Quy tắc 5S là công cụ giúp cải thiện quá trình làm việc và tiết kiệm thời gian một cách hiệu quả. Bằng cách đưa ra hệ thống quy tắc về sắp xếp và giữ sạch sẽ, 5S giúp nhiều doanh nghiệp tránh được tình trạng trì hoãn công việc và gia tăng năng suất làm việc của nhân viên. Hãy cùng CoffeeHR tìm hiểu ngay hiệu quả mà 5S mang lại và cách ứng dụng nguyên tắc này vào công việc một cách tốt nhất.
Quy tắc 5S là gì?
Quy tắc 5S được biết đến là phương pháp quản lý, hệ thống tổ chức không gian làm việc của người Nhật. Trong đó, điều quan trọng và trọng tâm nhất của nguyên tắc 5S là luôn đặt mọi dụng cụ đúng chỗ, nơi làm việc phải được giữ sạch sẽ, giúp công việc diễn ra một cách dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn.
5S được lấy từ 5 chữ cái đầu trong tiếng Nhật, bao gồm:
- Seiri: Sàng lọc = Hiệu quả.
- Seiton: Sắp xếp = Ngăn nắp và thuận tiện.
- Seiso: Sạch sẽ = Kiểm tra.
- Seiketsu: Săn sóc = Giảm căng thẳng
- Shisuke: Sẵn sàng = Chấp hành quy định.
Lịch sử nguyên tắc 5S
Nguyên tắc 5S được hình thành từ những người thợ đóng tàu tại Venice, Ý vào thế kỷ XVI. Trong cách dùng các kỹ thuật kiểm tra chất lượng của toàn bộ dây chuyền lắp ráp và sản xuất tàu cho hải quân hàng gia, những người thợ này đã áp dụng nguyên tắc 5S.
Và đến sau Thế chiến thứ 2, quy tắc 5s của người Nhật ngày càng trở nên phổ biến và ứng dụng rộng rãi. Đặc biệt, ngành sản xuất ô tô của Nhật Bản được xem là cái nôi phát triển và đưa nguyên tắc 5S vươn ra toàn thế giới.
Trong đó, hãng Toyota đã khởi xướng quy tắc 5S vào những năm 1950, và nhanh chóng thể hiện được sức hút và thế mạnh của mình. Với nhiều doanh nghiệp, quy trình 5S được xem là giải pháp hoàn hảo để sắp xếp nơi làm việc ngăn nắp, sạch sẽ và tối ưu hiệu suất.
Do đó, nguyên tắc 5S đã trở thành quy tắc trong hệ thống sản xuất ô tô của thương hiệu lớn Toyota. Áp dụng 5S, các nhân viên của Toyota có được tư duy và môi trường làm việc dựa trên các nguyên tắc có sẵn.
Tìm hiểu thêm về quy tắc 5s được áp dụng tại Toyota
Từ đây nhân viên nhận thức rõ sự đóng góp của cá nhân có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và chất lượng của sản phẩm như thế nào. Ngày nay, 5S được ứng dụng tại nhiều công ty, doanh nghiệp lớn, và cả những mô hình văn phòng, bệnh viện, công sở.
Nhờ đó, nguyên tắc 5S sẽ tối ưu lượng thời gian làm việc, môi trường làm việc hiện đại và chuyên nghiệp, tiết kiệm được chi phí. Do vậy, quy tắc 5S đã được triển khai nhiều trong văn phòng và được không ít doanh nghiệp lớn lựa chọn.
» Tham khảo thêm: Sơ đồ PERT là gì? Hướng dẫn cách xây dựng sơ đồ PERT
Mục đích của quy tắc 5S hướng tới
Việc áp dụng nguyên tắc 5S vào công việc nhằm mục đích gì? Nguyên tắc 5S là công cụ giúp tăng cường hiệu quả công việc và làm mới môi trường làm việc. Đồng thời cải thiện các chức năng tổng thể của doanh nghiệp bằng cách sắp xếp logic các vật liệu và công cụ theo tuần suất sử dụng, điều này sẽ tiện lợi hơn cho người dùng.
Bên cạnh đó, nguyên tắc này còn giúp không gian làm việc được tổ chức sạch sẽ, thông thoáng và khiến nhân viên có thói quen sắp xếp theo quy tắc. Như vậy, quy tắc 5S được nhiều doanh nghiệp áp dụng với mục đích chính là giúp quy trình làm việc trở nên hiệu quả và an toàn nhất.
Cách ứng dụng nguyên tắc 5S ở văn phòng
Sau khi đã khám phá được tính hữu dụng của nguyên tắc 5S, chắc chắn ai cũng muốn ứng dụng ngay nguyên tắc này vào thực tế. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng để áp dụng quy tắc 5S hiệu quả, nếu bạn tuân theo và phối hợp các tiêu chí với nhau, hiệu suất công việc sẽ được nâng cao nhanh chóng:
- Sàng lọc (Seiri)
- Sắp xếp (Seiton)
- Seiso (Sạch sẽ)
- Seiketsu (Săn sóc)
- Shitsuke (Sẵn sàng)
Sàng lọc (Seiri)
Sàng lọc trong việc tìm hiểu quy tắc 5S là việc phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết. Việc làm này nhằm loại bỏ những thứ không dùng đến và chỉ giữ lại những thứ thực sự cần. Sàng lọc sẽ giúp định lượng đủ những thứ cần thiết theo nhu cầu sử dụng.
Để xác định được đâu là thứ nên giữ lại hay loại bỏ, tất cả mọi người cần quan sát khu vực làm việc của chính mình. Xác định thứ không cần thiết thì loại bỏ.
Với những thứ không biết là cần thiết hay không, hãy để lại và đánh dấu, sau một thời gian nhất định (1 tuần, 1 tháng) mà không dùng thì cất đi hoặc loại bỏ. Và đối với những thứ cần thiết thì cần có sự sắp xếp lại theo Seiton.
Bên cạnh đó, nếu làm việc nhóm, bạn không thể tự quyết định được theo ý kiến cá nhân. Hãy tiến hành ngay những công việc sau để có sự đồng thuận chung:
- Chụp lại toàn cảnh và cận cảnh nơi làm việc;
- Mọi người cùng xem lại ảnh chụp;
- Thống nhất ý kiến và tiến hành loại thực hiện.
Chụp ảnh chính là biện pháp giúp mọi người nhận ra sự bừa bãi tại nơi làm việc, và đưa ra quyết tâm hướng tới môi trường làm việc tốt hơn.
Trong quá trình hội ý để sàng lọc, cần trả lời được những câu hỏi sau: Mục đích sử dụng của món đồ? Lần cuối sử dụng món đồ này là khi nào? Tần suất sử dụng món đồ? Ai sử dụng món đồ? Món đồ có thực sự cần thiết không?
Từ đó, xác định được giá trị của từng món đồ tại nơi làm việc, lên danh sách những món đồ không cần thiết hoặc không chắc chắn. Sau đó, đưa ra một số giải pháp giải quyết chúng:
- Loại bỏ: những món đồ không cần thiết hoặc không thuộc bất kỳ mục đích sử dụng nào.
- Tặng: những món đồ cũ, không có nhu cầu sử dụng, bạn hãy xem xét đến việc tặng lại cho các cá nhân, tổ chức cần chúng.
- Bán: món đồ có giá trị nhưng không có nhu cầu sử dụng, hãy bán chúng cho tổ chức hoặc cá nhân khác.
- Trả lại: những thiết bị được cung cấp nhưng không cần thiết, hãy trả lại chúng để không gian làm việc được thoáng hơn.
- Cho mượn: món đồ có giá trị sử dụng nhưng bạn không có nhu cầu sử dụng ngay, hãy cho đơn vị, phòng ban khác mượn trong một thời gian nhất định.
- Phân bố: đưa những món đồ không sử dụng đến các bộ phận, phòng ban khác.
Ngoài ra, bạn cũng nên tổ chức một khu vực trung tâm lưu trữ vật dụng. Đây sẽ là nơi mà các vận dụng được mang đến để phân phối lại, lưu trữ hoặc loại bỏ.
Việc sàng lọc đồ đạc một cách hợp lý và khoa học sẽ giảm thiểu số lượng đồ vật, thiết bị và diện tích lưu trữ chúng, tối đa không gian làm việc.
» Đừng bỏ lỡ: Mô hình SMART là gì? Xây dựng mục tiêu theo mô hình SMART
Sắp xếp (Seiton)
Sắp xếp trong quy tắc 5S của Nhật Bản là việc xếp lại vị trí của những vật dụng một cách gọn gàng, khoa học và tiện lợi cho quá trình sử dụng.
Việc sắp xếp đồ đạc được phân loại theo tần suất sử dụng, thứ tự và có đánh ký hiệu để dễ tìm. Với những vật dụng thường xuyên dùng nên để gần trong tầm tay hoặc đặt tại vị trí dễ thấy.
Ngược lại, những vật sử dụng ít thì nên để xa tầm tay hoặc bố trí một nơi dễ thấy khác. Và những đồ vật không thường xuyên dùng thì nên cất vào tủ hoặc kho chứa.
Như vậy, ta có thể sắp xếp đồ đạc dựa trên những nguyên tắc sau:
- Quy định vị trí cho mọi thứ;
- Thứ nào để đúng chỗ thứ đó;
- Khoảng cách phụ thuộc vào tần suất sử dụng;
- Dễ nhìn – dễ thấy – dễ lấy – dễ sử dụng.
Đặt đồ vật đúng vị trí dễ thấy sẽ dễ phát hiện và ngăn ngừa tình trạng hư hỏng, trục trặc. Nhờ vào việc sắp xếp đồ đạc theo quy cách khoa học, người nhân viên sẽ có được tiến trình làm việc trôi chảy và dễ dàng hơn.
Sắp xếp trong nguyên tắc 5S được nhiều doanh nghiệp áp dụng ở văn phòng, môi trường làm việc, nhằm mục đích tiết kiệm thời gian tìm kiếm và kiểm tra vận dụng. Hạn chế tình trạng mất mát tài sản và xây dựng nơi làm việc gọn gàng, chuyên nghiệp hơn.
Seiso (Sạch sẽ)
Sạch sẽ trong quy tắc 5S tại nơi làm việc là việc vệ sinh các thiết bị, dụng cụ trong văn phòng. Tuy nhiên, đây là một trong những khâu dễ bị bỏ qua hay không được chú trọng. Việc giữ gìn nơi làm việc được sạch sẽ và các thiết bị luôn được lau chùi sẽ hạn chế sự bừa bãi, hay cũng như mang đến tinh thần thoải mái khi làm việc. Vì vậy, tất cả nhân viên đều cần có thói quen dọn dẹp sạch sẽ và có ý thức tại nơi làm việc.
Vậy như nào là làm vệ sinh có hiệu quả? Hãy cùng CoffeeHR xem qua cách thức dọn dẹp sạch sẽ sau:
- Phân chia khu vực và phân công nhiệm vụ: Lập danh sách phân chia trách nhiệm của từng người và khu vực được bố trí. Chuẩn bị bảng kiểm tra 5S.
- Thực hiện vệ sinh: Tiến hành vệ sinh cẩn thận từng khu vực và thiết bị, cần chú ý đến việc kiểm tra thiết bị, nhằm phát hiện và xử lý tình trạng bất thường.
- Tiến hành cải tiến: Giảm lượng thời gian dành cho vệ sinh, đưa giải pháp làm vệ sinh những nơi khó với tới, giảm nguyên nhân gây bẩn.
- Đề ra những quy định chung cho nhóm đối với việc giữ gìn vệ sinh, đồng thời đề ra khẩu hiệu kêu gọi.
Việc giữ gìn sạch sẽ sẽ giúp môi trường làm việc được ngăn nắp, khoa học, mang đến cảm giác thoải mái cho nhân viên. Đồng thời, giảm tối đa tình trạng hư hỏng cho thiết bị và dụng cụ làm việc. Ngoài ra, đây còn là cách thức tạo hình ảnh đẹp cho văn phòng, doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác.
Seiketsu (Săn sóc)
Săn sóc trong quy tắc 5S trong công ty là công đoạn quan trọng, đảm bảo tính hiệu quả của cả mô hình một cách lâu dài nhất. Toàn bộ doanh nghiệp, cơ quan và tập thể cần hệ thống hóa các hoạt động này thành một thói quen chung của nhân viên.
Nên thường xuyên đưa ra thời gian biểu và thông tin hướng dẫn giữ gìn vệ sinh bằng cách phân chia trách nhiệm cho từng cá nhân, bộ phận.
Để săn sóc một cách hiệu quả trong nguyên tắc 5S, hãy lập lại tiêu chuẩn và quy tắc cho mọi quy trình làm việc. Thực hiện thứ tự làm việc theo kế hoạch đã đặt ra. Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp theo các quy trình chuẩn. Tiến hành rà soát, kiểm tra, đánh giá định kỳ mức độ hiệu quả khi áp dụng nguyên tắc 5S tại nơi làm việc.
Như vậy, quy trình làm việc cần liên tục và phát triển theo 2S ở trên là: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ. Và săn sóc theo nguyên tắc 3 không: không có đồ đạc vô dụng, không bừa bãi, không dơ bẩn.
Nhân viên khi được nhắc nhở thường xuyên về nguyên tắc 5S sẽ dần hình thành thói quen. 5S sẽ là một quy chuẩn chung của cả doanh nghiệp.
Việc áp dụng săn sóc trong nguyên tắc 5S sẽ làm hình thành sự chuẩn hóa từ S1 đến S3 cho từng nhân viên, và doanh nghiệp hay tổ chức cũng sẽ có hướng đi cụ thể nhắm đến môi trường phát triển theo mô hình 5S.
Shitsuke (Sẵn sàng)
Sẵn sàng là bước mà các cá nhân, tổ chức trong doanh nghiệp sẵn sàng làm theo các nguyên tắc 5S, biến 5S trở thành một văn hóa chung trong doanh nghiệp. Các nhân viên sẽ thực hiện những quy tắc mà tổ chức đã đề ra, hình thành thói quen tại nơi làm việc. Dần dần, doanh nghiệp sẽ bắt đầu nhận lại những kết quả tích cực do quy tắc 5S mang lại.
Việc sẵn sàng cần được triển khai theo các bước sau:
- Lên kế hoạch đào tạo, hướng dẫn nhân viên;
- Chuẩn bị chi tiết các tài liệu phục vụ cho quá trình đào tạo;
- Tiên hàn đào tại theo đợt hoặc theo diện rộng trong doanh nghiệp;
- Đo lường và đánh giá kết quả.
Quy tắc sẵn sàng trong nguyên tắc 5S đóng vai trò hình thành thói quen và tính tự giác, chuyên nghiệp cho doanh nghiệp, nhân viên. Từ đó, tạo môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ, nâng cao hiệu quả trong công việc và phát triển doanh nghiệp.
Lưu ý để thực hiện quy tắc 5S thành công
Phương thức duy trì và lặp lại liên lục quy trình 5S với từng tổ chức, doanh nghiệp sẽ theo những đặc thù riêng. Sau đây là một số lưu ý quan trọng nhằm đảm bảo hiệu quả khi ứng dụng quy tắc 5S:
- Ban lãnh đạo có tham gia, hỗ trợ: Yếu tố quyết định sự thành công khi thực hiện nguyên tắc 5S chính là sự hiểu biết và ủng hộ của ban lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm và chỉ đạo thực hiện.
- Đào tạo là việc đầu tiên: Đào tạo là bước quan trọng trước khi xây dựng nguyên tắc, khi đã có nhận thức và phương tiện, mọi người sẽ chủ động tham gia hoạt động 5S.
- Nâng cao tính tự nguyện: Bí quyết lớn gây dựng sự phát triển và hiệu quả trong nguyên tắc 5S chính là sự tự nguyện. Vì vậy, thay vì ép buộc, hãy khuyến khích tất cả mọi người cùng tham gia.
- Lặp lại với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện quy tắc 5S lặp lại liên tục theo tiến trình nâng cao sẽ thúc đẩy mọi người phát triển và cải tiến công tác quản lý tốt hơn.
Như vậy, để triển khai nguyên tắc 5S thành công, doanh nghiệp hay tổ chức cần chú ý đến những yếu tố trên để có thể đạt được kết quả chất lượng.
Qua bài nội dung trên, việc triển khai quy tắc 5S trong văn phòng bắt nguồn từ những điều thay đổi nhỏ nhặt và thói quen đơn giản nhất mang đến hiệu quả tối ưu chất lượng công việc cho doanh nghiệp. Thông qua nguyên tắc 5S đó, doanh nghiệp và tổ chức có thể xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, thoải mái cho nhân viên.
Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.
- Hotline: (+84) 97 306 0459
- Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
Tài liệu thêm về quy tắc 5s trong doanh nghiệp
