Kiến thức quản trị nhân sự

Chia sẻ Kiến thức quản trị nhân sự Không giới hạn

Quản lý thời gian: Lợi ích & các phương pháp giúp làm việc hiệu quả

quản lý thời gian
Chia sẻ trên facebook
Chia sẻ trên twitter
Chia sẻ trên linkedin
Chia sẻ trên print
Cỡ chữ

Mỗi người đều có thời gian như nhau là 24h, thế nhưng sử dụng chúng như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất lại là câu hỏi khó trả lời. Một người biết cách quản lý thời gian tốt thường gặt hái được nhiều thành công hơn trong công việc và cuộc sống.

Vậy hãy cùng CoffeeHR tìm hiểu những phương pháp để sắp xếp thời gian hiệu quả nhất tại bài viết dưới đây.

Quản lý thời gian là gì?

Theo cách hiểu đơn giản, kỹ năng quản lý thời gian cá nhân chính là việc sắp xếp và phân chia các công việc cần phải hoàn thành trong thời gian nhất định. Việc chúng ta lập kế hoạch chi tiết sẽ giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Bên cạnh đó, tùy thuộc vào mục đích của bản thân, bạn hoàn toàn có thể lập kế hoạch công việc theo ngày, theo tuần hoặc là theo tháng, năm.

Quản trị thời gian
Quản trị thời gian tùy thuộc vào mục đích của mỗi người

5 Lợi ích của quản lý thời gian

Có rất nhiều lợi ích của việc quản trị thời gian thông minh, nhưng chúng ta chưa nắm bắt được chi tiết. Hiểu được điều này, CoffeeHR sẽ chia sẻ chi tiết về những vai trò quan trọng của kỹ năng này trong cuộc sống của mỗi cá nhân.

Tăng năng suất và hiệu quả công việc

Có một sự thật rằng việc quản trị thời gian sẽ giúp bạn nâng cao năng suất lao động và đạt chất lượng công việc cao hơn. Bởi trong cùng một công việc và trong cùng khoảng thời gian giống nhau, hiệu quả làm việc của mỗi người sẽ khác nhau.

Tăng năng suất công việc nhờ quản lý thời gian hợp lý
Tăng năng suất công việc nhờ quản lý thời gian hợp lý

Người biết cách tận dụng, quản lý thời gian tốt hơn sẽ hoàn thành nhiệm vụ một cách thoải mái và đúng tiến độ của công việc. Và ngược lại, người không biết quản trị thời gian thông minh sẽ dễ rơi vào tình trạng căng thẳng, “chạy đua” với thời hạn công việc.

Giảm áp lực công việc

Một lợi ích quan trọng cần được kể đến của quản trị quỹ thời gian là cách để bạn giảm tải áp lực trong mọi công việc. Nghĩa là việc phân chia và thực hiện công việc một cách khoa học và hợp lý theo kế hoạch lập sẵn sẽ giúp bạn giải quyết tất cả vấn đề nhanh gọn. Đặc biệt là với tinh thần thoải mái sẽ giúp bạn đạt hiệu quả cao hơn trong xử lý các vấn đề.

Quản lý thời gian làm giảm áp lực công việc
Quản lý thời gian làm giảm áp lực công việc

Sớm đạt được thành công

Bạn là một người biết cách sắp xếp công việc hợp lý thì khả năng sẽ hoàn thành công việc sớm hơn và chính xác hơn rất nhiều. Bởi vì thế, bạn dễ dàng đạt được thành công theo từng giai đoạn trong cuộc sống và công việc.

Hiểu theo cách ngược lại, những người làm việc theo cảm tính, không có sự sắp xếp thường sẽ dễ thất bại vì không hoàn thành đúng thời hạn hoặc bỏ quên các nhiệm vụ đã được giao phó.

Sớm đạt được thành công
Sớm đạt được thành công nếu bạn quản lý thời gian một cách thông minh

Cân bằng cuộc sống

Tầm quan trọng của việc sắp xếp thời gian khoa học sẽ giúp cân bằng cuộc sống hợp lý. Chúng ta đều có vốn thời gian như nhau là 24 giờ một ngày, để dành cho bản thân, gia đình và công việc.

Quản trị thời gian hợp lý là bạn vừa có thể tập trung hoàn thành tốt công việc của mình, sẽ vừa có đủ thời gian thư giãn, chăm sóc những người thân và chính bản thân mình.

Quản lý thời gian tốt giúp cân bằng cuộc sống
Quản lý thời gian tốt giúp cân bằng cuộc sống

Đẩy lùi các thói quen xấu

Bạn có biết, tại sao sắp xếp thời gian khoa học lại góp phần loại bỏ các thói quen xấu của bản thân? Đó là bởi việc trì hoãn công việc không chỉ hạ thấp năng lực bản thân mà sẽ còn ảnh hưởng đến tiến độ chung của công việc được giao.

Đẩy lùi các thói quen xấu
Quản lý thời gian hiệu quả sẽ hỗ trợ giảm các thói quen xấu

6 Kỹ năng quản lý thời gian phổ biến

Bạn đã tìm cho mình bản kế hoạch xây dựng quản trị thời gian khoa học chưa? Đừng quá lo lắng! CoffeeHR sẽ chia sẻ cho bạn những kỹ năng cơ bản để giúp bạn có thể dễ dàng thực hiện quản trị thời gian cho riêng mình tốt hơn. Hãy cùng theo dõi nhé!

Xác định cấp độ công việc

Kỹ năng đầu tiên bạn cần thực hiện đó là xác định cấp độ công việc của bản thân. Phân biệt các cấp độ công việc đúng đủ giúp bạn biết cách quản lý sắp xếp thời gian phù hợp với mình.

Lời khuyên là bạn nên chia công việc thành hai mức độ bao gồm:

  • Mức độ khẩn cấp
  • Mức độ quan trọng
Chia cấp độ công việc để quản lý thời gian tốt hơn
Chia cấp độ công việc để quản lý thời gian tốt hơn

Những lượng “công việc khẩn cấp” sẽ yêu cầu sự chú ý của bạn ngay lập tức để hoàn thành. Và việc bạn có phải thực hiện ngay lúc đó hay không sẽ phụ thuộc vào các yếu tố khác.

Bên cạnh đó, đối với “công việc quan trọng”, nếu như bạn không hoàn thành thì sẽ gây ra nhiều hậu quả về sau cho bạn. Chính bởi vậy, yếu tố phân chia cấp độ khá quan trọng trước khi bắt tay vào thực hiện các bước tiếp theo.

Đặt ra mục tiêu

Việc bạn tự đặt ra mục tiêu cụ thể cho bản thân được xem là kỹ năng quản lý thời gian vô cùng hiệu quả. Cách xác định được mục tiêu đúng đắn sẽ giúp bạn có thêm động lực cố gắng hơn mỗi ngày.

Tuy vậy, bạn cũng cần phải thiết lập mục đích chính xác và có khả thi thực hiện. Bạn có thể tham khảo cách thiết lập mục tiêu thông minh – SMART sau:

Đặt ra mục tiêu
Đặt ra mục tiêu để có động lực cố gắng mỗi ngày
  • Specific: Xác định ngay từ đầu mục tiêu cụ thể và rõ ràng.
  • Measurable: Mục tiêu đặt ra cần phải được đo lường để xem xét bạn có đạt được mục tiêu hay là bất khả thi.
  • Attainable: Mục tiêu có thể đạt được và bạn cần lựa chọn mục tiêu phù hợp với khả năng của mình.
  • Relevant: Các mục tiêu đặt ra nên liên quan đến cuộc sống và công việc để tạo động lực hơn cho bạn.
  • Time-bound: Phân chia các mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ để hoàn thành tốt nhất.

Lập kế hoạch thực hiện

Sau khi bạn đã đặt ra mục tiêu cụ thể thì cần biết cách lập kế hoạch công việc. Việc xây dựng kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn tận dụng thời gian tốt nhất và làm việc đạt hiệu quả. Dưới đây là kỹ năng lập kế hoạch CoffeeHR chia sẻ mà bạn có thể tham khảo:

Lập kế hoạch thực hiện
Lập kế hoạch thực hiện để tận dụng tối đa thời gian
  • Bước 1: Đặt ra mục tiêu lớn cho bản thân
  • Bước 2: Xây dựng kế hoạch chi tiết bằng cách xác định các nhiệm vụ nhỏ cần hoàn thành để đạt mục tiêu lớn
  • Bước 3: Chuẩn bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng để thực hiện tốt các bước đã đề ra trong kế hoạch
  • Bước 4: Tính toán thời gian hợp lý cho công việc bạn đặt ra
  • Bước 5: Xác định phương pháp cụ thể theo dõi quá trình hoàn thành mục tiêu

Tránh làm nhiều việc trong một lúc

Quản lý thời gian và tránh làm nhiều việc trong một lúc hay còn gọi là “Đa nhiệm”. Trường hợp mà bạn không có đủ năng lực chuyên môn thì “Đa nhiệm” thực sự không phù hợp với bạn.

Tốt hơn hết, bạn cần chia nhỏ nhiệm vụ để từng bước hoàn thành. Bên cạnh đó, việc bạn chỉ tập trung vào các nhiệm vụ đơn lẻ sẽ gia tăng hiệu quả hơn cho công việc.

Tránh làm việc đa nhiệm
Tránh làm việc đa nhiệm

Làm chủ tâm lý

Hãy luôn luôn giữ cho bản thân thoải mái là một trong những cách đạt hiệu quả tốt nhất trong công việc. Bởi chắc chắn rằng nếu bạn có tinh thần thư giãn, không có căng thẳng thì sẽ đưa ra các quyết định đúng đắn, chính xác và hợp lý hơn. Dưới đây là chia sẻ về những cách giúp bạn điều chỉnh tâm lý:

Làm chủ tâm lý
Làm chủ tâm lý để có các quyết định hợp lý và đúng đắn
  • Cười: Hành động “cười” này giúp bạn giảm các hormone căng thẳng và gia tăng sự hạnh phúc trong bạn
  • Thiền: Theo nghiên cứu, thiền trong khoảng thời gian ít nhất 10 phút giúp giải tỏa stress
  • Ăn sô cô la đen: Thực phẩm socola đen này giúp bạn giảm thiểu căng thẳng, mệt mỏi đã được chứng minh khoa học
  • Nghe nhạc: Hãy thưởng thức một bài hát yêu thích sẽ khiến bạn thư giãn và thoải mái hơn
  • Khiêu vũ: Hoạt động vừa nâng cao tinh thần vừa có ích cho sức khỏe

Xử lý “kẻ cắp thời gian”

Luôn có những “kẻ cắp thời gian” trong quá trình bạn nỗ lực hoàn thành những mục tiêu đã đề ra. Thật vậy, bạn sẽ có thể gặp phải những người hoặc yếu tố khiến bạn phân tâm, xao nhãng khi thực hiện các công việc của bản thân.

Xóa bỏ kẻ cắp thời gian
Xóa bỏ “kẻ cắp thời gian” để làm việc đạt hiệu quả hơn

Gọi là những “kẻ cắp thời gian” có thể là việc cá nhân, đồng nghiệp hỏi chuyện, lướt web… Và tốt hơn hết, bạn cần giải quyết vấn đề này triệt để, đảm bảo không ảnh hưởng tới chất lượng công việc.

6 Phương pháp quản lý thời gian thông minh hơn

Bên cạnh đó, những phương pháp quản trị thời gian thông minh cũng sẽ là yếu tố giúp bạn đạt được nhiều thành công hơn trong cuộc sống. Vậy có những phương pháp nào là hợp lý và được ứng dụng rộng rãi?

Quy tắc 4D: Do – Dump – Delegate – Defer

Bí quyết của quy tắc 4D rất đơn giản và dễ làm, là giải quyết công việc này trước khi làm việc khác. Phương pháp quản lý thời gian 4D bao gồm 4 yếu tố:

  • Do (Làm): Đó là yêu cầu bạn thực hiện công việc quan trọng ngay trước mắt. Chỉ đơn giản là vậy.
  • Dump (từ bỏ): Nghĩa của từ này có thể là “Rác rưởi, đồ bỏ đi” – bạn gọi là gì cũng được. Nhưng ý nghĩa rất đơn giản, đôi khi bạn cần từ bỏ một số công việc vô nghĩa, chính điều này sẽ tiết kiệm một quỹ thời gian đáng kể. Hãy thường xuyên đặt câu hỏi: “Liệu có vấn đề gì nếu bạn không làm việc đó hay không?”, và đó là cách tiết kiệm thời gian khi từ bỏ những công việc vô nghĩa.
Quy tắc 4D
Quy tắc 4D được ứng dụng rộng rãi
  • Delegate (Giao việc): Giả sử như công việc này cần phải làm nhưng người khác có thể làm tốt hơn khả năng của bạn. Vậy hãy giao việc cho người đó ngay và nhớ rằng nếu bạn tự làm, bạn sẽ lãng phí nhiều thời gian quý báu của mình và làm cho người khác mất đi cơ hội học hỏi kinh nghiệm từ công việc này. Chính bởi thế, bạn hãy tỏ ra hào phóng và tin tưởng giao việc cho người khác khi họ làm tốt hơn.
  • Defer (Hoãn lại): Có phải bạn không làm việc đó ngay bây giờ được? Nếu thế hãy lấy cuốn sổ tay và lập kế hoạch thời gian chính xác mà bạn sẽ làm việc đó. Hãy lưu ý rằng hoãn lại công việc đó là lựa chọn cuối cùng của bạn. Trường hợp những công việc hoãn lại đang tăng dần lên, thì bạn cần phải xem xét chữ D thứ 2 và thứ 3 (từ bỏ và giao việc).

Như vậy, ý nghĩa của phương pháp này đó là chỉ tập trung giải quyết triệt để một việc quan trọng trước khi chuyển sang việc tiếp theo. Luôn luôn dành thời gian tập trung vào những điều quan trọng nhất, những vấn đề bạn nghĩ là cần làm nhất, những điều giúp bạn đến gần mục tiêu của mình hơn.

Phương pháp 80/20 (Pareto)

Theo nghiên cứu của nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto và nguyên tắc Pareto của ông: “Trong hầu hết trường hợp, 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra”.

Nguyên tắc 80/20 này có thể bao hàm tất cả các nhận định sau:

  • 20% công nhân tạo ra 80% kết quả
  • 20% khách hàng đóng góp vào 80% doanh thu
  • 20% khiếm khuyết gây ra 80% sự cố
  • 20% tính năng tạo ra 80% nhu cầu sử dụng
Phương pháp 80/20
Phương pháp 80/20

Và dĩ nhiên con số 80 – 20 không thể đúng tuyệt đối được. Điểm nhấn mấu chốt mà Pareto muốn đề cập ở đây là hầu hết mọi thứ, mọi điều trong cuộc sống không được phân phối đồng đều, một số nào đó đóng góp nhiều hơn những thứ khác.

Bạn có thể nỗ lực tập trung giải quyết 20% công việc, nhưng đem lại sự khác biệt tốt hơn thay vì tốn tài nguyên để xử lý 80% công việc khác. Việc bạn ứng dụng một cách linh hoạt nguyên tắc 80/20 sẽ góp phần làm tiết kiệm chi phí và tăng hiệu suất doanh nghiệp một cách đáng kể nhất.

Về cơ bản, nguyên tắc Pareto này nhấn mạnh 80% thành quả sẽ được tạo ra bởi 20% đóng góp. Chính bởi vậy, bạn nên áp dụng phương pháp 80/20 này để xác định 20% công việc ưu tiên để dẫn đến kết quả tốt nhất cho bản thân mình.

Phương pháp 40 – 30 – 20 – 10

Phương pháp 40 – 30 – 20 – 10 cũng là một phương pháp quản trị thời gian hiệu quả, một trong những chuẩn vàng. Nguyên tắc được áp dụng trong hầu hết các lĩnh vực cuộc sống cho cá nhân cũng như doanh nghiệp.

Áp dụng quy tắc này bạn nên dành 40% thời gian để làm những việc quan trọng nhất, tiếp là 30% thời gian thực hiện những việc quan trọng thứ hai. Tiếp theo, bạn cần dành 20% thời gian để làm những việc quan trọng thứ ba và 10% thời gian thực hiện tất cả mọi thứ kết hợp lại sau cùng.

Phương pháp 40 - 30 - 20 - 10
Phương pháp 40 – 30 – 20 – 10

Quy tắc quản lý thời gian 40 – 30 – 20 – 10 cho công việc nghĩa là:

  • 40% thời gian vào những việc quan trọng nhất
  • 30% thời gian làm những việc quan trọng thứ hai
  • 20% thời gian làm những việc quan trọng thứ ba
  • 10% thời gian làm tất cả mọi thứ kết hợp lại

Với quy tắc này, bạn sẽ có một lựa chọn duy nhất mà rất hợp lý: cần tập trung vào ba việc ưu tiên hàng đầu. Cần ưu tiên làm lần lượt chỉ ba việc này và sẽ dành chút thời gian làm những việc khác – nhưng không quá nhiều thời gian.

Nhìn vào quy tắc 40 – 30 – 20 – 10 này, ta thấy rằng chúng ta nên sử dụng số thời gian gấp đôi để đáp ứng giải quyết vấn đề ưu tiên số một so với vấn đề ưu tiên số ba. Như vậy là công việc ưu tiên hàng đầu sẽ có ảnh hưởng hơn rất nhiều so với những việc khác bạn làm.

Bạn hãy thay đổi lối tư duy công việc quan trọng về mặt lý thuyết sang tư duy hoàn thành thực tế trong công việc bằng cách đầu tư thời gian dành cho nó.

Phương pháp Pomodoro

Phương pháp Pomodoro – một kỹ thuật quản lý thời gian nổi tiếng, cách này sẽ tạo áp lực thời gian để bạn chú ý làm việc chất lượng hơn. Nguyên tắc của Pomodoro khá đơn giản:

  • Trong 1 Pomodoro (quy trình làm 25 phút & nghỉ 5 phút), giả sử bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu.
  • Chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% toàn thời gian đã định.
  • Giả sử công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn sẽ cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa các công việc cho đến hết Pomodoro đó.
Phương pháp Pomodoro
Phương pháp Pomodoro
  • Trong các khoảng thời gian nghỉ, bạn sẽ cần phải nghỉ ngơi thực sự: hãy nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, thiền, sắp xếp bàn làm việc, đi dạo trong văn phòng – những việc đơn giản và không cần sử dụng tư duy nhiều. Nên tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook… vì chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của bạn, song bản chất vẫn làm bộ não thêm mệt mỏi mà thôi.

Ma trận Eisenhower

Phương pháp ma Trận Eisenhower là một mô hình bao gồm có 4 tiêu chí sau đây:

  • Khẩn cấp
  • Không khẩn cấp
  • Quan trọng
  • Không quan trọng
Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower

Nghĩa là bạn nên sắp xếp công việc dựa theo mô hình Eisenhower này để ưu tiên các công việc quan trọng cần phải thực hiện luôn và ngay. Ma trận Eisenhower này sẽ hỗ trợ việc ra quyết định và sử dụng thời gian hiệu quả của bạn tốt hơn.

Phương pháp MIT

Phương pháp MIT có nghĩa là Most Important Tasks, nó sẽ tập trung vào một số việc quan trọng nhất cần làm và hoàn thành trong ngày. Phương pháp MIT này sẽ hỗ trợ bạn phân chia công việc khoa học và hợp lý để tiết kiệm thời gian. Những công việc ưu tiên nên thuộc nhóm khẩn cấp & quan trọng ở trong phương pháp Ma Trận Eisenhower.

Phương pháp MIT
Phương pháp MIT

Lời kết

Với những chia sẻ hữu ích trên về các cách quản lý thời gian hiệu quả, CoffeeHR mong rằng các bạn sẽ áp dụng các phương pháp đó thông minh và hợp lý. Chúc các bạn đạt được nhiều thành công trong công việc và cuộc sống!

Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp Tuyển dụng cho Doanh nghiệp của bạn.

Hotline: (+84) 97 306 0459

Facebook: CoffeeHRCà Phê Nhân sự

Nguyễn Thị Thuỳ Dương

Nguyễn Thị Thuỳ Dương là content writer tại Công ty cổ phần phần mềm CoffeeHR Việt Nam. Với định hướng trở thành người chia sẻ những kiến thức hữu ích nhất về Quản trị Nhân sự dành cho HR và Nhà quản trị, chị Dương mong muốn việc vận hành và ứng dụng Phần mềm HRM trong các doanh nghiệp được hệ thống hóa và hiệu quả.

Thảo luận & hỏi đáp

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Bạn ơi, bài viết này có hữu ích với bạn chứ?

Đánh giá bài viết
Đăng ký nhận tư vấn với chuyên gia
Báo chí nói về CoffeeHR
Khách hàng của CoffeeHR
Di chuyển lên đầu