thẻ thường đặt tại các khu vực chung hoặc cổng ra vào công ty. Nhân viên chỉ cần đưa thẻ vào đầu đọc, hệ thống sẽ ghi chép thời gian ngày công.

Chấm công bằng thẻ từ
Chấm công bằng thẻ từ là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp

Ưu điểm:

  • Thời gian chấm công nhanh gọn trong vài giây.
  • Thẻ từ dễ bảo quản hơn quản lý chấm công nhân viên bằng thẻ giấy.
  • Xử lý thông tin nhanh, chính xác do kết nối trực tiếp với máy tính. Hành chính Nhân sự (HCNS) không cần ghi chép, tổng hợp dữ liệu công thủ công.
  • Các máy chấm công thẻ từ hiện đại đều có bộ nguồn dự trữ đề phòng khi mất điện.

Nhược điểm

  • Chi phí phát sinh cho thẻ từ và máy đọc thẻ.
  • Cần thời gian cài đặt thẻ khi có nhân sự mới.
  • Nhân viên tự bảo quản và đem theo thẻ mọi lúc mọi nơi.
  • Có thể xảy ra gian lận, chấm công hộ.

Quản lý chấm công nhân viên bằng vân tay

Là hình thức chấm công phổ biến nhất hiện nay, chấm công vân tay là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp. Thông qua công nghệ sinh trắc học, hệ thống sẽ xác định danh tính nhân sự bằng hình ảnh vân tay. Doanh nghiệp chỉ cần cài đặt lần đầu và máy sẽ tự động ghi nhận khi có vân tay tại đầu đọc.

Chấm công vân tay
Chấm công vân tay có độ chính xác cao

Ưu điểm:

  • Độ chính xác tuyệt đối, hạn chế sự gian lận do mỗi người có dấu vân tay khác nhau.
  • Hệ thống tự động ghi nhận và trích xuất giờ ra, giờ vào.
  • Có thể cài đặt nhiều ca làm việc khác nhau.
  • Không giới hạn số vân tay cài đặt.
  • Nhân viên không mất công bảo quản như sử dụng thẻ từ, thẻ giấy.

Nhược điểm:

  • Chi phí cao hơn các phương thức kể trên. Cần hệ thống máy tính kết nối, đầu đọc vân tay và thời gian cài đặt.
  • Một số trường hợp có thể làm việc đọc dấu vân tay trở nên khó khăn. Ví dụ ngón tay bị bẩn, ướt hay bị lạnh. Do đó, thời gian đi làm không chính xác và gây bất tiện với nhân viên.
  • Một số doanh nghiệp sản xuất, cơ khí, ngón tay nhân viên thường xuyên bị bẩn hoặc mòn. Do đó cần lấy dấu vân tay mới định kỳ.

Quản lý chấm công nhân viên bằng khuôn mặt

Là công nghệ mới trong phương thức quản lý chấm công nhân viên, hệ thống sẽ sử dụng định dạng khuôn mặt để xác định danh tính. Theo đó, máy sẽ học các đặc điểm trên khuôn mặt và lưu trữ trên cơ sở dữ liệu. Một số máy chấm công FaceID yêu cầu nhân viên phải đứng trước đầu đọc. Một số máy có thể tự động ghi nhận ngay khi nhân viên bước qua cửa văn phòng.

Chấm công FaceID
Chấm công FaceID đảm bảo an toàn cao

Ưu điểm:

  • Hạn chế tối đa các phát sinh như thất lạc thẻ, ngón tay bị ướt, lạnh.
  • Hạn chế tiếp xúc tại chung một điểm.
  • Độ chính xác cao, ngăn chặn gian lận chấm công.
  • Hệ thống tự động ghi nhận và xử lý dữ liệu nhanh chóng.
  • Có thể cài đặt lời chào dành cho nhân viên hoặc thông báo khi có người lạ.

Nhược điểm:

  • Có chi phí cao. Hệ thống FaceID càng thông minh càng cần đầu tư nhiều hơn. Ví dụ nhận dạng ngay cả khi đeo khẩu trang hay nhận dạng từ xa.
  • Trong khi đó các hệ thống chấm công khuôn mặt chi phí thấp thường có khả năng ghi nhận kém.
  • Thực tế, tốc độ xử lý chậm hơn vân tay hay thẻ từ.

Quản lý chấm công nhân viên online

Phương thức này còn được gọi là chấm công GPS hay chấm công qua điện thoại. Theo đó, nhân viên sẽ cài đặt phần mềm chấm công và sử dụng nó hàng ngày. Hệ thống sẽ ghi nhận chính xác nơi check-in, giờ vào đến từng giây.

chấm công gps
Chấm công GPS là phương pháp quản lý nhân viên ngoài văn phòng an toàn

Ưu điểm:

  • Hạn chế tiếp xúc tại một điểm, tạo sự tiện lợi cho nhân viên.
  • Doanh nghiệp thiết lập linh hoạt theo nhu cầu. Địa điểm chấm công không bị giới hạn tại một nơi cố định. Vì thế đây là hình thức quản lý chấm công nhân viên từ xa hiệu quả.
  • Cho phép thiết lập nhiều ca làm việc khác nhau.
  • Độ chính xác cao do mỗi nhân viên có một tài khoản riêng.
  • Hệ thống tự động ghi nhận và tổng hợp công.
  • Hỗ trợ cảnh báo trong trường hợp quên chấm công. Vì thế, nhân viên có thể giải trình ngay.

Nhược điểm:

  • Yêu cầu kết nối Internet và có điện thoại cá nhân.
  • Chi phí đầu tư cao hơn thẻ giấy, thẻ từ và vân tay.
  • Thường yêu cầu hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự đi kèm.
  • Với những doanh nghiệp có nhiều lao động phổ thông, họ có thể gặp khó khăn khi sử dụng phần mềm để chấm công.

Doanh nghiệp cần làm gì để tối ưu quản lý chấm công nhân viên?

Xác định nhu cầu khi sử dụng

Tìm hiểu rõ ràng mong muốn của doanh nghiệp trong quản lý chấm công sẽ giảm thiểu những chi phí dư thừa dành cho tính năng không cần thiết. Mỗi doanh nghiệp sẽ có bài toán và ưu tiên khác nhau.

Do đó, bạn hãy cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn phương pháp phù hợp nhất:

  • Chấm công bằng thẻ giấy: Dành cho công ty nhỏ, ít nhân viên nhưng có nhiều ca làm việc khác nhau. Mục tiêu chính là tiết kiệm chi phí. Ví dụ nhà hàng, quán cà phê, cửa hiệu quần áo.
  • Chấm công bằng thẻ từ: Dành cho doanh nghiệp có nhiều nhân sự và có môi trường làm việc hiện đại. Hình thức này có thể kết hợp cùng cửa ra vào tự động tại nơi làm việc.
  • Chấm công bằng vân tay, FaceID: Dành cho doanh nghiệp yêu cầu bảo mật cao và có nơi làm việc cố định. Chấm công bằng vân tay là hình thức phổ biến nhất. Bởi chi phí đầu tư thấp mà độ chính xác cao. Ngược lại, FaceID thường dùng trong doanh nghiệp nhiều nhân sự, không gian làm việc lớn và nhiều ca, kíp. Ví dụ như nhà máy sản xuất, công trường, văn phòng hiện đại.
  • Chấm công Online hay GPS: Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp có nhân viên thường xuyên làm việc ngoài văn phòng. Hay đơn giản muốn hạn chế tiếp xúc để đảm bảo sức khỏe.

Thiết lập đầy đủ các yêu cầu cơ bản

Để ghi nhận chính xác thời gian làm việc của nhân viên, bạn cần chuẩn bị các thông tin chi tiết:

  • Chi tiết số ca làm việc trong một ngày/một tuần/một tháng.
  • Chi tiết giờ vào giờ ra, khung thời gian đi muộn về sớm, giải lao cho phép của một ca.
  • Chi tiết loại ca và lương từng ca theo công việc. Ví dụ ca 4 tiếng cho part-time, ca trực 8 tiếng vào ban đêm,…

Đồng thời, bạn phải đảm bảo phương thức quản lý chấm công nhân viên mình chọn có khả năng theo dõi tất cả biến động dù lớn hay nhỏ. Bên cạnh đó, bảng công cuối cùng nên được đơn giản hóa. Không chỉ tiện theo dõi mà còn hỗ trợ công tác tính lương. Người lao động cũng có thể kiểm tra và hiểu cách quản lý công của doanh nghiệp.

CoffeeHR – hỗ trợ quản lý chấm công nhân viên tiện lợi, hiệu quả

CoffeeHR là phần mềm quản lý chấm công nhân viên tốt nhất hiện tại. Không chỉ hỗ trợ quản lý đa nền tảng, tích hợp nhiều hình thức chấm công, giải pháp CoffeeHR chỉ cần mức đầu tư tương đương một cốc cà phê.

Chấm công điện thoại qua GPS

CoffeeHR cho phép doanh nghiệp thiết lập khung bán kính chấm công cho phép. Theo đó, hệ thống cung cấp Mobile App với giao diện thân thiện dành cho nhân viên. Chỉ cần nhân viên chấm công trong phạm vi, hệ thống sẽ ghi nhận thành công.

app chấm công nhân viên
Giao diện Chấm Công GPS trên điện thoại của CoffeeHR

Hơn nữa, phần mềm cho phép bạn cài đặt nhiều ca với quy định và định vị khác nhau. Khi nhân viên chấm công, phần mềm sẽ gắn mã ca tương ứng. HCNS không cần tổng hợp và chuẩn hóa dữ liệu công. Bởi hệ thống đã làm chính xác.

Chấm công bằng hình ảnh

Doanh nghiệp có thể yêu cầu hình ảnh qua CoffeeHR để tăng độ chính xác trong quản lý chấm công nhân viên. Cụ thể, nhân viên sẽ chụp ảnh gương mặt hay hình ảnh nơi làm việc để chấm công. Sau đó hình ảnh tự động cập nhật về kho quản lý dữ liệu. Nhà quản lý có thể theo dõi từ xa tại đây.

Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên thường xuyên làm việc ngoài văn phòng. Họ có thể chụp ảnh tại nơi gặp gỡ khách hàng. Hay chụp ảnh khi vận chuyển hàng hóa cho khách. Qua đó đảm bảo họ không làm việc cá nhân bên ngoài.

Chấm công trên máy chấm công

CoffeeHR có thể tích hợp tất cả dạng máy chấm công. Từ thẻ giấy, thẻ từ cho tới vân tay. Tất cả dữ liệu được nhập sẽ chuyển về hệ thống quản lý CoffeeHR. Phần mềm lập tức cảnh báo những sai lệch về công. Ví dụ đi muộn về sớm hay quên chấm công. Từ đó, nhân viên có thể giải trình trên hệ thống mà không chờ câu hỏi từ HCNS.

Giao diện bảng tổng hợp công từ máy chấm công của CoffeeHR
Giao diện bảng tổng hợp công từ máy chấm công của CoffeeHR

Chấm công nhận diện khuôn mặt FaceID

Tương tự máy chấm công, CoffeeHR hỗ trợ tích hợp nhận diện khuôn mặt FaceID để quản lý chấm công nhân viên. Doanh nghiệp chỉ cần đặt Camera AI tại cửa công ty hoặc nơi sinh hoạt chung. Sau đó, nhân viên chấm công và hệ thống nhận diện được khuôn mặt. Dữ liệu đã được xác nhận sẽ chuyển về nền tảng quản lý CoffeeHR đúng từng giờ, từng phút. Bộ phận HCNS không cần dành thời gian tổng hợp lại.

Giới thiệu phần mềm chấm công CoffeeHR

Tạm kết

Mỗi doanh nghiệp sẽ có đặc điểm và quy chế vận hành khác nhau. Vì thế, bạn cần lựa chọn hình thức quản lý chấm công nhân viên phù hợp. Sử dụng các phần mềm quản trị có thể rút ngắn thời gian tổng hợp công và đảm bảo độ chính xác cao. Đồng thời, nhà quản lý có thể theo dõi ngay khi cần, không phải chờ đợi phòng HCNS tổng hợp và chuẩn hóa dữ liệu.

CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để nhận tư vấn Hệ thống Quản lý nguồn lực Miễn phí cho Doanh nghiệp của bạn.

Hotline: (+84) 97 306 0459

Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự

0 / 5 (Đánh giá 0)

Nguyễn Thị Thuỳ Dương

Nguyễn Thị Thuỳ Dương là content writer tại Công ty cổ phần phần mềm CoffeeHR Việt Nam. Với định hướng trở thành người chia sẻ những kiến thức hữu ích nhất về Quản trị Nhân sự dành cho HR và Nhà quản trị, chị Dương mong muốn việc vận hành và ứng dụng Phần mềm HRM trong các doanh nghiệp được hệ thống hóa và hiệu quả.

Thảo luận & hỏi đáp

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Bạn ơi, bài viết này có hữu ích với bạn chứ?

5/5 - (2 bình chọn)
Đăng ký nhận tư vấn với chuyên gia
Báo chí nói về CoffeeHR
Khách hàng của CoffeeHR
Di chuyển lên đầu