Thống kê cho thấy, tới khoảng 72% người tìm việc chia sẻ những trải nghiệm tiêu cực của mình với quá trình tuyển dụng của công ty nào đó lên các nền tảng mạng xã hội, với bạn bè, đồng nghiệp của họ… và điều đó tạo ra các hệ luỵ xấu cho thương hiệu nhà tuyển dụng. Tiếng lành đồn xa, tiếng dữ lại đồn xa và nhanh hơn như lửa gặp gió.

Các loại “điều ong tiếng ve” do trải nghiệm ứng viên tệ vô hình trung gây quan ngại không nhỏ cho các nhân tài khi tiếp cận quá trình tuyển dụng của công ty “bị vết”. Gần đây, bạn có thể thấy trên LinkedIn có những người tìm việc gọi thẳng tên nhà tuyển dụng theo kiểu “Tôi cần tìm việc, nhưng riêng công ty ABC thì hãy né tôi ra” vì các trải nghiệm tồi tệ mà bạn ấy đã gặp phải.

Ở vai trò là Nhà tuyển dụng, thường ai cũng mong mỏi tạo ra được Trải nghiệm tốt cho ứng viên như một lẽ tự nhiên. Mong muốn là một chuyện, làm được và làm tốt quả thực không dễ dàng. Nhưng khó ở đâu? Có phải là “tại công ty thay đổi nhu cầu, công ty ít ngân sách, tại tôi không có quyền hạn gì để thay đổ” hay không?

Trước tiên, chúng ta cùng điểm qua xem một số các trải nghiệm tệ, phổ biến mà ứng viên hay chia sẻ nhiều nhất là gì nhé:

“Hội chứng hố đen” – Có tới 75% người tìm việc phàn nàn rằng họ không nhận được phản hồi gì từ nhà tuyển dụng sau khi gửi hồ sơ ứng tuyển. Nhiều nhà tuyển dụng làm ngơ luôn nếu họ thấy CV của ứng viên chưa phù hợp với tiêu chí tuyển dụng, hoặc vì “bận quá” nên chỉ có thời gian dành cho các CV nào lọt qua vòng “gửi xe”. Vụ “hố đen” theo kiểu lặng thinh không tin tức gì còn gặp phải ở các vòng sau nữa.
Tiếp theo, nhiều người tìm việc rất mất thời gian và nỗ lực “mò kim đáy bể” khi tìm hiểu thông tin về công ty, về vị trí tuyển dụng. Trung bình một người tìm việc mất khoảng 3 – 4 giờ/ngày để tìm hiểu thông tin về tuyển dụng.
Quy trình, thủ tục tuyển dụng loằng ngoằng, rắc rối, khó hiểu và quá mất thời gian cũng khiến nhiều nhân tài “bỏ deal” ngay ở vòng gửi xe vì.. chán và ngại.
Tới vụ vào bàn phỏng vấn, rất nhiều nhà tuyển dụng mất điểm trong mắt ứng viên do trải nghiệm tiêu cực ở khâu này. Từ việc sắp xếp phỏng vấn, trao đổi công việc với phỏng vấn viên, các phản hồi sau đó….. Không ít trường hợp sau khi dự phỏng vấn ở xong thì ứng viên đâm ra ghét công ty mà họ vốn có thiện cảm trước đó – đều “nhờ công” của phỏng vấn viên cả!
Đoạn thảo luận về Offer cũng là quãng mà các trải nghiệm tệ được dịp xuất chiêu. Các vấn đề như “tiền-hậu bất nhất”, trong bàn phỏng vấn hoặc khi thảo luận một đằng, offer một nẻo; Đòi hỏi các loại thông tin, hồ sơ rất “trời ơi” khiến ứng viên mất nhiều thời gian và cảm thấy bị phiền; Cách trao đổi, ứng xử, hỗ trợ ứng viên.. được làm hời hợt, thiếu chuyên nghiệp; Kiểm tra thông tin tham chiếu theo kiểu rất “cảnh sát điều tra”…

Nhìn vào đây thì chúng ta có thể thấy, trải nghiệm tệ rất nhiều khi không phải đến từ điều gì to tát, và cũng không hề nằm ngoài tầm với để giải quyết được của những người làm tuyển dụng. Chúng ta hoàn toàn có thể cải tiến được và/hoặc chí ít là tránh các lỗi lầm tạo ra trải nghiệm tệ.

Một số “tips”, cách thức dễ làm để cải tiến Trải nghiệm ứng viên

Đơn giản hoá quy trình và thủ tục ứng tuyển. Giảm bớt các bước hoặc gộp bước nếu cần. Một số công ty đã rút ngắn quá trình tuyển dụng còn 2 vòng, thậm chí 1 vòng tuỳ vị trí, làm cho việc ứng tuyển thuận tiện và dễ dàng hơn. Khi bạn định yêu cầu ứng viên điền 1 mẫu ứng tuyển nào đó, bạn hãy tự mình thử trải nghiệm mẫu đó trước và đánh giá xem: có trường thông tin nào bị thừa không, mất nhiều thời gian làm không, có chỗ nào khó hiểu không… Đặt mình vào vị trí của người ứng tuyển, bạn sẽ hiểu mình cần cải tiến gì.
Trao đổi thông tin rõ ràng, thường xuyên và đầy đủ với ứng viên ở mọi bước trong quá trình tuyển dụng, bao gồm: Làm rõ về công việc, các bước tuyển dụng, các phản hồi về kết quả từng vòng, đặc biệt là ngay cả khi ứng viên dừng lại ở bất kỳ bước nào.
Chia sẻ về Văn hoá công ty một cách sinh động, đúng đắn, không tô hồng nhưng cũng đừng vẽ màu xám.
Tạo dựng trải nghiệm tích cực với quá trình phỏng vấn. Từ các việc nhỏ như chỉ chỗ gửi xe, hướng dẫn lối vào, để ứng viên ngồi chờ ở đâu, phòng phỏng vấn nên đặt chỗ nào, mời một ly nước mát khi trời nóng…, rất nhiều thứ tuy nhỏ nhưng nếu bạn để ý và thấu cảm với “insight” của ứng viên, bạn sẽ tìm ra được vô vàn điều có thể cải thiện, thậm chí tạo trải nghiệm “wow”.

Đừng quên một điều quan trọng: Vai trò của phỏng vấn viên/hiring manager rất quan trọng trong tạo trải nghiệm tốt ở bước này. Phỏng vấn viên hành xử thiếu chuyên nghiệp, thiếu kỹ năng, cảm tính, mập mờ trong chia sẻ thông tin… đều có thể đánh tụt cảm xúc của ứng viên xuống mức tiêu cực hoặc rất tệ.

Để kiến tạo, cải tiến trải nghiệm nhân viên tích cực và trở nên xuất sắc thì rất nhiều khi các hành động nhỏ, đơn giản lại tạo ra các khác biệt lớn. Vì vậy, điều chúng ta cần làm đó là hãy

tiếp cận đúng phương pháp: hiểu mình, hiểu người, bắt đầu từ điều nhỏ và khả thi nhất, luôn chú ý cải tiến liên tục và đừng quên việc thu hút, khích lệ sự tham gia của nhiều người khác nhau trong tổ chức, đặc biệt là các “hiring manager” vào quá trình này.

Xem thêm bài viết tại: Trải nghiệm ứng viên: Làm các việc nhỏ “đúng cách” có thể tạo khác biệt lớn

Ứng dụng công nghệ để tinh gọn hoá quá trình ứng tuyển gia tăng trải nghiệm ứng viên

Quá trình tuyển dụng trước và nay vẫn bao gồm các bước đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn và đưa ra offer. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại muốn kiểm tra sự nhẫn nại, kiên trì của ứng viên bằng những thủ tục, quy trình phức tạp. Đấy sẽ là rào cản ứng tuyển khi thị trường tuyển dụng đang bước vào giai đoạn cạnh tranh khốc liệt.

Để công ty không rơi vào blacklist của ứng viên, HR có thể ứng dụng công nghệ để đơn giản hoá quá trình tuyển dụng như:

Sử dụng chuyên trang tuyển dụng, sắp xếp ở vị trí dễ tìm kiếm

Thường các công ty sẽ thiết kế thêm tab tuyển dụng nằm trong tab tin tức nội bộ trên thanh menu. Điều này sẽ khiến các ứng viên mất nhiều thời gian để rà soát. Vậy nên hãy sắp xếp chuyên trang ở vị trí dễ tìm kiếm, nổi bật khi cần thiết và thiết kế form đăng ký ứng tuyển

Hạn chế thông tin “bắt buộc”

Để gia tăng trải nghiệm tích cực của ứng viên, nên giảm thiểu cảm giác gò bó khi nộp đơn ứng tuyển. Bạn chỉ cần đảm bảo đơn đăng ký đáp ứng được những thông tin cơ bản nhất gồm: tên, contact ứng viên và CV/Resume/portfolio.

Gửi mail xác nhận sau khi nhận CV

Bên cạnh lời cám ơn và xác nhận đơn thuần, hệ thống của bạn nên gửi lại cho ứng viên cả đơn đăng kí của họ. Việc này sẽ giúp ứng viên kiểm tra lại thông tin vừa giúp họ chuẩn bị tốt cho buổi phỏng vấn.

Sàng lọc hồ sơ, lên lịch phỏng vấn trong vòng 1 tuần kể từ lúc nhận CV

Điều này sẽ giúp ứng viên có cái nhìn tích cực về sự chuyên nghiệp cũng như tính cần thiết của vị trí. Vậy nên HR cần lưu ý để mốc thời gian nhận CV để sắp xếp sàng lọc và lên lịch phỏng vấn. Trong trường hợp tuyển dụng nhiều vị trí, nhận nhiều CV, HR có thể sử dụng tính năng quản lý, lên lịch phỏng vấn của CoffeeHR – Phần mềm Quản trị nhân sự chuyên sâu cho doanh nghiệp

Với CoffeeHR, doanh nghiệp sẽ tự động hóa, rút ngắn quy trình tuyển dụng và quản lý dữ liệu ứng viên theo hệ thống thông minh:

Doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận tệp ứng viên tiềm năng qua đa kênh Vietnamwork, TopCV, Careerbuilder,..
Đo lường hiệu quả tuyển dụng, xây dựng thương hiệu tuyển dụng
Dễ dàng hoạch định chiến lược tuyển dụng qua hệ thống Báo cáo phân tích, đo lường từ CoffeeHR.

Tạm kết

Với vai trò là nhà tuyển dụng, một trong những cách tốt nhất để nâng tầm thương hiệu tuyển dụng đó chính là tạo trải nghiệm tuyệt vời cho ứng viên, dù họ có được tuyển hay không. Thông thường trong một năm có đến cả hàng ngàn người ứng tuyển vào một công ty. Cách bạn đối xử với ứng viên ảnh hưởng rất lớn đến việc mọi người nghĩ như thế nào về việc đầu quân vào công ty của bạn.

Liên hệ

CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để tối ưu Quản trị nhân sự cho Doanh nghiệp của bạn.

Tham gia CoffeeHR Community – Chủ đề văn hóa doanh nghiệp để cùng chia sẻ kiến thức hữu ích về nghề Nhân sự: https://zalo.me/g/amdimt969
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR