Employee Experience là gì?

Bản chất của trải nghiệm nhân viên (Employee experience) là việc đề cập đến tổng số tất cả các điểm chạm, tương tác và trải nghiệm mà nhân viên có với doanh nghiệp của họ, như: môi trường làm việc, văn hóa công ty, phong cách quản lý hay các công cụ và công nghệ được cung cấp cho nhân viên để thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả. Trải nghiệm ứng viên bao gồm tất cả các khía cạnh trong suốt hành trình gắn bó của nhân viên, từ quy trình tuyển dụng và thu hút ban đầu đến giới thiệu, đào tạo và phát triển, các nhiệm vụ công việc hàng ngày, sự công nhận, hỗ trợ cũng như cơ hội thăng tiến và phát triển.

Điều ngày càng trở nên quan trọng đối với các công ty là ưu tiên trải nghiệm của nhân viên, khi mà họ nhận ra rằng những nhân viên vui vẻ, hài lòng và gắn kết sẽ làm việc hiệu quả hơn, sáng tạo hơn và cam kết đạt được các mục tiêu của công ty. Và  việc tạo ra trải nghiệm tích cực cho nhân viên như một yếu tố chính trong việc thu hút và giữ chân nhân tài hàng đầu trong thị trường việc làm cạnh tranh ngày nay. 

Điều gì tác động đến trải nghiệm nhân viên? 

Môi trường văn hoá doanh nghiệp

Môi trường văn hóa doanh nghiệp có thể có những tác động đáng kể đến trải nghiệm của nhân viên. Mỗi một doanh nghiệp sẽ có những nét văn hóa khác nhau, nhưng tựu chung đều đề cập đến các giá trị, sứ mệnh, niềm tin, hành vi và thông lệ được chia sẻ hình thành nên cách thức hoạt động của một tổ chức. Một nền văn hóa doanh nghiệp tích cực có thể tạo ra một môi trường làm việc hấp dẫn, coi trọng sự đa dạng và hòa nhập, thúc đẩy giao tiếp cởi mở và khuyến khích sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống. Bằng cách tạo ra một môi trường văn hóa doanh nghiệp tích cực hỗ trợ và đánh giá cao nhân viên, các tổ chức có thể cải thiện trải nghiệm của nhân viên và thúc đẩy lực lượng lao động gắn kết và hiệu quả hơn.

Môi trường làm việc

Môi trường làm việc tích cực và thân thiện là một trong những yếu tố quan trọng, bởi nó ảnh hưởng đến năng suất, chất lượng công việc của nhân sự. Được làm việc trong môi trường lý tưởng, nhân viên sẽ cảm thấy có nhiều cảm hứng sáng tạo. Họ như được truyền thêm động lực để hoàn thành tốt công việc của mình. Nhân viên cũng có cơ hội để phát huy tối đa khả năng của bản thân. Họ được thoải mái đóng góp ý kiến cho sự phát triển chung của công ty. Điều này mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức bao gồm tăng năng suất làm việc, giảm tỷ lệ nghỉ việc và cải thiện sự gắn kết và phát triển các mối quan hệ tại nơi làm việc.

Môi trường công nghệ 

Môi trường công nghệ của doanh nghiệp chính là các công cụ hỗ trợ nhân viên hoàn thành công việc của họ, từ mạng xã hội nội bộ đến các thiết bị hỗ trợ như laptop, màn hình để bàn, điện thoại và cả ứng dụng, phần mềm phục vụ họp nhóm, học tập và phần mềm quản trị nhân sự. Đồng thời, nếu sử dụng các công nghệ lỗi thời, thiết kế kém sẽ ảnh hưởng đến việc giao tiếp và cộng tác với nhân viên, hiệu suất công việc, từ đó khiến họ thất vọng, tức giận và giảm hiệu quả. Không khó để hiểu tại sao công nghệ lại trở thành hệ thống thần kinh trung ương của tổ chức, nhiều công việc không thể hoàn thành nếu thiếu công nghệ. Do đó cần trang bị đầy đủ và đảm bảo nhân viên được đóng góp ý kiến ​về công nghệ họ sử dụng để đảm bảo công ty đạt được mục tiêu của mình.

Những lợi ích mà trải nghiệm nhân viên đem lại cho doanh nghiệp

Cải thiện chất lượng trải nghiệm của nhân viên là điều cần thiết cho sự thành công lâu dài của bất kỳ doanh nghiệp nào. Chính vì vậy mà vai trò của công tác nâng cao chất lượng trải nghiệm nhân viên hết sức quan trọng. Đầu tư vào trải nghiệm của nhân viên có thể mang lại một số lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Tăng khả năng gắn kết, tương tác, tạo động lực làm việc cho nhân viên: Các nhân viên cam kết sẽ gắn kết hơn với doanh nghiệp và các mục tiêu của nghiệp. Họ cũng có nhiều cơ hội tiến xa hơn trong công việc, điều này có thể dẫn đến tăng năng suất và kết quả công việc tốt hơn.
• Truyền cảm hứng sáng tạo cho nhân viên: Trải nghiệm làm việc tốt sẽ giúp nhân viên có thể phát huy hết khả năng của mình để đạt được kết quả tốt nhất. Sự tích cực tạo ra sự sáng tạo. Khả năng suy nghĩ rõ ràng và sáng tạo dẫn đến lợi ích cho doanh nghiệp và người lao động. Sự sáng tạo đó tạo ra sự đổi mới, dẫn đến sự phát triển.
• Thu hút và giữ chân nhân tài: Đầu tư vào trải nghiệm của nhân viên có thể giúp tạo ra văn hóa làm việc tích cực và tăng sự hài lòng của nhân viên, điều này có thể dẫn đến tỷ lệ giữ chân được cải thiện, đồng thời tạo ra những thiện cảm để thu hút nhân tài. Trải nghiệm tích cực của nhân viên có thể giúp thu hút nhân tài hàng đầu cho tổ chức, vì những người tìm việc đang ngày càng ưu tiên sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, tính linh hoạt và văn hóa nơi làm việc tích cực.
• Giảm thiểu chi phí: Nghiên cứu đã chỉ ra rằng các công ty có mức độ gắn kết và hài lòng của nhân viên cao hơn có xu hướng có hiệu quả tài chính tốt hơn, bao gồm khả năng sinh lời và lợi nhuận của cổ đông cao hơn, đặc biệt là tiết kiệm chi phí tuyển dụng.
• Tăng năng suất và nâng cao hiệu quả kinh doanh: Những nhân viên có trải nghiệm tích cực tại nơi làm việc có nhiều khả năng sẽ gắn bó và có động lực hơn, họ sẽ làm việc hiệu quả và năng suất hơn. Điều này có thể dẫn đến kết quả tốt hơn cho doanh nghiệp và cải thiện kết quả cuối cùng.
• Phát triển văn hóa doanh nghiệp – Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho tổ chức: Văn hóa nơi làm việc tích cực và lực lượng lao động gắn kết có thể thúc đẩy đổi mới và sáng tạo, dẫn đến những ý tưởng và phương pháp mới có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Trải nghiệm tích cực của nhân viên có thể giúp cải thiện thương hiệu nhà tuyển dụng của doanh nghiệp. Điều này có thể giúp dễ dàng thu hút nhân tài hàng đầu và phân biệt tổ chức với các đối thủ cạnh tranh.
• Nâng cao trải nghiệm của khách hàng: Khi nhân viên gắn kết và hài lòng, họ có nhiều khả năng cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn, dẫn đến trải nghiệm của khách hàng được cải thiện và tăng lòng trung thành.
• Đảm bảo môi trường làm việc an toàn và lành mạnh: Các tổ chức nên ưu tiên sức khỏe và sự an toàn của nhân viên. Điều này bao gồm việc cung cấp một môi trường làm việc thể chất an toàn và lành mạnh, cũng như các nguồn lực và hỗ trợ sức khỏe tâm thần.

Thiết kế trải nghiệm nhân viên toàn diện theo 5 giai đoạn

Giai đoạn Tuyển dụng

Xây dựng một quy trình tuyển dụng hiệu quả và mang lại trải nghiệm tích cực cho ứng viên, tạo một mô tả công việc hấp dẫn phản ánh chính xác vai trò và trách nhiệm, cũng như văn hóa và giá trị của công ty. Tuyển dụng là giai đoạn đầu tiên trong hành trình trải nghiệm của ứng viên với doanh nghiệp. Khi đó, để trải nghiệm của ứng viên trong tuyển dụng được tối ưu nhất, nhà tuyển dụng của doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch tuyển dụng chỉn chu với từng bước chuyên nghiệp.

• Đảm bảo quy trình tuyển dụng minh bạch và dễ điều hướng, với thông tin liên lạc và mốc thời gian rõ ràng.
• Đưa ra gói lương và phúc lợi cạnh tranh, cùng với cơ hội thăng tiến và phát triển.
• Cung cấp trải nghiệm tích cực cho ứng viên bằng cách khiến họ cảm thấy được chào đón và đánh giá cao trong suốt quá trình tuyển dụng.

Giai đoạn Hội nhập

Hội nhập là thời gian ứng viên trúng tuyển được đào tạo văn hóa doanh nghiệp và làm quen với công việc tại công ty. Ở thời điểm này doanh nghiệp cần oại bỏ giấy tờ, thời gian chờ đợi, tạo ấn tượng ngay ngày đầu với nhân sự mới để nhân viên mới dễ dàng bắt nhịp với luồng công việc, phong cách làm việc cũng như quy định của doanh nghiệp. 

• Cung cấp một chương trình định hướng toàn diện để giới thiệu cho nhân viên mới về văn hóa, giá trị và chính sách của công ty.
• Chỉ định một người cố vấn hoặc bạn bè cho nhân viên mới để giúp họ thích nghi với môi trường làm việc mới và trả lời bất kỳ câu hỏi nào họ có thể có.
• Lên lịch kiểm tra thường xuyên với người quản lý để cung cấp phản hồi và hỗ trợ, đồng thời để đảm bảo nhân viên có các nguồn lực họ cần để thành công.
• Khuyến khích các hoạt động xây dựng nhóm để giúp nhân viên mới xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp của họ.

Giai đoạn Phát triển và thăng tiến

Doanh nghiệp nên tạo cơ hội phát triển nhân viên và phát triển nghề nghiệp. Cung cấp các chương trình đào tạo và phát triển, cơ hội cố vấn và con đường thăng tiến nghề nghiệp.  Đồng thời, công nhận và khen thưởng nhân viên vì sự chăm chỉ và thành tích của họ. Điều này có thể giúp nâng cao tinh thần và động lực, đồng thời tạo ra văn hóa đánh giá cao.

• Cung cấp các cơ hội học tập và phát triển liên tục để giúp nhân viên trưởng thành và phát triển các kỹ năng của họ.
• Cung cấp lộ trình nghề nghiệp và cơ hội thăng tiến rõ ràng, với các chỉ số hiệu suất và tiêu chí thăng tiến minh bạch.
• Khuyến khích văn hóa phản hồi và công nhận, với các đánh giá hiệu suất thường xuyên và cơ hội để nhân viên chia sẻ ý tưởng của họ và đóng góp cho sự thành công của công ty.
• Hỗ trợ nhân viên trong các mục tiêu nghề nghiệp của họ bằng cách cung cấp huấn luyện, đào tạo và cố vấn.

Giai đoạn Giữ chân nhân tài

Sau một thời gian gắn bó, với những gì mà nhân viên đã thể hiện ở tiến độ và kết quả công việc, ban lãnh đạo lúc này sẽ tiến hành đánh giá để biết được những nhân viên có năng lực và những nhân viên chưa đáp ứng được yêu cầu công việc. Đối với những nhân viên chất lượng, doanh nghiệp cần có chiến lược:

• Thúc đẩy một môi trường làm việc tích cực bằng cách thúc đẩy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, công nhận thành tích của nhân viên và cung cấp các đặc quyền và lợi ích cho nhân viên.
• Khuyến khích sự tham gia của nhân viên bằng cách tạo cơ hội thăng tiến và phát triển nghề nghiệp, thúc đẩy tinh thần đồng đội và cộng tác, đồng thời thu hút phản hồi của nhân viên về các chính sách và thông lệ tại nơi làm việc.
• Đưa ra các gói phúc lợi và đãi ngộ cạnh tranh, đồng thời tạo cơ hội cho nhân viên làm chủ công việc của họ và đóng góp vào thành công của công ty.
• Công nhận và khen thưởng những nhân viên thể hiện thành tích xuất sắc hoặc đóng góp vào thành công của công ty.

Giai đoạn Rời bỏ

Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng những nhân viên rời khỏi tổ chức có trải nghiệm tích cực, bên cạnh đó thực hiện các thay đổi khi cần thiết để đảm bảo rằng nhân viên cảm thấy được trân trọng, gắn bó và hỗ trợ trong suốt quá trình làm việc: 

• Thực hiện các cuộc phỏng vấn thôi việc để thu thập phản hồi và thông tin chi tiết từ những nhân viên sắp nghỉ việc, đồng thời sử dụng phản hồi này để cải thiện các chính sách và thông lệ tại nơi làm việc.
• Cung cấp hỗ trợ và nguồn lực cho nhân viên nghỉ việc, bao gồm hỗ trợ tìm kiếm việc làm, tư vấn nghề nghiệp và cơ hội kết nối mạng.
• Duy trì mối quan hệ tích cực với những nhân viên đã nghỉ việc và cân nhắc tuyển dụng lại họ trong tương lai nếu có cơ hội.
• Kỷ niệm những nhân viên sắp nghỉ việc và những đóng góp của họ cho công ty, đồng thời bày tỏ lòng biết ơn về thời gian họ gắn bó với tổ chức.

Xây dựng môi trường làm việc chất lượng với CoffeeHR – Nâng cao trải nghiệm nhân viên

Việc ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự vào doanh nghiệp sẽ giúp công việc của nhân viên trở nên nhanh chóng và dễ dàng, tất cả đều được số hoá phù hợp với thời đại công nghệ 4.0. CoffeeHR – Giải pháp Quản trị Nhân sự Chuyên sâu dành cho doanh nghiệp SMEs., giúp doanh nghiệp bạn tối ưu nguồn lực và mang lại hiệu quả quản trị tối ưu. 

+ Từ quá trình lên kế hoạch công việc, lộ trình thăng tiến

+ Việc theo dõi và báo cáo các đầu công việc của nhân viên và quản lý sẽ được tự động cập nhật

+ Linh hoạt trong quy trình tuyển dụng, onboarding 

+ Số hoá hồ sơ và định biên nhân sự

+ Đa dạng hoá các hình thức chấm công 

+ Các chỉ số công, lương và ca làm việc đều được số hoá để mỗi nhân viên có thể dễ dàng theo dõi

+ Thiết lập và đánh giá KPI nhân viên 

+ Tối ưu hoá quá trình đào tạo nâng cao chất lượng nhân lực

Nhìn chung, phần mềm nhân sự có thể là một công cụ mạnh mẽ để nâng cao trải nghiệm của nhân viên và xây dựng môi trường làm việc chất lượng. Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ quản trị, trao quyền cho nhân viên và cung cấp thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu, phần mềm nhân sự có thể giúp tạo ra văn hóa cải tiến liên tục cũng như hỗ trợ sự tăng trưởng và phát triển của nhân viên.