Sử dụng Phần mềm Quản lý Nhân sự đang ngày càng phổ biến. Tuy nhiên thực tế, không phải doanh nghiệp nào cũng xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự đúng. Nhiều doanh nghiệp đã triển khai 2 đến 3 phần mềm khác nhau nhưng đều không thu được kết quả khả thi. Một phần nguyên nhân do doanh nghiệp vẫn thụ động vào nhà cung cấp. Họ chưa hiểu rõ trình tự thực hiện mà nhà cung cấp cần gì, mình làm nấy. Vậy, quy trình xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự gồm những gì?
Phần mềm Quản lý nhân sự là gì?
Phần mềm Quản lý nhân sự là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết các nghiệp vụ về nhân sự. Ví dụ như Quản lý hồ sơ, Chấm công Tính lương cho đến công tác Tuyển dụng, Đào tạo, Đánh giá, Quy trình Nhân sự.
Phần mềm Quản lý nhân sự có 2 hình thức chủ yếu. Một là On premise, phần mềm được cài đặt và vận hành trên nền tảng máy chủ của doanh nghiệp. Giải pháp này yêu cầu đầu tư thời gian và chi phí lớn nhưng có độ chuyên sâu, tùy biến tốt hơn.
Ngược lại, On Cloud hay SaaS là giải pháp gọn nhẹ, bao quát nhiều nghiệp vụ nên phù hợp cho doanh nghiệp SME với ngân sách giới hạn.
Bất kể doanh nghiệp lựa chọn On Cloud hay On premise, quy trình xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự đều không có nhiều điểm khác biệt.
Phần mềm giải pháp nhân sự Coffeehr
Sau đây là quy trình 3 bước xây dựng phần mềm quản lý nhân sự
>>> Đừng bỏ lỡ: Top 13 phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay
Quy trình xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự
Xác định mục tiêu của quy trình quản lý nhân sự
Trước khi bắt tay triển khai phần mềm HRM, doanh nghiệp cần đặt ra mục tiêu rõ ràng trong công tác quản lý. Từ đó, bạn dễ dàng xác định những chức năng cần có, muốn có khi xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự. Thông thường, mục tiêu sẽ song song với định hướng chiến lược của công ty trong các giai đoạn.
Ví dụ, một số doanh nghiệp trẻ chỉ yêu cầu hệ thống cơ bản, giúp họ tiết kiệm thời gian trong công tác lưu trữ hồ sơ và chấm công tính lương. Ngược lại, doanh nghiệp trong giai đoạn mở rộng thường có định hướng về phát triển nguồn lực và giữ chân nhân tài. Do đó, họ đầu tư xây dựng thêm các phân hệ tuyển dụng và đánh giá, đào tạo.
Việc xác định mục tiêu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự. Đồng thời, loại bỏ những chi phí thừa dành cho phân hệ mà doanh nghiệp chưa có nhu cầu. Ngoài những mục tiêu chính, các nhu cầu về giảm thao tác thủ công cũng cần chú trọng.
Hoàn thiện mô hình cơ cấu tổ chức của công ty
Đây là bước quan trọng khi triển khai phần mềm Quản lý nhân sự. Bởi hệ thống được xây dựng và vận hành dựa trên cơ cấu tổ chức của công ty. Vậy nên, doanh nghiệp phải chuẩn hóa mô hình tổ chức để giảm thiểu rủi ro về tính khả thi của phần mềm. Ngoài ra, cơ cấu tổ chức giúp bạn xác định phân quyền khi sử dụng phần mềm và số hóa các quy trình xin phép – phê duyệt nội bộ.
Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng sơ đồ phân cấp. Ưu điểm của hình thức này là trực quan, dễ theo dõi sự thay đổi và dễ điều chỉnh. Một số doanh nghiệp quy mô nhỏ có thể lựa chọn sơ đồ phẳng.
Hoàn thiện bản mô tả chi tiết công việc để đưa dữ liệu vào phần mềm
Tiếp theo, doanh nghiệp cần chuẩn hóa các dữ liệu liên quan trước khi cập nhật lên hệ thống. Các mô tả chi tiết bao gồm vị trí chức danh, thông tin công việc (trách nhiệm, yêu cầu, quyền lợi) và mô tả cụ thể về chức năng quản lý nhân sự mình lựa chọn.
