Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực – một phần quan trọng của quản lý nhân sự và sự phát triển bền vững của tổ chức. Khả năng của tổ chức để cung cấp cho nhân viên những cơ hội phát triển về kỹ năng và năng lực cá nhân không chỉ là yếu tố quyết định sự thành công, mà còn là cơ hội để xây dựng một lực lượng lao động đủ mạnh mẽ để đối phó với thách thức của môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp.
Vậy phát triển nguồn nhân lực là gì? Khi nào cần đào tạo và phát triển nguồn nhân lực? Và làm thế nào để chuẩn hóa quy trình đào tạo và phát triển? Hãy cùng CoffeeHR tìm hiểu ngay về những quy trình trên cũng như giải pháp để phát triển nguồn lực hiệu quả cho doanh nghiệp qua bài viết dưới đây.
1. Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là gì?
Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là việc xây dựng các bước có kế hoạch và có mục tiêu nhằm cung cấp cho nhân viên những kỹ năng, kiến thức và khả năng cần thiết để họ thực hiện công việc một cách hiệu quả và đóng góp vào mục tiêu tổ chức.
- Đào tạo – kế hoạch là quá trình cung cấp kiến thức, kỹ năng và thông tin cần thiết cho người lao động để thực hiện công việc một cách hiệu quả.
- Phát triển – mục tiêu là quá trình nhằm chuẩn bị cho người lao động năng lực tiếp cận với những thay đổi mới, mang đến tiềm năng phát triển toàn diện có thể thích nghi với sự thay đổi của tổ chức.
Nhân sự là cốt lõi của doanh nghiệp, và mục đích của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực chính là nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự để khắc phục những vấn đề hiện tại và chuẩn bị cho sự thay đổi trong tương lai, phát huy thế mạnh của tổ chức.
Tham khảo thêm tại: Phát triển nguồn nhân lực là gì? Khái niệm và các vai trò hiện nay
2. Khi nào cần đào tạo và phát triển nguồn nhân lực?
2.1. Có nhu cầu cải thiện kỹ năng cụ thể
Khi nhân viên hoặc nhóm nhân viên cần cải thiện hoặc phát triển một loạt kỹ năng cụ thể để làm việc hiệu quả hơn trong vai trò của họ, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là cần thiết. Điều này có thể bao gồm việc học các kỹ năng mới, nâng cao kiến thức chuyên môn hoặc phát triển kỹ năng mềm như giao tiếp, quản lý thời gian, và leadership.
2.2. Thay đổi công việc hoặc vị trí
Khi một nhân viên chuyển sang một vị trí mới hoặc nhận thêm trách nhiệm mới, họ có thể cần đào tạo để thích nghi với môi trường làm việc và yêu cầu công việc mới.
Khi nào cần đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
2.3. Có sự thay đổi trong tổ chức
Khi tổ chức thay đổi quy trình, công nghệ, hoặc mục tiêu chiến lược, nhân viên cần được đào tạo để đảm bảo họ có khả năng làm việc theo cách mới và hỗ trợ mục tiêu tổ chức.
2.4. Thúc đẩy sự phát triển cá nhân
Đào tạo và phát triển có thể được sử dụng để giúp nhân viên phát triển sự nghiệp của họ, thúc đẩy sự phát triển cá nhân, và tạo cơ hội cho việc thăng tiến trong tổ chức.
2.5. Duy trì và nâng cao hiệu suất
Đào tạo và phát triển liên tục có thể giúp duy trì và nâng cao hiệu suất của nhân viên, đồng thời giúp tổ chức duy trì tính cạnh tranh.
Xem thêm: Khung năng lực là gì? Hướng dẫn xây dựng khung năng lực cho các doanh nghiệp
3. Quy trình đào tạo phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp từ A đến Z
Để xây dựng được một quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đạt chuẩn, doanh nghiệp cần nắm được đầy đủ các bước sau:
3.1. Xác định rõ mục tiêu đề ra
Xác định mục tiêu đào tạo là bước quan trọng giúp doanh nghiệp định hình được hướng tiếp cận phù hợp. Một doanh nghiệp định hình được mục tiêu sẽ có thể triển khai quy trình đào tạo và phát triển một cách hiệu quả, đồng thời giúp tiết kiệm chi phí và thời gian quản lý.
Với mỗi một giai đoạn khác nhau, mục tiêu của quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp sẽ có sự thay đổi. Để đáp ứng được những thay đổi đó, trong mỗi thời điểm, doanh nghiệp cần xác định và chọn lọc ra các mục tiêu quan trọng để tập trung, tránh bị phân tách bởi những vấn đề không quan trọng. Do đó, việc xác định mục tiêu kỹ càng sẽ có tác động trực tiếp đến hiệu quả của quy trình phát triển nguồn nhân lực tổ chức.
3.2 Xác định nhu cầu nguồn lực
Xác định dựa trên hai yếu tố:
- Yếu tố bên trong: Bao gồm các yếu tố liên quan đến tầm nhìn và mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp trong giai đoạn hiện tại, nguồn nhân lực hiện có của doanh nghiệp, văn hóa tổ chức,…
- Yếu tố bên ngoài: Bao gồm các yếu tố liên quan đến dân số, tình hình kinh tế và chính trị, xu hướng ngành, thay đổi về công nghệ, nguồn lực lao động, pháp luật, đối thủ cạnh tranh, yêu cầu của thị trường,… Từ việc xác định những yếu tố này, doanh nghiệp có thể định hình chiến lược và chính sách phát triển nguồn nhân lực đi đúng hướng đã đề ra.
Khi xây dựng quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, bạn cần cân nhắc sự phân bổ nguồn nhân lực hợp lý. Bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có yêu cầu về số lượng, chất lượng, kỹ năng và trình độ khác nhau phù hợp với đặc điểm sản phẩm/dịch vụ của mình.
Và việc tích hợp cả hai loại yếu tố này vào quá trình đào tạo và phát triển, bạn có thể tạo ra một dự báo nhu cầu nguồn nhân lực toàn diện và chính xác hơn, giúp doanh nghiệp của bạn chuẩn bị tốt hơn cho tương lai.
3.3 Phân tích thực trạng lao động
Để xây dựng một quy trình đào tạo nguồn nhân lực phù hợp với tổ chức, bạn cần tiến hành một phân tích chi tiết về tình hình nhân sự hiện tại.
- Xác định lỗ hổng kỹ năng: Phân tích thực trạng lao động giúp xác định những lỗ hổng trong kỹ năng và kiến thức của nhân viên. Cho phép tổ chức tập trung vào việc đào tạo và phát triển những kỹ năng cần thiết đảm bảo rằng nhân viên có thể thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả.
- Xác định những vị trí quan trọng cần đào tạo và phát triển: Phân tích thực trạng lao động giúp xác định những vị trí quan trọng trong tổ chức. Bao gồm việc xác định những vị trí mà sự thiếu hụt có thể ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh.
- Đánh giá hiệu suất cá nhân: Giúp tổ chức xác định những nhân viên có năng lực và tiềm năng cao, từ đó có thể cung cấp chương trình đào tạo và phát triển thích hợp.
- Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển: Tổ chức có thể xác định những nhu cầu đào tạo và phát triển cụ thể cho từng nhóm nhân viên hoặc cá nhân, tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực đào tạo.
3.4 Quyết định tăng giảm nhân sự
Để đưa ra quyết định về tăng giảm nhân sự, đầu tiên doanh nghiệp phải hiểu rõ được tình hình nhân sự hiện tại, và vạch ra chiến lược để điều chỉnh quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực logic hơn.
Phân tích nguồn nhân lực cần dựa trên sự ngắn hạn và dài hạn, đảm bảo rằng quy trình đào tạo phát triển nguồn lực sẽ diễn ra đúng hướng, tập trung vào chất lượng và đem lại hiệu quả lớn cho các hoạt động kinh doanh.
3.5 Tiến hành quy trình đào tạo nhân sự và phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
Tiến hành quy trình đào tạo nhân sự và phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
Dựa trên nhu cầu, mục tiêu đào tạo và phát triển đã được cố định ở các giai đoạn trước, doanh nghiệp cần thiết kế một chương trình đào tạo và phát triển cụ thể, rõ ràng.
Xây dựng kế hoạch đào tạo:
- Thiết kế tài liệu đào tạo: gồm giáo trình đào tạo, slide và các loại tài liệu khác được sử dụng trong quá trình giảng dạy.
- Hoạch định ngân sách dành cho quá trình đào tạo: dựa trên số lượng nhân sự được đào tạo, tiền lương trả cho chuyên viên đào tạo, chi phí cho các trang thiết bị, dụng cụ dùng cho giảng dạy,…
- Quyết định các phương pháp đào tạo: Bạn nên lựa chọn đa dạng các phương pháp đào tạo, khuyến khích tương tác hai chiều để tránh tình trạng nhân viên bị nhàm chán, khó theo dõi bởi hình thức tiếp thu thụ động, một chiều.
Chiến lược phát triển:
- Phát triển văn hóa nội bộ: Một môi trường văn hóa năng động, khuyến khích tinh thần sáng tạo sẽ tạo động lực thúc đẩy nhân viên phát triển các kỹ năng cá nhân một cách rõ ràng hơn.
- Cử nhân sự đi học bồi dưỡng: Thiết kế các chương trình đào tạo bồi dưỡng cho những nhân viên ưu tú, tiềm năng. Mục tiêu của chương trình này là giúp nhân viên tiếp cận và thừa hưởng những công nghệ tiên tiến ở bên ngoài, tạo bàn đạp để họ trở thành những chuyên gia trong lĩnh vực của mình.
- Luân chuyển nhân sự: Tạo cơ hội cho nhân viên tiếp cận với những nghiệp vụ, phương thức làm việc mới bằng cách luân chuyển nhân sự sang các phòng ban khác nhưng phải đảm bảo yếu tố phù hợp. Để nhân viên được thử sức ở một lĩnh vực mới vừa giúp họ khai phá được tiềm năng của bản thân, vừa tạo ra một đội ngũ lao động linh hoạt về kỹ năng và có khả năng hòa nhập, thích ứng tốt với sự thay đổi.
- Đề bạt nhân sự cho các dự án quan trọng: Đây là phương pháp phổ biến được dùng để trọng dụng nhân tài. Việc đề cử nhân sự phù hợp để thực hiện các dự án quan trọng sẽ giúp họ được tiếp cận với quy trình làm việc mới, khác với những công việc đang làm hàng ngày, từ đó có những góc nhìn rộng hơn, tích lũy được nhiều kinh nghiệm và sáng tạo ra những phương pháp mới để thực hiện công việc của mình tốt hơn.
3.6 Triển khai quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Triển khai kế hoạch đào tạo là bước quan trọng trong quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Sau khi đã xác định mục tiêu, nhu cầu và nội dung đào tạo, doanh nghiệp có thể tiến hành đào tạo nhân viên bằng hai phương pháp chính: đào tạo trực tiếp và đào tạo gián tiếp.
Đào tạo trực tiếp (On-the-Job Training – OJT):
Ý nghĩa: Phương pháp này tập trung vào việc đào tạo nhân viên trực tiếp trong môi trường làm việc thực tế, nơi họ sẽ thực hiện công việc hàng ngày.
Ưu điểm:
- Hiệu quả về chi phí: Không cần mất nhiều tiền cho việc tạo ra môi trường đào tạo.
- Tích hợp công việc và học tập: Nhân viên học cách làm việc trong khi thực hiện công việc thực tế.
- Phù hợp cho việc học những kỹ năng cụ thể và công việc có sự biến đổi thường xuyên.
Nhược điểm:
- Không phù hợp cho việc đào tạo kiến thức lý thuyết hoặc kỹ năng phức tạp.
- Hiệu quả phụ thuộc vào người hướng dẫn và môi trường làm việc.
- Có thể gây ra lỗi nếu quá chú trọng vào việc học bằng kinh nghiệm.
Đào tạo gián tiếp (Off-the-Job Training):
Ý nghĩa: Phương pháp này tập trung vào việc đào tạo nhân viên ngoài môi trường làm việc thực tế, thường là tại các lớp học, khóa học trực tuyến, hoặc tại các trung tâm đào tạo.
Ưu điểm:
- Phù hợp cho việc đào tạo kiến thức lý thuyết và kỹ năng phức tạp.
- Có thể tiêu chuẩn hóa nội dung đào tạo và đảm bảo chất lượng.
- Thích hợp cho việc đào tạo lớn số lượng nhân viên cùng lúc.
Nhược điểm:
- Tốn kém hơn so với đào tạo trực tiếp.
- Nhân viên có thể không áp dụng kiến thức ngay trong môi trường làm việc.
- Thời gian đào tạo và thời gian làm việc thực tế có thể không khớp nhau.
Khi triển khai kế hoạch đào tạo, doanh nghiệp cần xác định phương pháp phù hợp với mục tiêu đào tạo, nội dung cần học, và khả năng tài chính của tổ chức.
Có thể kết hợp giữa cả hai phương pháp đào tạo là tốt nhất để đảm bảo nhân viên có cơ hội học hỏi kiến thức lý thuyết và áp dụng nó vào công việc thực tế. Điều quan trọng là theo dõi và đánh giá quy trình đào tạo để đảm bảo rằng nó đáp ứng được mục tiêu và mang lại giá trị cho tổ chức.
Xem thêm Video Bài học về lựa chọn phương pháp và phương tiện đào tạo
3.7 Đánh giá việc thực hiện quy trình
Khi thực hiện một quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cần phải có một kế hoạch đánh giá cẩn thận. Việc này giúp doanh nghiệp phân tích tỉ mỉ và cụ thể sự khác biệt giữa kế hoạch so với thực tế thực hiện, từ đó tìm ra được nguyên nhân của sự chênh lệch và đưa ra các giải pháp để khắc phục.
Đồng thời, việc đánh giá quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp có cái nhìn khách quan và toàn diện hơn về số lượng và chất lượng nguồn nhân lực cũng như năng suất làm việc để tiếp tục đưa ra những chiến lược phát triển hiệu quả cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
4. Chuẩn hóa quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cùng CoffeeHR
Chuẩn hóa quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cùng CoffeeHR
Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đòi hỏi sự xuyên suốt và liên tục, doanh nghiệp cần đảm bảo được sự liên kết giữa các bên liên quan. Để quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực được tối ưu và đem lại hiệu quả cao nhất thì việc áp dụng công nghệ cùng các phần mềm hỗ trợ trong việc giảng dạy là điều cần thiết.
CoffeeHR mang tới giải pháp đào tạo phát triển nguồn nhân lực với mong muốn giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân nhân lực của mình, từ đó không ngừng nâng cao chất lượng nguồn lực.
Các lợi ích trong giải pháp đào tạo và phát triển nguồn lực của CoffeeHR như:
- Trao quyền cho nhân sự nâng tầm bản thân: Với mỗi Doanh nghiệp, một nguồn nhân lực tốt sẽ tạo lợi thế cạnh tranh lớn trên thị trường. Vậy nên, kế hoạch đào tạo nhân sự dài hạn, xuất phát từ yêu cầu năng lực của các vị trí trong tổ chức, là cần thiết. CoffeeHR sẽ xây dựng một bức tranh tổng quan về năng lực, kế hoạch đào tạo với dự kiến phân bổ chi phí cụ thể.
- Xây dựng đào tạo theo khung năng lực của từng vị trí: Xuất phát từ khung năng lực gắn liền từng vị trí, doanh nghiệp dễ dàng đo lường khoảng cách. Từ đó cá nhân hóa kế hoạch đào tạo cho từng nhân sự sao cho phù hợp. Quy trình đào tạo được tự động hóa, đem đến trải nghiệm dễ dàng và chủ động cho tất cả các cấp nhân sự.
- Theo dõi chi phí đào tạo nhân sự, cam kết bồi hoàn đào tạo: Toàn bộ quá trình đào tạo được cập nhật trên CoffeeHR, từ khi đăng ký tham gia cho tới đánh giá hiệu quả. Đặc biệt là công cụ dự tính chi phí và báo cáo tổng kết chi phí đào tạo. Với công cụ này, Nhà Quản trị có thêm cơ sở định hướng cho những kỳ đào tạo tiếp theo với sự phân bổ ngân sách phù hợp, hiệu quả.
Kết luận: Nhân sự là xương sống của doanh nghiệp. Nhân sự có bền thì doanh nghiệp mới vững. Bởi vậy, nắm vững quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là điều kiện tiên quyết nếu muốn xây dựng một đội ngũ lao động đáng tin cậy, vững nghiệp vụ, giỏi chuyên môn.
Hy vọng qua bài viết trên, CoffeeHR đã cung cấp cho các nhà quản lý doanh nghiệp hướng đi cho bài toán đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức.
Xem thêm tại: Phần mềm quản lý tổ chức nhân sự Coffeehr
Liên hệ:
CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng 300+ doanh nghiệp ở 20+ lĩnh vực. Liên hệ ngay để tối ưu Quản trị nhân sự cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR
