Sơ đồ Gantt là gì? Cách vẽ sơ đồ Gantt quản lý dự án hiệu quả

Sơ đồ Gantt được biết đến là một trong những công cụ quản lý tiến độ và công việc của dự án hiệu quả. Sơ đồ Gantt là gì? Cách vẽ sơ đồ Gantt để quản lý dự án hiệu quả hơn như thế nào? Cùng tìm hiểu thêm ưu điểm, nhược điểm và các kiến thức khác về sơ đồ Gantt với bài viết dưới đây nhé.

Sơ đồ Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt còn có tên gọi khác là biểu đồ Gantt hoặc sơ đồ ngang Gantt. Đây là công cụ lâu đời dùng để quản lý dự án và vẫn được ứng dụng trong ngày nay. Sơ đồ Gantt cung cấp cho người dùng các đầu mục nhiệm vụ cụ thể, mốc thời gian hoàn thành và tiến độ công việc một cách trực quan.

Sơ đồ Gantt được thiết kế với 2 trục:

• Trục hoành thể hiện mốc thời gian hoàn thành công việc
• Trung tung minh họa các đầu mục công việc

Chính vì thiết kế đơn giản và tiện dụng, sơ đồ Gantt phù hợp với lên timeline, quản lý tiến độ công việc hoặc các dự án của doanh nghiệp.

» Xem thêm: Ma trận Eisenhower là gì – Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Đối tượng phù hợp sử dụng sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt được thiết kế một cách dễ hiểu, gồm các công việc và mốc thời gian rõ ràng. Biểu đồ Gantt được đánh giá là phù hợp với những công việc cần những tính chất sau.

• Lập ra kế hoạch công việc và dòng thời gian tổng quát: vì sơ đồ Gantt hiển thị rõ ràng những đầu mục nhiệm vụ cần thực hiện, thời gian và thứ tự thực hiện. Nhờ thế mà cung cấp cho người dùng cái nhìn tổng quát về dự án.
• Phối hợp nhiều bộ phận liên quan: sơ đồ Gantt sẽ cung cấp chi tiết là quá trình thực hiện công việc đến đâu, tại thời điểm nào. Điều này nhằm giúp các bộ phận tham gia dự án nắm được tiến độ công việc của dự án. Nhờ đó, họ sẽ phối hợp nhịp nhàng để nắm bắt và hoàn thành công việc đúng tiến độ.
• Ước tính thời gian và khối lượng công việc: sơ đồ Gantt cung cấp khối lượng công việc số lượng nhân lực tham gia dự án. Điều này giúp quản lý phân công và điều phối công việc hiệu quả.
• Lịch trình dự án đơn giản: sơ đồ Gantt sẽ giúp bạn tạo một lịch trình đơn giản để tóm tắt sơ bộ dự án cho khách hàng, đối tác hoặc nhân viên.

» Đừng bỏ lỡ: Nguyên tắc Pareto là gì? Cách áp dụng quy tắc 80/20 hiệu quả

Ưu và nhược điểm của sơ đồ Gantt

Ưu điểm

Sơ đồ Gantt là công cụ tuyệt vời lập kế hoạch thời gian và công việc đơn giản cho dự án nhỏ. Sơ đồ Gantt giúp người đọc dễ thấy công việc và thời gian cụ thể và bao quát tổng thời gian dự án.

• Quản lý nhiều thông tin cùng lúc

Sơ đồ Gantt được thiết kế đơn giản, dễ nhìn với 2 trục chính, giúp người đọc nắm thông tin quan trọng của dự án. Nó bao gồm tên công việc cần thực hiện, người đảm nhận, thời gian bắt đầu và diễn ra của công việc, mối liên kết giữa công việc và toàn thể dự án nói chung.

• Nâng cao năng suất công việc

Sơ đồ Gantt cung cấp mối liên hệ giữa công việc nhỏ và toàn bộ dự án. Yếu tố này giúp người đảm nhận công việc hiểu được tầm quan trọng và vai trò của mắt xích nhỏ trong toàn bộ dự án. Điều này thôi thúc người thực hiện chủ động hoàn thành công việc để không ảnh hưởng đến tiến độ của các đầu mục công việc tiếp theo.

• Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả

Khối lượng công việc và số lượng nguồn lực được sơ đồ Gantt thể hiện một cách khách quan. Nhờ đó mà người quản lý có thể sắp xếp tối ưu và phân bổ nguồn nhân lực hợp lý cho từng đầu mục công việc, đảm bảo chất lượng dự án.

Nhược điểm

• Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia được xây dựng từ trước

Nếu sơ đồ Gantt được xây dựng cùng lúc với cấu trúc phân chia công việc thì sẽ rất bất lợi. Người quản lý sẽ phải thay đổi và sửa lại hết nếu công việc bị bỏ sót, thời gian bị tính toán sai hoặc các yếu tố ảnh hưởng khác khó dự đoán.

• Chỉ vận hành tốt với các nhóm nhỏ

Mặc dù thiết kế đơn giản và dễ hiểu, nhưng sơ đồ Gantt sẽ trở nên phức tạp với những dự án có hàng trăm đầu mục công việc khác nhau. Với những công việc và thời gian kéo dài, sẽ rất khó để xem tổng quát dự án trên một màn hình. Đồng thời, việc cập nhật công việc, tiến độ sẽ rất mất thời gian, không hiệu quả với người dùng.

Ví dụ với một công việc trong dự án. Công việc đó bao gồm nhiều nhiệm vụ con phải hoàn thành. Sẽ rất khó để biểu đồ Gantt thể hiện tất cả đầu mục con và quản lý thời gian hoàn thành chúng.

• Chưa xử lý tốt các ràng buộc của dự án

Một dự án có ba yếu tố trọng tâm là thời gian, chi phí và phạm vi. Tuy nhiên, yếu tố chính của sơ đồ Gantt là thời gian. Chính vì vậy, mức độ ưu tiên công việc rất khó kiểm soát nếu có nhiều có nhiều đầu mục công việc phức tạp, đan xen lẫn nhau. Do vậy, việc ràng buộc các công việc của dự án chưa được xử lý tốt.

Tìm hiểu thêm về quản lý dự án với sơ đồ Gantt

» Đừng bỏ lỡ: Phương pháp Pomodoro là gì? Bí quyết tập trung làm việc hiệu quả

4 bước vẽ sơ đồ Gantt hiệu quả chuẩn nhất

Mặc dù sơ đồ Gantt có thể thiết kế đơn giản bằng bản vẽ tay nhưng việc cập nhật, sửa chữa thông tin khi có thay đổi sẽ rất mất thời gian. Vì vậy, sơ đồ Gantt sẽ thuận tiện nếu được thực hiện trên các công cụ, phần mềm hỗ trợ. Các bước vẽ sơ đồ Gantt cụ thể như sau:

• Bước 1: Xác định đầu mục công việc
• Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc
• Bước 3: Biểu diễn lên biểu đồ Gantt
• Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án

Bước 1: Xác định đầu mục công việc

Bước đầu tiên là liệt kê tất cả công việc cần thực hiện trong dự án. Để xác định rõ các công việc, bạn cần xác định rõ mục tiêu cần đạt được của dự án. Sau đó, việc xác định thời gian hoàn thành công việc của dự án cũng sẽ rõ ràng hơn nhiều.

Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc

Bước tiếp theo là lập mối liên kết giữa các công việc. Đây cũng là điểm mạnh của sơ đồ Gantt khi thể hiện được các mối tương quan của các đầu mục. Có một số mối quan hệ giữa các nhiệm vụ như sau.

Công việc “tuần tự” hay còn gọi là “tuyến tính” là những công việc phải được hoàn thành trước thì mới thực hiện được công việc tiếp theo.

Công việc “song song” là những đầu mục công việc có thể hoàn thành cùng lúc với nhau. Trong dự án, có nhiều đầu mục công việc song song thì thời gian thực hiện càng được rút ngắn.

Bạn nên nắm rõ các mối liên hệ tuần tự hoặc song song giữa các đầu mục. Điều này giúp bạn tổ chức công việc và trình bày dự án rõ ràng hơn.

Trong biểu đồ Gantt, có 3 loại mối liên hệ phổ biến:

• Start to Start (SS): công việc SS bắt đầu cho đến khi công việc trước đó bắt đầu.
• Finish to Finish (FF): công việc FF kết thúc sau khi công việc trước đó kết thúc.
• Finish to Start (FS): công việc FS bắt đầu sau khi công việc trước liên quan kết thúc.

Có một mối liên hệ trong sơ đồ Gantt đó là Start to Finish. Đây được đánh giá là loại hiếm gặp.

Bước 3: Biểu diễn lên biểu đồ Gantt

Sau khi thu thập đầy đủ dữ liệu cần thiết, bạn có thể chọn vẽ tay hoặc thiết kế trên phần mềm hỗ trợ. Hiện nay, có nhiều công cụ hỗ trợ chuyên nghiệp như Gantto, Base Wework,… cho phép bạn truy cập vào dữ liệu từ bất kỳ vị trí nào nhằm giúp việc thảo luận, báo cáo dự án dễ dàng hơn.

Một số công cụ thiết kế dựa trên đám mây giúp bạn và các thành viên trong nhóm phối hợp làm việc tốt hơn nhờ việc có thể truy cập tài liệu, thảo luận, báo cáo dự án từ bất cứ vị trí nào.

Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án

Theo dõi biểu đồ, nếu dự án của bạn di chuyển theo trục tung có nghĩa là nó đang phát triển. Tuy nhiên sẽ có nhiều thay đổi trong thời gian triển khai dự án do nhiều yếu tố khác tác động. Vì vậy, bạn cần chú ý cập nhật và điều chỉnh để không ảnh hưởng đến tiến độ toàn bộ dự án. Điều này sẽ giúp bạn cập nhật thông tin cho thành viên trong nhóm và đối tác kịp thời.

Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ Gantt bằng Excel chi tiết

Chuẩn bị dữ liệu cần vẽ

Trong phần Thực hiện dự án, thêm những mục sau để bổ sung dữ liệu. Mục đích của việc bổ sung là để tính được thực tế đã hoàn thành bao nhiêu phần trăm so với mục tiêu đề ra.

Trong bảng Thực hiện (actual), thêm cột Tỷ lệ hoàn thành (% completion). Còn trong bảng Data Preparation, thêm mục Số ngày đã thực hiện (Days completed). Trong đó, cần lưu ý sau:

• Nếu Thời gian dự án (Project timeline) cho mục Plan thì sẽ không tính Số ngày thực hiện (Days completed)
• Nếu Thời gian dự án (Project timeline) cho mục Thực hiện (actual)thì Số ngày thực hiện = Tỷ lệ hoàn thành x số ngày

Cách tạo 1 biểu đồ Gantt Chart mới

Để tạo biểu đồ mới, sử dụng trong thẻ Insert trên thanh công cụ. Sau đó, chọn biểu tượng Chart/ Bar/ Stacked Bar.

Bước 1: Nhập dữ liệu vào biểu đồ

Sau khi biểu đồ xuất hiện, bấm vào biểu đồ, thẻ Chart Tools sẽ hiển thị. Chọn mục Design, sau đó chọn tiếp Select Data. Bước này nhằm nhập dữ liệu để lập biểu đồ Gantt.

Mục Chart data range là để điền vùng dữ liệu. Quy trình điền vùng dữ liệu như sau.

• Thêm vùng dữ liệu mới là Start date: Trong Legend Entries (series), chọn Add.
• Thay đổi thứ tự : đưa Start date lên trước Days.
• Tiếp theo là chỉnh sửa lại cho mục Horizontal (category) Axis Labels ở mục Edit

Đây là kết quả sau khi hoàn thành xong các bước.

» Xem thêm: Workflow là gì? Lợi ích & 7 bước xây dựng workflow chuyên nghiệp

Bước 2: Sắp xếp thứ tự các task

Nếu muốn thay đổi các Task theo mong muốn, ta làm như sau:

• Bấm chọn tên các Task trong biểu đồ.
• Cửa sổ Axis Option hiện lên. Bấm chọn cho mục Categories in reverse order.

Bước 3: Chỉ giữ lại phần biểu đồ số ngày thực hiện các task

Để quản lý tiến độ dự án hiệu quả hơn, phần Số ngày thực hiện các Task cần được hiển thị. Trong biểu đồ có 2 phần: phần tô vàng và phần tô xanh. Phần tô xanh chính là Số ngày thực hiện các Task. Để ẩn phần tô vàng, bấm chuột phải vào thanh biểu đồ, sau đó chọn Format Data Series, trong mục Fill chọn No fill và mục Border ta chọn No Line.

Bước 4: Thay đổi các khoảng thời gian cho phù hợp

Khi vẽ biểu đồ sẽ xuất hiện khoảng thời gian do Excel đề xuất. Vì vậy, ta cần điều chỉnh các khoảng thời gian phù hợp với dự án thực tế. Ta làm như sau. Nhập 2 ngày mục đích vào vị trí bất kỳ, sau đó chọn định dạng ô cho 2 vị trí đó là General để hiển thị giá trị ngày dưới dạng con số. Đây là hai số biểu thị khoảng thời gian mới. Sau đó, lấy hai số này để nhập vào khoảng thời gian ở bảng phía trên để thay thế cho khoảng thời gian cũ.

» Xem thêm: Quản lý thời gian là gì? Phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả

Bước 5: Theo dõi tỷ lệ hoàn thành các task

Để theo dõi tỷ lệ hoàn thành, chúng ta cần biểu diễn Days completed vào biểu đồ và kết hợp với Days. Ta cần thêm đối tượng mới là Error Bar vào biểu đồ. Quá trình thực hiện như sau:

• Bấm vào biểu đồ, trong thẻ Chart tools/Design, ở mục Add Chart Element ở phía dưới, chọn Error Bars
• Chọn More Error Bar Options.
• Sau đó, mục Add Error Bars based on Series (chọn vùng dữ liệu để thêm) xuất hiện. Trong trường hợp này, ta chọn Start date.

Khi mục Format Error Bars xuất hiện, ta thiết lập các tính năng như sau:

• Direction: Plus
• End syle: No cap
• Error Amount: chọn Custom/ Specify Value và chọn tới vùng Days Completed

Sau đó, ta sẽ điều chỉnh định dạng hiển thị cho vùng này như sau:

• Chọn màu: bạn nên chọn màu có độ tương phản lớn so với màu mặc định
• Chọn độ rộng: điều chỉnh sao cho Error Bar sẽ chèn lên toàn bộ vùng biểu đồ gốc.

Một biểu đồ Gantt hoàn chỉnh sẽ như sau:

Ví dụ minh họa mẫu sơ đồ Gantt

Một nhà máy thép đang giảm tối thiểu chi phí lắp đặt thiết bị kiểm soát ô nhiễm không khí. Tuy nhiên, để bảo vệ môi trường địa phương, chính quyền buộc cơ sở này phải lắp đặt hệ thống lọc không khí trong vòng 16 tuần. Cơ sở đã được cảnh báo rằng nó sẽ bị buộc phải đóng cửa nếu thiết bị không được lắp đặt trước thời hạn.
Để đảm bảo hoạt động của cơ sở nên giám đốc mong muốn hệ thống này được lắp đặt đúng tiến độ. Cáccông việc trong dự án này sẽ được thể hiện ở bảng dưới như sau:

Sơ đồ Gantt ở chế độ triển khai chậm: Với phương pháp triển khai chậm, các tác vụ có thể bắt đầu muộn hơn mà không ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành dự án. Độ lệch giữa thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc một công việc trong hai biểu đồ (nét chấm) được gọi là thời gian dự trữ.

Sơ đồ Gantt theo phương pháp triển khai sớm: Sử dụng phương pháp Gantt để lập lịch trình dự án, có thể thấy rằng các công việc A-C-E-G-H nằm trên đường Gauntlet. Triển khai sớm cho phép các công việc bắt đầu sớm nhất có thể, miễn là chúng không can thiệp vào các công việc trước đó.

Sơ đồ Gantt dạng liên kết: Ngoài ra, biểu đồ Gantt có thể được biểu diễn dưới dạng liên kết giữa các công việc.

Tải về mẫu sơ đồ Gantt Excel

Mẫu sơ đồ Gantt đơn giản giúp quản lý các công việc hiệu quả được chia theo tháng

Tải về mẫu sơ đồ Gantt đơn giản 

Mẫu sơ đồ Gantt chi tiết theo tuần của dự án:

Tải mẫu sơ đồ Gantt dự án

Bài viết đã giải đáp câu hỏi Sơ đồ Gantt là gì và Cách vẽ sơ đồ Gantt quản lý hiệu quả mà người đọc quan tâm và thắc mắc. Mong là bài viết đã cung cấp cho bạn đọc những kiến thức và thông tin có ích về sơ đồ Gantt. Nhờ đó, việc lựa chọn công cụ phù hợp với dự án của doanh nghiệp sẽ dễ dàng và chuyên nghiệp hơn.

CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.

• Hotline: (+84) 97 306 0459
• Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự