Kiến thức quản trị nhân sự

Chia sẻ Kiến thức quản trị nhân sự Không giới hạn

To do list là gì? Lợi ích, cách sử dụng và lưu ý về To do list

To do list là gì? Lợi ích, cách sử dụng và lưu ý về To do list

To do list là gì
Chia sẻ trên facebook
Chia sẻ trên twitter
Chia sẻ trên linkedin
Chia sẻ trên print
Cỡ chữ

To do list là một cụm từ phổ biến trong giới trẻ ngày nay, đặc biệt trong lĩnh vực học tập và công việc. Vậy rốt cục to do list là gì? Lợi ích của to do list như thế nào đối với người sử dụng? Để tạo nên một to do list bạn cần làm những gì và khi sử dụng to do list bạn cần lưu ý điều gì? Hãy cùng theo dõi bài viết sau của CoffeeHR nhé!

To do list là gì?

Với sự phổ biến của tiếng anh ngày nay, thật không khó để hiểu được ý nghĩa của cụm từ to do list. “to do” có nghĩa là để làm, còn “list” là danh sách. To do list là làm theo danh sách.

To do list chính là một kế hoạch làm việc khoa học giúp bạn sử dụng thời gian một cách hiệu quả, tự giám sát bản thân để học tập và làm việc. Bạn sẽ lên danh sách các đầu mục cần làm theo thứ tự ưu tiên, đưa ra deadline và thúc đẩy bản thân hoàn thành chúng. Mục đích nhằm đạt được những gì bạn mong muốn theo đúng tiến độ, và hạn chế phung phí thời gian vào việc khác.

To do list là gì?
To do list là gì?

Nói cách khác, to do list là lên kế hoạch những việc cần làm một cách khoa học và tuần tự. To do list mang lại những lợi ích thiết thực cho người sử dụng. Vậy, những lợi ích đó là gì? Cùng theo dõi nhé

8 Lợi ích thiết thực của To do list mang lại

Không phải ngẫu nhiên mà to do list được các bạn trẻ ngày nay yêu thích. Nói cách khác, to do list mang lại những lợi ích thiết thực trong công việc và học tập. Bao gồm các lợi ích như:

  • Xác định nhiệm vụ công việc rõ ràng
  • Chú trọng sự ưu tiên
  • Cải thiện trí nhớ
  • Tạo động lực
  • Đảm bảo sự cam kết cao
  • Quản lý thời gian hiệu quả
  • Giảm stress
  • Hoàn thành tốt các công việc

Tuy nhiên, nếu bạn không hiểu rõ về những ưu điểm của to do list, sẽ rất khó để bạn coi trọng và áp dụng phương pháp này hiệu quả. Hãy cùng tìm hiểu những lợi ích đó để thuyết phục bản thân bạn dùng to do list nhé!

Lợi ích thiết thực của to do list
Lợi ích thiết thực của to do list

Xác định nhiệm vụ công việc rõ ràng

Khi làm to do list cho một công việc, bạn sẽ cần chia nhỏ thành các đầu việc nhỏ hay nhiệm vụ. Đó là những điều bạn cần làm để hoàn thành công việc. Điều này giúp bạn có định hướng rõ ràng về những việc mình cần hành động, giúp bạn quản lý chúng một cách tốt hơn. Từ đó, công việc của bạn sẽ được hoàn thành thuận lợi và nhanh chóng.

» Xem thêm: Checklist công việc là gì? Tiết kiệm thời gian với các mẫu checklist công việc

Chú trọng sự ưu tiên

Trong mỗi một dự án sẽ có rất nhiều các nhiệm vụ khác nhau. Con người sẽ thường có xu hướng làm những công việc mình thích trước. Điều này khiến cho các nhiệm vụ trở nên lộn xộn. Bên cạnh đó, khi công việc bạn được giao có KPI, bạn sẽ khó ước lượng đến bao giờ nó mới xong.

Đến một lúc nào đó, bạn sẽ trọng tình trạng bị dí deadline bởi việc quan trọng và cần thiết thì bạn chưa làm, việc chưa cần thiết thì bạn lại làm. Bạn sẽ bị dí deadline khi dự án chỉ còn có ít thời gian để hoàn thành, dẫn đến chất lượng công việc giảm sút.

Xác định ưu tiên công việc quan trọng hơn
Xác định ưu tiên công việc quan trọng hơn

Ngoài ra, các đầu mục việc nhỏ luôn có sự liên kết và “mắt xích” với nhau trong một dự án. Việc hoàn thành chúng mà không có sự ưu tiên sẽ khiến các “mắt xích” công việc bị rối lên. Do đó, to do list là việc bạn ngồi lại, suy ngẫm và phân tích xem nhiệm vụ nào cần thiết trước để hoàn thành trước, nhiệm vụ nào chưa cấp bách làm sau. Cứ như vậy, các nhiệm vụ được sắp xếp một cách trình tự, logic theo thứ tự ưu tiên. Bạn chỉ cần follow theo nó và từng bước hoàn thành, sẽ không có sự trễ deadline hay dồn dập công việc nào cả.

Cải thiện trí nhớ

Việc ghi chú to do list như một bộ nhớ ngoài hỗ trợ trí nhớ cho bạn. Chỉ cần liệt kê danh sách công việc bạn có thể nắm giữ nhiều thông tin cùng một lúc, theo dõi và kiểm soát các công việc, giúp bạn không quên được việc quan trong.

Tạo động lực

Danh sách các công việc cần hoàn thành là mục tiêu mà bạn cần thực hiện, đó cũng là động lực thúc đẩy bạn làm việc và hoàn thành như công việc đã đặt ra. Ngoài ra, thay vì thực hiện mục tiêu dài hạn bạn có thể chia các mục tiêu ngắn nhỏ hơn và dễ dàng hoàn thành hơn, điều này sẽ giúp sự tự tin và động lực lớn hơn.

Tạo động lực thức đẩy cho việc cần làm trong to do list
Tạo động lực thức đẩy cho việc cần làm trong To do list

Đảm bảo sự cam kết cao

Khi bạn tự tay lên cho mình một to do list, tức là bạn đang thể hiện trách nhiệm và cam kết với công việc. Bạn đã hiểu ra những việc cần làm và những điều cần ưu tiên. Nếu như người lên to do list chỉ tùy hứng lên một list công việc, không có sự ưu tiên, logic, trình tự, .. thì điều này như mang thêm gánh nặng cho họ trong quá trình hoàn thành nhiệm vụ.

Ví dụ như, các công việc cần được hoàn thành trước deadline một khoảng thời gian. Việc lập danh sách các đầu việc cần làm một cách “lượm nhặt” có thể vô tình khiến cho các đầu việc bị “ùn tắc” trong một ngày. Nó sẽ khiến bạn mệt mỏi và áp lực hơn.

Quản lý thời gian hiệu quả

Khi đã có các nhiệm vụ cần làm, sự ưu tiên cùng sự cam kết trong công việc tức là bạn đang quản lý thời gian một cách hiệu quả. Tuy nhiên, không ai tính trước được thời gian mình làm xong một nhiệm vụ. Hoặc cùng có những công việc đột nhiên phải giải quyết trước. Khi đó, bạn có thể thay đổi một chút các đầu mục công việc, to do list sẽ giúp bạn sắp xếp lại các nhiệm vụ cho khoa học nhất, đảm bảo tiến độ các đầu mục công việc.

To do list giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả
To do list giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả

» Đừng bỏ lỡ: Agile là gì? Ứng dụng Agile giúp quản lý dự án hiệu quả hơn

Giảm stress

Khi các đầu mục được hoàn thành tuần tự theo to do list, bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn với những việc mình làm.Bạn sẽ cảm nhận được mình đang sử dụng thời gian hợp lý và làm việc hiệu quả. Điều này kích thích, khiến bạn phấn chấn tinh thần, tăng nguồn cảm hứng trong công việc lên rất nhiều.

Sau khi hoàn thành xong các đầu mục công việc, bạn có thể tự thưởng cho mình một ly trà, một bữa ăn,…

Hoàn thành tốt các công việc

Với những lợi ích trên mà CoffeeHR liệt kê, to do list có thể giúp bạn hoàn thành tốt công việc. Lên kế hoạch cụ thể cho từng nhiệm vụ, ưu tiên cái nào làm trước, có tinh thần trách nhiệm,… Đó điều là những gì giúp một công việc được hoàn thành tốt nhất có thể.

To do list giúp bạn hoàn thành tốt các công việc được giao
To do list giúp bạn hoàn thành tốt các công việc được giao

Cách sử dụng To do list mang lại hiệu quả cao

Sau khi tạo tìm hiểu to do list là gì, các lợi ích của to do list, bản thân bạn chắc hẳn đã bị thuyết phục bởi việc dùng to do list. Tuy nhiên, nếu chỉ lên danh sách kế hoạch khoa học mà không hành động thì khó mang lại hiệu quả. Do đó, bạn cần lưu ý những điều sau nhé.

Cùng tìm hiểu cách để thực hiện to do list bạn nhé!
Cùng tìm hiểu cách để thực hiện to do list bạn nhé!

Liệt kê công việc cụ thể, theo định kỳ

Bạn cần lên danh sách các công việc cần làm theo định kỳ như theo tuần, theo tháng, theo quý chẳng hạn. Việc phân chia các nhiệm vụ theo giai đoạn giúp tối ưu thời gian lập danh sách to do list. Tránh việc ngày nào bạn cũng lên do to list, rồi thi thoảng lại lên một lần. Điều này khá lắt nhắt, mà nó dễ khiến bạn quên đi các công việc cần xử lý, lên to do list thiếu.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên

Sau khi xác định được những công việc cần làm, bạn bắt đầu cho chúng một số thứ tự. Tức là sẽ xem xét công việc nào lên làm trước, công việc nào làm sau, sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên phù hợp.

Bạn có thể xem xét tính quan trọng và cần thiết của công việc để lên kế hoạch. Ví dụ, công việc quan trọng và gấp ưu tiên trước -> việc gấp nhưng chưa quan trọng -> quan trọng nhưng chưa gấp -> chưa quan trọng cũng chưa gấp. Cứ như thế, bạn sẽ lên sắp xếp được thứ tự hoàn thành các đầu mục công việc.

» Tham khảo thêm: Multitasking là gì? Mặt lợi và hại của làm việc đa nhiệm bạn cần biết

Tạo To do list theo cấp độ ưu tiên
Tạo To do list theo cấp độ ưu tiên

Trình bày các công việc một cách chi tiết

Do số lượng công việc nhiều, bạn không nên chỉ lên mỗi tên đầu mục công việc. Khi trình bày công việc càng chi tiết càng tốt, nó sẽ giúp bạn có định hướng rõ ràng về các nhiệm vụ. Điều này giúp tiết kiệm thời gian làm việc.

Đồng thời, bạn có thể đưa ra các chỉ tiêu trong đó. Ví dụ như, công việc cần được hoàn thành trong từ 1 đến 2 tiếng, cần xong được 80% nhiệm vụ là ít nhất, … Việc đặt ra các đầu mục giống như KPI vậy, nó sẽ thúc đẩy bạn làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Ngược lại, việc không đặt ra các chỉ tiêu sẽ khiến bạn làm việc trong mơ hồ, không biết bao giờ mới xong công việc.

Không để có thời gian chết

Bạn nên tận dụng tối ưu thời gian của mình bằng cách mang theo to do list mọi lúc, mọi nơi. Mục đích nhằm tranh thủ những lúc nhàn rỗi chưa biết phải làm gì, bạn sẽ tranh thủ các công việc cần làm trong to do list.

Đừng bao giờ để thời gian chết
Đừng bao giờ để thời gian chết

Khi đó, bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ sớm hơn dự kiến, có thời gian cho bản thân mình hơn. Bên cạnh đó, phân bổ thời gian hợp lý để làm việc cũng là điều cần thiết. Ví dụ những lúc bạn có nhiều thời gian rảnh, bạn có thể tranh thủ giải quyết nhiều công việc hơn.

Đừng để thời gian chết! Bạn lưu ý nhé.

Lưu danh sách công việc của ngày hôm trước

Lưu lại danh sách công việc của ngày hôm trước sẽ giúp bạn có thêm động lực và niềm tin để hoàn thành công việc. Khi nhìn thấy các công việc được hoàn thành đều tắp, bạn tự nhiên sẽ không muốn nhìn thấy một đầu mục việc nào bị bỏ lỡ.

Bên cạnh đó, đôi khi bạn sẽ quên các việc mình đã làm. Lưu danh sách lại sẽ giúp bạn gợi nhớ các đầu mục công việc đã hoàn thành.

Phương án giải quyết công việc chưa hoàn thành

Khi bản chất to do list là lên danh sách hoàn thành những công việc mà bạn mong muốn, bạn hoàn toàn có thể đưa các đầu việc còn tồn đọng vào. Qua đó, bạn sẽ có động lực để giải quyết công việc tồn lại.

Xem thêm video Các tips hay khi tạo To do list

Các lưu ý khi tạo To do list

Để đảm bảo được tối đa lợi ích khi sử dụng to do list, CoffeeHR muốn lưu ý với bạn:

Các lưu ý khi tạo To do list
Các lưu ý khi tạo To do list

Mang tính thực tế

Bạn cần sắp xếp công việc một cách thực tế, cho dù nó cho cá nhân hay tập thể. Ví dụ như, bạn không thể dồn nén nhiều đầu việc nặng vào cùng một lúc, bạn cũng không thể đặt KPI cho công việc một cách “ảo tưởng”. Điều này sẽ khiến bạn khó hoàn thành được nhiệm vụ đề ra, từ đó dễ sinh áp lực.

Tốt nhất là bạn nên xem khả năng của bản thân như thế nào, sau đó đưa ra một to do list phù hợp. Lên danh sách cho tập thể cũng tương tự như vậy.

Hoạch định đúng thời gian triển khai

Khi lập ra danh sách các công việc cần được hoàn thành, bạn cần lên kèm cả thời gian dự kiến hoàn thành các công việc đó. Đó chính là các deadline. Điều này giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả, sử dụng tối ưu thời gian của mình. Cũng như một sự nhắc nhở rằng bạn hãy luôn chú tâm vào công việc đã đề ra.

Cần lưu ý thời gian hoàn thành công việc
Cần lưu ý thời gian hoàn thành công việc

Chia nhỏ, phân bổ công việc dài hạn

Với những công việc mang tính dài hạn, bạn chắc chắn không thể hoàn thành chỉ trong một thời gian ngắn. Đừng quá ôm đồm, hãy chia nhỏ các đầu mục công việc ra kèm thời gian, tiến độ hoàn thành. Mỗi ngày bạn làm một chút và rút kinh nghiệm dần dần, như vậy công việc sẽ diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.

Tạo To do list theo cấp độ ưu tiên

Tạo do to list theo cấp độ ưu tiên tức là sắp xếp thứ tự công việc. Cái nào cần hoàn thành trước, cái nào cần hoàn thành sau cùng deadline của nó. Như vậy, công việc của bạn sẽ được hoàn thành tuần tự và không rơi vào tình trạng trễ deadline.

Dự phòng cho các tình huống phát sinh

Các tình huống phát sinh ngoài ý muốn là điều không ai muốn xảy ra nhưng chúng ta cũng không thể lường trước được. Ví dụ như: sếp giao việc gấp, bạn bè đồng nghiệp đột nhiên ốm, … Chúng ta luôn có khoảng thời gian dự phòng để đề phòng những tình huống đó xảy ra.

Có tính liên kết với các bộ phận khác

Khi bạn làm việc với một tập thể, tiến độ của bạn cần khớp với tiến độ các phòng ban. Do đó, bạn cần trao đổi về deadline với các bên liên quan, nhằm tránh trường hợp các bên không đáp ứng kịp nhu cầu của bạn.

To do list lên cần có tính liên kết với các bộ phận khác
To do list lên cần có tính liên kết với các bộ phận khác

Sử dụng To do list như app ghi chú

Với sự phát triển của công nghệ ngày nay, to do list không nhất thiết là giấy. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng các app ghi chú công việc. Có rất nhiều app công nghệ hay giúp bạn lên to do list hiệu quả, cùng lời nhắc nhở khi đến deadline. Bên cạnh đó, app tích hợp với điện thoại nên bạn có thể dễ dàng mang theo.

Một lại app to do list hữu ích
Một lại app to do list hữu ích

Tải về mẫu to do list

Mẫu to do list đơn giản: Mẫu to do list đơn giản áp dụng tất cả các công việc mà bạn cần

Mẫu to do list thông dụng
Mẫu to do list thông dụng

Tải về mẫu To do list đơn giản

Mẫu to do list kèm với deadline: Mẫu to do list với bao gồm công việc, thời hạn, tình trạng kèm deadline giúp bạn kiểm soát được thời gian hoàn thành công việc.

» Tham khảo thêm: [DOWNLOAD TEMPLATE] TẢI NHỮNG MẪU QUẢN LÝ CÔNG VIỆC BẰNG EXCEL MỚI NHẤT 2022

 

Tải mẫu to do list deadlines

Mẫu to do list kèm ưu tiên: Mẫu to do list này sẽ giúp bạn liệt kê các công việc ưu tiên và kiểm soát công việc

To do list kèm sự ưu tiên
To do list kèm sự ưu tiên

Tải mẫu to do list ưu tiên

Những App To do list đang được sử dụng nhiều nhất hiện nay

Ngoài những cách thủ công trên, bạn còn có thể sử dụng những app To do list hoàn toàn miễn phí có mặt trên thị trường hiện nay. Các ứng dụng To do list đang được sử dụng phổ biến nhất có thể kể đến đó là:

  • Todoist
  • Notion
  • Trello

Todoist: App Todoist thường được nhắc đến nhiều trong các app to do list hay sử dụng. Các tính năng cơ bản có thể kể đến: quản lý công việc mọi lúc mọi nơi, sắp xếp theo nhiệm vụ theo nhiệm vụ ưu tiên hoặc phân loại theo màu sắc, chia sẻ và giao nhiệm vụ cho đồng nghiệp và bạn bè.

Các App To do list phổ biến hiện nay
Các App To do list phổ biến hiện nay

Notion: Notion là ứng dụng ghi chú được tích hợp nhiều tính năng vô cùng tiện lợi cho người dùng. Với ứng dụng này, bạn không chỉ dễ dàng tạo To do list mà còn có thể trang trí theo phong cách cá nhân, viết các câu lệnh đơn giản để sắp xếp các tiện ích theo mục đích sử dụng hay lưu trữ thông tin quan trọng để tham khảo.

Trello: Trello là ứng dụng có cách sử dụng khá dễ hiểu và độc đáo. Bạn có thể tạo nhiều bảng (tạm dịch là “dự án”) và mỗi bảng có thể bao gồm các danh sách việc cần làm nhỏ hơn. Bạn cũng có thể làm việc theo nhóm với ứng dụng Trello bằng cách gửi lời mời không giới hạn cho bạn bè.

Trên đây là những chia sẻ của CoffeeHR về to do list là gì, lợi ích, cách sử dụng cũng như lưu ý khi dùng to do list. To do list là một bí kíp hiệu quả được rất nhiều những người thành công áp dụng. Chính vì vậy, nếu bạn còn đăng vướng mắc trong việc quản lý thời gian và xử lý công việc thì áp dụng ngay phương pháp này đi nhé.

Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp Tuyển dụng cho Doanh nghiệp của bạn.

Hotline: (+84) 97 306 0459

Facebook: CoffeeHRCà Phê Nhân sự

Doãn Thị Thùy Linh

Doãn Thị Thùy Linh là content writer tại Công ty cổ phần phần mềm CoffeeHR Việt Nam. Với định hướng trở thành người chia sẻ những kiến thức hữu ích nhất về Quản trị Nhân sự dành cho HR và Nhà quản trị, chị Linh mong muốn việc vận hành và ứng dụng Phần mềm HRM trong các doanh nghiệp được hệ thống hóa và hiệu quả.

Thảo luận & hỏi đáp

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Bạn ơi, bài viết này có hữu ích với bạn chứ?

5/5 - (1 bình chọn)
Đăng ký nhận tư vấn với chuyên gia
Báo chí nói về CoffeeHR
Khách hàng của CoffeeHR
Di chuyển lên đầu