Thứ nhất, những thông tin này chính là dữ liệu đầu vào khi phần mềm HRM xử lý công việc. Thứ hai, bản mô tả sẽ giúp bạn phân định rõ những kết quả mong muốn, chỉ tiêu và yếu tố để đánh giá khả năng quản lý của một chức năng nhân sự. Và trên hết, hiểu được chúng sẽ tác động thế nào đến hoạt động của doanh nghiệp
Vì thế, các thông tin cần chính xác, minh bạch để không ảnh hưởng tới hiệu quả quản lý về sau của nhà quản trị.
Thiết kế phần mềm Quản lý Nhân sự
Khi bạn đã tổng hợp tất cả thông tin trên, bước kế tiếp là xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự. Bằng cách mã hóa và lập trình dữ liệu thành nền tảng công nghệ tự động.
Trong giai đoạn này, doanh nghiệp có thể là người trực tiếp triển khai. Nếu vậy, bạn cần kế hoạch và phân bổ nguồn lực hợp lý. Gồm bộ phận Hành chính Nhân sự, đội ngũ IT và cơ sở vật chất nhằm đảm bảo sự ổn định của hệ thống. Nếu nhà cung cấp là người thiết kế phần mềm Nhân sự cho doanh nghiệp. Hãy tương tác đa chiều để dự án đi đúng tiến độ và có tính khả thi.
Hiện nay, phần lớn doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ nhân sự. Ngay cả những tổ chức dẫn đầu ngành công nghệ. Các bên cung cấp đã có nền tảng phần mềm cùng nghiệp vụ nhân sự chuyên sâu. Họ không chỉ thiết kế mà đồng thời sẽ tư vấn giải pháp Quản trị Nhân sự phù hợp.
Triển khai sử dụng phần mềm quản lý nhân sự
Để quá trình ứng dụng phần mềm HRM hiệu quả, hãy thông báo rộng rãi để nhận sự tham gia của tất cả thành viên trong tổ chức. Doanh nghiệp nên tổ chức đào tạo theo cấp nhân sự để hướng dẫn sử dụng phần mềm. Ví dụ với nhân viên sẽ là những tính năng cơ bản. Quản lý các cấp sẽ bao gồm quản lý và theo dõi báo cáo. Với HR sẽ là toàn bộ thao tác của hệ thống.
Ngoài ra, khuyến khích nhân viên chuyển hóa quy trình trước đây lên phần mềm HRM. Điều này giúp họ làm quen nhanh hơn và giảm rủi ro khi triển khai trong thực tế.
Theo dõi, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh nếu cần
Doanh nghiệp sẽ luôn thay đổi, không chỉ về quy mô nhân sự mà ngay cả những quy trình vận hành, văn hóa doanh nghiệp cũng thay đổi. Không có gì đảm bảo phần mềm HRM sẽ mãi phù hợp. Vì thế, phần mềm Quản trị nhân sự cần được theo dõi và điều chỉnh dựa theo chiến lược và mục đích quản lý của doanh nghiệp. Việc đánh giá định kỳ và cập nhật mới hàng năm là cần thiết. Điều này giúp gia tăng tuổi thọ của phần mềm và không làm ngắt quãng vận hành trong tổ chức.
Giới thiệu về phần mềm Quản lý nhân sự CoffeeHR
Tạm kết
Để quá trình xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự trở nên nhanh gọn, hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần xác định kế hoạch với trình tự rõ ràng. Từ 6 bước xây dựng phần mềm HRM kể trên, CoffeeHR đã tư vấn và hỗ trợ nhiều doanh nghiệp Chuyển đổi số trong Quản trị Nhân sự thành công và gặt hái nhiều thành quả ngắn hạn, dài hạn.
CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để xây dựng Phần mềm Quản lý Nhân sự cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
» Tham khảo thêm:
- 5 Lợi ích của Phần mềm quản lý nhân sự đối với doanh nghiệp
- Top 18 Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Miễn Phí Tốt Nhất 2022
- Hệ thống thông tin quản lý nhân sự trong doanh nghiệp
- 5 Chức năng của phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp – CoffeeHR
