Kiến thức quản trị nhân sự

Chia sẻ Kiến thức quản trị nhân sự Không giới hạn

KPI là gì? Quy trình xây dựng KPI hiệu quả cho từng nhân viên

Quy trình xây dựng KPI hiệu quả
Chia sẻ trên facebook
Chia sẻ trên twitter
Chia sẻ trên linkedin
Chia sẻ trên print
Cỡ chữ

Doanh nghiệp khi hoạt động cần những mục tiêu cụ thể nếu muốn phát triển lâu dài. Do đó, ban lãnh đạo thường phải xây dựng kế hoạch, đưa ra các quyết định để chạm đến mục tiêu đó. Xây dựng KPI hiệu quả rất quan trọng đối với sức khỏe và sự thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, một số quản lý sử dụng hệ thống KPI không chắc chắn về những gì cần đo lường hay hiểu giá trị của nó. Hãy cùng CoffeeHR tìm hiểu rõ hơn về quy trình xây dựng KPI trong bài viết dưới đây nhé!

Khái niệm về KPI

KPI là viết tắt của Key Performance Indicator (chỉ số đánh giá thực hiện công việc) – một chỉ số dùng để đo lường, đánh giá hiệu quả của mỗi nhân viên và toàn doanh nghiệp. Đây là các chỉ số đánh giá phi tài chính, chịu sự tác động từ Ban giám đốc cùng đội ngũ quản trị cấp cao để nhân viên hiểu được và có hành động điều chỉnh.

Các tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc KPI ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá thành công của họ khi đạt được mục tiêu đề ra. Khi xây dựng KPI trong doanh nghiệp, đối với KPI cấp cao có thể tập trung vào hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp, bên cạnh đó hệ thống chỉ tiêu KPI cấp thấp tập trung vào hiệu suất của các quy trình hoặc nhân viên trong các phòng ban.

Lợi ích của quy trình xây dựng KPI hiệu quả

Để thúc đẩy quá trình phát triển chung và đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên, các doanh nghiệp đều xây dựng KPI. Áp dụng KPI mang lại nhiều lợi ích to lớn như sau:

Giúp đo lường mục tiêu của doanh nghiệp: KPI là thước đo chuẩn xác nhất các chỉ số và mục tiêu giúp chủ doanh nghiệp nắm được tiến độ thực hiện và chất lượng từng hạng mục công việc trong mỗi giai đoạn. Dựa trên việc xây dựng KPI, nhà quản lý dễ dàng đưa ra các phương án và hành động đúng đắn nhất để sớm hoàn thành kế hoạch đề ra.

Kiến tạo ra môi trường học hỏi cho cả cấp trên lẫn cấp dưới: KPI là công cụ đo lường tạo điều kiện để nhân viên bày tỏ, thảo luận những điểm bất hợp lý, những khó khăn trên KPI, giúp sếp và nhân viên hiểu nhau hơn, nhanh chóng đưa ra giải pháp xử lý công việc tốt nhất.

Xây dựng KPI mang lại nhiều lợi ích
Xây dựng KPI mang lại nhiều lợi ích trong đo lường mục tiêu, tạo động lực cho nhân viên,…

Tiếp nhận thông tin giá trị: KPI là một bức tranh tổng thể về hiệu suất chung của toàn bộ hệ thống doanh nghiệp. Nếu bạn hoạt động trong môi trường cạnh tranh mạnh mẽ, KPI đóng vai trò như một thông tin giá trị, giúp toàn thể nhân viên nỗ lực để đánh bại các đối thủ.

Tạo động lực cho nhân viên làm việc: Kết quả KPI thể hiện rõ nhất hiệu quả làm việc của từng nhân sự. Vì thế, việc đặt KPI giúp tạo thêm động lực cho nhân viên làm việc chăm chỉ hơn, công suất hơn. Để kích hoạt tinh thần làm việc hăng say của nhân viên, nhà quản lý nên chuẩn bị những phần quà giá trị dành cho nhân viên đạt KPI với kết quả tốt.

Các bước xây dựng KPI hiệu quả

Xác định người chịu trách nhiệm xây dựng KPI

Người xây dựng KPI phải hiểu rõ bản chất KPI, có chuyên môn cao và nắm rõ nhiệm vụ cụ thể của dự án. Ở các doanh nghiệp, trưởng các phòng ban, quản lý,… thường là người chịu trách nhiệm đặt KPI. Tuy nhiên, để xây dựng KPI phù hợp, khả thi, cần có sự đóng góp ý kiến từ các phòng ban, bộ phận và cá nhân khác có liên quan.

xác định rõ người chịu trách nhiệm KPI
Bước đầu tiên là xác định rõ người chịu trách nhiệm KPI

Xác định chức danh mỗi bộ phận, phòng ban

Khi xây dựng KPIs, việc quan trọng cần làm là xác định rõ chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban, bộ phận, nhân sự,… trong doanh nghiệp. Vì mỗi bộ phận sẽ đảm nhận một vai trò cụ thể và cần một chỉ số KPI tương ứng. Do đó, người xây dựng KPI phải hiểu rõ và bám sát tính chất công việc của các bộ phận để xây dựng KPI phù hợp và dễ dàng đánh giá kết quả một cách chính xác, công bằng.

Xác định chức năng từng bộ phận

Hệ thống chỉ số KPI chuẩn cần phải có chức năng và nhiệm vụ cụ thể mà từng bộ phận, phòng ban, cá nhân phải thực hiện,…

Xác định chỉ số hiệu suất quy trình xây dựng KPIs

Việc xác định chỉ số hiệu suất KPI thường phân chia theo 3 nhóm tiêu chí:

  • Chỉ số cá nhân: Xây dựng dựa trên yêu cầu tiêu chí SMART
  • Chỉ số ở từng bộ phận: Xây dựng dựa trên chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng nhóm
  • Xây dựng kỳ đánh giá trong từng chỉ số cụ thể
Xây dựng KPI là xác định các chỉ số hiệu suất
Xây dựng KPI là xác định các chỉ số hiệu suất

Đo lường, điều chỉnh và tổng kết

Bước cuối cùng trong quy trình xây dựng KPI chính là đo lường và đánh giá lại kết quả mà các phòng ban, bộ phận, nhân viên đã đạt được sau thời gian thực hiện. Dựa trên hiệu quả thực tế, nhà quản lý doanh nghiệp đưa ra nhận xét và linh hoạt điều chỉnh KPI sao cho phù hợp với tình thực tế.

Ưu, nhược điểm của quy trình xây dựng KPI

Ưu điểm

  • Quy trình xây dựng KPI giúp doanh nghiệp đo lường và đánh giá chính xác hiệu quả làm việc của từng bộ phận, phòng ban và từng nhân viên. Từ đó đưa ra kết hoạch phù hợp để doanh nghiệp tăng trưởng nhanh chóng, mạnh mẽ hơn
  • Quản lý và điều hành doanh nghiệp hiệu quả hơn khi nắm rõ hiệu suất làm việc của từng bộ phận, từng nhân sự
  • Mang lại kết quả chính xác cao thông qua các công cụ đo lường
  • Thúc đẩy tinh thần làm việc hăng say, nâng cao sự đoàn kết giữa các phòng ban, các cá nhân trong doanh nghiệp
kpi giúp quản lý và đánh giá dự án dễ dàng
KPI giúp quản lý và đánh giá dự án dễ dàng

Nhược điểm

  • Người xây dựng KPI cần có chuyên môn cao, am hiểu toàn bộ quy trình xây dựng KPI. Nếu không sẽ dễ mắc sai lầm khiến bộ máy doanh nghiệp hoạt động kém hiệu quả.
  • Cần cập nhật liên tục các chỉ số đo lường vì KPI sẽ không phát huy tác dụng khi áp dụng trong thời gian dài
  • KPI không khả thi sẽ gây phản tác dụng, ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất làm việc của nhân viên đảm nhận dự án

Một số mẫu tiêu chí cần có khi xây dựng KPI

Dưới đây là 7 mẫu tiêu chí đánh giá KPI cho cá nhân cũng như các phòng ban thường gặp trong doanh nghiệp.

Mẫu KPI cho cá nhân:

Tiêu chí xây dựng chỉ tiêu KPI cá nhân sẽ tùy theo vị trí của cá nhân trong tổ chức (cấp quản lý, hay chỉ là nhân viên thông thường). Cụ thể:

  • KPI cấp quản lý thường từ 10-15 KPIs, được phân chia từ KPI chiến lược của công ty. Từ đây, những KPI này sẽ chia xuống cấp dưới.
  • KPI cấp nhân viên thường sẽ ít hơn và nghiêng về KPI chuyên môn.

Xây dựng KPI cho bộ phận Nhân sự:

  • Tổng chi phí chăm sóc sức khỏe
  • Bảo hiểm lao động
  • Thời gian làm việc của nhân viên
  • Số lượng vị trí tuyển dụng
  • Chi phí Nhân sự
  • Ngân sách Nhân sự
  • Tỷ lệ vắng mặt
  • Truyền thông nội bộ
  • Quản lý tài sản

Mẫu KPI cho bộ phận bộ phận IT:

  • Tỉ lệ than phiền nội bộ. Tỉ lệ số lần xử lý trong lần đầu tiên
  • Tỉ lệ thời gian hệ thống down do sự cố. Thời gian trung bình để xử lý sự cố. Tỉ lệ sự cố lặp lại trên tổng số các sự cố
  • Tỷ lệ chi phí tiết kiệm được nhờ ứng dụng IT. Độ chính xác trong thông số chi phí về dịch vụ IT

Xây dựng KPI cho bộ phận bộ phận Bán hàng:

  • Doanh thu bán hàng trung bình
  • Chi phí của Nhóm bán hàng
  • Số lượng hàng bán
  • Doanh thu bán hàng từng loại sản phẩm
  • Cơ hội bán hàng
  • Tổng doanh thu bán hàng
  • Báo giá
  • Giá trị đơn hàng
  • Chỉ tiêu doanh số bán hàng

Mẫu KPI cho bộ phận Marketing:

  • Ngân sách quảng cáo
  • Chi phí marketing trên mỗi khách hàng tiềm năng
  • Tỷ lệ khách hàng tương tác qua các bài quảng cáo
  • Tỷ lệ chuyển đổi khách truy cập
  • Số lượng người theo dõi trên các kênh mạng xã hội
  • Tỉ lệ nhận biết thương hiệu trên các kênh truyền thông đại chúng

Xây dựng KPI cho bộ phận Tài chính:

  • Doanh thu
  • Lợi nhuận gộp
  • Lợi nhuận thuần
  • Số lượng nhân sự
  • Vốn lưu động
  • Vốn cố định
  • Chi phí phát sinh trong kỳ…

Mẫu KPI cho Quản lý dự án:

  • Xác định yêu cầu
  • Phân tích tính khả thi
  • Nghiên cứu thị trường
  • Quản lý nguồn vốn
  • Hoàn thiện các thông số kỹ thuật
  • Triển khai các kênh thương mại
  • Hợp đồng
  • Khai trương
  • Hàng hóa, sản phẩm
  • Thiết kế
  • Sản phẩm dự án

Ứng dụng phần mềm CoffeeHR quy trình xây dựng KPI

Giải pháp CoffeeHR là phần mềm Quản trị Nhân sự chuyên sâu dành cho doanh nghiệp SME. Phần mềm có độ bao quát nghiệp vụ rất rộng. Đi từ Tuyển dụng, Quản trị dữ liệu – tổ chức, Công – Lương cho tới Xây dựng đánh giá KPI.

CoffeeHR đã có kinh nghiệm 10 năm xây dựng phần mềm HRM. Được nhiều doanh nghiệp đánh giá là công cụ xây dựng KPI thông minh và tinh gọn.

Quy trình xây dựng KPI của CoffeeHR cụ thể như sau:

Doanh nghiệp có thể thiết lập tiêu chí đánh giá theo hai cách. Một là bản thân nhân viên tự đăng ký chỉ số KPI. Từ đó trao cho họ sự chủ động và trách nhiệm với công việc. Sau đó, yêu cầu sẽ chuyển lên quản lý để phê duyệt. Hai là nhà quản lý thiết lập sẵn sau đó điều chuyển tới nhân viên. Phương pháp này sẽ mang tính chuyên quyền hơn. Nhưng đây là một cách tốt để hối thúc nhân viên phát triển. Bởi một số nhân viên có thể đặt mức KPI thấp hơn khả năng thực tế. Tùy vào quy chế của tổ chức, CoffeeHR sẽ cho phép lựa chọn quy trình KPI phù hợp nhất.

Quy trình xây dựng KPI coffeehr
Quy trình xây dựng KPI của phần mềm CoffeeHR

Sau khi hoàn thiện bộ tiêu chí, dữ liệu được đo lường dựa theo điểm, tham số hoặc phần trăm. Kết quả được xuất thành các báo cáo đánh giá KPI. Với nhà quản trị, đó là báo cáo tổng hợp của tất cả nhân viên để họ so sánh. Với bản thân nhân sự, đó là báo cáo cá nhân để đảm bảo sự riêng tư của kết quả.

Điểm đặc biệt trong xây dựng KPI của CoffeeHR

Đánh giá KPI sẽ không chỉ dùng đo lường hiệu suất nhân viên. Mục đích quan trọng nhất của việc đánh giá là để xác định lương KPI. Nhân sự với thâm niên 5 năm sẽ có KPI cao hơn nhân sự công tác 6 tháng. Hay nhân viên C chọn chỉ tiêu KPI cao hơn sẽ phải nhận mức lương cao hơn. Hiện nay, CoffeeHR hoàn toàn tự động hóa công việc này. Qua đó, giúp doanh nghiệp loại bỏ tính toán thủ công và tăng giá trị của kết quả KPI.

Ngoài ra, kết quả KPI là cơ sở để tổ chức đánh giá năng lực nhân sự. Với CoffeeHR, doanh nghiệp dễ dàng xác định những nhân tài trong tổ chức. Từ đó xem xét thăng chức, đào tạo nâng cao nghiệp vụ hay chuẩn bị cho vị trí kế cận.

Điểm sáng cuối cùng của CoffeeHR là tính tùy biến cao. Phần mềm cho phép thay đổi trực tiếp trên hệ thống. Toàn bộ quy định mới sẽ cập nhật tức thời. HR, kế toán sẽ không cần điều chỉnh từng dữ liệu hay công thức. Chính vì thế, CoffeeHR đáp ứng tốt trước thay đổi liên tục của hệ thống KPI. Đặc biệt khi mỗi ngành nghề đều có đặc thù riêng và tiêu chí KPI không cố định.

TẠM KẾT

Với giải pháp chuyên sâu CoffeeHR, doanh nghiệp dễ dàng xây dựng hệ thống KPI đạt chuẩn. Đặc biệt, với những người làm nhân sự, CoffeeHR giúp giải quyết gần như toàn bộ mọi nghiệp vụ nhân sự cần thiết. Tạo thời gian tập trung vào những nhiệm vụ mang tính chiến lược. Đó là phát triển nguồn nhân lực, hệ thống quản lý nhân sự tốt. Đây là tiền đề quan trọng giúp nhân viên nâng cao hiệu suất, chất lượng công việc.

LIÊN HỆ

CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để tối ưu Quản trị nhân sự cho Doanh nghiệp của bạn.

Hotline: (+84) 97 306 0459

Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự

0 / 5 (Đánh giá 0)

Nguyễn Thị Thuỳ Dương

Nguyễn Thị Thuỳ Dương là content writer tại Công ty cổ phần phần mềm CoffeeHR Việt Nam. Với định hướng trở thành người chia sẻ những kiến thức hữu ích nhất về Quản trị Nhân sự dành cho HR và Nhà quản trị, chị Dương mong muốn việc vận hành và ứng dụng Phần mềm HRM trong các doanh nghiệp được hệ thống hóa và hiệu quả.

Thảo luận & hỏi đáp

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Bạn ơi, bài viết này có hữu ích với bạn chứ?

Đánh giá bài viết
Đăng ký nhận tư vấn với chuyên gia
Báo chí nói về CoffeeHR
Khách hàng của CoffeeHR
Di chuyển lên đầu